sinar matahari dan sinar fluoresen merupakan ancaman bagi arsip bila arsip tidak dimaksukkan ke dalam kardus
atau bungkusan. Sinar incandesen bukan merupakan ancaman bagi materi arsip serta merupakan cahaya yang
disarankan. 4.
Ruang Persyaratan ruangan bagi fasilitas kearsipan sama saja
dengan persyaratan bagi pusat penyimpanan arsip, baik menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan.
Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung pada volume arsip dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip, dan
kegiatan rujukan yang ada.
”
16
Berdasarkan sub bab ini ruangan penyimpanan adalah syarat kondisi ruangan yang baik pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor
Arsip Daerah Kabupaten Semarang. agar arsip dapat aman dan teratur sehingga mempermudah dalam penemuan kembali.
2.4.3. Memilih Tempat Penyimpanan arsip dinamis inaktif
Menurut Sulistyo-Basuki memilih tempat penyimpanan yang baik
adalah
“1.
Menggunakan ruang yang ada yang tidak cocok dengan keperluan kantor namun memenuhi persyaratan fisik dan
lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis inakif. Ruang semacam ini cocok untuk badan korporasi yang
memiliki arsip dinamis inaktif dalam olume kecil. Ruang yang tersedia dapat juga digunakan untuk menyimpan
16
Sulistyo Basuki, 2003,
Manajemen Arsip Dinamis,
Jakarta, Gramedia, hal.340.
arsip dinamis semiaktif, yang jarang diakses namun tetap diperlukan untuk keperluan rujukan segera.
2. ruang gudang untuk menyimpan arsip dinamis, lokasinya
mungkin jauh dari badan korporasi namun menghemat karena haga tanah atau sewanya lebih rendah daripada
harga kantor pusat korporasi. Pusat arsip dinamis inaktif ini bervariasi, mulai dari pusat yang menyimpan volume
arsip dinamis inaktif dalam skala besar, stafnya bekerja penuh waktu serta menyediakan penyimpanan lengkap, jaa
rujukn dan temu balik arsip dinamis inaktif oleh tenaga terlatih, sampai dengan penyediaan fasilitas yang
memungkinkan masing-masing unit bekerja memiliki ruang tertentu.
3. Menggunakan jasa commercial records centre atau pusat
arsip dinamis komersial yang sepenuhnya dikelola swasta. Jenisnya bervariasi, ada yang sangat sederhana hanya
menyimpan boks yang diserahkan pada mereka dan menemu balik sesuai dengan permintaan. Adapula
commercial record centre yang menyediakan jasa penyimpanan, temu balikarsip dinamis dalam bentuk
dokumen, berkas, atau boks, melacak boks, mendaftar dan mengepak arsip dinamis, menjual boks, mmbuat laporan
sesuai dengan spesifikasi yang dikehendaki pemakai dan pemusnahan
arsip dinamis
yang terjamin
keamanannya.”
17
Berdasarkan uraian tersebut yang dimaksud memilih tempat penyimpanan arsip inaktif pada penelitian ini adalah syarat yang
seharusnya atau sebaiknya sebelum menyimpan arsip inaktif pada Bagian Pengolahan dan akuisisi Kantor Arsip Daerah Kabupaten
Semarang.
17
Ibid
. hal. 288.
2.4.4. Prosedur Filing Hastawi atau Manual Arsip Dinamis Inaktif
