3. Pelayanan Informasi
Pelayanan informasi dapat disimpulkan sebagai kegiatan atau usaha suatu instansi untuk memberikan data yang sudah diolah dengan cepat dan tepat waktu
kepada masyarakat saat mereka membutuhkan pelayanan kearsipan seperti adanya permintaan arsip, peminjaman arsip dan pengembalian arsip.
2.4 Pedoman Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip dalam suatu instansi baik pemerintahan maupun pendidikan diatur dalam suatu peraturan. Pada instansi pemerintah maupun
pendidikan didaearah Kabupaten Semarang diatur dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah yaitu sebagai berikut:
1. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012
Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah. Klasifikasi
kearsipan disusun
berdasarkan masalah,
mencerminkan fungsi dan kegiatan pelaksanaan tugas dilingkungan pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Klasifikasi diperinci secara desimal,
dengan mempergunakan tiga angka dasar. Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan menggunakan prinsip
perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan masalah, dengan penulisan klasifikasi sebagai berikut :
4 2 1 . 4
2. Peraturan Bupati Semarang Nomor 16 Tahun 2015.
Peraturan Bupati Semarang Nomor 16 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengurusan Surat Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Semarang.
Dalam hal upaya menjamin tersalurkan dan terkendalinya informasi dari unit satu ke unit kerja yang lain secara cepat dan aman perlu diatur
mekanisme penyampaian dan pendistribusian surat. Maksud tersebut keberadaan pedoman pengurusan surat sebagai pedoman yang mengatur
aktivitas organisasi dalam menyalurkan dan mendistribusikan surat 400: Pokok masalah tentang Kesejahteraan Rakyat
420: Sub Masalah tentang Pendidikan 421: Sub Sub Masalah tentang Sekolah termasuk akreditasi
421.4: Sekolah Kejuruan
merupakan kebutuhan yang mendesak. Dengan adanya pedoman ini diharapkan ada acuan dan keseragaman dalam pengurusan surat
dilingkungan Pemerintahan Kabupaten Semarang. Pedoman ini meliputi kegiatan penyelenggaraan pengurusan surat dinas
yang terdiri dari: a.
Asas Pengurusan Surat yaitu mengenai asas pengurusan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan secara sentralisasi. Asas
pengorganisasian surat yang terdiri dari unit kearsipan, tatausaha pimpinan unit pengolah dan asas penyimpanan surat.
b. Sarana Pengurusan Surat yaitu mengenai kartu kendali, kartu tunjuk
silang, lembar pengantar yang terdiri dari lembar pengantar surat dinas biasa, lembar pengantar surat dinas rahasia, lembar disposisi, ticler file
dan lembar ekspedisi.
c. Prosedur pengurusan surat yaitu mengenai prosedur pengurusan surat
masuk yang meliputi prosedur surat masuk diunit kearsipan, pencatatan surat, pengendalian suratpengarah surat, pengirim surat,
dan penyimpan berkas KKSM dan Prosedur Surat masuk di unit pengolah. Prosedur Pengurusan Surat Keluar, Prosedur Pengurusan
Surat Intern
3. Peraturan Bupati Semarang Nomor 17 Tahun 2015.
Peraturan Bupati Semarang Nomor 17 Tahun 2015 tentang Penataan Berkas Di lingkungan Pemerintah Kabupaten Semarang. Penataan berkas
adalah untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan, bentuk dan sifat berkas
sehingga menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi. Tujuan penataan berkas adalah menjaga kesatuan dan keamanan informasi dan
cepat dalam penemuan kembali retrival, serta memperlancar pelaksanaan penyusutan arsip.
Pedoman Penataan berkas bertujuan untuk mengatur prosedur sebagai berikut:
a.
Sarana dan Prasarana yang terdiri dari peralatan-peralatan yang diperlukan dalam penataan berkas meliputi sekat guide, folder,
filling cabinet, rak arsip, dan rotary alat penyimpan berputar. b.
Mekanisme Penataan Berkas yang meliputi pengorganisasian arsip dan prosedur pemberkasan.
c. Peminjaman arsip dan penemuan kembali arsip.
4. Peraturan Bupati Semarang Nomor 18 Tahun 2015.
Peraturan Bupati Semarang Nomor 18 Tahun 2015 tentang Pedoman Penataan Arsip Inaktif Di Lingkungan Pemerintah Kabuten Semarang.
Pedoman penanganan arsip inaktif untuk mengatur penyusutan meliputi prosedur, sarana, prasarana serta tekhnis penanganan arsip inaktif yang
ada pada unit-unit kerja di Kabupaten Semarang.
5. Peraturan Bupati Semarang Nomor 19 Tahun 2015
Peraturan Bupati Semarang Nomor 19 Tahun 2015 tentang Pedoman Perawatan Arsip Di Lingkungan Pemerintahan Kabupaten Semarang.
Maksud disusunnya pedoman perawatan arsip agar dapat digunakan sebagai pedoman dalam melakukan kegiatan yang meliputi perlindungan
fisik arsip dari kerusakan dan kehancuran sehingga arsip diseluruh jajaran aparatur pemerintahan daerah dapat lebih terawat yang terdiri
dari: a.
Perawatan arsip kertas yang meliputi kamperisasi, fumigasi, perawatan dengan membersihkan arsip, menghilangkan noda atau
bercak, merawat arsip basah, memutihkan kertas, perendaman, pencucian, dan perbaikan arsip.
b. Perawatan arsip audio visual yang meliputi pemeliharaan arsip foto,
pemeliharaan arsip video, pemeliharaan arsip film, pemeliharaan arsip rekaman suara, pemeliharaan arsip elektronik, pemeliharaan arsip
mikrofilm dan pemeliharaan arsip kartografi dan kearsitekturan.
2.5 Penelitian Terdahulu
