C. Analisis dan Evaluasi Pelaksanaan Prinsip Keandalan Sistem Penggajian
untuk Mendukung Pengendalian Internal
Selain membutuhkan sumber daya manusia, yaitu pegawai karyawan untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang berkaitan dengan sistem penggajian
seperti yang telah dipaparkan sebelumnya, perusahaan juga tentu membutuhkan berbagai perangkat, baik perangkat keras hardware maupun perangkat lunak
software, serta berbagai kebijakan dan prosedur untuk membangun suatu sistem penggajian dan membentuknya sebagai suatu sistem yang andal.
Berikut ini akan dipaparkan analisis dan evaluasi atas kondisipelaksanaan yang ada pada komputerisasi sistem penggajian di kantor pusat PT Pelabuhan
Indonesia I Persero Medan dalam usahanya melaksanakan dan mencapai prinsip-prinsip keandalan sistem.
a. Analisis dan Evaluasi Pelaksanaan Prinsip Ketersediaan
Ancaman hilangnya tenaga listrik atau kegagalan sistem yang mengganggu operasi penggajian yang penting serta ancaman kehilangan atau
kerusakan data penggajian diantisipasi perusahaan dengan menggunakan sistem pasokan tenaga listrik yang stabil UPS. Pada perusahaan secara resmi belum
terdapat jaminan atas bencana dan gangguan sistem; juga belum terdapat suatu aturan dan kebijakan yang ditetapkan untuk memelihara sekaligus menjaga agar
sistem penggajian dapat tetap tersedia secara konsisten untuk digunakan. Pemeliharaan rutin yang dilakukan atas sistem adalah dalam bentuk servis
komputer dan printer, penggantian komputer atau printer dengan yang baru,
Universitas Sumatera Utara
upgrade, dan lain-lain; dimana tidak memiliki jadwal yang tetap, hanya ketika dibutuhkan.
Ancaman terjadinya perpanjangan gangguan atas pemrosesan data serta operasi penggajian karena kebakaran, bencana alam, sabotase, atau lainnya
diantisipasi perusahaan hanya dengan menyediakan perangkat keras hardware cadangan berupa flashdisk saja. Rencana pemulihan dan prosedur pemulihan dari
bencana; penyimpanan data jarak jauh; jaminan asuransi sistem penggajian; serta fasilitas komunikasi data belumlah dimiliki perusahaan secara resmi. Melihat
bagaimana pelaksanaan pengendalian untuk meminimalkan waktu kegagalan sistem dan pengendalian dalam bentuk rencana pemulihan dari bencana pada
Pelindo, maka terlihat bahwa pelaksanaan prinsip ketersediaan belumlah dilaksanakan secara maksimal dan sepenuhnya.
b. Analisis dan Evaluasi Pelaksanaan Prinsip Keamanan
Untuk menghadapi ancaman penipuan komputer, Pelindo telah membagi dengan jelas mengenai otoritas dan tanggung jawab fungsi-fungsi yang terkait
dalam sistem penggajian karyawan. Pembagian ini dapat jelas terlihat dalam struktur organisasi perusahaan dan prosedur penggajian itu sendiri.
Pengendalian atas akses secara fisik dan akses secara logis dilakukan perusahaan dengan beberapa usaha, antara lain karyawan yang diperbolehkan
menggunakan komputer penggajian hanyalah staf, ASM Kesejahteraan SDM, SM Administrasi dan Kesejahteraan SDM. Bendahara hanya bertugas memverifikasi
daftar pembayaran saja sebelum mentransfer pembayaran gaji ke bank. Tetapi pada kantor pusat ini, ruang kerja fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem
Universitas Sumatera Utara
penggajian adalah ruang yang terbuka. Komputer tidak diletakkan di ruang terkunci. ID pegawai tetap tidak selau diminta setiap melakukan akses, tetapi
hanya berdasarkan password atau nomor PIN yang dimiliki pegawai. Karyawan dari seksibagian lain dapat dengan bebas keluar masuk ruangan tempat komputer
dan segala perangkat yang digunakan untuk mengolah data penggajian diletakkan. Pengunjung juga tidak harus menandatangani daftar tamu setiap masuk atau
meninggalkan lokasi. Tidak terdapat sistem alarm untuk mendeteksi akses di luar jam kerja; detektor asap dan api serta pemadam api; klasifikasi pengamanan data;
penetapan hak akses pegawai dan pihak luar yang jelas; dan juga tidak terdapat uji kesesuaian compability test untuk menetapkan apakah pemakai memiliki
otorisasi untuk melaksanakan tindakan yang akan dilakukannya. Tetapi untuk menjaga keamanan data, perusahaan memberlakukan adanya password; nomor
PIN; identifikasi pegawai seperti kartu identitas, kartu pegawai aktif, dan sidik jarifingerprint sebagai absensi pegawai untuk menjaga keamanan akses data.
