BAB I GAMBARAN UMUM APOTEK RESPATI

BAB I

GAMBARAN UMUM APOTEK RESPATI

1.1. Sejarah Apotek Respati

Apotek Respati didirikan berdasarkan Akte Notaris No.162 tanggal 29 September 1989 di hadapan Notaris Sri Hadini Soedjoko, SH, berbentuk PT (Perseroan Terbatas) dengan nama PT. Citra Usaha Putra Nusantara, pertama kali Apotek Respati berlokasi di Jl. Setiabudi No.55 Semarang, Kelurahan Srondol Kulon, Kecamatan Banyumanik. Didirikan oleh pemilik merangkap sebagai Direktur Ny. Ir. Munarti Sugiono yang beralamat di Jl. Ngesrep Barat III/ 64 Semarang.

Pertama kali berdiri tahun 1989 Apotek Respati melayani jasa pelayanan kesehatan diantaranya Apotek dan Laboratorium. Instansi yang menjadi pelanggan Apotek Respati diantaranya kantor PLN seluruh Kota Semarang, Bank Indonesia, PT. Raja Besi, Puskesmas terdekat, Panti Wreda di daerah Tembalang dan masyarakat sekitar.

Seiring dengan manajemen baru Apotek Respati yang sudah berjalan selama 22 tahun, Apotek Respati pindah ke lokasi baru yang dirasa lebih dekat kepada masyarakat yaitu di Jl. Kanfer Raya Blok Q No. 9 Kelurahan Padangsari, Kecamatan Banyumanik, Kota Semarang di atas tanah seluas 176 m2 _{dengan kepemilikan sendiri, Sertifikat HM No. 78.}

1.2. Struktur Organisasi (STO) Apotek Respati STRUKTUR ORGANISASI (STO)

APOTEK RESPATI

Gambar 1.1

Struktur Organisasi (STO) Kas pada Apotek Respati Semarang

1.3. TugasPokok, Wewenang, dan Fungsi per Bagian pada

Apotek Respati 1. Pimpinan

a. Tugas Pokok Pimpinan

 Memimpin seluruh kegiatan apotek

 Menunjuk dan mengangkat semua personel untuk tugas atau jabatan yang sesuai dengan struktur organisasi

 Membuat visi dan misi

 Mengawasi kelangsungan usaha apotek b. Tanggung Jawab Pimpinan

 Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di apotek

 Bertanggung jawab atas kerugian atau keuntungan yang didapatkan apotek  Bertanggung jawab terhadap hubungan dan komunikasi dengan rekanan

apotek/ pihak luar untuk kepentingan apotek untuk bekerja sama c. Wewenang Pimpinan

 Penambahan atau pengurangan karyawan  Memberikan gaji kepada karyawan. 2. Pengelola

a. Tugas Pokok Pengelola

 Mengelola kegiatan apotek agar sesuai denganvisi dan misi telah ditetapkan  Melatih personel atau karyawan yang direkrut oleh pimpinan

 Menjaga cashflow apotek

 Mengatur segala kebutuhan apotek b. Tanggung Jawab Pengelola

 Bertanggung jawab atas pelayanan resep yang masuk di apotek  Bertanggung jawab atas kualitas SDM di apotek

 Meningkatkan keuntungan, pertumbuhan dan pengembangan apotek  Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan administrasi di apotek c. Wewenang Pengelola

 Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan di apotek

 Mengotorisasi surat pesanan dari apoteker penanggung jawab

 Mengevaluasi apotek berdasarkan dari laporan yang diterima dalam kurun waktu tertentu

3. Administrasi

a. Tugas Pokok Administrasi

 Melakukan pemesanan obat kepada supplier dan melakukan pembayaran terhadap pembelian obat apotek kepada distributor

 Menyusun keuangan harianapotek dan membuat laporan bulanan apotek  Melakukan negosiasi harga ke supplier dan mencari harga yang sesuai/

kompetitif sehingga dapat menaikkan keuntungan dari penjualan barang  Membuat retur pembelian obat kadaluarsa jika ada pembelian obat yang

kadaluarsa, lalu menyerahkannya ke supplier

 Menyerahkan obat-obatan yang sudah dibeli ke bagian gudang yaitu apoteker penanggung jawab

b. Tanggung Jawab Administrasi

 Bertanggung jawab sebagai bagian pembelian

 Bertanggung jawab terhadap pemesanan, pembelian, dan pembayaran obat  Bertanggung jawab atas laporan pembelian yang diberikan kepada pengelola c. Wewenang Administrasi

 Berwenang untuk mengecek mengenai obat-obatan yang harus dibeli 4. Apoteker Penanggung Jawab

a. Tugas Pokok Apoteker Penanggung Jawab

 Membuat laporan stok obat dan laporan stok opname  Mencatat keluar masuknya obat dalam kartu stok

 Melakukan dan membantu pengiriman obat dari gudang ke etalase  Melakukan stok opname

 Memeriksa barang yang diterima sesuai dengan jumlah dan spesiifikasi barang yang dipesan

b. Tanggung Jawab Apoteker Penanggung Jawab  Bertanggung jawab sebagai bagian gudang

 Bertanggung jawab atas ketersediaan stok di dalam gudang  Bertanggung jawab atas kelayakan dan kualitas obat di gudang

 Bertanggung jawab atas laporan stok yang diberikan kepada pengelola c. Wewenang Apoteker Penanggung Jawab

 Mengotorisasi daftar permintaan obat dari asisten apoteker  Membuat surat pesanan atas permintaan penambahan stok obat  Berwenang untuk merekomendasikan jumlah obat yang akan dibeli

 Berwenang untuk melaporkan obat yang sudah kadaluarsa atau rusak ke bagian pembelian yaitu administrasi saat transaksi pembelian

5. Apoteker Pendamping

a. Tugas Pokok Apoteker Pendamping

 Melaksanakan seluruh tugas apoteker penanggung jawab bila berhalangan hadir selama jam kerja apotek.

 Membantu apoteker penanggung jawab b. Tanggung Jawab Apoteker Pendamping

 Bertanggung jawab penuh kepada apoteker penanggung jawab dan melaksanakan tugas dan fungsi sebagai apoteker pendamping.

c. Wewenang Apoteker Pendamping

 Berwenang mengotorisasi daftar permintaan obat dan membuat surat pesanan berdasarkan persetujuan apoteker penanggung jawab

6. Asisten Apoteker

a. Tugas Pokok Asisten Apoteker :

 Memberikan pelayanan kepada pasien dan memberi informasi tentang penggunaan obat secara tepat dan tentang khasiat obat kepada pasien dengan jelas

 Menyiapkan obat yang diterima sesuai dengan resep dokter maupun non resep dari pasien, dimulai dari melihat kelengkapan obat, menyiapkan obat, dan mengemas obat

 Memelihara kebersihan lemari obat dan menyusun obat dengan rapi  Mencatat transaksi masuk harian dan laporan bulanan apotek b. Tanggung Jawab Asisten Apoteker :

 Bertanggung jawab sebagai bagian penjualan

 Bertanggung jawab atas laporan penjualan yang diberikan kepada pengelola c. Wewenang Asisten Apoteker :

 Berwenang menerima uang pembayaran dari pasien

 Berwenang untuk melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai dengan petunjuk-petunjuk instruksi dari Pimpinan Apotik dan semua peraturan perundang-undangan

1.4. Diagram Konteks Apotek Respati

Nota penjualan BuktiPenerimaanObat

DaftarGaji LaporanGaji

Sistem Informasi Akuntansi ApotekRespati

Penjualan _Pembelian

Order Pembelian Ir. Munarti Sugiono Order Penjualan

Gambar 1.2

Diagram Konteks Sistem Informasi Akuntansi padaApotek Respati Semarang

BAB II

KEBIJAKAN AKUNTANSI DAN LAPORAN KEUANGAN APOTEK RESPATI 2.1. Kebijakan Akuntansi

Kebijakan akuntansi merupakan aturan atau standar akuntansi yang digunakan pada Apotek Respati dalam melaporkan keuangan. Kebijakan akuntansi yang berlaku di Apotek Respati adalah sebagai berikut.

2.1.1.Umum

a. Menggunakan sistem berpasangan berdasarkan akrual basis b. Periode akuntansi tahunan, dimulai dari 1 Januari- 31 Desember c. Pada setiap akhir bulan disusun neraca saldo (trial balance)

d. Menggunakan jurnal khusus untuk mencatat transaksi, yang meliputi jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas, jurnal penjualan dan penerimaan kas, dan jurnal umum atau memorial

e. Penyusunana laporan keuangan Apotek Respati sesuai dengan Prinsip Akuntansi yang berlaku umum di Indonesia yaitu Standar Akuntansi Keuangan f. Mata uang yang digunakan adalah Indonesian (rupiah)

