2.5.1.2. Penilaian Arsip Dinamis
Appraisal atau penaksiran artinya proses menilai aktivitas badan korporasi guna menentukan arsip dinamis mana yang perlu disimpan
dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu disimpan guna memenuhi kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggungjawaban badan
korporasi, serta harapan komunitas. “
Penaksiran arsip dinamis adalah pengujian data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna
menentukan niai masing-masing seri arsip dinamis bagi kepentingan badan korporasi. Proses penilaian arsip
dinamis menyatakan jadwal retensi dan pemusnahan arsip dinamis. Hasilnya adalah jadwal retensi arsip dinamis,
dikalangan arsiparis dinamis Indonesia dengan singkatan JRA. Langkah dalam penetuan jadwal retensi arsip dinamis
adalah menentukan seri arsip dinamis, menentukan waktu retensi, menetukan persyaratan retensi, dan menjadwalkan
periode retensi
.”
24
2.5.1.3. Penentuan seri arsip dinamis
Penentuan Seri arsip dinamis merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Seri adalah
“dokumen atau lembaran kertas, butir arsip d
inamis dalam media lain yang disusun menurut system pemberkasan atau
disusun sebagai satu unit tunggal karena dokumen atau butir arsip tersebut bertautan dengan fungsi khusus sebuah
badan korporasi atau berkaitan dengan subjek, berasal dari akivitas yang sama, memiliki bentuk khusus karena
24
Ibid.
hal.313.
hubungan lain yang timbul akibat penciptaan atau penggunaan arsip dinamis tersebut.
”
25
Misalnya, sebuah
instansi pemerintah
RI, sebuah
departemen.Departemen merupakan unit tertinggi di lingkungan departemen, maka unit tersebut merupakan sebuah seri. Dibawah
Direktorat Jendral masih ada unit bawahan disebut direktorat, ini merupakan subkelas. Dibawahnya masih ada lagi unit bawahan dan
seterusnya.
2.5.1.4. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan atau kepentingan bagi pengguna arsip. Dibagi menjadi 2 nilai guna primer
dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah nilai arsip berdasarkan pada keunaan bagi kepentingan lebaga encipta arsip. Nilai
sekunderadalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi keentingan umum.
“
Nilai guna primer 1.
Nilai guna administrative Arsip dinamis inaktif yang digunakan dalam
menetukan garis haluanpolicy badan korporasi memiiki guna administrative.
2. Nilai guna fiscal
25
Ibid.
hal.314.
Nilai guna arsip dinamis menyangkut penggunaan uang unuk keperluan audit atau operasional, data
yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak badan korporasi,
arsip dinamis transaksi seperti pembelian dan penjualan,
laporan keuangan,
dan ringkasan
transaksi. 3.
Nilai guna hukum Nilai guna arsip dinamis tersebut bagi badan
korporasi menyangkut kepentingan hukum.
4. Nilai guna historis
Arsip dinamis berdasarkan kualitas atau isi arsip dinamis yang merekam sebuah peristiwa yang
bertautan dengan sebuah kegiatan, disimpan bukan hanya
kepentingan bisnis
melainkan karena
kepentingan historis Nilai guna sekunder
1. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi
atau perusahaan didirikan, dikembangkan, di atur, sera pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
2. Nilai guna inormasional menyangkut informasi untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan badan korporasi penciptanya.
Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
sejenisnya.”
26
Berdasarkan Peraturan Pemerintah no. 341979 Jadwal Retensi Arsip diatur tentang jenis arsip, jangka simpan dan penyusutannya.
Dalam pratek diperluas mencakup: “1.
Nomor urut yaitu control jumlah jenis arsip dalam jadwal retnsi arsip dinamis.
2. Jenis arsip artinya deskripsi seri arsip dinamis.
26
Ibid.
hal.316.
3. Nilai guna yaitu nilai guna tiap seri arsip dinamis
bagi operasional badan korporasi 4.
Jangka simpan artinya jangka simpan sebagai arsip dinamis aktif untuk kepentingan masing-masing unit
pengolah dan jangka simpan waktu kepentingan operasional badan korporasi pencipta
5. Keterangan menyangkut nasib akhir arsip dinamis
dalam proses penyusutan. 6.
Adapun secara rinci tabel sebagai berikut.
”
27
Tabel 2.1. Jadwal retensi arsip dinamis
2.5.1.5. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif
Kategori