Pemilihan Alat Bantu Pemilihan Koleksi

10

2.4.1 Pemilihan Koleksi

Koleksi perpustakaan merupakan salah satu faktor utama dalam mendirikan suatu perpustakaan. Salah satu kriteria dalam penilaian layanan perpustakaan melalui kualitas koleksinya. Menurut Ade Kohar 2003: 6, “Koleksi perpustakaan adalah yang mencakup berbagai format bahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan alternative para pemakai perpustakaan terhadap media rekam informasi ”.

2.4.1.1 Pemilihan

Menurut buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus 1999: 23 Prosedur yang dilakukan dalam pemilihan koleksi adalah sebagai berikut: 1. Pemilihan dilakukan dengan cermat berdasarkan skala prioritas dan kemampuan perpustakaan oleh pihak yang diberi wewenang memilih bahan pustaka 2. Pengadaan bahan pustaka disesuaikan dengan misi dan program – program perpustakaan 3. Komposisi cakupan subjek jenis koleksi hendaknya proporsional dan diupayakan mencukupi kebutuhan dan memuaskan penggunanya 4. Bahan pustaka yang diusahakan hendaknya dipilih yang mutakhir atau edisi terakhir 5. Pemilihan bahan pustaka didasarkan atas azas manfaat dan efisiensi Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa pemilihan koleksi dilakukan dengan cermat oleh pihak yang berwenang memilih berdasarkan skala prioritas, sesuai dengan misi program perpustakaan berdasarkan azas manfaat dan efisiensi.

2.4.1.2 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka

Pengembangan koleksi harus menurut suatu rencana tertentu yang sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Menurut Siregar 2002: 11 prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka antara lain:

1. Relevansi atau kesesuaian

Perpustakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya

2. Orientasi kepada penguna

Dalam pengadaan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan Universitas Sumatera Utara 11

3. Unsur kelengkapan

Pengadaan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna, bukan berpedoman kepada jumlah eksemplar bahan pustaka, karena mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar bahan pustaka yang dimiliki tetapi dari kelengkapanjumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki

4. Unsur kemutakhiran

Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

5. Unsur kerjasama dengan berbagai pihak

Perpustakaan hendaknya menjalin kerjasama dengan berbagai pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi

6. Menggunakan alat bantu pemilihan

Untuk memudahkan dan untuk mengetahui informasi buku secara lengkap, hendaknya pemilihan bahan pustaka dilakukan dengan menggunakan alat bantu pemilihan bahan pustaka seperti katalog penerbit

2.4.1.3 Pihak-Pihak Yang Dilibatkan Dalam Pemilihan Bahan Pustaka

Agar koleksi perpustakaan benar-benar relevan dengan kebutuhan pengguna maka pemilihan bahan pustaka dilakukan atas kerjasama dengan berbagai pihak sebagaimana diuraikan dalam prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka. Menurut Siregar 2002: 11-13 pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka adalah

1. Pustakawan

Pustakawan memegang peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pengembangan koleksi, sebagaimana dikemukakan oleh Lyle, bahwa: Pustakawan memegang peranan penting dan sangat menentukan dalam pemilihan bahan pustaka. Pustakawan mengarahkan dan mengkoordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerjasama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikirkan penggunaan dana secara efektif, mengikuti secara teratur berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit. Secara umum tugas pustakawan pengadaan adalah sebagai berikut 1. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak 2. Menyeleksi permintaan penggunapakar 3. Bertanggung jawab akan pembinaan koleksi Universitas Sumatera Utara 12 4. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku 5. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan dengan pengembangan koleksi 6. Membina hubungan baik dengan penerbit, toko buku, agen 7. Melaksanakan pemilihan buku referensi umum 8. Memikirkan penggunaan dana secara tepat guna 9. Menganalisa kebutuhan pengguna

2. Subyek spesialis pakar

Dalam pemilihan bahan pustaka, subyek spesialis mempunyai peranan yang penting karena mereka adalah ahli dalam bidang yang ditekuninya.

3. Bagian sirkulasi

Keikutsertaan bagian sirkulasi dalam pemilihan bahan pustaka adalah karena bagian ini dapat memberi informasi tentang bahan pustaka yang banyak digunakan dan dicari oleh pengguna, sehingga dapat dipikirkan pembelianpenambahan jumlah eksemplar jika bahan pustaka tersebut dianggap kurang.

4. Bagian pengadaan

Bagian pengadaan memegang peranan yang penting dalam pemilihan bahan pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administrasi pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku.

5. Pengguna

Pengguna merupakan orang-orang yang memanfaatkan koleksi perpustakaan, oleh sebab itu permintaan mereka atas bahan pustaka perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi. Permintaan pengguna akan bahan pustaka dapat dijadikan alat untuk mengukur selera dan minat baca pengguna

2.4.1.4 Alat Bantu

Alat bantu merupakan alat untuk menyeleksi bahan pustaka dan untuk mendukung proses pemilihan bahan pustaka secara baik dan optimal. Menurut buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum 1999: 14 Pemilihan bahan pustaka dapat dilakukan dengan mempergunakan berbagai alat pemilihan sebagai berikut: 1. Bibliografi subyek khusus 2. Daftar tambahan koleksi 3. Timbangan buku 4. Masukan dari pengguna perpustakaan Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa alat bantu bahan pustaka dapat memanfaatkan berbagai alat verifikasi sebagai sarana bantu identifikasi bahan pustaka. Universitas Sumatera Utara 13 Dari pemilihan alat bantu pemilihan buku tersebut dapat diketahui keterangan tentang buku yang akan dipesan. Informasi yang dapat diketahui dari alat bantu pemilihan adalah: 1. Nama pengarangeditorpenerjemahpenyunting 2. Judul buku 3. Tempat terbit, penerbit dan tahun terbit. 4. Edisi 5. ISBN international standard book number 6. Harga 7. Keterangan singkat mengenai isi buku tersebut, dan kepada siapa buku itu diperuntukkan, jika alat bantu yang digunakan itu beranotasi Siregar. 2002: 14 Untuk memudahkan pekerjaan bagian pengadaan dalam penelusuran data bibliografis bahan pustaka tersebut d iatas perpustakaan sebaiknya menyediakan formulir permintaan bahan pustaka bagi pengguna perpustakaan. Formulir tersebut dapat dibuat sebagai berikut. Sumber : Siregar. 2002: 17

2.4.2 Cara Pengadaan

Dalam pengadaan bahan pustaka, perpustakaan perlu membina hubungan kerja dengan berbagai mitra kerja agar perpustakaan memperoleh informasi yang selalu mutakhir dan cepat. Untuk mengurangi kesalahan dan kegagalan dalam pengadaan perpustakaan sebelumnya perlu mencatat dengan benar data bibliografi bahan pustaka dan melakukan verifikasi pada katalog perpustakaan, kartu Permintaan Bahan Pustaka Pengarangeditorpenyunting : Judul : Edisi : Tahun : ISBN : Penerbit dan tempat terbit : Jumlah yang meminta : Harga satuan : Catatan diisi oleh petugas perpustakaan 1. Katalog adatidak ada : 2. Verifikasi dengan tanggal : Paraf Universitas Sumatera Utara