a. Lembar peminjaman I dijabut serta diberikan kepada
peminjam sebagai bukti bahwa berkas yang dipinjam telah dikembalikan;
b. Lembar peminjaman arsip III yang berada dalam map
dicabut pula untuk diganti dengan arsip yang telah dikembalikan, yang selanjutnya lembar peminjaman
II dimusnahkan;
c. Lembar peminjaman III disimpan sebagai bahan
untuk pembuatan statistik jumlah suratarsip yang
pernah dipinjam.”
32
Berdasarkan penelitian ini dimaksud dari penemuan kembali arsip adalah metode atau proses kegiatan mencari kembali arsip dinamis
inaktif apabila arsip dinamis inaktif tersebut diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Semarang .
2.7.1. Syarat-syarat pegawai kearsipan
Petugas kearsipan diperlukan sekurang-kurangnya empat syarat yaiu ketelitian, kecerdasan, kecepatan, dan kerapian.
“1.
Ketelitian Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap egawai kearsipan
agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkatan-perkatan, nama-nama atau angka-angka yang
sepintas lalu tampaknya hamir sama. Factor ketelitian harus didukung oleh:
a.
Sikap jiwa yang cermat, penuh minat, dan enuh perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang menjadi
tangungjawabnya.
b. Kesempurnaan mata, dalam arti tidak caat, tidak buta
warna
32
Thomas Wiyasa
, op.cit
. hal.72.
2. Kecerdasan
Cerdas berarti semurna perkembangan akal budinya, pandai, tajam pikian. Kecerdasan berarti kesempurnaan
perkembangan akal
budi, kepandaian,
ketajaman pikirannya. Jadi, setiap pegawa kearsipan mampu
menggunakan pikirannya dengan baik, mempunyai daya ingat yang tajam sehingga tidak mudah lupa. Kecerdasan
sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan, karena dengan kecerdasannya diharapkan ia mampu memilih
kata-kata untuk suatu pokok masalah, serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu
arsipnya.
3. Kecekatan
Kecekatan berarti mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu bekerja engan cepat, dan mahir melakukan
sesuatu. Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu, ketangkasan dalam melakukan pekerjaan.
Kecekatan sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena pegawai kearsipan diharapkan mampu
bekerja dengan tangkas dan gesit. Kecekatan harus didukung oleh kondisi badan atau jasmani.
4. Kerapian
Rapi mempunyai arti baik dan bersih, apik, tertib, atau beres sehinga kata kerapian berarti keapikan, kebersihan,
keberesan atau ketertiban. Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,
kebersihan, dan ketertiban terhadap arip-arsip yang di simpan. Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, selain
enak dan sedap dipandang mata akan lebih awet, tidak mudah
rusak. Mudah
dalam pengambilan
dan pengembaliannya. Disamping itu kerapian menunjukan
kepribadian seseorang.
”
33
33
The Liang Gie
, op.cit
. hal.39.
Berdasarkan penelitian ini setiap pagawai kearsipan harus mempunyai 4 sifat yang menunjang dalam pekerjaanya sebagai pegawai
kearsipan yaitu ketelitian,. Kecerdasan, kecekatan, dan kerapian.
2.8. Sistem Kearsipan yang Baik
