Penelitian ini yang dimaksud dengan arsip adalah sekumpulan dokumen atau catatan tertulis baik dalam bentuk apapun yang disimpan
dengan keadaan dan fungsi tertentu juga masih diperlukan dalam kehidupan pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang.
2.3. Kearsipan
Kearsipan adalah Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta yang selalu ada kaitannya dengan masalah
arsip.
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebaai alat pengawasan yang diperlukan dalam
setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan. “
Pasal 3 Undang-undang No.7 Tahun 1971, bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional
tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta unuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan pemerintahan
.”
10
Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud dengan kearsipan dalam penelitian ini adalah semua kegiatan di organisasi yang
10
Ibid
. hal.3.
menyangkut dengan masalah arsip pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang.
2.4. Sistem Penyimpanan
Ada tiga
sistem penyimpanan
dokumen yang
dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat
sentralisasi, penyimpanan desentralisai, dan kombinasi kedua sistem. Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan fakor jumlah dan
status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang
dimiliki oleh organisasi; berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki; apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian
dokumen yang dapat diandalkan; ketersediaan tenaga pengelola dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang
paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya. Berikut ini tiga sistem penyimpanan dokumen, yaitu:
1. Sistem Sentralisasi
Sistem sentralisasi, “
semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat
menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.
”
11
“Keuntungan dari Sistem Sentralisasi :
a. Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan
peralatan arsip dapat dihemat, karena dalam satu organisasi terdapat satu tempat pengelolaan atau
penyimpanan arsip.
b. Karena menjadi unit khusus, maka petugas dapat
mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
c. Tidak adanya duplikasi arsip, karena kantor hanya
menyimpan 1 satu arsip. d.
Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan, sehingga sistem penyimpanan atau
penggolongan arsip lebih sederhana.
Kerugian Sistem Sentralisasi: a.
Sistem sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu
sistem penyimpanan yang seragam. c.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang
diperlukan
.”
12
2. Sistem Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit.
“
Keuntungan Sistem Desentralisasi : a.
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
11
Badri Munir Sukoco,
op.cit.
hal. 96.
12
Agus Sugiarto, 2005
, Manajemen Kearsipan Moderen Dari Konvensional Ke Basis Komputer
, Gava Media, Yogyakarta, hal. 22.
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena
berada dalam unit kerja sendiri, sehingga relative dapat dijangkau dengan mudah dan cepat.
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena
arsipnya sudah dikenal baik. Kerugian Sistem Desentralisasi:
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan
dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan. b.
Kantor harus
menyediakan peralatan
dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga
penghematan pemakaian
peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan. c.
Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas rangkap
dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap
unit kerja, dan ini merupakan pemborosan.”
13
3. Sistem Gabungan
Sistem kombinasi,
masing-masing bagian
menyimpan dokumennya sendiri di bawah control sistem terpusat. Dokumen yang
disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan.
Sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung
jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem control dan prosedur
13
Agus, Sugiarto,
loc.cit
. hal.23
operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus
anak perusahaan. “
Keuntungan Sistem Kombinasi: a.
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
b. Menekan
seminimum mungkin
kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang.
c. Menekan duplikasi dokumen.
d. Memungkinkan
penggandaan dokumen
yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih
baik. e.
Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Kerugian Sistem Gabungan: a.
Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya
penggunaan dokumen yang dimaksud.
b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit
belum atau tidak ada. c.
Masalah yang berasal dari Sistem Sentralisasi dan Desentralisasi akan dibawa ke Sistem Kombinasi,
walaupun dapat
diminimalisir apabila
pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
”
14
2.4.1. Filing Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
14
Badri Munir Sukoco,
op.cit.
hal.99.
proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Sistem penyimpanan
arsip dalam
Tata Kearsipan
Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai berikut :
“
1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks. 2. Sistem MasalahPerihalPokok Soal Subject Filing
System Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan sistem ini, harus ditentukan dahulu
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
3. Sistem Nomor Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama
orang atau badan, yang disebut juga indirect filing sistem karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu 4. Sistem TanggalUrutan Waktu Chronological Filing
System Sistem tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan
pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya
surat.
5. Sistem WilayahRegionalDaerah Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah
tertentu.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi dimana system geografis dapat dipergunakan,
biasanya adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi daerah- daerah atau wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-
organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga m
enggunakan system geografis ini.”
15
Untuk melaksanakan fiing system geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok
permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah- masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di dalam
wilayah itu selanjutnya baru dikembangkan lebih lanjut dengan nama dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di
daerah eilayah itu, misalnya :
Indramayu Malang
Jakarta
Ahmad Parno
Irwan Bahrun
Rahman Karna
15
Ibid.
hal.89.
2.4.2. Ruangan Penyimpanan
Kondisi ruang yang tepat merupakan hal penting bagi cantuman arsip. Sewaktu merencanakan penyimpanan arsip, hal yang perlu
dipertimbangkan adalah konstruksi gedung, control keamanan, control suhu dan kelebaban, cahaya , dan alokasi ruang.
“1.
Gedung Gedung yang menyimpan arsip harus tahan kebakaran
selama 3 jam, artinya konstuksi gedung harus mampu menahan kebakaran selama 3 jam sebelum roboh. Mungkin
ada yang menganggap ini terlalu berlebih-lebihan, namun syarat tersebut sudah lazim di negara maju Asia Tenggara.
Lebih baik menghabiskan banyak uang untuk membangun gedung daripada kehilangan arsip yang tidak ada di
tempat lain. Tembok tahan api, system penanganan asap, alarm asap, dan api merupakan komponen pengamanan.
Sirkulasi udara juga tidak terganggu dengan tersedianya udara yang baik. Vntilasi yang baik memungkinkan
sirkulasi udara. Di beberapa gedung bahkan dipasang filter polutan guna mencegah polusi dari ruangan sekitar.
Sistem pengaman fisik juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu.
2.
Kontrol suhu dan kelembaban Suhu
dan kelembaban yang terkendali membantu
kelestarian arsip. Suhu yang baik untuk arsip adalah 18
o
sampai
21
o
Celcius. Kelembaban yang dianjurkan ialah 45 sampai 50 persen. Dengan demikian, gedung arsip di
Indonesia harus menghabiskan biaya pengatur keembaban karena angka kelembaban di Indonesia sangat tinggi,
sekitar 80 sampai 90 persen. 3.
Cahaya Radiasi ultraviolet UV dn cahaya kasat mata aktif akan
menyebabkan kerusakan pada arsip serta mempercepat reaksi kiia. Radiasi ultralembayung terutama berasal dari
sinar matahari dan sinar fluoresen merupakan ancaman bagi arsip bila arsip tidak dimaksukkan ke dalam kardus
atau bungkusan. Sinar incandesen bukan merupakan ancaman bagi materi arsip serta merupakan cahaya yang
disarankan. 4.
Ruang Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja
dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan.
Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan
kegiatan rujukan yang ada.
”
16
Berdasarkan sub bab ini ruangan penyimpanan adalah syarat kondisi ruangan yang baik pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang. agar arsip dapat aman dan teratur sehingga mempermudah dalam penemuan kembali.
2.4.3. Memilih Tempat Penyimpanan arsip dinamis inaktif
Menurut Sulistyo-Basuki memilih tempat penyimpanan yang baik
adalah
“1.
Menggunakan ruang yang ada yang tidak cocok dengan keperluan kantor namun memenuhi persyaratan fisik dan
lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis inakif. Ruang semacam ini cocok untuk badan korporasi yang
memiliki arsip dinamis inaktif dalam olume kecil. Ruang yang tersedia dapat juga digunakan untuk menyimpan
16
Sulistyo Basuki, 2003,
Manajemen Arsip Dinamis,
Jakarta, Gramedia, hal.340.
arsip dinamis semiaktif, yang jarang diakses namun tetap diperlukan untuk keperluan rujukan segera.
