bersangkutan. Jumlah lembar petunjuk sebanyak kabupaten dan kota dari propinsi tersebut, untuk tiap kabupaten terdiri dari kecamatan-kecamatan
sehingga jumlah map yang digunakan sebanyak kecamatan dikabupaten atau kota tersebut.
2.2.3 Penilaian Pengelolaan arsip
Menurut Mulyono 2012: 53 “Penilaian pengelolaan arsip adalah suatu putusan apakah kearsipan dilaksanakan dengan baik dalam suatu periode jangka
waktu tertentu sehingga dapat terus dipertahankan atau perlu diadakan pembenahan.” Sasaran utama dalam pembenahan pengelolaan arsip adalah dengan
cara melihat sistem penyimpanan yang digunakan dan pegawai pengelola arsip yang ada. Cara yang digunakan untuk melihat sistem penyimpanan arsip yang
digunakan sudah baik atau belum adalah dengan cara menghitung angka cermat arsip.
Angka cermat arsip adalah angka perbandingan antara jumlah arsip yang tidak ditemukan pada waktu diperlukan dengan jumlah arsip yang ditemukan,
dinyatakan dalam presentasi Mulyono, 2012:53. Angka cermat arsip dinyatakan dengan rumus sebagai berikut:
Keterangan AC
= Angka
Cermat ATK
= Arsip
Tidak Ditemukan ADK
= Arsip
yang Ditemukan Ketentuan yang diharapkan, yaitu semua arsip yang diperlukan dapat
ditemukan semua dalam jangka waktu tertentu. Jadi, apabila arsip yang diperlukan 100 lembar misalnya dan semua ditemukan berarti AC = 0.
Dengan AC = 0 berarti pengelolaan arsip dalam kondisi baik. Kondisi baik di sini mempunyai makna, bahwa sistem penyimpanan yang digunakan
cukup memadahi sesuai dengan kebutuhan. Peralatan yang digunakan cukup berfungsi sehingga mendukung pengelolaan arsip dengan baik. Demikian
pula, petugas arsip memenuhi persyaratan sehingga dapat melaksanakan tugas dengan terampil, teliti, rapi, dan cerdas. Ketentuan cermat tidaknya
pengelolaan arsip diperhitungkan dengan batas tertentu yaitu AC = 0 sampai dengan 0,5 masih tergolong cermat dalam pengelolaan, AC =
0,6 sampai dengan 3 tergolong agak kurang cermat dan AC 5 tergolong tidak cermat dalam pengeolaan arsip. Jadi, apabila angka
cermatan sudah menunjukan angka 5 pengelolaan arsip sudah saatnya ditinjau kembali.
2.2.4 Peralatan dan Pelengkapan Arsip
