cukup memadahi sesuai dengan kebutuhan. Peralatan yang digunakan cukup berfungsi sehingga mendukung pengelolaan arsip dengan baik. Demikian
pula, petugas arsip memenuhi persyaratan sehingga dapat melaksanakan tugas dengan terampil, teliti, rapi, dan cerdas. Ketentuan cermat tidaknya
pengelolaan arsip diperhitungkan dengan batas tertentu yaitu AC = 0 sampai dengan 0,5 masih tergolong cermat dalam pengelolaan, AC =
0,6 sampai dengan 3 tergolong agak kurang cermat dan AC 5 tergolong tidak cermat dalam pengeolaan arsip. Jadi, apabila angka
cermatan sudah menunjukan angka 5 pengelolaan arsip sudah saatnya ditinjau kembali.
2.2.4 Peralatan dan Pelengkapan Arsip
Penataan arsip supaya dapat dilakukan dengan kecepatan tinggi dan sedikit kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup menjalankannya
fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya. Keberhasilan dari kegiatan manajemen kearsipan dipengaruhi oleh peralatan yang digunakan untuk
menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Menurut Amsyah 2005:179-188, peralatan yang digunakan bagi
penyimpanan arsip yang berjumlah banyak dapat dikelompokan sebagai berikut: 1.
Alat Penyimpanan Tegak Vertical File Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan
pengurusan arsip. Jenis arsip sering disebut dengan almari arsip filing cabinet. Almari arsip yang standar dapat terdiri dari yang 2 laci, 4 laci, 5
laci, atau 6 laci. File vertikal sering digunakan untuk menyimpan arsip inaktif yaitu dengan peralatan dan tempat yang berbiaya rendah.
2. Alat Penyimpanan Menyamping lateral File
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut degan file lateral, karena letak map-
mapnya menyamping laci. File ini dapat lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet. Penyimpanan arsip dalam laci akan lebih
mempercepat penemuan daripada penyimpanan dalam kotak karton di rak tebuka. File lateral tertutup dan dapat dikunci dan lagi pula
bentuknya lebih bervariasi dibanding dengan rak terbuka.
3. Alat Penyimpanan Elektrik Power File
File elektrik berkembang diberbagai kantor, harga dari file ini lebih mahal dibanding file-file model lain. Menggunakan file ini, penggunaan
tenaga manusia dalam pengurusan arsip atau manajemen kearsipan dapat
dikurangi. Hal tersebut dapat menutupi besarnya biaya yang dikeluarkan untuk membeli peralatan.
File elektrik terdiri dari 3 tiga model dasar yaitu file kartu merupakan file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan
ukuran tertentu, file struktural merupakan file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau arsip, dan file mobil atau file bergerak.
4. Alat Penyimpanan untuk “Word Processing”
Peralatan untuk menyimpanan media magnetik sangat bervariasi, hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk dan kartu
magnetik sering disimpan dalam kotak yang dipesan khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada pabrik-pabrik peralatan pada
umumnya. Peralatan ini berada diatas meja para operator pada waktu digunakan.
5. Alat Penyimpanan untuk media komputer
Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu disimpan dan dapat dicari dengan cepat bilamana diperlukan, banyak badan yang
menggunakan peralatan rak mobil otomatis. Caranya dengan menekan suatu tombol, seorang petugas dapat menggerakkan sederetan rak yang
berisi media komputer, sehingga diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media yang dicari. Media bersangkutan mempunyai
nomor sebagai pengenal identitas. Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya disimpan pada folder-
folder yang sesuai dan diletakkan didalam rak-rak almari. Digunakan untuk memperkecil rak, cetakan komputer yang berukuran besar dapat
difotokopi menjadi ukuran kecil, misalnya ukuran kuarto.
6. Alat Penyimpanan “Visible”
Alat penyimpanan jenis ini yang banyak dipergunakan adalah jenis kardex. Penyimpanan visible sering digunakan untuk informasi yang
diperlukan dengan cepat, misalnya untuk inventaris, kartu penjualan dan pembelian, data karyawan dan lain-lain.