2. ruang gudang untuk menyimpan arsip dinamis, lokasinya
mungkin jauh dari badan korporasi namun menghemat karena haga tanah atau sewanya lebih rendah daripada
harga kantor pusat korporasi. Pusat arsip dinamis inaktif ini bervariasi, mulai dari pusat yang menyimpan volume
arsip dinamis inaktif dalam skala besar, stafnya bekerja penuh waktu serta menyediakan penyimpanan lengkap, jaa
rujukn dan temu balik arsip dinamis inaktif oleh tenaga terlatih, sampai dengan penyediaan fasilitas yang
memungkinkan masing-masing unit bekerja memiliki ruang tertentu.
3. Menggunakan jasa commercial records centre atau pusat
arsip dinamis komersial yang sepenuhnya dikelola swasta. Jenisnya bervariasi, ada yang sangat sederhana hanya
menyimpan boks yang diserahkan pada mereka dan menemu balik sesuai dengan permintaan. Adapula
commercial record centre yang menyediakan jasa penyimpanan, temu balikarsip dinamis dalam bentuk
dokumen, berkas, atau boks, melacak boks, mendaftar dan mengepak arsip dinamis, menjual boks, mmbuat laporan
sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki pemakai dan pemusnahan
arsip dinamis
yang terjamin
keamanannya.”
17
Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud memilih tempat penyimpanan arsip inaktif pada penelitian ini adalah syarat yang
seharusnya atau sebaiknya sebelum menyimpan arsip inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang.
17
Ibid
. hal. 288.
2.4.4. Prosedur Filing Hastawi atau Manual Arsip Dinamis Inaktif
Langkah-langkah dalam prosedur filing hastawi atau manual arsip dinamis inaktif, sebagai berikut:
“1. Meneliti Arsip
2. Menyimpan Berkas Inaktif
3.
Penempatan Boks pada Rak
.”
18
2.4.5. Metode Penyimpanan Arsip Dinamis Inaktif
Metode penyimpanan arsip dinamis inaktif: “1.
Meneliti Arsip 1
Arsip-arsip diterima oleh Unit Pengolah. 2
Sebelum dimasukkan ke dalam boks, perlu diteliti terlebih dahulu baik indeks, kode maupun isi
masalahnya harus sesuai dengan pola klasifikasi arsip yang berlaku.
2.
Menyimpan Berkas Inaktif 1
Untuk menyimpan berkas inaktif diperlukan petunjuk menyimpan arsip yang tersimpan pada
boks yang merupakan berkas yang terdiri atas satu macam masalah.
2 Sebuah boks hanya dipakai untuk menyimpan
berkas yang memiliki satu masalah. 3
Persiapan yang perlu dilakukan adalah member tanda-tandalabeltitle pada boks mengenai pokok
masalahnya disertai pula kode-kode yang sesuai dengan pola klasifikasi dan menyiapkan map
dengan judul dan kodenya.
3. Penempatan Boks pada Rak
18
Thomas Wiyasa, 2003,
Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis
, Jakarta:Prodya Paramita. hal.71.
1 Boks yang berisi arsip ditempatkan pada rak
arsip. 2
Boks-boks arsip yang berisi masalah yang sama ditempatkan samping-menyamping sehingga tidak
terpisah-
pisah.”
19
2.5. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif
Penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan cara :
“
1. Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan
arsip dinamis inaktif; 2.
Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis
inaktif;
3. Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu;
4. Menyerahkan arsip dinamis inaktif ke unit arsip
dinamis inaktif ke depo arsip statis.”
20
Adanya jadwal retensi arsip dinamis, “
maka badan korporasi memiliki landasan kuat untuk melakukan penyusutan arsip dinamis
secara ajeg sehingga dapat menghemat biaya ruangan, tenaga, listrik, peralatan, dan sebag
ainya.”
21
19
Ibid.
hal.72.
20
Sulistyo Basuki
, op. cit.
hal.309.
21
Ibid
. hal. 310.
2.5.1. Proses Penyusutan arsip dinamis inaktif
Pembuatan jadwal retensi arsip dinamis memerlukan penalaran, visi yang luas, kajian mendalam atas berbagai nilai kegunaan arsip
dinamis. Dalam menilai arsip dinamis untuk dibuatkan jadwal retensi arsip dinamis perlu penalaran apakah arsip dinamis memang perlu
dimusnahkan atau disimpan permanen.
