Melihat berbagai kemungkinan kecurangan diatas, maka sangatlah diperlukan sistem pengendalian internal terhadap gaji dan upah.
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal,
mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. COSO Committee of
Sponsoring Organization memberikan defenisi pengendalian internal sebagai berikut Romney dan Steinbart, 2006:
Pengendalian Intern internal control adalah suatu proses, yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang
berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan sebagai berikut:
a. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi b. Keandalan pelaporan keuangan
c. Kesesuaian dengan hukum yang berlaku Sistem penggajian karyawan yang baik dan memadai, selain harus
mencapai prinsip keandalan, haruslah juga mendukung pengendalian internal perusahaan. Unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah sebagai berikut Mulyadi, 2008:
a. Organisasi
1 Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
2 Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem Otorisasi
1 Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
Universitas Sumatera Utara
2 Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga, dan lain-lain harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3 Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4 Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan. 5
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
6 Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7 Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
c. Prosedur Pencatatan
1 Perubahan dalam pencatatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji dan upah karyawan. 2
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
1 Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu
yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
Universitas Sumatera Utara
2 Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
fungsi pencatat waktu. 3
Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
4 Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan. 5
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Sistem penggajian yang andal tentunya sistem yang juga harus mendukung pengendalian internal perusahaan. Salah satu hal terpenting agar tercipta
pengendalian internal penggajian dan pengupahan yang baik dan ideal adalah adanya pemisahan tanggung jawab fungsional yang berkaitan dengan penggajian
secara tegas, yaitu fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji dan upah, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Hal ini mendukung
pengendalian utama atas keamanan dalam pengujian keandalan sistem penggajian. Dokumen yang dihasilkan dari setiap fungsi merupakan unsur-unsur pengendalian
internal yaitu adanya dokumen atau catatan akuntansi yang memadai, yang berguna untuk memberi jaminan bahwa telah dilakukan pengendalian yang layak
dan transaksi dicatat dengan benar. Hal inilah yang tentunya akan terdapat apabila sistem dapat memenuhi prinsip-prinsip keandalan, terutama prinsip keamanan
dalam sistem penggajian yang akan dianalisis dan dievaluasi pada PT Pelabuhan Indonesia I Persero Medan.
Universitas Sumatera Utara
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan analisis sistem
penggajian terkomputerisasi antara lain: 1.
Penelitian Muhammad Irwan 2004 yang mengambil judul “Sistem Informasi Penggajian pada PT PLN Persero Wilayah Sumatera Utara” menyatakan
bahwasanya sistem penggajian karyawan yang telah diterapkan perusahaan telah efektif dan efisien. Dokumen-dokumen serta catatan-catatan akuntansi
yang memadai terkait penggajian karyawan telah tersedia dengan baik. Pemisahan tugas dan tahapan prosedur penggajian juga telah efektif. Namun
perusahaan harus tetap berusaha untuk menyesuaikan sistem dalam mengikuti perkembangan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, antara lain dengan
komputerisasi penyajian sistem informasi penggajian pegawai, pelatihan komputer bagi staf penggajian, serta penyesuaian insentif dan bonus guna
mendorong kemaksimalan kinerja dari para karyawan. Teknik pengumpulan data dilakukan menggunakan teknik observasi dan wawancara, dengan metode
yang digunakan untuk menganalisis data adalah metode deskriptif. 2.
Penelitian Fifi Maria 2006 yang mengambil judul “Analisis Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. Bank Buana Indonesia, Tbk.” menyatakan bahwasanya
PT. Bank Buana Indonesia, Tbk telah menggunakan sistem penggajian yang terkomputerisasi. Sebagian besar prosedur penggajian dilakukan oleh Seksi
SDM perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan secara tegas garis wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan dengan daftar tugas job
description yang jelas. Tetapi peneliti memberikan saran agar sebaiknya
Universitas Sumatera Utara
perusahaan membentuk satu seksi khusus untuk mencatat atau mengawasi pencatatan waktu hadir karyawan. Hal ini untuk menghindari tindak
kecurangan dan ketidakdisiplinan karyawan yang dapat berdampak negatif pada kemaksimalan kinerja perusahaan. Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah observasi dan wawancara, dengan metode yang digunakan adalah metode deskriptif.
3. Penelitian Titien Lestari 2009 yang mengambil judul “Sistem Pengendalian
Intern Penggajian dan Pengupahan pada PT. Kereta Api Persero Divisi Regional I Sumatera Utara” menyatakan bahwasanya sistem pengendalian
internal gaji dan upah pada perusahaan secara umum dapat disimpulkan baik dan cukup memadai dalam mendukung manajemen. Hal ini ditandai dengan
minimnya kecurangan dalam pembayaran gaji dan upah. Perusahaan telah memisahkan fungsi dan wewenang yang terkait dengan penggajian dengan
baik, dan prosedur penggajian yang ada juga efisien dan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang
menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak perusahaan dan data sekunder seperti struktur organisasi. Teknik pengumpulan data
dilakukan menggunakan teknik observasi dan wawancara, dengan metode yang digunakan untuk menganalisis data adalah metode deskriptif.
Universitas Sumatera Utara
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif dalam bentuk studi kasus, yaitu penelitian yang rinci tentang suatu objek tertentu dalam kurun waktu
tertentu.
B. Jenis Data
Jenis data yang digunakan peneliti dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Data Primer, merupakan data yang secara langsung diperoleh peneliti dari
perusahaan, baik melalui wawancara, maupun pengamatan yang dilakukan peneliti terhadap pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan sistem
penggajian perusahaan, yang kemudian akan diolah lebih lanjut oleh peneliti. 2.
Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh peneliti dari laporan, data, ataupun informasi yang dimiliki perusahaan sebagai objek penelitian yang sudah diolah
dan terdokumentasi di perusahaan sehingga lebih informatif bagi pihak yang berkepentingan untuk menggunakannya, seperti laporan berbentuk tabel,
grafik, gambar, diagram, dan sebagainya. Data sekunder yang dapat diperoleh antara lain daftar gaji, daftar tunjangan, susunan hierarki jabatan atau struktur
organisasi, publikasi-publikasi resmi perusahaan, dan lain-lain.
Universitas Sumatera Utara