Menurut Sugiarto 2005:76-78, peralatan penyimpanan digolongkan kedalam 3 jenis alat penyimpanan:
1. Alat Penyimpanan Tegak Vertical File
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip, jenis ini sering disebut dengan almari arsip filing
cabinet. Almari arsip yang standar dapat terdiri dari 2 laci, 3 laci, 4 laci, 5 laci, atau 6 laci.
2. Alat penyimpanan menyamping literal file
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi peralatan ini tetap saja disebut file lateral karena letak map-mapnya
menyamping laci. Dengan demikian file ini lebih menghemat tempat dibanding dengan file kabinet.
3. Alat penyimpanan berat power file
Walaupun bukan model baru, penggunaan file elektrik berkembang pesat diberbagai kantor. Harga dari file ini lebih mahal dibandingkan dengan
file-file model lainnya. File elektrik ini terdiri dari 3 model dasar: a.
File kartu yaitu file yang khusus dibuat untuk menyimpan kartu atau formulir dengan ukuran tertentu.
b. File struktural yaitu file untuk semua jenis dan ukuran formulir atau
arsip. c.
File mobil bergerak yaitu file yang dapat bergerak yang terletak diatas semacam rel yang memudahkan gerakan kedepan atau
belakang.
Menurut Amsyah 2005:188-196, kebanyakan kantor menyediakan perlengkapan untuk menyimpan arsip yaitu sebagai berikut :
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Arsip
ini pada umumnya dalam bentuk kartu-kartu sehingga tidak perlu dimasukkan dalam map. Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan
kata tangkap sebagai penunjuk guide sesuai dengan sistem penyimpanan yang digunakan.
2. Map Folder
Folder-folder juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen yang di-file, serta cara pemuatan dokumen
didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan. Folder karton manila dalam pemakaian biasa mempunyai berat yang
bermacam-macam dan dengan pinggiran yang rata atau dengan tab diberbagai posisi. Folder gantung menyimpan dokumen agar tetap bersih
dan rata dapat dimuat banyak, dan tidak memerlukan penyekat sebagaimana pada folder biasa map letak. File sistem rak terbuka
digunakan folder-folder dan guide-guide khusus yang biasanya mempunyai tab tonjolan yang terletak di pinggiran.
3. Petunjuk Guide
Petunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan didalam file.
Penunjuk terdiri dari tempat label tab yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk yang disebut tonjolan. Letak tonjolan di berbagai
tempat sepanjang pinggiran atas penyekat atau map disebut posisi.
4. Kata-Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut juga kata-tangkap. Bilamana memilih kata-tangkap, baik ia berupa huruf abjad, nama, maupun subjek,
haruslah diingat untuk membuatnya sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat. Umumnya terdapat penunjuk dengan
kata-tangkap tunggal dan pasangan.
5. Alat Bantu Kearsipan
Perlengkapan yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan-pekerjaan filing sangan banyak seperti kursi sandar untuk mengurngi kelelahan,
papan yang dapat digeser kesamping laci sebagai tempat menaruh dokumen sebelum di-file di laci, macam-macam peralatan sortir untuk
mempercepat
pengelompokan bahan-bahan
sebelum dilakukan
penyimpanan. Menurut
Sugiarto 2005:79-81,
perlengkapan-perlengkapan dalam
penyimpanan arsip adalah sebagai berikut: 1.
Penyekat Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks
yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. 2.
Map folder Folder dapat diperoleh dalam berbagai model dan bahan. Jumlah dan
jenis dokumen yang di file, serta cara pemuatan didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menentukan pilihan.
3. Penunjuk Guide
Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan didalam file.
Penunjuk terdiri dari tempat label yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk yang disebut dengan tonjolan.
4. Kata Tangkap
Judul yang terdapat didalam tonjolan disebut dengan kata tangkap. Kata tangkap dibuat dengan menggunakan huruf abjad, nama maupun subjek
harus dibuat dengan singkat sehingga dapat dibaca degan cepat dan mudah.
5. Perlengkapan lain
Perlengkapan lain diantaranya adalah label, yaitu sejenis stiker yang dipakai untuk membuat kode kemudian stiker tersebut ditempelkan pada
bagian-bagian tertentu.
2.2.5 Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip
