kependudukan. Dan untuk kabupaten Deli Serdang sendiri SIAK di laksanakan dengan menggunakan Perda Deli Serdang No. 5 tahun 2006,
yang menjadi pedoman penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil di Deli Serdang.”
Untuk mendapat gambaran yang lebih mendalam mengenai implementasi kebijakan SIAK di Deli Serdang, peneliti mengumpulkan data-data penelitian
berdasarkan indikator-indikator yang telah disebutkan sebelumnya dan dipaparkan sebagai berikut:
4.2.1. Struktur Birokrasi Pelaksana Kebijakan
Struktur birokrasi pelaksana kebijakan diukur dengan melihat rincian tugas dan prosedur yang ditetapkan untuk pelaksanaan tugas pegawai di Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil. Berikut adalah data-data yang dikumpulkan terkait rincian tugas dan prosedur pelayanan di Dinas Kependudukan dan Catatan
Sipil: Rincian Tugas Pejabat Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dikutip dari
Rencana Strategis Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Deli Serdang periode 2009-2014:
I. Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil:
• Mendisposisi surat-surat kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
• Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
• Menyusun kebijakan teknis di bidang kependudukan dan catatan sipil
• Merumuskan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan catatan sipil
Universitas Sumatera Utara
• Menyelenggarakan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang kependudukan dan catatan sipil
• Melakukan pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan catatan sipil
• Melakukan pengelolaan administrasi umum yang meliputi kesekretariatan, program, kepegawaian, keuangan, perlengkapan
dan organisasi di bidang kependudukan dan catatan sipil • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu di ambil dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
II. Sekretaris Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil:
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan tertib • Mengkoordinasikan penyusunan program dan penyelenggaraan
tugas-tugas bidang secara terpadu dan tugas pelayanan administratif
• Melaksanakan pengelolaan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, program, dan administrasi keuangan
• Merencanakan penyusunan kebutuhan barang dan kelengkapan kantor
• Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, arsip dan dokumen lainnya
Universitas Sumatera Utara
• Melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab atas keamanan kantor
• Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas • Memelihara, merawat, dan menjaga inventaris kantor
• Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, merencanakan
kegiatan dan membuat laporan pelaksanaan tugas • Melaksanakan perintah lain yang diberikan atasan
III. Kepala Bidang Pelayanan Pendaftaran Penduduk:
• Memberi petunjuk dan arahan sesuai dengan disposisi atasan • Mendisposisikan surat kepada bawahan
• Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang
tugasnya • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan pelayanan
pendaftaran penduduk • Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pendaftaran
penduduk dan pencatatan nomor induk kependudukan dan perubahan data kependudukan
• Mempersiapkan bahan pengadaan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
• Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pendaftaran, pencatatan mutasi, dan perpindahan penduduk
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
IV. Kepala Seksi Registrasi Kependudukan
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan regristasi
kependudukan
Universitas Sumatera Utara
• Melaksanakan penerbitan Nomor Induk Kependudukan • Melaksanakan penerbitan dokumen kependudukan hasil
pendaftaran penduduk • Melaksanakan pencatatan tentang perubahan data status penduduk
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan atasan
V. Kepala Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Penduduk
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas, dan membimbing bawahan
agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan kartu
keluarga dan kartu penduduk • Melakukan proses penerbitan, pencetakan kartu keluarga dan kartu
penduduk • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
VI. Kepala Seksi Mutasi dan Perpindahan Penduduk
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas, dan membimbing bawahan
agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan mutasi dan
perpindahan penduduk • Melakukan proses penelitian kebenaran data mutasi dan
perpindahan penduduk • Menghimpun data mutasi dan perpindahan penduduk
• Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu di ambil dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
Universitas Sumatera Utara
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
