Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Langkah selanjutnya adalah memproses pesanan kamar tersebut, seperti memasukkan ke dalam reservation plan, chartagenda dan sebagainya.
IV.1.2. Tamu Rombongan Group Guest
Untuk pemesanan kamar secara rombongan di hotel, biasanya terdiri dari 10 kamar ke atas. Maka reservationist akan mencatat nama rombongan dan contact person yang
bertanggung jawab atas rombongan tersebut ataupun pemimpin rombongan. Formulir pemesanan di isi oleh bagian reservasi dan harus ditandatangani oleh pemimpin rombongan.
Di dalam formulir ini dicantumkan persetujuan harga yang disepakati bersama dan fasilitas yang didapatkan tamu, termasuk makan pagi atau tidak dan sebagainya. Bagian reservasi juga
akan meminta data nama tamu rombongan guna penempatan mereka ke masing-masing kamar. Adapun data-data penting yang akan ditanyakan pada saat pemesanan kamar adalah:
Nama lengkap dari tamu yang akan menginap Rincian nama tamu rombongan yang
akan menginap
Nama lengkap si pemesan, alamat dan nomor telepon Biasanya yang ditulis adalah nama pemimpin rombongan
Tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu
Jenis kamar dan jumlah yang dipesan
Harga kamar dan cara pembayaran
Jumlah orang yang akan menginap Jumlah tamu rombongan yang akan menginap
IV.2. Cara Melakukan Reservasi Kamar
Permintaan reservasi kamar hotel dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti melalui surat, telex, telegram, telepon, internet, datang langsung e-mail, maupun sms.
IV.2.1. Reservasi Melalui Surat
Reservasi melalui surat yang dikirim lewat pos, biasanya ada jeda waktu yang cukup lama antara pesan tempat dan kedatangan tamu. Komunikasi surat dilakukan untuk
Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
mendapatkan penjelasan secara tertulis dari pihak hotel tentang kamar yang dipesan. Kelebihan reservasi melalui surat adalah bahwa pemesan dapat menerangkan pesannya secara
lebih rinci. Kelemahannya diperlukan waktu yang lebih lama dibanding melalui telepon. Bilamana alamat si pengirim kurang jelas sulit dihubungi, tentu akan memakan waktu yang
lebih lama lagi.
IV.2.2 Reservasi Melalui Telex
Telex merupakan sarana elektronik yang cukup cepat untuk digunakan sebagai sarana reservasi. Namun seiring dengan kemajuan teknologi kebanyakan hotel sudah tidak
menggunakan sarana ini lagi karena sudah ada komputer. Kelebihan telex adalah pesan dengan cepat dapat diterima. Kekurangannya, jika staff penerima tidak memahami maksud
pemesanan maka bisa terjadi salah pengertian, mengingat pesan yang disampaikan dalam bentuk singkatan, demi efisiensi.
IV.2.3. Reservasi Melalui Telegram
Pengiriman data reservasi melalui telegram masih dilakukan di beberapa hotel di Indonesia. Keuntungan reservasi memakai telegram adalah bahwa data bisa dikirimkan
secara tertulis dan relatif cepat, rata-rata bisa sampai 2 hari. Kelemahannya, tempat untuk menuliskan berita terbatas. Semakin banyak pesan yang ditulis, semakin mahal biayanya.
IV.2.4. Reservasi Melalui Telepon
Telepon merupakan sarana yang umum digunakan untuk melakukan reservasi. Keuntungannya berita dapat langsung diterima. Pemesan juga dapat langsung bercakap-cakap
dengan reservationist tentang kamar yang akan dipesannya. Kelemahannya biaya telepon relative lebih mahal, apalagi untuk telepon interlokal atau sambungan internasional. Jika
Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
cuaca kurang bagus, jarak terlalu jauh, atau alat tidak prima, suara menjadi tidak jelas. Adapun langkah-langkah yang digunakan adalah:
Mengucapkan salam greeting
Menanyakan nama tamu atau travel agent yang melakukan reservasi
Menanyakan tanggal kedatangan tamu
Menyakan type kamar yang diinginkan
Kemudian petugas reservasi akan melihat reservation chart, untuk
memastikan apakah masih ada kamar yang tersedia pada tanggal tersebut.
Jika semua telah dilakukan, maka tahap akhir menanyakan cara pembayaran.
IV.2.5. Reservasi Dengan Datang Langsung
