BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang konsep dan teori yang diperoleh dari kepustakaan yang relevan atau yang berhubungan dengan masalah yang
diteliti. Landasan teori dalam penelitian ini yang dibahas antara lain:
konsep sistem, pengertian arsip dan arsip dinamis, kearsipan, sistem kearsipan yang baik, Sistem Penyimpanan, Filling Sistem Kearsipan,
Ruangan Penyimpanan ,Metode Kearsipan Arsip Dinamis Inaktif, penyusutan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif, peralatan dan
perlengkapan penyimpanan arsip, dan penemuan kembali arsip dinamis inaktif, secara rinci adalah sebagai berikut.
2.1. Konsep Sistem
Gambar 2.1 Desain Sebuah Sistem
SISTEM SUB SISTEM
PROSEDUR METODE
Gambar 2.1 mengilustrasikan hubungan suatu sistem dengan sub sistem, prosedur, dan metode. “
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan.
Pada saat prosedur diperlukan untuk melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis
yang akan menjelaskannya
.”
6
Berdasarkan uraian tersebut ini yang dimaksud dengan konsep sistem adalah prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan.
2.2. Pengertian Arsip
Arsip
records
dalam istilah bahasa Indonesia sering juga disebut warkat adalah
“
setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
sesuatu subjek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula
.”
7
Me nurut The Liang Gie secara terminologi “
arsip berarti fakta- fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa dan kegiatan dari
6
Badri Munir Sukoco, 2007,
Manajemen Administrasi Perkantoran Moderen
, Erlangga, Surabaya, hal.31.
7
Basir Barthos
, loc. cit
.
organisasi
.”
8
Warkat-warkat itu dapat berbentuk berupa surat, data, barang-barang cetakan: kartu, lembaran-lembaran atau buku-buku
dalam mana dicantumkan fakta-fakta. Buku ini juga mengatakan bahwa arsip adalah sesuatu kertas, buku, potret, film kecil, peta lukisan bagan,
kartu, pita magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh suatu perusahaan atau satuan-satuan
pelaksananya. Berdasarkan tersebut maka yang dimaksud dengan arsip adalah
sekumpulan dokumen yang disimpan dengan keadaan dan fungsi tertentu.
“
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administasi Negara. Arsip dinamis
dilihat dari kegunaannya dibedakan atas: a.
Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola unit pengolah.
b. Arsip dinamis inaktif arsip yang tidak secara langsung
dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
.”
9
8
The Liang Gie, 2000,
Administrasi Perkantoran Modern
, Yogyakarta, Liberty Offset, hal.115.
9
Barthos Basir,
op.cit
. hal.4.
Penelitian ini yang dimaksud dengan arsip adalah sekumpulan dokumen atau catatan tertulis baik dalam bentuk apapun yang disimpan
dengan keadaan dan fungsi tertentu juga masih diperlukan dalam kehidupan pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah
Kabupaten Semarang.
2.3. Kearsipan