VII. Kepala Bidang Pelayanan Pencatatan Sipil
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas, dan membimbing bawahan
agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Melaksanakan tugas yang yang berhubungan dengan pelayanan
pencatatan sipil • Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pencatatan dan
penerbitan akta kelahiran dan akta kematian warga • Mempersiapkan bahan petunjuk teknis tentang pencatatan dan
penerbitan akta perkawinan, akta perceraian, dan pengesahan anak • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu di ambil dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
VIII. Kepala Seksi Kelahiran dan Kematian
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas
Universitas Sumatera Utara
• Melaksanakana tugas-tugas yang berhubungan dengan kelahiran dan kematian
• Melaksanakan pencatatan dan penerbitan akta kelahiran dan akta kematian Warga Negara Indonesia dan orang asing
• Memeriksa dan meneliti kebenaran persyaratan administrasi permohonan akta kelahiran dan akta kematianWarga Negara
Indonesia dan orang asing • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku • Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas • Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
IX. Kepala Seksi Perkawinan, Perceraian dan Pengesahan Anak
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhbungan dengan Perkawinan,
Perceraian dan Pengesahan Anak • Melaksanakan Pencatatan, Penerbitan Akta Perkawinan dan Akta
Perceraian dan Pengesahan Anak Warga Negara Indonesia dan orang asing
• Memeriksa dan meneliti kebenaran persyaratan administrasi permohonan akta perkawinan dan akta perceraian dan pengesahan
anak Warga Negara Indonesia dan orang asing
Universitas Sumatera Utara
• Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambiul dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan X.
Kepala Seksi Perubahan Nama, Status dan Kewarganegaraan • Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan
• Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Perubahan
Nama, Status dan Kewarganegaraan • Melaksanakan Pencatatan, Penerbiatn Perubahan Nama, Perubahan
Status Kewarganegaraan Warga Negara Indonesia dan orang asing • Memeriksa dan meneliti kebenaran persyaratan administrasi
permohonan Perubahan Nama, Perubahan Status Kewarganegaraan Warga Negara Indonesia dan orang asing
• Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XI. Kepala Penyuluhan dan Data
• Memberi petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan
Universitas Sumatera Utara
• Mendisposisikan surat kepada bawahan • Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya
• Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penyuluhan dan
Data • Mempersiapkann bahan petunjuk teknis tentang kegiatan
penyelenggaraan Penyuluhan • Melakukan Pendataan dalam rangka mensosialisasikan kegiatan
penyelenggaraan system administrasi kependudukan • Menyediakan data sebagai pengelolaan Informasi Administrasi
Kependudukan • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku • Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas • Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XII. Kepala Seksi Dokumentasi dan Legalitas
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Member petunjuk,, membagi tugasd dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Dokumentasi
dan Legalitas • Menyimpan dan menata naskah dan dokumen administrasi
kependudukan • Memelihara dan merawat naskah dan dokumen administrasi
kependudukan
Universitas Sumatera Utara
• Membuat rekomendasi tentang penggantian Kartu Keluarga, Kartu Penduduk yang rusak dan hilang
• Menerbitkan salinan dan kutipan ke-2 dua tentang akta-akta catatan sipil
• Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XIII. Kepala Seksi Penyuluhan
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Member petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penyuluhan
• Melaksanakan Kegiatan Penyuluhan dan Sosialisasi di bidang
administrasi kependudukan • Melaksanakan Kegiatan Komunikasi, informasi melalui penyebaran
brosur-brosur, stiker dan pemasangan papan plank • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku • Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas • Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
Universitas Sumatera Utara
XIV. Kepala Seksi Data dan Statistik
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Data dan
Statistik • Melakukan Pengumpulan, penyiapan sebagai bahan penyajian data
• Melakukan pembuatan grafik dan statistik • Menghimpun data yang digunakan sebagai layanan informasi
administrasi kependudukan dalam bentuk buku • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku • Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas • Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XV. Kepala Bidang Pengawasan dan Pengendalian