2.1.2.Pembelian

a. Pengakuan barang FOB destination yaitu barang diakui pada saat sampai di tujuan/ tempat pembeli

b. Adanya otorisasi untuk setiap pembelian, setiap surat order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi

c. Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang yaitu administrasi ke fungsi gudang yaitu apoteker penanggung jawab harus dilakukan pengecekan

d. Setiap bukti kas keluar untuk pembelian barang harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah

e. Semua formulir harus bernomor urut tercetak

f. Pembelian barang dilakukan pada saat persediaan mencapai stok minimal/

safety stock

2.1.3.Pengeluaran Kas

a. Pengeluaran kas di atas Rp 1.000.000,00 menggunakan cek b. Setiap pengeluaran harus didukung dengan bukti kas keluar

c. Setiap pengeluaran kas sebesar Rp. 1.000.000,00 atau kurang menggunakan dana kas kecil (petty cash)

d. Sistem pencatatan petty cash menggunakan fluctuate systemdimana setiap kas yang keluar langsung diakui

e. Pengisian kas kecil dilaksanakan ketika saldonya Rp. 1000.000,00 atau kurang 2.1.4.Penjualan

a. Penjualan pada Apotek Respati hanya menerima penjualan tunai

b. Adanya verifikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap c. Adanya dokumen order penjualan

d. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order 2.1.5.Penerimaan Kas

a. Perusahaan tidak menyimpan kas di brankas perusahaan. Oleh karena itu, setiap penerimaan kas berupa uang tunai maupun cek akan disetor langsung ke bank pada sore harinya

b. Dana perusahaan disimpan dalam rekening nomor 0240443448- Bank BNI-Apotik Respati, Jl. Kanfer Raya Blok Q No. 09, Banyumanik, Semarang 2.1.6.Persediaan

a. Pencatatan persediaan Apotek Respati menggunakan metode FIFO (Firs In First Out) yaitu persediaan yang pertama kali masuk itulah yang pertama kali dicatat sebagai barang yang dijual

b. Disediakan kartu stok obat (KSO) untuk mencatat persediaan, keluar dan masuk untuk setiap item barang dagangan

c. Persediaan diakui pada saat diterima (Destination)

d. Barang yang diterima dan keluar harus dicacat ke dalam sistem secara realtime dan transaksi persediaan yang terjadi dalm periode berjalan harus ditutup pada akhir bulan, saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periode berikutnya.

2.1.7.Aktiva Tetap

a. Metode penyusutan aktiva tetap pada Apotek Respati menggunakan garis lurus berdasarkan umur ekonomis dan nilai residu masing-masing aktiva tetap b. Penjualan aktiva tetap nilai jualnya mengikuti nilai buku

c. Pengakuan aktiva tetap dicantumkan berdasarkan harga perolehan yang dihitung dari harga pembelian ditambah beban-beban yang meletak pada aktiva tetap yang dibeli

2.1.8.Penggajian

a. Pembayaran gaji dilakukan setiap bulan dengan jumlah yang telah ditetapkan oleh Apotek Respati

b. Adanya otorisasi untuk setiap slip gaji yang telah dibuat untuk karyawan. Slip gaji yang diotorisasi oleh pimpinan

c. Pendistribusian oleh karyawan dilakukan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam proses gaji

d. Setiap bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah

2.1.9.Kode dan Nama Rekening

Pemberian kode rekening berdasarkan metode kode angka blok. Rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya. Rincian susunan dan kode rekening dengan menggunakan Kode Angka Blok adalah sebagai berikut.

Gambar 2.1 Kode dan Nama Rekening 2.2. Laporan Keuangan

Untuk mempermudah proses pembuatan laporan keuangan, maka semua saldo yang ada di dalam jurnal akan dipindahkan kedalam buku besar agar memudahkan dalam proses pembuatan laporan keuangan. Adapun bentuk dari formulir buku besar yang digunakan adalah sebagai berikut :

Setelah melakukan proses posting ke buku besar, langkah selanjutnya adalah memindahkan saldo akhir di dalam buku besar ke neraca saldo. Berikut adalah neraca saldo yang digunakan.

Setelah melakukan proses tersebut kemudian adalah membuat neraca lajur seperti dibawah ini.

1. Laporan Posisi Keuangan

Laporan Posisi Keuangan merupakan laporan yang memuat dan melaporkan mengenai aktiva, kewajiban, dan ekuitas pemegang saham suatu perusahaan pada tanggal tertentu. Informasi yang terkandung adalah informasi mengenai sifat dan jumlah kekayaan (aktiva), kewajiban (hutang), dan ekuitas pemilik dari perusahaan tertentu.

2. Laporan Laba/Rugi

Laporan Laba Rugi merupakan bagian dari suatu laporan keuangan perusahaan yang dihasilkan dalam suatu periode buku atau periode akutansi yang menyajikan seluruh unsur pendapatan serta beban perusahaan yang pada akhirnya akan menghasilkan kondisi laba bersih atau rugi bersih.

