2.5.1.1. Retensi Arsip
Jadwal retensi adalah jadwal penyimpanan arsip dinamis inaktif, menyimpannya ke pusat arsip dinamis inaktif record centre serta
memusnahkannya bila arsip dinamis inaktif tidak lagi memiliki kegunaan bagi badan korporasi dan menyerahkan ke depo arsip untuk
disimpan. Pembuatan jadwal retensi mencakup saran dan tujuan penyimpanan, inventaris arsip dinamis inaktif, penilaian dan
penyusutan arsip dinamis inaktif, pembuatan jadwal retensi. Tujuan jadwal retensi arsip dinamis adalah untuk mengetahui
keperluan badan korporasi dan memenuhi ketentuan perundang- undangan.
“Jadwal retensi arsip dinamis mampu menekan biaya
pemeliharaan arsip dinamis dengan berbagai cara: 1.
Pemusnahan arsip dinamis yang tidak diperlukan lagi dan penyimpanan arsip dinamis semiaktif dan arsip
dinamis inaktif ke pusat penyimpanan arsip dinamis inaktif yang berada di lokasi yang lebih ekonomis.
2. Perlengkapan yang diperlukan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif dan semiaktif lebih murah dibanding lemari atau cabinet yang diperlukan untuk perkantoran
3. Pemusnahan arsip dinamis duplikat disimpan di
berbagai bagian, direktorat, dan sebagainya. Yang disimpan di pusat arsip dinamis semiaktif dan inaktif
hanya salinan arsip dinamis record copy
.”
23
23
Sulistyo Basuki,
op. cit
. hal. 311.
2.5.1.2. Penilaian Arsip Dinamis
Appraisal atau penaksiran artinya proses menilai aktivitas badan korporasi guna menentukan arsip dinamis mana yang perlu disimpan
dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu disimpan guna memenuhi kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggungjawaban badan
korporasi, serta harapan komunitas. “
Penaksiran arsip dinamis adalah pengujian data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna
menentukan niai masing-masing seri arsip dinamis bagi kepentingan badan korporasi. Proses penilaian arsip
dinamis menyatakan jadwal retensi dan pemusnahan arsip dinamis. Hasilnya adalah jadwal retensi arsip dinamis,
dikalangan arsiparis dinamis Indonesia dengan singkatan JRA. Langkah dalam penetuan jadwal retensi arsip dinamis
adalah menentukan seri arsip dinamis, menentukan waktu retensi, menetukan persyaratan retensi, dan menjadwalkan
periode retensi
.”
24
2.5.1.3. Penentuan seri arsip dinamis
Kategori