• Memberi petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Mendisposisikan surat kepada bawahan
• Membagi tugas kepada para bawahan sesuai dengan bidang tugasnya • Melaksankan tugas-tugas yang berhubungan dengan Pengawasan dan
Pengendalian • Mempersiapkan petunjuk teknis tentang Pengawasan dan
Pengendalian Izin tinggal terbatas atau tetap bagi orang asing
Universitas Sumatera Utara
• Mempersipakan petunjuk teknis tentang Pengawasan dan Pengendalian adanya penyalahgunaan identitas kependudukan
• Mempersiapkan petunjuk teknis tentang Pengawasan dan Pengendalian adanya pelanggaran administrasi kependudukan
• Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XVI. Kepala Seksi Pengawasan Izin Tinggal Orang Asing
• Menerima petunjuk daan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Pengawasan
Izin Tinggal Orang Asing • Melaksakan pendataan tentang izin tinggal terbatas dan tetap bagai
orang asing • Memonitor administrasi izin tinggal yang dimiliki dan diperoleh
berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku • Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas • Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
Universitas Sumatera Utara
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XVII. Kepala Seksi Penerbitan Identitas Kependudukan
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib • Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan
kegiatan pelaksanaan tugas • Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan Penerbitan
Identitas Kependudukan • Melaksanakan pemeriksaan dan meneliti kebenaran adanya
penyalahgunaan mengenai identitas kependudukan • Menghimpun dan menginventarisasi permasalahan penyimpangan
mengenai identitas kependudukan dari hasil pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
• Membuat laporan mengenai adanya perbuatan yang enyalahgunakan identitas kependudukan
• Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku
• Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
• Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan
• Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
XVIII. Kepala Seksi Penyidikan Pelanggaran Administrasi Kependudukan
• Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan • Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar
pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib
Universitas Sumatera Utara
• Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol dan merencanakan kegiatan pelaksanaan tugas
• Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan penyidikan pelanggaran administrasi kependudukan
• Menerima laporan dan pengaduan tentang adanya dugaan pelanggaran administrasi kependudukan
• Melaksanakan pemeriksaan dan memproses laporan tentang adanya pelanggaran administrasi kependudukan
• Memanggil orang untuk diminta keterangan adanya dugaan pelanggaran administrasi kependudukan
• Membuat dan menandatangani berita acara pemeriksaan • Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang
langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku • Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sesuai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas • Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian
sebagai bahan penilaian DP-3 bawahan • Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan
Di samping adanya rincian tugas, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil juga menetapkan prosedur pelayanan sebagai pedoman aktifitas pegawai. Berikut
adalah prosedur dalam pelayanan administrasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Deli Serdang;
A. Pelayanan Penerbitan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk
I. Pemohon wajib melaporkan susunan keluarganya kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil • Syarat-syarat penerbitan Kartu Keluarga.
1. Surat Pengantar dari Kepala Desa lurah;
2. Foto Copy Surat Nikah Akta Kawin
3. Foto Copy Akta Perceraian;
4. Foto Copy Akta Kelahiran;
Universitas Sumatera Utara
5. Foto Copy akta Pengangkatan Anak;
6. Kartu Keluarga yang lama.
II. Penerbitan KTP baru bagi pemohon wajib dilaporkan yaitu telah
berusia 17 tujuh belas tahun atau sudah pernah kawin. • Syarat-syarat penerbitan KTP
1. Surat Pengantar Kepala Desa Lurah
2. Foto Copy Kartu Keluarga
3. Foto Copy Surat Nikah Akta Kawin bagi penduduk
yang belum berusia 17 tujuh belas tahun; 4.
Foto Copy Akta Kelahiran 5.
Pasphoto ukuran 3x4 cm dengan latar belakang warna merah bagi yang lahir pada tahun ganjil;
6. Pasphoto ukuran 3x4 cm dengan latar belakang warna
biru bagi yang lahir pada tahun genap;
III. Prosedur Pelayanan Penerbitan KK KTP:
1. Pemohon membawa berkas permohonan KKKTP yang
telah disetujui oleh Kepala Desa Lurah dan Camat setempat, kemudian mendaftarkan kepada petugas
pendaftaran; 2.
