Analisis Perbandingan Kesesuaian antara Pengendalian Internal pada Sistem

B. Analisis Perbandingan Kesesuaian antara Pengendalian Internal pada Sistem

Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta dengan Komponen Pengendalian Internal menurut COSO 1. Perbandingan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta dengan Komponen Pengendalian Menurut COSO Adanya pengendalian internal pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas di Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta sangatlah penting supaya risiko terjadinya fraud dan error dalam setiap penerimaan kas dan pengeluaran kas dapat diperkecil, sehingga kas yang masuk atau kas yang keluar dapat tepat guna. Dalam penelitian ini, peneliti membandingkan pengendalian internal pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan oleh Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta dengan komponen pengendalian internal yang telah ditetapan oleh COSO yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Perbandingan pengendalian internal pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas di Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta dengan komponen pengendalian menurut COSO dijelaskan di Tabel 5.3, Tabel 5.4, Tabel 5.5, Tabel 5.6, dan Tabel 5.7. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.3 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Lingkungan Pengendalian Elemen Komponen Lingkungan Pengendalian Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Keterangan Struktur organisasi Struktur organisasi harus disajikan secara eksplisit dalam bentuk grafis agar jelas siapa bertanggung jawab atas apa Credit Union mempunyai struktur organisasi yang jelas dalam bentuk grafis Sesuai - Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika Manajemen harus menciptakan budaya organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. Karyawan dituntut untuk memberi tahu jika ada pelanggaran lewat forum rapat Sesuai - Adanya bimbingan moral kepada karyawan berupa refleksi bersama yang dilakukan minimal dua kali dalam satu tahun Peraturan dan kode etik karyawan Manajemen harus mempunyai peraturan dan kode etik secara tertulis agar karyawan mengetahui aktivitas yang boleh dan aktivitas tidak boleh dilakukan. Credit Union belum memiliki peraturan dan kode etik secara tertulis untuk karyawan Tidak Sesuai Memperbesar peluang karyawan melakukan pelanggaran kode etik Komitmen terhadap kompetensi Perusahaan harus merekruit karyawan yang yang kompeten dan dapat dipercaya guna mendorong kreativitas dan inisiatif dalam menghadapi kondisi yang dinamis saat ini Credit Union merekrut karyawan yang meiliki pengetahuan dan ketrampilan yang sesuai dalam pekerjaan yang harus dikerjakan. Misalnya untuk menjadi teller minimal harus lulusan SMK jurusan akuntansi. Atau untuk menjadi manajer minimal S1 dan mempunyai pengalaman kerja. Sesuai - 92 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.3 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Lingkungan Pengendalian lanjutan Elemen Komponen Lingkungan Pengendalian Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Keterangan Metode penetapan tanggung jawab dan wewenang Penetapan otoritas dan tanggung jawab nampak dalam deskripsi pekerjaan jobdesk. Oleh karena itu, penting bagi sebuah organisasi untuk memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas. Credit Union mempunyai deskripsi pekerjaan atau jobdesk yang jelas. Sesuai - Kebijakan dan praktik untuk mengelola sumber daya manusia SDM Kegiatan sumber daya manusia meliputi: 1. pelatihan karyawan 2. evaluasi karyawan 3. kompensasi karyawan 4. konseling karyawan 5. memberikan hukuman bagi karyawan yang melakukan kecurangan. 