15
3. Mengirimkan daftar pesanan kepada penerbit, agen atau toko buku
disertai dengan surat pengantar yang menjelaskan cara pembayaran yang akan ditempuh,
kepada penerbit, agen, atau toko buku diminta untuk diminta faktur sementara dari bahan-bahan yang dipesan.
4. Faktur sementara yang diterima kemudiaan dicocokkan dengan
kartuformulir desiderata untuk mengetahui judul-judul yang tidak dapat disediakan oleh penerbit, agen atau toko buku.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pemesanan bahan pustaka dilakukan melalui tahapan yang telah disesuaikan oleh penerbit, agen atau toko
buku. Setelah itu secara otomatis pemesan akan memperoleh bahan tersebut.
2.5 Pelayanan
Salah satu kegiatan perpustakaan adalah melaksanakan kegiatan pelayanan pengguna, yang berupa layanan bahan pustaka dan menyebarluaskan nformasi
yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut. Pelayanan pengguna merupakan kegiatan pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan kepada pengguna
sehubungan dengan kebutuhan akan nformasi. Jadi pada kegiatan inilah perpustakaan secara langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan.
Karena itu perpustakaan harus menyelenggarakan pelayanan yang cepat dan tepat dengan kebutuhan penggunanya.
Menurut buku Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman 2004: 71 “Pelayanan pengguna adalah tugas melayani pengguna perpustakaan dalam
menggunakan bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakaan”. Berdasarkan uraian di atas maka dapat dinyatakan bahwa pelayanan
pengguna adalah kegiatan pemberian bantuan kepada pengguna untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan agar para pengguna dapat memanfaatkan
bahan pustaka sebaik-baiknya.
2.5.1 Sistem Pelayanan Perpustakaan
Dalam proses kegiatan diperpustakaan dikenal dengan dua sistem yang umum digunakan. Kedua sistem pelayanan ini adalah sistem pelayanan terbuka
open access dan sistem pelayanan tertutup closed access. Perpustakaan harus dapat menentukan sistem pelayanan yang sesuai dengan keadaan perpustakaan
Universitas Sumatera Utara
16
agar para pengguna dapat memanfaatkan koleksi perpustakaan dengan baik. Sebagaimana yang dinyatakan oleh Lasa 1994: 51,” sistem layanan
perpustakaan adalah system layanan tertutup dan layanan terbuka”. 1.
Layanan Terbuka open acces Layanan terbuka adalah layanan yang memperkenankan pengguna
mencari sendiri informasi yang dibutuhkan dalam jajaran rak koleksi Dalam sistem ini para pengunjung dapat secara babas memililih dan
mencari sendiri bahan pustaka yang ada di mobil. Pengunjung langsung manuju ke rak-rak buku dan majalah dan koran yang tersedia di
perpustakaan keliling. Apabila pengunjung mendapat kesulitan dalam menemukan bahan pustaka yang dicari, mereka dapat meminta bantuan
petugas perpustakaan. M.Ali, 2006: 123 . Salah satu keuntungan dari pada sistem layanan terbuka ini adalah:
Sistem layanan terbuka dapat menyadarkan seorang untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dengan jalan memanfaatkan koleksi
perpustakaan . kesadaran seseorang dimulai melihat, kemudian mangamati dan akhirnya membaca bahan pustaka yang dapat ditemukan di
perpustakaan. Dari membaca sebuah buku kemudian timbul keinginan untuk membaca yang lain, yang akhirnya ingin membaca sebanyak
mungkin. Tanpa disedari orang akan mendapatkan tambahan pengetahuan dari pembaca”. Soeatminah, 1987: 77.
Selain keuntungan yang diperoleh dari sistem ini, ada juga kerugiaannya:
a. Frekuensi kerusakan kelibih besar.
b. Memerlukan ruangan yang yang lebih luas, sebab letak rak satu
dengan rak yang lain nya memerlukan jarak yank longgar. c.
Susunan buku menjaditidak teratur. Oleh sebab itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.
d. Pemula yang datang ke perpustakaan itu untuk mencari buku
sering binggung Lasa, H.s.1994: 5-6 2.