Petugas pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda
terima berkas pada pemohon 3.
Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima tanda bukti setoran
4. Kemudian menyerahkan berkas kepada Petugas Operator
untuk pencetakan KK KTP.
Universitas Sumatera Utara
5. Kepala seksi KK KTP meneliti dan memeriksa kebenaran
persyaratan, dan susunan daftar keluarga, kemudian membubuhkan tanda paraf pada lembar kedua Kartu
Keluarga kemudian meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanana Pendaftaran Penduduk
6. Kabid Pelayanan Pendaftaran Penduduk meneliti dan
memeriksa keabsahan persyaratan dan susunan daftar keluarga kemudian membubuhkan tanda paraf dan
meneruskannya pada Kepala Dinas; 7.
Kepala Dians menandatangani Kartu Keluarga; 8.
Kemudian Petugas membubuhkan stempel Dinas pada Kartu Keluarga KK dan menyerahkannya pada loket
petugas Penerima KK KTP dan berkas diarsipkan. 9.
Petugas yang menerima menyerahkan KK dan KTP yang sudah selesai pada pemohon, dan pemohon menyerahkan
kembali bukti tanda terima.
B. Pelayanan Akta Kelahiran dan Akta Kematian
I. Pencatatan Kelahiran wajib dilaporkan oleh penduduk kepada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat terjadinya peristiwa kelhiran paling lambat 60 enam puluh hari kerja sejak
kelahiran. • Syarat-syarat Penerbitan Akta Kelahiran :
1. Surat Keterangan dari Kepala Desa Lurah
2. Surat Lahir dari Dokter, bidan atau dukun beranak yang
menolong kelahiran, atau ijazah bagi yang ada; 3.
Akta Nikahsurat kawin orang tua; 4.
Kartu Keluarga dan KTP
Universitas Sumatera Utara
II. Pencatatan Kematian wajib dilaporkan oleh keluarganya atau yang
mewakili kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 tiga puluh hari sejak tanggal kematian.
• Syarat-syarat Penerbitan Akta Kematian : 1.
Surat Keterangan dari Kepala Desa Lurah; 2.
Surat Keterangan Visum dari Dokter atau Dinas Kesehatan;
3. Akta lahir yang bersangkutan;
4. Akta Kawin yang bersangkutan
5. Kartu Keluarga dan KTP
III. Prosedur Pelaporan Akta Kelahiran Akta Kematian
1. Pemohon mengisi Formulir permohonan untuk penerbitan
Akta Kelahiran kematian, kemudian mendaftar kepada petugas pendaftaran;
2. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah
lengkap memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima
berkas pada pemohon. 3.
Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima tanda bukti setoran
4. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik
dan penulis serta menandatangani buku Register Akta. Petugas pengetik dan penulis memproses Akta tersebut
sesudah selesai kemudian menyerahkannya kepada Kepala Seksi Kelahiran Kematian.
Universitas Sumatera Utara
5. Kepala Seksi Kelahiran Kematian meneliti dan memeriksa
kebenaran persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku register
berkas permohonan Akta Kelahiran Kematian kemudian meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan
Sipil 6.
Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan,
kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku register berkas permohonan Akta KelahiranKematian kemudian
meneruskannya pada Kepala Dinas 7.
Kepala Dinas menandatangani Akta Kelahiran Kematian 8.
Kemudian petugas penulis buku memisahkan berkas permohonan dengan kutipan kelahirankematian yang telah
ditandatangani serta membubuhkan stempel Dinas dan menyerahkannya pada loket petugas penerima Akta dan
berkas diarsipkan 9.