1. Credit Union melaksanakan pelatihan atau training bagi karyawan baru selama 3 bulan. Sesuai - 2. Credit Union melaksanakan evaluasi bagi karyawan lewat forum rapat Sesuai - 3. Credit Union memberikan kompensasi tiap bulan bagi karyawan. Jumlah kompensasi akan di rapatkan di forum rapat sesuai dengan pekerjaannya. Sesuai - 4. Credit Union melalui Human Resource Management membuka konseling bagi karyawan yang menemui masalah dan berusaha membantu dengan masksimal Sesuai - 93 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.3 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Lingkungan Pengendalian lanjutan Elemen Komponen Lingkungan Pengendalian Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Keterangan Kebijakan dan praktik untuk mengelola sumber daya manusia SDM Kegiatan sumber daya manusia meliputi: 1. pelatihan karyawan 2. evaluasi karyawan 3. kompensasi karyawan 4. konseling karyawan 5. memberikan hukuman bagi karyawan yang melakukan kecurangan. 5. Belum ada hukuman secara tegas bagi karyawan yang melakukan fraud Tidak Sesuai Ada peluang karyawan melakukan fraud dan jika ketahuan, tidak ada efek jera untuk karyawan Sumber: COSO Framework, 2013; James Hall, 2007; data diolah,2015 94 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.4 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Penilaian Risiko Elemen Komponen Penilaian Risiko Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Personel baru Personel baru yang memiliki pemahaman berbeda atau tidak memadahi atas pengendalian internal Credit Union melaksanakan pelatihan dan orientasi bagi karyawan baru selama tiga bulan Sesuai Sistem Informasi SI dan teknologi baru Sistem Informasi SI dan teknologi yang baru atau yang diperbarui mempengaruhi pemrosesan transaksi Credit Union melaksanakan pelatihan kepada karyawan sebelum mengimplementasikan Sistem Koperasi Kredit SIKOPDIT agar karyawan bisa mengoperasikan sistem informasi tersebut. Sesuai Produk dan aktivitas baru Produk dan aktivitas baru yang tidak dimengerti oleh karyawan akan menimbulkan risiko terganggunya proses bisnis perusahaan. Credit Union selalu melakukan sosialisasi kepada karyawan jika ada produk atau aktivitas baru Sesuai Bencana alam atau kerusuhan politik Bencana alam atau kerusuhan politik, seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, tsunami, angin ribut, perang, atau kerusuhan masa. Semua Unit Pelayanan Credit Union setiap hari melakukan back-up data ke kantor di USD. Sesuai Sumber: COSO Framework, 2013; Diana Anastasia dan Lilis Setiawati, 2011; data diolah, 2015 95 Tabel 5.5 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Keterangan Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang sederhana sehingga meminimalkan kemungkinan kesalahan mengisi. Dokumen juga harus memuat tempat untuk tanda tangan bagi mereka yang berwenang untuk mengotorisasi transaksi. Jika dokumen digunakan sebagai bukti peralihan harta, maka perlu ada kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima. Dokumen perlu bernomor urut tercetak sebagai wujud pertanggungjawaban penggunakan dokumen Dokumen Slip Uang Masuk SUM, Slip Uang Keluar SUK, dan Slip Memo sederhana dan mudah digunakan Sesuai - Dokumen Slip Uang Masuk SUM, Slip Uang Keluar SUK, dan Slip Memo menyediakan tempat untuk tanda tangan Sesuai - Dokumen Slip Uang Masuk SUM, Slip Uang Keluar SUK, dan Slip Memo bernomor urut tercetak. Sesuai - Pemisahan tugas Terdapat tiga pekerjaan yang harus dipisahkan agar karyawan tidak memiliki peluang untuk mencuri harta perusahaan dan memalsukan catatan akuntansi. Ketiga pekerjaan tersebut adalah fungsi penyimpan harta, fungsi pencatat, dan fungsi otorisasi. Ada pemisahan tugas antara pemegang kas Finance Manager dan bagian pencatatan Teller Sesuai - Ada pemisahaan tugas antara pemegang kas Finance Manager dan bagian otorisasi General Manager Sesuai - Ada pemisahan tugas antara bagian pencatatan Teller dan bagian otorisasi General Manager Sesuai - 96 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.5 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian lanjutan Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Keterangan Otorisasi yang