2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisik penggolongannya lebih didasarkan
pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi yang dibedakan menjadi surat, pita rekam, mikrofilm, disket, dan
compact disk CD.
3. Arsip menurut nilai dan kegunaannya didasarkan pada nilai dan
kegunaannya ada bermacam-macam arsip yaitu arsip bernilai informasi, arsip bernilai administrasi, arsip bernilai hukum, arsip bernilai sejarah,
arsip bernilai ilmiah, arsip bernilai keuangan, dan arsip bernilai pendidikan.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya didasarkan pada sifat
kepentingannya atau urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip yaitu arsip tidak berguna, arsip berguna, arsip penting, dan
arsip vital.
5. Arsip menurut fungsinya didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi dan terdapat dua jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya didasarkan pada
tempat atau tingkat pengelolaannya dan sekaligus siapa yang bertanggungjawab dan dapat dibedakan menjadi arsip pusat dan arsip
unit.
7. Arsip menurut keasliannya didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip
atau dokumen dan dibedakan menjadi arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
8. Arsip menurut kekuatan hukum didasarkan pada legalitas yang dilihat
dari sisi hukum dibedakan menjadi dua macam yaitu arsip otentik dan arsip tidak otentik.
Beberapa pendapat mengenai jenis arsip yang dilihat dari berbagai aspek yang berbeda-beda, akan tetapi peran arsip tetap sama yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Sumber informasi tersebut bermanfaat sebagai bahan penelitian atau sebagai bahan pengambilan keputusan.
2.1.3 Peran Arsip
Keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian yang baik sehingga arsip di kantor dapat menunjukan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian
pekerjaan yang dilakukan semua anggota dalam organisasi atau kantor tersebut. Menurut Barthos 2013:2-
3, “Kearsipan mempunyai peran sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan sebagai “alat pengawasan” yang
sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan
“perencanaan”, “penganalisisisan”,
pengembangan, perumusan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-
tepatnya”. Arsip memiliki peran penting dalam proses penyajian informasi bagi
pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem dan
prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. Peran arsip mempuyai jangkauan yang sangat luas, yaitu baik sebagai alat
untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelakasanaan kehidupan kebangsaan. Kearsipan juga
merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana
bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dengan baik dan teratur. Menurut Sugiarto 2005:9-10, fungsi arsip adalah sebagai berikut:
1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori yaitu arsip yang disimpan
merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Kita bisa mengingat atau menemukan kembali
informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut.
2. Arsip sebagai bahan pengambilan keputusan yaitu pihak manajemen
dalam kegiatannya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media, baik elektronik ataupun non elektronik.
3. Arsip sebagai bukti atau legalitas yaitu arsip yang dimiliki oleh suatu
organiasasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan historis yaitu arsip yang merekam informasi masa
lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah
atau dinamika kegiatan organisasi.
2.2 Pengelolaan Arsip