“
Untuk memusnahkan berkas suratarsip perlu mengikuti tata cara atau prosedur pemusnahan arsip sebagai
berikut: 1.
Semua arsip yang sudah tidak diperlukan lagi untuk tugas-tugas operasional dapat dimusnahkan oleh Unit
Pengolah Arsip yang bersangkutan;
2. Sebelum arsip dimusnahkan, perlu diinventarisasikan
guna diadakan penelitian dan menelaah apakah ada terselip arsip yang masih aktif dan dianggap masih
diperlukan oleh Pusat penyimpanan arsip;
3.
Setelah selesai diinventarisasi dan dirasa sudah tidak ada masalah, daftar inventarisasi berkas surat
disampaikan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan. Dalam tata cara pemusnahan arsip
diperlukan juga Berita Acara Penyerahan Arsip
.”
22
Berdasarkan dimaksud dari penelitian ini penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan arsip dinamis inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang dengan cara
membuat jadwal retensi arsip.
22
Thomas Wiyasa,
op.cit
. hal.162.
2.5.1.1. Retensi Arsip
Jadwal retensi adalah jadwal penyimpanan arsip dinamis inaktif, menyimpannya ke pusat arsip dinamis inaktif record centre serta
memusnahkannya bila arsip dinamis inaktif tidak lagi memiliki kegunaan bagi badan korporasi dan menyerahkan ke depo arsip untuk
disimpan. Pembuatan jadwal retensi mencakup saran dan tujuan penyimpanan, inventaris arsip dinamis inaktif, penilaian dan
penyusutan arsip dinamis inaktif, pembuatan jadwal retensi. Tujuan jadwal retensi arsip dinamis adalah untuk mengetahui
keperluan badan korporasi dan memenuhi ketentuan perundang- undangan.
“Jadwal retensi arsip dinamis mampu menekan biaya
pemeliharaan arsip dinamis dengan berbagai cara: 1.
Pemusnahan arsip dinamis yang tidak diperlukan lagi dan penyimpanan arsip dinamis semiaktif dan arsip
dinamis inaktif ke pusat penyimpanan arsip dinamis inaktif yang berada di lokasi yang lebih ekonomis.
2. Perlengkapan yang diperlukan untuk menyimpan arsip
dinamis inaktif dan semiaktif lebih murah dibanding lemari atau cabinet yang diperlukan untuk perkantoran
3. Pemusnahan arsip dinamis duplikat disimpan di
berbagai bagian, direktorat, dan sebagainya. Yang disimpan di pusat arsip dinamis semiaktif dan inaktif
hanya salinan arsip dinamis record copy
.”
23
23
Sulistyo Basuki,
op. cit
. hal. 311.
2.5.1.2. Penilaian Arsip Dinamis
Appraisal atau penaksiran artinya proses menilai aktivitas badan korporasi guna menentukan arsip dinamis mana yang perlu disimpan
dan berapa lama arsip dinamis tersebut perlu disimpan guna memenuhi kebutuhan badan korporasi, persyaratan pertanggungjawaban badan
korporasi, serta harapan komunitas. “
Penaksiran arsip dinamis adalah pengujian data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip dinamis guna
menentukan niai masing-masing seri arsip dinamis bagi kepentingan badan korporasi. Proses penilaian arsip
dinamis menyatakan jadwal retensi dan pemusnahan arsip dinamis. Hasilnya adalah jadwal retensi arsip dinamis,
dikalangan arsiparis dinamis Indonesia dengan singkatan JRA. Langkah dalam penetuan jadwal retensi arsip dinamis
adalah menentukan seri arsip dinamis, menentukan waktu retensi, menetukan persyaratan retensi, dan menjadwalkan
periode retensi
.”