Petugas yang menerima menyerahkan kutipan Akta yang sudah selesai pada pemohon, dan pemohon menyerahkan
kembali bukti tanda terima.
C. Pelayanan Akta Perkawinan, Akta Perceraian serta pengesahan Anak
I. Pencatatan Perkawinan wajib dilaporkan oleh Penduduk kepada
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat terjadinya perkawinan paling lambat 60 enam puluh hari sejak tanggal
perkawinan. • Syarat-syarat Penerbitan akta Perkawinan :
1. Surat Keterangan dari Kepala Desa Lurah N
1,
N
2,
N
4
2. Surat Kawin dari Pemuka Agama yang dianutnya
3. Akta Kelahiran
4. Surat SidiBabtis bagi pemeluk Agama Kristen
Universitas Sumatera Utara
5. Izin Kawin dari atasan bagi POLRI TNI
6. Akta Kematian bagi Perkawinan ke-2, apabila salah
satu meninggal dunia 7.
Kartu Keluarga dan KTP 8.
Pas Photo ukuran 4x6 masing-masing suami dan isteri 9.
Izin Kedutaan Konsul bagi Orang Asing.
II. Perceraian wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan kepada Dinas
Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 60 enam puluh hari sejak putusan Pengadilan tentang perceraian yang telah
memperoleh kekuatan hukum tetap. • Syarat-syarat Penerbitan Akta Perceraian
1. Surat Keputusan dari Pengadilan Negeri
2. Akta Kawin.
3. KTP Pemohon.
III. Prosedur Pelaporan Perkawinan dan Perceraian
1. Pemohon mengisi Formulir permohonan untuk penerbitan
Akta PerkawinanPerceraian, kemudian mendaftar kepada petugas pendaftaran;
2. Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah
lengkap memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima
berkas pada pemohon. 3.
Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran dan menerima tanda bukti setoran
Universitas Sumatera Utara
4. Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik
dan penulis serta menandatangani buku Register Akta. Petugas pengetik dan penulis memproses Akta dan bagi
perkawinan mengumumkannya selama 10 hari kerja, kemudian menandatangani buku Register oleh suami-Isteri
dan 2 orang saksi; 5.
Kemudian menyerahkan berkas tersebut pada Kepala Seksi PerkawinanPerceraian untuk meneliti dan memeriksa
kebenaran persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, Register dan berkas Akta dengan membubuhkan tanda
paraf dan meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil
6. Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa
keabsahan persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku
Registerberkas dan meneruskannya pada Kepala Dinas 7.
Kepala Dinas menandatangani Akta PerkawinanPerceraian;
8. Kemudian petugas penulis buku memisahkan berkas
permohonan dengan kutipan Akta Perkawinan Perceraian yang telah ditandatangani serta membubuhkan stempel
Dinas dan menyerahkannya pada loket petugas penerima Akta dan berkas diarsipkan
9. Petugas yang menerima menyerahkan kutipan Akta
Perkawinan Perceraianyang sudah selesai pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terima.
Universitas Sumatera Utara
D. Pelayanan Pencatatan Pengesahan, Pengakuan dan Pengangkatan Anak
I. Pencatatan Pengesahan Anak wajib dilaporkan oleh orang tua
kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 tiga puluh hari sejak ayah dan ibu dari anak yang bersangkutan
melakukan perkawinan dan mendapatkan akta perkawinan. • Syarat-syarat pencatatan pengesahan anak :
1. Kutipan akta kelahiran;
2. Foto copy kutipan akta perkawinan;
3. Foto copy KK KTP suami dan isteri.
II. Pencatatan Pengakuan Anak wajib dilaporkan oleh orang tua
kepada Dians Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambat 30 tiga puluh hari sejak tanggal surat pengakuan anak oleh ayah dan
disetujui oleh ibu dari anak yang bersangkutan. • Syarat-syarat pencatatan pengakuan anak :
1. Surat Oengantar dari Kepala DesaLurah
2. Surat pengakuan dari ayah biologis yang disetujui oleh
ibu kandung 3.
