5 Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji kepada karyawan.
f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian
Secara umum, sistem penggajian terbentuk dari jaringan prosedur, antara lain: prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur
distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji Mulyadi, 2008, yang akan dijelaskan sebagai berikut:
1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan
waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
2 Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Dalam prosedur ini, yang berperan adalah fungsi pembuatan daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat- surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
3 Prosedur Distribusi Biaya Gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan ke
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga
pokok produk.
Universitas Sumatera Utara
4 Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi berperan untuk membuat bukti kas
keluar yang telah diotorisasi dan dikirim ke fungsi keuangan. 5 Prosedur Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menggunakan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
Prosedur ini dapat berbeda antarperusahaan sesuai peraturankebijakan perusahaan yang bersangkutan.
g. Tata Cara Pelaksanaan Pembayaran Gaji
Prosedur pembayaran gaji dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu secara tunai, dengan cek, atau disetorkan langsung ke rekening pegawai Sagala,
2010. Hal ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1
Gaji Dibayar dengan Uang Tunai Jika gaji dibayar dengan tunai, maka daftar gaji serta catatan untuk
karyawan diserahkan kepada kasir. Kasir harus meneliti dan memastikan bahwa daftar gaji sesuai dengan catatan karyawan. Kemudian kasir akan mengambil uang
tunai dari rekening khusus gaji di bank dan mengalokasikan uang tersebut sesuai daftar gaji dan catatan pada karyawan. Kasir memasukkan gaji berupa uang tunai
tersebut ke dalam amplop gaji dan melekatkan masing-masing catatan ke amplop terkait lalu kemudian membagikannya kepada masing-masing karyawan dan
meminta tanda tangan masing-masing pada kolom yang telah disediakan.
Universitas Sumatera Utara
2 Gaji Dibayar dengan Cek Atas Nama Karyawan yang Bersangkutan
Jika gaji dibayar dengan cek, maka bagian Pengolahan Data Elektronik akan menyediakan cek untuk setiap karyawan. Cek dikeluarkan oleh bagian
Pengolahan Data Elektronik bersama-sama dengan pencetakan daftar gaji dan catatan untuk karyawan. Nilai cek harus sama dengan nilai neto gaji untuk
masing-masing karyawan. Daftar gaji, kumpulan cek, dan kumpulan catatan karyawan akan diserahkan ke kasir. Kemudian kasir akan melakukan verifikasi,
yaitu membandingkan daftar gaji dengan kumpulan cek. Jika tidak terdapat kekeliruan, maka kasir akan menandatangani daftar gaji dan mebagikan cek gaji
kepada karyawan. 3
Gaji Disetorkan Langsung ke Rekening Pegawai Dalam hal gaji disetorkan langsung kepada karyawan, bagian Pengolahan
Data Elektronik dapat membuat satu lembar dokumen permintaan pemindahbukuan berikut Daftar Gaji Tambahan yang harus diserahkan ke bank.
Kasir akan menyampaikan slip gaji untuk masing-masing karyawan sebagai bukti bahwa gaji karyawan yang bersangkutan sudah tersimpan di rekening yang
diinginkan. Kemudian kasir akan menandatangani daftar gaji dan membagikan slip gaji yang berarti bahwa uang karyawan yang terdapat di rekening tabungan
telah bertambah secara otomatis. Bank akan menyampaikan slip setoran ke Satuan Pengawas Internal dan juga akan menyerahkan rekening koran periodik atas
rekening khusus gaji sebagai bahan untuk penyusunan rekonsiliasi. Metode setoran langsung pada rekening pegawai ini adalah salah satu bentuk usaha
Universitas Sumatera Utara
peningkatan efektivitas dan juga efisiensi sistem penggajian karyawan karena dapat menghemat waktu dan biaya pemrosesan penggajian.
h. Prosedur Penggajian Karyawan yang Terkomputerisasi
