Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Tanggal pemesanan sangatlah penting dan merupakan bagian utama dalam pencatatan reservasi. Setiap kali ada tamu menelpon untuk reservasi, reservationist harus mencatat untuk
kapan pemesanan tersebut. Dalam hal ini reservationist harus memiliki catatan tentang status masing-masing kamar untuk tanggal pemesanan tersebut. Dengan demikian reservationist
tersebut mengetahui kamar jenis apa saja yang masih tersedia available. Sejalan dengan kemajuan teknologi sekarang kebanyakan hotel-hotel telah menggunakan sistem komputer.
Maka reservationist tinggal memasukkan data dan tanggal dan kemudian akan muncul data kamar-kamar yang masih bisa dipesan, daftar harga, serta berbagai keterangan tentang kamar
tersebut. Dengan cara ini tidak akan terjadi kesalahan dalam pengalokasian kamar atau konfimasi reservasi.
IV.2.3. Mengkonfirmasi Jenis Kamar yang Dipesan
Konfirmasikan mengenai jenis kamar yang dipesan merupakan repeating the order atau mengulang untuk menghindari terjadinya kesalahan. Segala yang sudah dicatat itu
ditanyakan lagi untuk memastikan bahwa semuanya sudah tepat seperti yang diinginkan pemesan.
IV.4.4. Mencatat Metode Pembayaran yang Digunakan
Pembayaran dapat tunai, dengan kartu kredit, ditagihkan ke perusahaan, atau dengan voucher. Mengapa cara pembayaran ini harus ditanyakan? Jawabnya tentu untuk menghindari
kerugian. Bila tamu hendak membayar dengan cara yang tidak lazim, seperti dengan traveler cheque, giro bilyet, atau cek, hotel dapat menolaknya karena alat pembayaran seperti itu
cenderung menyulitkan.
IV.4.5. Mencatat Dalam Formulir Pemesanan Kamar
Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Apa yang dipesan oleh tamu harus ditulis di dalam formulir pemesanan kamar. Yang pertama-tama ditulis adalah nama pemesan, alamat, dan nomor yang di dapat dihubungi atau
alamat e-mail dan nomor faksimili. Semakin lengkap data yang di dapat, semakin jelas dan nyata yang telah dipesan.
IV.4.6. Mengeja Nama Tamu Perusahaan Secara Benar
Mengeja nama tamu, jika reservasi dilakukan secara verbal atau per telepon, sebaiknya reservationist mengeja ulang nama pemesan tersebut. Agar lebih akurat,
reservationist sebaiknya melakukan konfirmasi tertulis dan meminta persetujuan tamu bahwa penulisannya sudah benar. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah:
Jam kedatangan, yang sangat penting untuk penjemputan ataupun untuk memudahkan
penyambutan, khususnya untuk VIP. Informasi ini juga berguna untuk mengatur perputaran dan persiapan kamar.
Tanggal reservasi untuk tamu. Tanggal reservasi ini harus dicatat dengan tepat dan
jelas agar tidak membingungkan.
Identitas tamu, dari kartu pengenal, Kartu Tanda Penduduk, paspor, kartu kredit, alamat, perusahaan, jabatan di perusahaan, nomor telepon, nomor fax, alamat e-mail.
Semakin lengkap pihak hotel dengan pemesan.
IV.4.7. Mengulang Pemesanan
Ini pengulangan pemesanan yang kedua kalinya, yang dilakukan secara menyeluruh, mencakup permintaan khusus tamu, seperti:
Kamar Non-smoking
Minta dijemput di Bandara
Semua minibar supaya di clear up
Telepon tidak ingin disambungkan diblok
Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Kamar menghadap di kolam renang
Karena rombongan, nama tamu supaya dicantumkan di pintu kamar
Sarapan pagi hari kedua dibawa dalam breakfast box
Minta di antar ke bandara, sepulang dari hotel, dan lain-lain.
Semua itu ditanyakan ulang, termasuk cara pembayaran, nama rombongan, nomor kontak pemesan, alamat, lama menginap, jenis dan jumlah kamar yang dipesan.
IV.4.8. Memberikan Konfirmasi dan Kepastian Pemesanan Secara Keseluruhan Melalui Fax, E-Mail, atau Surat.
Hal ini sering dilakukan dengan mengirimkan konfirmasi adalah melalui surat, faksimili, atau e-mail sehingga tamu mendapatkan bukti pemesanan secara tertulis. Tamu
dapat mengoreksi bila di dalam konfirmasi tersebut masih terdapat kesalahan. Namun, bilamana sudah benar maka tamu tinggal membahasnya dengan surat persetujuan yang bagi
pihak hotel akan menjadi konfirmasi tertulis dari tamu. Keuntungan dari adanya konfirmasi tertulis adanya kejelasan bagi masing-masing pihak. Hotel dapat mempersiapkan segala yang
dipesan oleh tamu dan tidak akan dikomplin bilamana hotel sudah menyediakan sesuai yang tercantum dalam konfirmasi tersebut.
IV.4.9 Mengeblok Kamar yang Telah Dipesan
