operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus
anak perusahaan. “
Keuntungan Sistem Kombinasi: a.
Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
b. Menekan
seminimum mungkin
kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang.
c. Menekan duplikasi dokumen.
d. Memungkinkan
penggandaan dokumen
yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih
baik. e.
Memudahkan control gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.
Kerugian Sistem Gabungan: a.
Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya
penggunaan dokumen yang dimaksud.
b. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit
belum atau tidak ada. c.
Masalah yang berasal dari Sistem Sentralisasi dan Desentralisasi akan dibawa ke Sistem Kombinasi,
walaupun dapat
diminimalisir apabila
pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.
”
14
2.4.1. Filing Sistem Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
14
Badri Munir Sukoco,
op.cit.
hal.99.
proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
Sistem penyimpanan
arsip dalam
Tata Kearsipan
Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern adalah sebagai berikut :
“
1. Sistem Abjad Alphabetical Filing System Sistem abjad adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan
berpedoman pada peraturan mengindeks. 2. Sistem MasalahPerihalPokok Soal Subject Filing
System Sistem masalah adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan
perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan sistem ini, harus ditentukan dahulu
masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya.
3. Sistem Nomor Numerical Filing System
Sistem nomor adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama
orang atau badan, yang disebut juga indirect filing sistem karena penentuan nomor yang akan digunakan
memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu 4. Sistem TanggalUrutan Waktu Chronological Filing
System Sistem tanggal adalah salah satu sistem penyimpanan
berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan
pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya
surat.
5. Sistem WilayahRegionalDaerah Geographical Filing System
Sistem wilayah adalah salah satu sistem penyimpanan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau wilayah
tertentu.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi dimana system geografis dapat dipergunakan,
biasanya adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi daerah- daerah atau wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-
organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga m
enggunakan system geografis ini.”
15
Untuk melaksanakan fiing system geografis ini seorang juru arsip dapat mempergunakan nama daerah wilayah untuk pokok
permasalahan, dimana pokok ini dapat dikembangkan menjadi masalah- masalah yang dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di dalam
wilayah itu selanjutnya baru dikembangkan lebih lanjut dengan nama dari para langganan atau nasabah-nasabah yang ada di setiap kota di
daerah eilayah itu, misalnya :
Indramayu Malang
Jakarta
Ahmad Parno
Irwan Bahrun
Rahman Karna
15
Ibid.
hal.89.
2.4.2. Ruangan Penyimpanan