3. Laporan Perubahan Modal

Laporan perubahan modal adalah merupakan salah satu dari laporan keuangan yang harus dibuat oleh perusahaan yang menggambarkan peningkatan atau penurunan aktiva bersih atau kekayaan selama periode yang bersangkutan berdasarkan prinsip pengukuran tertentu yang dianut.

BAB III

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI APOTEK RESPATI 3.1. Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

3.1.1. Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

Gambar 3.1

Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati 3.1.2. Deskripsi Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

Pembelian merupakan bagian dari sistem yang mendukung kegiatan dalam sebuah perusahaan untuk menentukan dan mempertahankan jumlah barang agar perusahaan dapat berjalan baik. Apotek Respati memiliki suatu proses pembelian obat yang dilakukan dengan membeli/memesan obat kepada pemasok.Sistem akuntansi pembelian merupakan komponen yang digunakan oleh Apotek Respati untuk mengelola pembelian barang dagangan yang dimiliki. Sistem pembelian yang dijalankan bertujuan untuk menghasilkan laporan yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan kebijakan dalam hal pengadaan barang bagi Apotek Respati.

Sistem transaksi pembelian obat pada Apotek Respati ini dimulai dari apoteker penanggung jawab yang bertindak sebagai bagian gudang memberikan surat pesanan obat pada bagian pembelian yaitu administrasi untuk dilakukan permintaan

Sistem Pembelian

Apoteker

Penanggung Jawab Supplier

Administrasi _Pengelola Laporan Pembelian Obat & Pengeluaran Kas Permintaan Pembelian Faktur/ Nota Pembelian Surat Order Pembelian Daftar Pembelian Surat Pesanan Obat Bayar Pengiriman Obat Penerimaan Obat

pembelian. Berdasarkan surat pesanan obat, administrasi melakukan pembelian persediaan ke supplier. Persediaan yang dimaksud adalah obat bebas dan obat berdasarkan resep dokter. Untuk pengeluaran kas jugadikerjakan oleh administrasi, administrasi mencatat seluruh mutasi kas keluar dan mengeluarkan uang untuk membiayai semua pembelian, pembayaran gaji, dan pengeluaran rumah tangga seperti biaya air, biaya telepon, dan biaya listrik, dll.

3.1.3. Informasi yang Dihasilkanpada Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

a) Laporan Pembelian Obat, yang meliputi pembelian persediaan obat generik dan non generik

Gambar 3.2 Laporan Pembelian Obat

b) Laporan Pengeluaran Kas, berisi catatan mengenai jumlah kas yang keluar atas pembelian tunai dan pembiayaan operasional usaha.

Gambar 3.3 Laporan Pengeluaran Kas

3.1.4. Unit Organisasi yang Terkait di Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

a) Apoteker Penanggung Jawab

Apoteker Penanggung Jawab yang berfungsi sebagai bagian gudang bertugas dalam mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan menyimpan barang yg telah diterima oleh Administrasi.

b) Administrasi

Administrasi yang berfungsi sebagai bagian pembelian bertugas untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang dipilih, kemudian melakukan pembayaran atas permintaan pembelian. c) Pengelola Apotek

Pengelola Apotek akan menerima Laporan Pembelian dan Laporan Pengeluaran Kas setiap bulannya dari Administrasi

3.1.5. Dokumen yang Dibutuhkan di Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

a) Surat Permintaan pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh apoteker penaggung jawab yang berfungsi sebagai gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian yaitu administrasi melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

Gambar 3.4

Surat Permintaan Pembelian b) Surat order pembelian

Surat Order Pembelian dibuat oleh administrasi yang berfungsi sebagai bagian pembelian yang ditujukan kepada supplier/ pemasok. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan.

Gambar 3.5 Surat Order Pembelian c) Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

Gambar 3.6

Surat Perubahan Order Pembelian d) Bukti kas keluar

Dokumen ini dibuat oleh administrasi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian tunai. Selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran pembiayaan rumah tangga, dan pembayaran gaji.

Bukti Kas Keluar

3.1.6. Catatan Akuntansi yang Diperlukan di Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

a) Daftar Obat Kadaluarsa (DOK)

Berisi tentang daftar obat-obatan yang sudah kadaluarsa.

Gambar 3.8 Daftar Obat Kadaluarsa b) Jurnal Pembelian dan Pengeluaran Kas

Pembelian dan Pengeluaran kas di Apotek Respati tidak dilakukan setiap hari. Sebagai contoh untuk pembelian persediaan dilakukan setiap satu bulan sekali. Untuk mencatat semua pembelian dan pengeluaran kas dilakukan di Jurnal Pembelian dan Pengeluaran Kas. Jurnal ini digabung menjadi satu karena dalam satu bulan transaksi pembelian dan pengeluaran kas relatif sedikit.