Melihat bagaimana pelaksanaan pengendalian pemisahan tugas dalam fungsi sistem, pengendalian atas akses secara fisik dan secara logis pada Pelindo, maka
terlihat bahwa pelaksanaan prinsip keamanan belumlah dilaksanakan secara maksimal dan sepenuhnya.
c. Analisis dan Evaluasi Pelaksanaan Prinsip Keterpeliharaan
Pengendalian-pengendalian utama atas prinsip keterpeliharaan pada sistem penggajian di Pelindo belumlah disusun secara sistematis akibat belum
diterapkannya suatu sistem yang terkomputerisasi pada penggajian perusahaan. Pengendalian pengembangan proyek dan akuisisi serta perubahan pengendalian
Universitas Sumatera Utara
manajemen belum dilaksanakan dan masih dalam tahap perencanaan. Keterpeliharaan dari sistem penggajian hanya didasarkan pada praktik-praktik
manual. Walaupun terdapat beberapa pengendalian yang dilaksanakan, seperti semua permintaan dokumen permintaan diserahkan dalam bentuk baku;
pengontrolan hak akses sistem; pengkomunikasian perubahan ke manajemen dan pemakai dan persetujuan manajemen atas perubahan; dan seterusnya; tetapi
pelaksanaannya adalah dalam sistem yang manual. Sedangkan untuk mencapai keandalan sistem, sistem yang digunakan haruslah sistem yang terkomputerisasi.
Melihat bagaimana pelaksanaan pengendalian-pengendalian utama atas prinsip keandalan sistem, maka terlihat bahwa pelaksanaan prinsip keterpeliharaan
belumlah dilaksanakan secara maksimal dan sepenuhnya.
d. Analisis dan Evaluasi Penerapan Prinsip Integritas
Sama halnya dengan pelaksanaan prinsip keterpeliharaan, pengendalian- pengendalian utama atas prinsip Integritas pada sistem penggajian di Pelindo
belumlah disusun secara sistematis dan resmi seperti yang seharusnya diterapkan pada perusahaan sebesar ini. Enam pengendalian utama atas integritas sistem
seperti pengendalian sumber data, rutinitas validasi input, pengendalian entri data on-line, pengendalian pemrosesan dan penyimpanan data, pengendalian output,
dan pengendalian transmisi data, tidak terdapat pada perusahaan dikarenakan masih menggunakan sistem yang manual. Misalnya pada pengendalian sumber
data dimana formulir harus diberi nomor yang berurutan, memang telah dilaksanakan perusahaan, tetapi masih menggunakan tenaga karyawan secara
langsung sistem manual, tidak terkomputerisasi. Melihat bagaimana pelaksanaan
Universitas Sumatera Utara
pengendalian-pengendalian utama atas prinsip keandalan sistem, maka terlihat bahwa pelaksanaan prinsip integritas belumlah dilaksanakan secara maksimal dan
sepenuhnya. Kendatipun terlihat bahwa pelaksanaan dan pencapaian prinsip keandalan
sistem tidak tercapai sepenuhnya, sistem penggajian karyawan pada PT Pelabuhan Indonesia I Persero Medan telah cukup mendukung pengendalian internal
perusahaannya. Hal ini dapat terlihat dalam pelaksanaan pengendalian atas struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat
pada perusahaan. Dalam pengendalian atas struktur organisasi Pelindo, terlihat jelas
pembagian dan keterpisahan fungsi pembuatan daftar gaji dari fungsi keuangan. Pada prosedur penggajian karyawan yang telah dijabarkan sebelumnya, terlihat
bahwa fungsi pembuatan daftar gaji adalah ASM Kesejahteraan SDMStaf yang berada di bawah naungan Direktorat Personalia dan Umum, sedangkan fungsi
keuangan yang bertugas mentransfer penggajian adalah Bendahara yang berada di bawah naungan Direktorat Keuangan. Tetapi fungsi pencatatan waktu hadir
belumlah terpisah secara signifikan. Fingerprint yang digunakan dalam absensi tahap yang pertama adalah staf bidang Teknologi Informasi yang berada dalam
naungan Direktorat Operasi itu sendiri. Sedangkan dalam pengendalian internal, kedua fungsi ini harus dipisahkan. Tetapi ketika karyawan memasuki seksinya
masing-masing, memang akan ada absensi tahap yang kedua yang akan menegaskan kehadiran sang karyawan, tetapi melihat prosedur sistem yang seperti
ini, tetap terlihat celah untuk melakukan manipulasi absensi dalam tiap tahap.