Kutipan akta kelahiran 4.
Foto copy KK dan KTP ayah biologis dan ibu kandung
III. Pencatatan Pengangkatan Anak wajib dilaporkan oleh pemohon
kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil yang menerbitkan kutipan akta kelahiran paling lambat 30 tiga puluh hari setelah
diterimanya salinan penetapan Pengadilan oleh pemohon. • Syarat-syarat pencatatan pengangkatan anak :
1. Surat
Penetapan Pengadilan Negeri tentang pengangkatan anak
2. Kutipan akta kelahiran
3. KK dan KTP pemohon.
Universitas Sumatera Utara
IV. Prosedur Pelayanan Pencatatan Pengakuan, Pengesahan dan
Pengangkatan Anak 1.
Pemohon mengisi Formulir Pelaporan, Pengangkatan Anak, dan Pengesahan Anak kemudian mendaftar kepada
petugas pendaftaran; 2.
Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap
memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon.
3. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran
dan menerima tanda bukti setoran 4.
Kemudian menyerahkan berkas kepada petugas pengetik dan penulis serta menandatangani buku Register Akta
Pengakuan dan Pengesahan Anak oleh Suami Isteri. 5.
Kemudian menyerahkan berkas tersebut pada Kepala Seksi PerkawinanPerceraian untuk meneliti dan memeriksa
kebenaran persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan, Register dan berkas Akta pengangkatan anak, pengakuan,
pengesahan anak dengan membubuhkan tanda paraf dan meneruskannya kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan
Sipil 6.
Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan, naskah pengetikan dan penulisan,
kemudian membubuhkan tanda paraf pada buku Registerberkas dan meneruskannya pada Kepala Dinas
7. Kepala Dinas menandatangani Akta pengangkatan anak,
pengakuan anak, pengesahan anak dan membuat catatan pinggir pada register Akta Kelahiran dan Kutipan Akta
Kelahiran. 10 menit setelah ditandatangani serta membubuhkan stempel Dinas petugas diserahkan kepada
loket petugas penerima akta dan berkas untuk diarsipkan
Universitas Sumatera Utara
8. Setelah ditandatangani serta membubuhkan stempel Dinas
dan menyerahkannya pada loket petugas penerima Akta dan berkas diarsipkan
9. Petugas penerima menyerahkan kutipan Akta pengangkatan
anak, pengakuan, pengesahan anak pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terimanya.
E. Pelayanan Pencatatan Perubahan Nama dan Status Kewarganegaraan
I. Pencatatan Perubahan Nama wajib dilaporkan oleh pemohon
kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lambta 30 tiga puluh hari sejak diterimanya salinan Penetapan Pengadilan
Negeri oleh pemohon. • Syarat-syarat Perubahan Nama :
1. Surat Penetapan Pengadilan Negeri tentang Perubahan
Nama; 2.
Akta Kelahiran yang bersangkutan 3.
Akta Perkawinan bagi yang sudah kawin 4.
Kartu Keluarga KTP.
II. Pencatatan Perubahan Status Kewarganegaraan dari Warga Negara
Asing menjadi Wargan Negara Indonesia wajib dilaporkan oleh pemohon kepada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil di tempat
peristiwa perubahan status kewarganegaraan paling lambat 60 enam puluh hari sejak berita acara pengucapan sumpah atau
pernyataan janji setia oelh pejabat. • Syarat-syarat Perubahan Status Kewarganegaraan :
1. Salinan Keputusan Presiden mengenai perubahan status
kewarganegaraan menjadi Warga Negara Indonesia; 2.