Gambar 3.9

Jurnal Pembelian & Pengeluaran Kas

3.1.7. Jaringan Prosedur di Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

a) Prosedur Permintaan Pembelian.

Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.

b) Prosedur Order Pembelian.

Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan perusahaan.

c) Prosedur Penerimaan Barang.

Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima lalu membuat laporan penerimaan barang.

Membuat SPO

SPO SPO

SPO

Membuat Nota Pembelian START

Supplier akan mengirim pesanan pembelian yang telah dipesan langsung ketempat usaha, ditempat usaha administrasi akan mengeluarkan sejumlah uang untuk membayar pembelian obat yang telah dipesan.

Administrasi membuat nota bukti pengeluaran kas, sebagai bukti telah mengeluarkan sejumlah uang untuk membeli persediaan obat. Selanjutnya administrasi akan menyerahkan persediaan yang baru dibeli kepada bagian gudang yaitu apoteker penanggung jawab

3.1.8. Bagan Alir (Flowchart) di Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati

Apoteker Administrasi Supplier Pengelola Penanggung

Nota 1 Pembelian

2 Nota 1

Pembelian 2 Nota 1 Pembelian

Database Apotek

Membuat Lap Pemb Bulanan

Laporan Pemb Bulanan Laporan Pemb Bulanan

END DOK Membuat RPK RPK Nota RPK RPK

Membuat Nota RPK

Nota RPK Gambar 3.10

Bagan Alir (Flowchart) Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Apotek Respati 3.1.9. Sistem Pengendalian Internal di Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas pada

Apotek Respati a) Organisasi. Mengecek Obat DOK Update Stok Obat Nota RPK

- Fungsi Pembelian (Administrasi)harus terpisah dari fungsi Kasir (Asisten Apoteker)

Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi kasir guna mengurangi kemungkinan kecurangan karyawan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kekurangan yang dilakukannya. Dengan terpisahnya dua fungsi tersebut maka catatan akuntansi akan lebih akurat.

b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.

- Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari bagian kasir.

- Pencatatan dalam jurnal umum harus berdasarkan bukti pengeluaran kas yang telah mendapat otorisasi dari bagian kasir.

c) Praktik yang Sehat.

- Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

- Setiap fungsi yang ada menjalankan dan mempertanggungjawabkan tugasnya sesuai dengan wewenang.

- Setiap dokumen yang dibuat bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi yang terkait..

- Saldo kas yang ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya dilakukan.

3.2.1. Diagram KonteksSistemPenjualandanPenerimaanKaspadaApotekRespati

3.2.2. Definisi Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas pada Apotek Respati

sistem akuntansi penjualan tunai dapat didefinisikan sebagai metode dan prosedurpencatatan dengan mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan danmelaporkan atas pembayaran harga barang yang terlebih dahulu dilakukan pembelisebelum barang diserahkan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan berupa informasikeuangan yang digunakan pihak manajemen dalam pengambilankebijakanpadaApotekRespati Semarang

3.2.3. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen di Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas pada Apotek Respati Semarang

a. LaporanPenjualanHarian

Merupakan laporan yang berisi hasil dari transaksi penjualan dan kas yang diterima oleh Apotek Respati setiap harinya.

Merupakan laporan yang berisi hasil dari penjualan dan kas yang diterima oleh Apotek Respati setiap periode penjualan.

3.2.4 Unit Organisasi Yang Terkait a. FungsiPenjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk

kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. b. FungsiKas

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. c. FungsiGudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang dipesan pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

d. FungsiPengiriman

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayarkan harganya kepada pembeli.

e. FungsiAkuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatatan transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan

3.2.5 Dokumen yang Diperlukan di Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas pada ApotekRespati Semarang

a. FakturPenjualanTunai

Faktur penjualan berfungsi untuk merekam transaksi penjualan barang baik tunai maupun kredit. Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran

kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan

b. Pita Register Kas

Penerimaan kas yang berasal dari hasil penjualan tunai sebaiknya dilakukan dengan melalui kas register pada saat transaksi penjualan terjadi, untuk menjamin bahwa angka rupiah yang dimasukan dengan melalui kas register sesuai dengan harga jual yang sesungguhnya

c. FakturPenjualan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur

penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan

d. BuktiSetor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

3.2.6. CatatanAkuntansi Yang Diperlukan di SistemPenjualandanPenerimaanKasPadaApotekRespati Semarang

a. LaporanPenjualan

Jurnalpenjualandigunakanolehfungsiakuntansiuntukmencatatdanmeringkas data penjualan.

b. LaporanPenerimaanKas

Jurnalpenerimaankasdigunakanolehfungsiakuntansiuntukmencatatpenerimaankasd ariberbagaisumber, di antaranyaJarindaripenjualantunai.