memadai atas transaksi bisnis Otorisasi adalah pemberian wewenang dari manajer kepada bawahannya untuk melakukan aktivitas atau untuk mengambil keputusan tertentu. Otorisasi ini diwujudkan dalam bentuk tanda tangan atau paraf dalam dokumen transaksi. Adanya tanda tangan pihak yang berwenang di dokumen Slip Uang Masuk SUM, Slip Uang Keluar SUK, dan Slip Memo Sesuai - Mengamankan harta dan catatan perusahaan Yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengamankan harta dan informasi tersebut, antara lain meliputi: 1. Membatasi akses fisik terhadap harta seperti penggunaan register kas, kotak brangkas, dan lain sebagainya 2. Menjaga catatan dan dokumen dengan menyimpan catatan dan dokumen dalam lemari yang terkunci, serta dengan membuat back-up yang memadai. 3. Pembatasan akses terhadap ruang komputer dan terhadap file perusahaan Hanya pihak tertentu saja yang bisa mengakses kas. Cash in Bank hanya bisa diakses oleh Finance Manager. Sedangkan Cash in Hand dapat diakses teller. Sesuai - CU sudah mempunyai kotak brangkas yang terkunci untuk menyimpan Cash in Hand, tetapi kotak brangkas belum digunakan saat penelitian dilakukan. Kas disimpan di laci yang tidak terkunci. Tidak Sesuai Adanya resiko Cash in Hand dicuri Catatan dan dokumen disimpan dalam lemari yang terkunci. Sesuai - Credit Union menyewa Deposit Box di Bank Rakyat Indonesia BRI untuk mengamankan catatan penting CU. Sesuai - 97 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.5 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian lanjutan Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Keterangan Mengamankan harta dan catatan perusahaan Adanya pembatasan akses terhadap komputer dan file Credit Union, yang boleh mengakses yaitu teller, admin, dan bagian IT. Sesuai - Adanya ID dan Password serta firewall dalam setiap komputer di Credit Union Sesuai - Menciptakan adanya pengecekan independen Beragam aktivitas untuk pengecekan independen antara lain meliputi: 1. Membandingkan catatan dengan aktual fisik. 2. Prinsip double entry bookkeeping. Prinsip bahwa total debet akan sama dengan total kredit merupakan salah satu sarana pengecekan. 3. Menciptakan adanya review atau pengecekan independen. Contohnya adalah laporan keuangan perusahaan diaudit oleh auditor independen. 1. Credit Union melakukan rekap SUM dan SUK tiap sore sebelum kantor tutup dan membandingkannya dengan kas yang sebenarnya dimiliki Sesuai - 2. Credit Union menggunakan prinsip double entry bookkeeping dalam pembuatan jurnal dan laporan keuangan yang secara otomatis dibuat dalam Sistem Koperasi Kredit SIKOPDIT Sesuai - 3. Laporan Keuangan Credit Union tidak diaudit oleh auditor independen. Tidak Sesuai Ada peluang manipulasi laporan keuangan oleh pihak internal CU Sumber: COSO Framework, 2013; Diana Anastasia dan Lilis Setiawati, 2011; data diolah, 2015 98 PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI Tabel 5.6 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Informasi dan Komunikasi Elemen Komponen Informasi dan Komunikasi Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid Perusahaan harus mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid. Transaksi penerimaan kas akan dicatat dalam SUM sedangkan pengeluaran kas dicatat dalam SUK. Transaksi non tunai akan dicatat dalam Slip Memo. Sesuai Mengklasifikasi transaksi sebagaimana seharusnya Perusahaan harus mengklasifikasi transaksi sebagaimana seharusnya agar pencatatan transaksi menjadi tepat. Misalnya apabila pengeluaran kas diklasifikasikan secara tidak tepat sebagai aset, maka aset dan pemasukan bersih dinyatakan terlalu berlebih Penerimaan kas akan diklasifikasikan sebagai aktiva dan pengeluaran kas akan diklasifikasikan sebagai pengurang aktiva. Sesuai Mencatat transaksi pada periode akuntansi yang tepat Perusahaan harus mencatat transaksi pada periode akuntansi yang tepat agar keterangan tanggal di catatan tidak menyesatkan pengguna laporan keuangan