Salinan Keputusan Menteri yang bidang tugasnya meliputi urusan kewarganegaraan
3. Kutipan Akta Kelahiran
Universitas Sumatera Utara
4. Kutipan Akta Perkawinan yang sudah kawin
5. Foto copy Paspor
6. Foto copy KK dan KTP
III. Prosedur Pelayanan Pencatatan Perubahan Nama dan Status
Kewarganegaraan 1.
Pemohon mengisi dan menyerahkan formulir pelaporan perubahan NamaStatus Kewarganegaraan dengan
melampirkan persyaratan yang telah ditetapkan; 2.
Petugas Pendaftaran memeriksa kelengkapan berkas setelah lengkap memenuhi persyaratan petugas setelah lengkap
memenuhi persyaratan petugas memberikan tanda terima berkas pada pemohon.
3. Pemohon membayar biaya retribusi ke loket pembayaran
dan menerima tanda bukti setoran 4.
Petugas memproses perubahan nama ataupun status kewarganegaraan dengan membuat catatan pinggir pada
buku register dan Akta Catatan Sipil yang bersangkutan, kemudian meneruskannya kepada Kabid Pelayanan Catatn
Sipil; 5.
Kepala Seksi Perubahan Nama dan Status Kewarganegaraan memeriksa dan meneliti kebenaran
persyaratan, naskah pengetikan kemudian membubuhkan tanda paraf pada catatan pinggir dan meneruskannya
kepada Kepala bidang Pelayanan Catatan Sipil 6.
Kabid Pelayanan Catatan Sipil meneliti dan memeriksa keabsahan persyaratan, naskah pengetikan, kemudian
membubuhkan tanda paraf pada buku Registerberkas dan meneruskannya pada Kepala Dinas
7. Kepala Dinas menandatangani perubahan NamaStatus
Kewarganegaraan
Universitas Sumatera Utara
8. Petugas penerima menyerahkan perubahan NamaStatus
Kewarganegaraan pada pemohon, dan pemohon menyerahkan kembali bukti tanda terimanya.
Adanya rincian tugas dan prosedur pelayanan yang baik dalam suatu organisasi tidak menjamin sepenuhnya pencapaian tujuan organisasi bila tidak
dapat dilaksanakan dengan baik. Berikut kondisi pelaksanaan rincian tugas dan prosedur pelayanan oleh pegawai di dinas menurut Bapak Drs. M.A. Yusuf
Siregar M.AP; “Semua aktifitas di kantor terlaksana dengan baik, hanya saja tidak
semua pelayanan dapat dilaksanakan sesuai dengan prosedur pelayanan yang ada. Ada beberapa kendala yang ditemui di lapangan, yang tidak
hanya berasal dari dinas tapi juga berasal dari masyarakat sendiri. Sebagai contoh, masyarakat yang ingin mengurus pembuatan Kartu
Keluarga, akan tetapi data atau berkas yang diperlukan tidak dapat dilengkapi oleh masyarakat tersebut. Ini semua membuat prosedur
pelayanan tersebut tidak dapat diterapkan dengan baik” Keberadaan rincian tugas dan prosedur dalam organisasi cenderung
membuat organisasi tidak siap menghadapi masalah-masalah tidak terduga, karena berkesan kaku. Dalam melaksanakan tugasnya, baiknya aparatur pemerintah
diberikan fleksibilitas dalam menyikapi masalah-masalah yang mungkin akan muncul. Tingkat fleksibilitas keluwesan pejabat di Dinas Kependudukan dan
Catatan Sipil dalam pelaksanaan tugas dan fungsi nya menyikapi hal-hal yang tidak terangkum di dalam rincian tugas maupun prosedur pelayanan;
“Para pegawai bisa melakukan improvisasi dalam melaksanakan tugasnya selama tindakan yang dilakukan tidak menentang rincian tugas
yang dimilikinya, serta mengikuti prosedur-prosedur yang ada dan yang paling penting yaitu tidak boleh melanggar wewenang dari pegawai yang
lainnya”
Universitas Sumatera Utara
4.2.2. Komunikasi
