Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Upselling till the end. Kata kunci yang harus selalu dipergunakan untuk suksesnya
penjualan adalah up-selling. Up-selling adalah penawaran penjualan barang dan produk secara maksimal, aktif dan terus-menerus. Jika seseorang telah menyepakati
untuk mengambil sepuluh kamar di hotel dalam periode tertentu, reservationist juga perlu menawarkan apakah perlu disediakan makanan secara prasmanan, ingin keliling
kota dengan kenderaan hotel dan lainnya.
IV.4. Peranan Reservationist Dalam Menerima dan Memproses Reservasi Kamar
Menerima reservasi tidak sama dengan menerima telepon. Bagian reservasi adalah bagian yang syarat dengan upselling. Bisa dikatakan bahwa menerima reservasi adalah
menerima telepon plus. Plus itu berupa ketrampilan tambahan. Reservationist harus mempu mempengaruhi pelanggan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh hotel. Untuk itu
peranan seorang reservationist sangat berperan penting dalam operasional kantor depan hotel. Berikut akan dijelaskan peranan reservationist dalam menerima dan memproses
reservasi antara lain:
IV.4.1. Menjawab Telepon yang Masuk
Didalam menjawab telepon, seorang reservationist harus melakukannya sesuai dengan standar berlaku di hotel. Pertama-tama adalah mengucapkan greeting atau salam,
menyebutkan nama departemen, nama penerima telepon, dan menawarkan bantuan offering help.
IV.4.2. Menanyakan Waktu Pemakaian Kamar, Jumlah dan Asal Tamu
Dalam menerima pesanan kamar, reservationist harus menanyakan kapan dan berapa kamar yang dipesan, disamping asal tamu dalam arti luas.
Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Tanggal pemesanan sangatlah penting dan merupakan bagian utama dalam pencatatan reservasi. Setiap kali ada tamu menelpon untuk reservasi, reservationist harus mencatat untuk
kapan pemesanan tersebut. Dalam hal ini reservationist harus memiliki catatan tentang status masing-masing kamar untuk tanggal pemesanan tersebut. Dengan demikian reservationist
tersebut mengetahui kamar jenis apa saja yang masih tersedia available. Sejalan dengan kemajuan teknologi sekarang kebanyakan hotel-hotel telah menggunakan sistem komputer.
Maka reservationist tinggal memasukkan data dan tanggal dan kemudian akan muncul data kamar-kamar yang masih bisa dipesan, daftar harga, serta berbagai keterangan tentang kamar
tersebut. Dengan cara ini tidak akan terjadi kesalahan dalam pengalokasian kamar atau konfimasi reservasi.
IV.2.3. Mengkonfirmasi Jenis Kamar yang Dipesan
Konfirmasikan mengenai jenis kamar yang dipesan merupakan repeating the order atau mengulang untuk menghindari terjadinya kesalahan. Segala yang sudah dicatat itu
ditanyakan lagi untuk memastikan bahwa semuanya sudah tepat seperti yang diinginkan pemesan.
IV.4.4. Mencatat Metode Pembayaran yang Digunakan
Pembayaran dapat tunai, dengan kartu kredit, ditagihkan ke perusahaan, atau dengan voucher. Mengapa cara pembayaran ini harus ditanyakan? Jawabnya tentu untuk menghindari
kerugian. Bila tamu hendak membayar dengan cara yang tidak lazim, seperti dengan traveler cheque, giro bilyet, atau cek, hotel dapat menolaknya karena alat pembayaran seperti itu
cenderung menyulitkan.
IV.4.5. Mencatat Dalam Formulir Pemesanan Kamar