Layanan Tetutup Pada sistem layanan tertutup pengguna tidak diperkenankan masuk
ke ruang koleksi. Menurut M.Ali, 2006: 123 Dalam layanan jenis ini, pustakawan petugas
perpustakaan yang mengambil bahan pustaka yang diperlukan oleh pemakai jasa perpustakaan keliling. Para pengunjung meminta bahan
pustaka yang diperlukan kepada petugas layanan perpustakaan keliling. Petugas tersebut mencari dan mengambil koleksi di rak dan menyerahkan
kepada yang bersangkutan. Dalam sistem tertutup ini, peminjaman tidak boleh mengambil sendiri bahan dari tempatnya.
Universitas Sumatera Utara
17
Pengunjung tidak diperkenankan masuk kedalam mobil perpustakaan keliling sehingga pengambil bahan pustaka dilakukan oleh petugas perpustakaan
keliling. Oleh karena itu pengunjung harus mengetahui terlebih dahulu secara jelas nama pengarang, judul buku yang dibutuhkan.
Sebelum mengajukan permintaan kepada petugas layanan perpustakaan. Agar judul maupun pengarang yang dimaksud tepat, pengunjung dapat
menggunakaan katalog pengarang, judul, maupun subyek. Apabila nama pengarang atau pengarang atau judul buku yang dimaksud sudah ditemukan,
pengunjung dapat menuliskan permintaannya pada formulir yang disediakan oleh perpustakaan keliling. Salah satu keuntungan dari pada sistem tertutup ini adalah:
“ Penyalah gunaan kepercayaan yang mengakibatkan penyobekan buku pada halaman-halaman tertentu dan pencurian buku dapat diperkecil, sebab buku-buku
hanya keluar apabila sudah dicatat peminjamannya”. Soeatminah, 1987: 78. Kerugiaan menggunakan sistem pelayanan tertutup ini adalah:
a. Banyak energi yang terserap dibagian sirkulasi ini
b. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluarpinjam.
c. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkn misalnya salah
pengertian antara petugas dan peminjam. d.
Antrian meminjam maupun mengebalikan buku dibagian ini sering berjubel. Keadaan ini berarti membuang waktu Lasa, H.s. 1994: 5.
Sedangkan menurut Sariahmas 2007: 17, kelemahan dan keuntungan dari sistem pelayanan terbuka dan palayanan tertutup adalah sebagai berikut:
1. Sistem Pelayanan Terbuka a. Keuntungan sistem pelayanan terbuka
1. Kartu-kartu katalog tidak cepat rusak, krena sedikit yang
menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak utuk memilih sendiri
2. Menghemat tenaga. Dalam sistem ini petugas tidak perlu
mengambil buku yang diinginkan pengguna. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengambilkan buku-buku yang sudah
dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu.
3. Judul-judul buku lebih banyak diketahui dan dibaca pengguna.
4. Petugas akan segera judul buku yang sedang dipinjam serta
nama ataupun alamat dari peminjam. 5.
Apabila pengguna tidak menemukan buku yang dibutuhkan, maka pengguna dapat mencari buku yang relevan sesuai
dengan kebutuhannya. 6.
Kecil kemungkinan ada kesalahpahamn antara petugs dan pengguna.
Universitas Sumatera Utara
18
b. Kelemahan sistem pelayanan terbuka 1.
Frekuensi kerusakan lebih besar 2.
Memerlukan ruangan yang lebih besar, serta letak rak dari yang satu dengan yang lainnya memerlukan jarak yang lebih
longgar. 3.
Susunan buku menjadi tidak teratur. 4.
Pemula yang baru datang ke perpustakaan sering kebingungan dalam mencari kebutuhan.
2. Sistem pelayanan tertutup a.
Keuntungan sistem pelayanan tetutup 1.
Daya tampung lebih banyak, karena jarak rak yang satu dengan yang lain lebih dekat.
2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.
3. Kerusakan dan kehilangan bahan pustaka kan lebih sedikit bila
dibandingkan dengan sistem layanan terbuka. 4.
Tidak memerlukan ruang baca di ruangan koleksi. b. Kelemahan sistem pelayanan tertutup
1. Banyak tenaga yang terserap
2. Terdapat bahan pustaka yang tidak pernah dipinjam.
3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya
salah pengertian antara pengguna dan petugas. 4.
Antrian peminjaman serta pengembalian lebih panjang. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pelayanan tertutup
mengurangi kebebasan dan kesempatan bagi pengguna untuk mengetahui sejumlah koleksi yang terdapat pada jajaran koleksi perpustakaan.
2.5.2 Jenis Layanan
