3. Nilai guna yaitu nilai guna tiap seri arsip dinamis
bagi operasional badan korporasi 4.
Jangka simpan artinya jangka simpan sebagai arsip dinamis aktif untuk kepentingan masing-masing unit
pengolah dan jangka simpan waktu kepentingan operasional badan korporasi pencipta
5. Keterangan menyangkut nasib akhir arsip dinamis
dalam proses penyusutan. 6.
Adapun secara rinci tabel sebagai berikut.
”
27
Tabel 2.1. Jadwal retensi arsip dinamis
2.5.1.5. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif
Sejak dokumen diciptakan hingga disingkirkan hendaknya dibuat sebuah pengawasan yang efektif. Pengawasan penciptaan dokumen itu
meliputi kegiatan manajemen yang meliputi manajemen fungsi administrasi pengadaan korespondensi, formulir, laporan, dan petunjuk.
“
Menurut Basuki, ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif yakni.
a. Pencacahan.
Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan
menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menngunakan berbagai metode untuk memotong,
menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-- potongan kecil yang hasil potongannya akan bervariasi
27
Ibid.
hal.318.
No Jenis arsip
dinamis Nilai
guna Jangka simpan
Keterangan Aktif
Inaktif
mulai dari 0.8 cm sampai dengan 2,5 cm. Jenis yang lain adalah disintegrator yang menggunakan pemotong
berputar sehingga menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk
dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi b.
Pembakaran Metode ini sangat popular di masa lalu karena dianggap
paling aman walau terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja
ada dokumen rahasia yang dapat diketahui oleh pesaing. Saat ini metode pembakaran menjadi kurang diminati
karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.
c. Pemusnahan kimiawi
Metode ini menggunakan bahan kimia yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan
kimiawi yang dugunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan.
Walaupun metode ini dianggap efisien daripada metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-
waktu. Volume dokumen yang cukup besar digunakan untuk mencapai tingkat efisiensi yang diinginkan.
d. Pembuburan
Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan; walaupun kurang
popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan dimasukka ke bak penampungan yang diisi air kemudian
dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen.
Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah
lapisan bubur. Lapisan ini lalu disiram air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan
organisasi yang
menuntut pengamanan yang tinggi.”
28
28
Sulistyo Basuki,
op. cit
. hal.321.
2.5.1.6. Berita acara pemusnahan
