kumpulan warkat dalam segala bentuk yang mempunyai nilai historis yang dipelihara dan disimpan supaya saat diperlukan dapat dengan cepat ditemukan
kembali.
2.1.2 Jenis Arsip
Penggunaan arsip yang berbeda-beda sebagai bahan informasi menurut Mulyono, dkk 2012:7-8, dibedakan jenis arsip sebagai berikut:
1. Arsip aktif dinamis aktif yaitu yang secara langsung masih digunakan
dalam proses kegiatan kerja. Arsip aktif ini disimpan di unit pengolah karena sewaktu-waktu diperlukan sebagai bahan informasi harus
dikeluarkan dari tempat penyimpanan karena arsip aktif sering keluar masuk tempat penyimpanan.
2. Arsip inaktif dinamis inkatif yaitu arsip yang penggunaanya tidak
langsung sebagai bahan informasi. Arsip ini disimpan pada bagian kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat jarang
bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan.
3. Arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4.
Arsip statis yaitu arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan keterangan
yang dipermanenkan yang telah diverivikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI atau Lembaga Kearsipan.
Menurut Amsyah 2005:3-4, terdapat dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan yaitu:
1. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli
dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti
hukum yang sah.
2. Arsip tidak otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda
tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran outputprin-out komputer, dan media komputer seperti disket
dan sebagainya.
Menurut Sugiarto 2005:10-13, jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut: 1.
Arsip menurut subyek atau isinya dibedakan menjadi beberapa macam yaitu arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran, dan arsip
pendidikan.
2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik penggolongannya lebih didasarkan
pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi yang dibedakan menjadi surat, pita rekam, mikrofilm, disket, dan
compact disk CD.
3. Arsip menurut nilai dan kegunaannya didasarkan pada nilai dan
kegunaannya ada bermacam-macam arsip yaitu arsip bernilai informasi, arsip bernilai administrasi, arsip bernilai hukum, arsip bernilai sejarah,
arsip bernilai ilmiah, arsip bernilai keuangan, dan arsip bernilai pendidikan.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya didasarkan pada sifat
kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip yaitu arsip tidak berguna, arsip berguna, arsip penting, dan
arsip vital.
5. Arsip menurut fungsinya didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi dan terdapat dua jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya didasarkan pada
tempat atau tingkat pengelolaannya dan sekaligus siapa yang bertanggungjawab dan dapat dibedakan menjadi arsip pusat dan arsip
unit.
7. Arsip menurut keasliannya didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip
atau dokumen dan dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
8. Arsip menurut kekuatan hukum didasarkan pada legalitas yang dilihat
dari sisi hukum dibedakan menjadi dua macam yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik.
Beberapa pendapat mengenai jenis arsip yang dilihat dari berbagai aspek yang berbeda-beda, akan tetapi peran arsip tetap sama yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Sumber informasi tersebut bermanfaat sebagai bahan penelitian atau sebagai bahan pengambilan keputusan.
2.1.3 Peran Arsip