24
2.5.1.3. Penentuan seri arsip dinamis
Penentuan Seri arsip dinamis merupakan bagian dari proses penyusutan arsip. Seri adalah
“dokumen atau lembaran kertas, butir arsip d
inamis dalam media lain yang disusun menurut system pemberkasan atau
disusun sebagai satu unit tunggal karena dokumen atau butir arsip tersebut bertautan dengan fungsi khusus sebuah
badan korporasi atau berkaitan dengan subjek, berasal dari akivitas yang sama, memiliki bentuk khusus karena
24
Ibid.
hal.313.
hubungan lain yang timbul akibat penciptaan atau penggunaan arsip dinamis tersebut.
”
25
Misalnya, sebuah
instansi pemerintah
RI, sebuah
departemen.Departemen merupakan unit tertinggi di lingkungan departemen, maka unit tersebut merupakan sebuah seri. Dibawah
Direktorat Jendral masih ada unit bawahan disebut direktorat, ini merupakan subkelas. Dibawahnya masih ada lagi unit bawahan dan
seterusnya.
2.5.1.4. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip adalah nilai yang didasarkan pada kegunaan atau kepentingan bagi pengguna arsip. Dibagi menjadi 2 nilai guna primer
dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah nilai arsip berdasarkan pada keunaan bagi kepentingan lebaga encipta arsip. Nilai
sekunderadalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi keentingan umum.
“
Nilai guna primer 1.
Nilai guna administrative Arsip dinamis inaktif yang digunakan dalam
menetukan garis haluanpolicy badan korporasi memiiki guna administrative.
2. Nilai guna fiscal
25
Ibid.
hal.314.
Nilai guna arsip dinamis menyangkut penggunaan uang unuk keperluan audit atau operasional, data
yang diperlukan untuk menyusun laporan tahunan atau menyelesaikan pengisian pajak badan korporasi,
arsip dinamis transaksi seperti pembelian dan penjualan,
laporan keuangan,
dan ringkasan
transaksi. 3.
Nilai guna hukum Nilai guna arsip dinamis tersebut bagi badan
korporasi menyangkut kepentingan hukum.
4. Nilai guna historis
Arsip dinamis berdasarkan kualitas atau isi arsip dinamis yang merekam sebuah peristiwa yang
bertautan dengan sebuah kegiatan, disimpan bukan hanya
kepentingan bisnis
melainkan karena
kepentingan historis Nilai guna sekunder
1. Nilai guna kebuktian mengenai bagaimana organisasi
atau perusahaan didirikan, dikembangkan, di atur, sera pelaksanaan fungsi dan kegiatannya.
2. Nilai guna inormasional menyangkut informasi untuk
kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan badan korporasi penciptanya.
Informasi yang digunakan merupakan informasi tentang orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan
sejenisnya.”
26
Berdasarkan Peraturan Pemerintah no. 341979 Jadwal Retensi Arsip diatur tentang jenis arsip, jangka simpan dan penyusutannya.
Dalam pratek diperluas mencakup: “1.
Nomor urut yaitu control jumlah jenis arsip dalam jadwal retnsi arsip dinamis.
2. Jenis arsip artinya deskripsi seri arsip dinamis.
26
Ibid.
hal.316.
3. Nilai guna yaitu nilai guna tiap seri arsip dinamis
bagi operasional badan korporasi 4.
Jangka simpan artinya jangka simpan sebagai arsip dinamis aktif untuk kepentingan masing-masing unit
pengolah dan jangka simpan waktu kepentingan operasional badan korporasi pencipta
5. Keterangan menyangkut nasib akhir arsip dinamis
dalam proses penyusutan. 6.
Adapun secara rinci tabel sebagai berikut.
”
27
Tabel 2.1. Jadwal retensi arsip dinamis
2.5.1.5. Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif
Sejak dokumen diciptakan hingga disingkirkan hendaknya dibuat sebuah pengawasan yang efektif. Pengawasan penciptaan dokumen itu
meliputi kegiatan manajemen yang meliputi manajemen fungsi administrasi pengadaan korespondensi, formulir, laporan, dan petunjuk.
“
Menurut Basuki, ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif yakni.
a. Pencacahan.
Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan
menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menngunakan berbagai metode untuk memotong,
menarik, dan merobek kertas menjadi potongan-- potongan kecil yang hasil potongannya akan bervariasi
27
Ibid.
hal.318.
No Jenis arsip
dinamis Nilai
guna Jangka simpan
Keterangan Aktif
Inaktif
mulai dari 0.8 cm sampai dengan 2,5 cm. Jenis yang lain adalah disintegrator yang menggunakan pemotong
berputar sehingga menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk
dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi b.
Pembakaran Metode ini sangat popular di masa lalu karena dianggap
paling aman walau terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja
ada dokumen rahasia yang dapat diketahui oleh pesaing. Saat ini metode pembakaran menjadi kurang diminati
karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan.
c. Pemusnahan kimiawi
Metode ini menggunakan bahan kimia yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan
kimiawi yang dugunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis dokumen yang akan dimusnahkan.
Walaupun metode ini dianggap efisien daripada metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-
waktu. Volume dokumen yang cukup besar digunakan untuk mencapai tingkat efisiensi yang diinginkan.
d. Pembuburan
Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak terulangkan; walaupun kurang
popular di Indonesia. Dokumen yang akan dimusnahkan dimasukka ke bak penampungan yang diisi air kemudian
dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung pada tuntutan keamanan dokumen.
Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah
lapisan bubur. Lapisan ini lalu disiram air lagi lalu dibuang. Pembuburan banyak dilakukan oleh bank dan
organisasi yang
menuntut pengamanan yang tinggi.”
28
28
Sulistyo Basuki,
op. cit
. hal.321.
2.5.1.6. Berita acara pemusnahan
Lembaga pemerintah dan swasta sering mengharuskan
pembuatan berita acara mangenai pemusnahan arsip dinamis inaktif. Berita acara tersebut membuat deskripsi arsip dinamis inaktif yang
dimusnahkan, tempat dan tanggal pemusnahan, serta metode pemusnahan yang digunakan. Surat perintah pemusnahan biasanya
disertakan dalam berita acara. “
Ada kalanya instansi pemerintah ataupun swasta membuat register pemusnahan arsip dinamis inaktif yang
membuat daftar arsp dinamis inaktif yang telah dimusnahkan beserta tanggal pemusnahan. Register ini
merupakan catatan permanen bilamana dan bagaimana arsip dinamis inaktif dimusnahkan
.”
29
2.6. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis
Peralatan penyimpanan dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual
menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.
“Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari: 1.
Spindle file, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada
papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatakan revolusioner karena dokumen kertas dapat langsung
29
Sulistyo Basuki,
op. cit
, hal.321.
ditancapkan ke paku tersebut dan tidak memerlukan ruang khusus. Hingga kini spindle file tetap
digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya.
2.
Vertical filing cabinet, digunakan untuk memudahkan dan
mempercepat penemuan
dokumen. Untuk
kenyamanan pengguna, biasanya lemari penjajaran vertikal dua laci sering digunakan di samping meja
sehingga pemakai
tetap dapat
duduk ketika
menyimpan atau
menemukan dokumen
yang dimaksud.
3.
Open-self file, berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka sama dengan rak
buku. Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder. Lazimnya rak
memiliki kelebaran 80cm lebar bervariasi antara 78- 110cm dengan jumlah deretan bertingkat antara 2
sampai 8 tingkat.
4.
Lateral file, adalah unit penyimpan dimana dokumen diakses dari samping secara horizontal. Lemari jenis
ini relatif sama dengan lemari jenis kedua, namun laci yang digunakan tidak terlalu lebar dan dalam.
Lemari ini diopersikan dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci
teratas
maupun terbawah
digunakan untuk
menyimpan dokumen yang kurang aktiv sebelum pemindahannya ke pusat dokumen.
5.
Unit box lateral file, dengan menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang
ditempelkan pada tiang sepanjang rel. setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10cm yang
tergantung agak miring untuk mempercepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum
menyimpan dan pencarian dokumen.
6.
Card file, menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat
menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan
.”
30
Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud dengan peralatan dan penyimpanan arsip dinamis di penelitian ini adalah semua alat yang
membantu dan mendukung dalam proses sistem kearsipan Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang
agar tercapainya kearsipan yang baik.
2.7. Penemuan Kembali Arsip Dinamis