3.2.7. JaringanProsedurPadaSistemPenjualandanPenerimaanKasPadaApotekRespati Semarang

a. Prosedur Order Penjualan

Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunaiuntuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas, untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyimpan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

b. ProsedurPenerimaanKas

Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. c. ProsedurPenyerahanBarang

Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli d. ProsedurPencatatanPenjualanTunai

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pancatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas

e. ProsedurPenyetoranKaske bank

Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.

f. ProsedurPencatatanPenerimaanKas

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.

g. ProsedurPencatatan HPP

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan

N

5

6 N

A. Organisasi

 Fungsi Penjualan terpisah dari Fungsi Kas  Fungsi Kas terpisah dari fungsi akuntansi

 Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi

B. SistemOtorisasidanProsedurPencatatan

 Penerimaan order dari pembelian diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Faktur penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sahih, yang dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli, dan menjadi perintah bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli setelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut, serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam catatan akuntansi.  Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara

membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut

 Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerima kartu kredit. Otorisasi diperoleh merchant dengan cara memasukkan kartu kredit pelanggan kedalam alat tersebut. Dengan alat ini merchant terhindar dari kemungkinan ketidakbonafitan pemegang kartu kredit.

 Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “Sudah Diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

 Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

 Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu

 Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan

 Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke Bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.

 Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern akan mengurangi risiko penggelapan kas yang diterima oleh kasir.

3.3. SistemPersediaan pada Apotek Respati

3.3.1 Diagram Konteks Sistem Persediaan pada Apotek Respati

3.3.2. Deskripsi Sistem Persediaan pada Apotek Respati

Sistem persediaan pada apotek respati adalah sistem yang mengatur masuk keluarnya stok barang berupa obat. Dalam sistem ini proses masuk stok barang merupakan proses masuk dari bagian administrasi yang memproses pembelian ke gudang apotek. Sedangkan proses keluarnya barang merupakan proses keluarnya obat dari gudang ke etalase ataupun langsung ke konsumen.

3.3.3. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen di Sistem Persediaan pada Apotek Respati

a. Laporan Stok Obat

merupakan laporan yang berisi jumlah obat yang ada di dalam gudang berdasarkan kuantitas dan harga pokok obat tersebut.

b. Laporan Stok Opname Obat

merupakan laporan yang berisi stok nyata obat setelah dilakukannya perhitungan fisik persediaan.

3.3.4. Unit Organisasi yang Terkait a. Pengelola

Pengelola berwenang menyetujui surat pesanan untuk supplier. b. Apoteker Penanggung Jawab

bertanggung jawab atas persediaan di dalam gudang. Membuat tanda terima berdasarkan fisik obat masuk dan keluar. Menyimpan dan membukukan keluar-masuknya obat ke kartu stok, serta membuat laporan stok dan stok opname obat. c. Asisten Apoteker

Asisten apoteker berwenang membuat order list atau daftar permintaan obat untuk persediaan obat di etalase.

d. Administrasi

Administrasi berwenang menyiapkan surat pesanan untuk supplier berdasarkan permintaan dari apoteker penanggung jawab dan melaksanakan pembelian atas persetujuan pengelola.

3.3.5 Dokumen yang Diperlukan di Sistem Persediaan pada Apotek Respati a. Daftar Permintaan Obat

Daftar permintaan obat dibuat oleh asisten apoteker untuk keperluan transaksi penjualan serta prosedur penyimpanan obat di etalase.

b. Surat Pesanan

Surat pesanan dibuat oleh apoteker penanggung jawab yang akan diserahkan ke bagian adminsitrasi dalam rangka restok obat – obat yang diperlukan.

3.3.6. Catatan Akuntansi yang Diperlukan di Sistem Persediaan pada Apotek Respati a. Kartu Persediaan

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh apoteker penanggung jawab, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.

b. Kartu Stok

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu stok yang diselenggarakan oleh apoteker penanggung jawab, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.

