2.2 Pengelolaan Arsip
2.2.1 Pengorganisasian Arsip
Pengorganisasian arsip membicarakan siapa yang melakukan pengelolaan arsip dalam suatu organisasi. Pengaturan arsip dan penanggung jawabanya dapat
diketahui secara jelas dengan pengorganisasian arsip. Pembagian tugas dan wewenang pengelolaan arsip juga dapat dilaksanakan sebaik-baiknya dalam suatu
organisasi. Hal ini juga dapat digunakan untuk mengantisipasi saling melempar tanggungjawab dalam pengelolaan arsip yang dapat menyebabkan ketidak
efektifan pengelolaan arsip secara umum. Menurut Sugiarto 2005:21-24, pengorganisasian arsip dalam kantor yang
sudah dikenal, yaitu: 1.
Sentralisasi Sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu
organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan disatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Surat-surat
kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Pekerjaan pengelolaan semua arsip diserahkan pada unit khusus yang
disebut dengan sentral arsip. Sistem ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil atau sederhana.
2. Desentralisasi
Pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Sistem ini setiap unit yang ada mempunyai tugas untuk
mengatur dan mengelola arsipnya sendiri. Sistem ini akan lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif besar.
3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisaasi
Arsip yang masih aktif digunakan atau yang biasa disebut arsip aktif dikelola diunit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang sudah
kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola disentral arsip. Pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif
secara sentralisasi. Dari segi pelayanan penggunaan arsip, sistem pengorganisasian secara kombinasi dapat efektif tetapi dari segi
penghematan peralatan masih kurang efektif, karena disamping menyediakan peralatan diunit kerja organisasi juga harus menyediakan
peralatan kearsipan dipusat arsip.
Menurut Amsyah 2005:16-19, pengorganisasian arsip adalah sebagai berikut:
1. Sentralisasi
Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan disatu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Menggunakan sentralisasi arsip
maka semua surat-surat kantor yag sudah selesai diproses akan disimpan disentral arsip. Dewasa ini sentralisasi arsip yang murni agak sukar
diterapkan, sebab begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahannya. Sistem
pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efisien dan efektif bila dilaksanakan pada kantor kecil.
2. Desentralisasi
Suatu kantor atau organisasi menganut sistem pengelolaan arsip secara desentralisasi berarti bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-
masing. Organisasi yang besar dengan ruangan kantor yang terpisah- pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat
sesuai digunakan. Seluruh kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan, dan pemusnahan
dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing ditempat unit kerja masing- masing.
3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif digunakan atau biasa disebut arsip aktif dikelola diunit kerja masing-masing
pengolah dan arsip yang jarang digunakan atau biasa disebut arsip inaktif dikelola disentral arsip. Pengelolaan arsip aktif dilakuakn secara
desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. Pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan
Jadwal Pemindahan Jadwal Retensi yang perlu disusun. Sentral arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak diperlukan lagi sesuai
dengan Jadwal Retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip tersebut perlu dipilih dan diteliti, apakah arsip bersangkutan memang sudah perlu
dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai arsip statis.
2.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip
Kategori