Keterangan tanggal transaksi di dokumen SUK, SUM, dan Slip Memo dicatat hanya sesuai dengan waktu transaksi dan tidak bisa dimanipulasi karena slip akan diberikan tanda dengan “mesin validasi” Sesuai Menyajikan transaksi dan pengungkapan terkait dalam laporan keuangan secara tepat Perusahaan harus menyajikan transaksi dan pengungkapan terkait dalam laporan keuangan secara tepat agar laporan keuangan dapat dipertanggungjawabkan dan dapat diandalkan. Transaksi dalam Sistem Koperasi Kredit SIKOPDIT akan tepat karena didukung oleh bukti slip yang tervalidasi. Laporan keuangan juga akan tepat karena otomatis dihasilkan oleh sistem jadi memperkecil human error. Sesuai Sumber: COSO Framework, 2013; James Hall,2007; data diolah, 2015 99 Tabel 5.7 Rangkuman Analisis Penerapan Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Pemantauan Elemen Komponen Pemantauan Teori Praktik Pengendalian yang Dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Sesuai Tidak Sesuai Supervisi yang efektif Supervisi yang efektif meliputi: 1. Monitor kinerja karyawan 2. Mengamankan harta dengan mengawasi karyawan yang memiliki akses terhadap harta perusahaan Supervisi sangat penting, terutama di perusahaan kecil yang tidak memiliki pemisahan tugas yang cukup memadahi. 1. Adanya pengawasan kinerja karyawan yang dilakukan oleh Human Resource HR, dan akan mengkoreksi jika ada kesalahan. Sesuai 2. Adanya pengawasan bagi karyawan yang mempunyai akses terhadap kas Credit Union. Pengawasan dilakukan oleh Dewan Pengawas secara rutin. Sesuai Pengauditan internal Pengauditan internal meliputi: 1. Evaluasi kepatuhan karyawan terhadap kebijakan dan prosedur manajemen, dan terhadap aturan atau regulasi yang berlaku. 2. Evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi manajemen 1. Secara periodik dilakukan evaluasi kinerja bagian penerimaan, pengeluaran, dan pengelolaan kas dalam forum Rapat Akhir Tahun RAT Sesuai 2. Secara periodik Credit Union melakukan evaluasi terhadap efektivitas dan efisiensi manajemen lewat forum Rapat Akhir Tahun RAT Sesuai Sumber: COSO Framework, 2013; James Hall,2007; data diolah, 2015 100 2. Deskripsi Kesesuaian antara Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta dengan Lima Komponen Pengendalian Internal Menurut COSO a Lingkungan Pengendalian Berdasarkan hasil analisis Tabel 5.3, Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta belum sepenuhnya menerapkan komponen pengendalian internal COSO yang pertama yaitu Lingkungan Pengendalian. Credit Union belum memiliki peraturan dan kode etik secara tertulis untuk karyawan sehingga memperbesar risiko karyawan melakukan pelanggaran peraturan dan kode etik. Seharusnya Credit Union membuat peraturan dan kode etik secara tertulis agar karyawan bisa mengetahui secara pasti hal-hal yang tidak boleh dilakukan oleh karyawan. Selain itu, di Credit Union belum ada hukuman secara tegas bagi karyawan yang melakukan fraud kecurangan sehingga peluang karyawan melakukan fraud menjadi tinggi karena tidak ada hukuman tegas yang menimbulkan efek jera. Seharusnya Credit Union menghukum karyawan secara tegas yang terbukti melakukan fraud. Jadi, yang harus dilakukan Credit Union adalah membuat peraturan dan sanksi secara tertulis. b Penilaian Risiko Berdasarkan hasil analisis di Tabel 5.4, Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta telah menerapkan pengendalian internal COSO pada komponen Penilaian Risiko. Credit Union selalu melakukan pelatihan, orientasi, dan sosialisasi jika ada karyawan atau sistem informasi atau produk dan aktivitas baru, sehingga memperkecil terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh ketidaktahuan karyawan. Selain itu semua Unit Pelayanan UP Credit Union setiap hari melakukan back-up data ke kantor UP di Universitas Sanata Dharma guna memperkecil risiko data akan hilang jika ada bencana alam atau kerusuhan politik. c Aktivitas Pengendalian Berdasarkan analisis di Tabel 5.5, ada dua elemen dalam komponen aktivitas pengendalian yang belum diterapkan oleh Credit Union yaitu belum dimanfaatkannya kotak brangkas yang terkunci untuk menyimpan Cash in Hand dan laporan keuangan Credit Union belum diaudit oleh auditor independen. Credit Union sebenarnya sudah mempunyai kotak brangkas yang terkunci untuk menyimpan Cash in Hand, akan tetapi kotak brangkas belum digunakan saat penelitian dilakukan. Cash in Hand disimpan di laci yang tidak terkunci dan dibawa pulang oleh teller pada sore hari sebelum kantor tutup. Hal ini manyebabkan adanya risiko kas dicuri, baik dicuri saat dibawa pulang teller maupun dicuri dikantor saat teller pergi ke toilet misalnya. Elemen kedua dalam komponen aktivitas pengendalian yang belum diterapkan adalah laporan keuangan Credit Union belum diaudit oleh auditor independen. Belum diterapkan elemen ini menciptakan peluang manipulasi laporan keuangan yang dilakukan pihak internal Credit Union. Seharusnya dilakukan audit eksternal di Credit Union yang bertujuan agar PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI memperkecil risiko terjadinya penyelewengan laporan keuangan dan meningkatkan kepercayaan anggota terhadap pengelola Credit Union. d Informasi dan Komunikasi Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta sudah melaksanakan semua elemen pengendalian internal dalam komponen Informasi dan Komunikasi. Tersedianya slip-slip dalam sistem penerimaan dan pengeluaran kas serta tersedianya Sistem Koperasi Kredit SIKOPDIT dan mesin validasi membuat semua elemen dalam komponen Informasi dan Komunikasi di Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta terpenuhi. e Pemantauan Berdasarkan hasil analisis di Tabel 5.7, Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta telah menerapkan komponen pengendalian internal COSO yang ke-5 yaitu pemantauan. Credit Union selalu melakukan pemantauan atau pengawasan untuk karyawan seperti yang dilakukan Human Resource di Credit Union yang selalu melakukan pengawasan terhadap kinerja karyawan dan Dewan Pengawas yang selalu melakukan pengawasan bagi karyawan yang mempunyai akses terhadap kas. Pengawasan atau pemantauan yang dilakukan Credit Union ini bertujuan untuk memperkecil risiko adanya kecurangan dan kesalahan yang dilakukan karyawan. Credit Union juga melakukan evaluasi kinerja karyawan serta evaluasi efektivitas dan efisiensi manajemen secara periodik melalui forum Rapat Akhir Tahun RAT agar kinerja manajemen dan karyawan Credit Union menjadi lebih baik lagi. PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 3. Deskripsi Hasil Analisis Komponen COSO yang Diterapkan Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta Secara Keseluruhan Pengendalian internal pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas di Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta belum sepenuhnya sesuai dengan lima komponen pengendalian internal menurut COSO. Tiga komponen pengendalian internal menurut COSO yaitu Penilaian Risiko, Informasi dan Komunikasi, dan Pemantauan sudah sesuai dan dilaksanakan, sedangkan dua komponen pengendalian internal menurut COSO yaitu Lingkungan Pengendalian dan Aktivitas Pengendalian belum semua pengendalian internal dalam komponen dilaksanakan. Ada dua dari sepuluh aktivitas pengendalian internal dalam komponen Lingkungan Pengendalian belum dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta, yaitu belum memiliki peraturan dan kode etik secara tertulis untuk karyawan dan belum ada hukuman secara tegas bagi karyawan yang melakukan fraud. Sedangkan dalam komponen Aktivitas Pengendalian terdapat dua dari enam belas aktivitas pengendalian internal yang belum dilaksanakan Credit Union Sandya Swadaya Yogyakarta, yaitu belum dimanfaatkannya kotak brangkas yang terkunci untuk menyimpan Cash in Hand dan laporan keuangan tidak diaudit oleh auditor independen.

C. Menentukan Efektivitas Pengendalian Internal pada Sistem Penerimaan dan