3.3.7. Jaringan Prosedur pada Sistem Persediaan pada Apotek Respati 1. Prosedur Penyimpanan Obat di Gudang

Prosedur ini bertujuan untuk melakukan penyimpanan obat di gudang, Dalam prosedur ini pada saat penerimaan obat, apoteker penanggung jawab memeriksa dan menerima fisik obat dari bagian administrasi sesuai dengan surat pesanan. Kemudian menyimpan dan membukukan obat masuk ke kartu stok. Untuk penyerahan obat, apoteker penanggung jawab memeriksa dan menyerahkan fisik obat ke asisten apoteker (bagian penjualan) sesuai dengan daftar permintaan obat. Kemudian

membuat tanda terima penyerahan obat di daftar permintaan obat serta menyimpan dan membukukan obat keluar di kartu stok. Apoteker penanggung jawab membuat laporan mutasi obat dan mengirimkan laporan mutasi ke bagian administrasi dan asisten apoteker. Untuk perhitungan stok obat, apoteker penanggung jawab menghitung saldo fisik obat di gudang (tiap akhir tahun). Kemudian membuat laporan stock opname.

2. Prosedur Penyimpanan Obat di Etalase

Untuk pengiriman daftar kebutuhan obat, asisten apoteker (bagian penjualan) membuat daftar permintaan kebutuhan obat melalui dokumen daftar permintaan obat. Kemudian mengirim list obat tersebut ke apoteker penanggung jawab (bagian persediaan). Apoteker penanggung jawab memeriksa dan menyerahkan fisik obat ke asisten apoteker (bagian penjualan) sesuai dengan yang tertera di dokumen daftar permintaan obat. Kemudian membuat tanda terima penyerahan obat di dokumen tersebut, serta menyimpan dan membukukan obat keluar di kartu stok.

3.3.9. Sistem Pengendalian Intern Persediaan pada Apotek Respati 1. Organisasi

a. Pemisahan tugas pada bagian pembelian (administrasi) dari bagian persediaan (apoteker penanggung jawab) yang bersangkutan.

b. Pengawasan pada bagian penjualan (asisten apoteker) dengan adanya apoteker pendamping yang mengawasi saat transaksi dengan konsumen secara langsung.

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a. Perhitungan fisik persediaan dilakukan oleh seluruh karyawan apotek yang ditandatangani oleh Apoteker penanggung jawab.

b. Pencatatan hasil perhitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu perhitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh apoteker penanggung jawab.

c. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil perhitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.

d. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik. 3. Praktek yang Sehat

a. Kartu perhitungan fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh apoteker penanggung jawab.

b. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.

3.4. Sistem Penggajian Pada Apotek Respati

3.4.2. Deskripsi Sistem

Apotek Respati memiliki 10 karyawan. PembayarangajipadaApotek Respati dilakukansetiapsatubulan

sekalipadaakhirbulandenganjumlahsesuaiperjanjiansaatpenerimaankaryawan. Ada potongan penggajian dikarenakan ketidakhadiran karyawan. Gaji Karyawan merupakan gaji tetap. Karyawan dengan predikat karyawan rajin akan mendapatkan bonus/ tambahan gaji.

Dengan melaksanakan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang baik akan memacu semangat kerja karyawan terhadap perusahaan, serta menjamin perusahaan terhindar dari kerugian, baik kerugian di pihak perusahaan maupun di pihak karyawan.

3.4.3. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen a. Laporan Kehadiran

3.4.4. Unit Organisasi yang Terkait

a. Pimpinan bertanggung jawab untuk mengangkat karyawan, menentukan tarif gaji setiap karyawan, dan mengotorisasi setiap gaji perbulannya

b. Pengelola bertanggung jawab atas kehadiran karyawan setiap harinya dan merekap setiap bulannya

c. Administrasi bertanggung jawab untuk membayar gaji kepada karyawan

3.4.5. Dokumen yang digunakan a. Daftar Kehadiran

Absensi dilakukan setiap hari dengan memberi tanda centang pada tanggal itu. Absensi dilakukan oleh bagian apotek penanggung jawab. Setiap bulan bagian penanggung jawab melaprkannya kepada bagian pengelola

b. Daftar Gaji

Daftar gaji dibuat oleh bagian pengelola atas daftar kehadiran yang diberikan oleh bagian penanggung jawab. Daftar gaji ini menjadi dasar atas penggajian karyawan karena dalam daftar hadir menghitung total gaji pada bulan tersebut.

c. Slip Gaji

Slip gaji dibuat berisi rincian hak-hak yang semestinyadiperoleh oleh karyawan dalam periode tertentu dan juga pengurangan yang terkait terhadap pembayarannya.

a. JurnalUmum

b. Pengelua

ran Keluar

3.4.7. Jaringan Prosedur Sistem Penggajian

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari sebagai berikut:

a. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh bagian pengelola. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

b. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini bagian pengelola membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, tarif gaji dan upah, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

c. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian administrasi. Bagian administrasi membuat pengeluaran kas guna pembayaran gaji dan upah kemudian menguangkan dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah.

d. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

3.4.8. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian a. Sistem Absensi

Padaakhirperiode

b. Sistem Penggajian

Karyawan Pengelola Pimpinan Administrasi

Mulai

Menyiapkan daftar absensi karyawan

Daftar Absensi karyawan Paraf kehadiran

datang/pulang

Laporan Absensi Membuat laporan

absensi

Mengotorisasi laporan absensi

3.4.9. Sistem Pengendalian Intern a. Struktur Organisasi

Mulai

Menyiapkan data karyawan

Data karyawan

Membuat slip gaji

Slip gaji (rangkap ke-1)

Memvalidasi slip gaji

Membuat rekap penggajian Terimagaji Slip gaji (rangkap ke-2) Menyerahkangaji Rekapitulasi Penggajian (rangkap 2)

Slip gaji (rangkap ke-2)

- Bagian absensi harus terpisah dari bagian karyawan.

- Pembayaran gaji harus dilaksanakan oleh bagian administrasi b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.

- Slip gaji diotorisasi oleh pimpinan apotek. c. Praktik yang Sehat.

- Tanggal dan hari absensi tercetak serta pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh bagian pengelola

- Pada slip gaji tercetak nama penerima saat gaji akan diambil dan pada tanggal berapa gaji diambil

- Absensi dilakukan pada saat datang pagi dan selesai 3.5. Analisis Sistem

a. Strenghts

- Sistem gaji dibagi rata dengan memandang absensi karyawan.

- Penggajian karyawan telah diatur dengan persentase-persentase tetap sesuai

dengan kesepakatan awal sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

- Sistem mencegah terjadinya kesalahan dalam perhitungan dan pembayaran gaji.

b. Weakness.

-c. Oppurtunities.

- Adanya sistem penggajian yang diterapkan pada Apotek Respati dapat

meningkatkan kualitas kinerja, sehingga aktivitas penggajian lebih efektif dan efisien.

d. Threats.

- Belum adanya penggunaan akses sehingga terjadinya penggunaan user oleh yang bukan berhak

a. JurnalUmum

b. Pengelua

ran Keluar

3.4.7. Jaringan Prosedur Sistem Penggajian

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari sebagai berikut:

a. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh bagian pengelola. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

b. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini bagian pengelola membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, tarif gaji dan upah, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.

c. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian administrasi. Bagian administrasi membuat pengeluaran kas guna pembayaran gaji dan upah kemudian menguangkan dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah.

d. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

3.4.8. Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian a. Sistem Absensi

Padaakhirperiode

b. Sistem Penggajian

Karyawan Pengelola Pimpinan Administrasi

Mulai

Menyiapkan daftar absensi karyawan

Daftar Absensi karyawan Paraf kehadiran

datang/pulang

Laporan Absensi Membuat laporan

absensi

Mengotorisasi laporan absensi

3.4.9. Sistem Pengendalian Intern a. Struktur Organisasi

Mulai

Menyiapkan data karyawan

Data karyawan

Membuat slip gaji

Slip gaji (rangkap ke-1)

Memvalidasi slip gaji

Membuat rekap penggajian Terimagaji

Slip gaji (rangkap ke-2)

Menyerahkangaji

Rekapitulasi Penggajian

(rangkap 2)

Slip gaji (rangkap ke-2)

- Bagian absensi harus terpisah dari bagian karyawan.

- Pembayaran gaji harus dilaksanakan oleh bagian administrasi b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.

- Slip gaji diotorisasi oleh pimpinan apotek. c. Praktik yang Sehat.

- Tanggal dan hari absensi tercetak serta pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh bagian pengelola

- Pada slip gaji tercetak nama penerima saat gaji akan diambil dan pada tanggal berapa gaji diambil

- Absensi dilakukan pada saat datang pagi dan selesai 3.5. Analisis Sistem

a. Strenghts

- Sistem gaji dibagi rata dengan memandang absensi karyawan.

- Penggajian karyawan telah diatur dengan persentase-persentase tetap sesuai dengan kesepakatan awal sehingga tidak ada pihak yang dirugikan.

- Sistem mencegah terjadinya kesalahan dalam perhitungan dan pembayaran gaji. b. Weakness.

-c. Oppurtunities.

- Adanya sistem penggajian yang diterapkan pada Apotek Respati dapat meningkatkan kualitas kinerja, sehingga aktivitas penggajian lebih efektif dan efisien.

d. Threats.

- Belum adanya penggunaan akses sehingga terjadinya penggunaan user oleh yang bukan berhak