Universitas Sumatera Utara
Dalam pengendalian atas sistem otorisasi di Pelindo, dapat terlihat bahwa pengendalian internal telah berjalan dengan cukup baik. Hal ini ditegaskan dalam
Perjanjian Kerja Bersama PKB tahun 2009 dan terlihat dalam pengevaluasian pelaksanaan prinsip keandalan sistem yang telah dibahas sebelumnya seperti yang
akan dijelaskan sebagai berikut: a.
Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar pembayaran gaji telah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan Pelindo yang
ditandatangani oleh Direktur Utama. b.
Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga, dan lain-lain telah didasarkan pada surat
keputusan Direktur Keuangan. c.
Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan telah didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi
oleh fungsi kepegawaian, yaitu ASM Kesejahteraan SDMStaf. d.
Daftar gaji dan upah, kartu jam hadir, dan perintah lembur telah diotorisasi oleh fungsi personalia, yaitu kepala departemen karyawan SM Administrasi
dan Kesejahteraan SDM. e.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi, yaitu bidang Perbendaharaan di bawah naungan Direktorat
Keuangan. Dalam pengendalian atas prosedur pencatatan dalam sistem penggajian di
Pelindo, perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan telah direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Hal ini merupakan tugas para staf dalam
Universitas Sumatera Utara
Direktorat Personalia dan Umum. Sedangkan tarif upah yang telah dicantumkan diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi yang bersangkutan, yaitu
Bendahara. Hal ini menunjukkan pengendalian internal telah dilaksanakan dengan baik.
Pengendalian atas praktik yang sehat juga telah berjalan dengan cukup baik, tetapi seperti yang telah dijabarkan sebelumnya berkaitan dengan pencatatan
waktu hadir karyawan, masih terdapat celah untuk melakukan manipulasi data absensi. Memang absensi kehadiran tahap pertama yaitu fingerprint telah
dibandingkan dengan kartu jam kerja di seksinya masing-masing sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Akan tetapi tidak terdapat fungsi khusus untuk mengawasi karyawan yang telah mengisi absen lewat fingerprint, dan memastikannya memang tetap hadir dan
melaksanakan tugasnya selama jam kerja di kantor perusahaan. Hal inilah yang dapat menjadi celah untuk melakukan manipulasi data absensi.
Pembuatan daftar gaji dan upah telah diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi, yaitu Bendahara, sebelum dilakukan
pembayaran. Perhitungan pajak penghasilan karyawan telah direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh
fungsi pembuat daftar gaji dan upah, yaitu ASM Kesejahteraan SDMStaf. dengan demikian, pengendalian telah dilaksanakan dengan cukup baik.
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Sistem penggajian karyawan yang diterapkan pada PT Pelabuhan Indonesia I Persero Medan yang menjadi objek dari penelitian ini belum
merupakan sistem penggajian yang andal. Namun demikian, sistem yang ada sekarang telah cukup mendukung pengendalian internal perusahaan, walaupun
memang terdapat beberapa hal yang masih perlu disempurnakan lagi. Hal ini ditandai dengan tidak mampunya perusahaan melaksanakan dan mencapai
prinsip-prinsip keandalan sistem sepenuhnya, tetapi unsur pengendalian internal telah cukup didukung dalam sistem penggajian perusahaan selama ini. Hal-hal
yang mendukung kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1.
Sistem penggajian perusahaan belum terkomputerisasi sepenuhnya. Perusahaan masih menggunakan sistem manual dalam pemrosesan penggajian
karyawannya. Hingga saat ini, SIMKEU Sistem Informasi Manajemen Keuangan dan SIMPERS Sistem Informasi Manajemen Personalia sedang
terus dibangun dan disempurnakan sampai sistem tersebut siap diterapkan dalam perusahaan. Hal ini menyebabkan perusahaan tidak mungkin mencapai
keandalan sistem karena sistem yang andal sudah pasti adalah sistem yang terkomputerisasi secara penuh. Kendatipun demikian, beberapa unsur
pengendalian utama atas prinsip keandalan sistem; yaitu prinsip ketersediaan, keamanan, keterpeliharaan, dan integritas; telah mampu dilaksanakan dan
Universitas Sumatera Utara
Kategori