Manajemen Pengembangan Ritel

4.2.2 Manajemen Pengembangan Ritel

A. Sumber Daya Manusia (SDM)

1.) Struktur Organisasi Sebelum membuat sebuah struktur organisasi perlu mendefinisikan terlebih dahulu tugas tugas yang ada dalam sebuah perusahaan. Menurut Waters (2011), terdapat tugas pokok yang harus ada dalam sebuah struktur perusahaan ritel. Penjabaran tersebut dapat dilihat pada tabel 4.14

Tabel 4.14. Penjabaran Fungsi pada Ritel

merupakan pemilik yang berkuasa dan bertanggungjawab penuh atas kepemilikan perusahaan

Operational Manager

merupakan orang yang bertanggungjawab penuh terhadap kegiatan operational toko sehari – hari.

a Pelayanan penjualan pada customer

b Penerimaan servis c Pemesanan barang oleh customer

d Inventaris barang dagangan

a Pelayanan pembayaran barang yang dibeli oleh customer.

b Pelayanan pembayaran barang yang diservis c Pencatatan laporan keuangan harian

-Kurir

a Melayani jasa pengirimian kepada customer a Pelayanan servis pada customer

b Mampu menjelaskan kepada customer perihal permasalahan

Finance

Bertanggung jawab penuh dalam hal mengelola keuangan yang berhubungan dengan operasional ritel

a. Menyusun anggaran belanja

b. Penggajian karyawan c. Pemberian THR

d. Pemberian santunan karyawan

a. Pencatatan laporan keuangan harian

b. Pembukuan laporan keuangan (jurnal,neraca,laporan laba rugi, dll)

-Sales Counter

-Cashier

-Teknisi

3.

-Finance

Accounting

2.

commit to user

Tabel 4.14. Penjabaran Fungsi pada Ritel (Lanjutan)

a. Mengenalkan perusahaan serta produk yang dijual kepada khalayak umum (masyarakat) dengan promosi melalui berbagai macam media (promotion), hubungan kemasyarakatan (public relations), maupun display di toko (visual displays).

b. Menghasilkan ide dan gagasan untuk memasyarakatkan produk

c. Bertanggungjawab melakukan pemilihan supplier yang tepat untuk perusahaan.

Merchandising Bertugas dalam pembelian (buying), penjualan barang (selling), perencanaan (planning), dan pengendalian kapasitas (inventory control)

a. Perencanaan barang yang akan dibeli ke supplier b. Pembelian sekaligus pembayaran barang dari

supplier c. Pengiriman barang ke distributor a. Pengeluaran barang dari gudang

-Inventory

b. Penerimaan barang dari supplier c. Pengecekan kualitas (quality control) a. Mengadakan recruitmen karyawan baru b. Training karyawan baru c. Bertanggungjawab atas cuti / ijin karyawan

7. Information & Technology

Bertanggungjawab dalam pengelolaan information technology dalam perusahaan

8. Security

Bertanggung jawab melindungi dan menjaga keamanan toko dan perusahaan dari pencurian.

6. Human Relations

Setelah penjabaran fungsi masing – masing pekerjaan baru kemudian dirancang struktur organisasi perusahaan. Salah satu bentuk struktur organisasi untuk ritel menurut Utami (2010) adalah struktur organisasi fungsional, dimana struktur organisasi ini disusun berdasarkan fungsi yang dijalankan oleh masing – masing departemen (bagian). Struktur ini cocok diterapkan pada ritel kategori printer dan tinta karena dengan menggunakan struktur organisasi ini tanggung jawab dilakukan oleh masing – masing bagian yang langsung bertanggungjawab kepada atasan.

Struktur organisasi yang dirancang ada 2 buah, yaitu struktur organisasi untuk pewaralaba dan struktur organisasi untuk terwaralaba.

commit to user

Gambar 4.6. Struktur Organisasi Pewaralaba

Penyusunan struktur organisasi bagi terwaralaba harus memperhatikan modal yang dimiliki karena semakin banyaknya karyawan akan menyebabkan banyaknya pengeluaran yang harus dikeluarkan tiap bulannya untuk penggajian. Oleh karena itu untuk meminimalisasi biaya gaji karyawan, maka sebuah jabatan dapat merangkap jabatan lain. Terdapat 3 skenario dalam perancangan struktur organisasi bagi pihak terwaralaba.

Skenario 1 dilakukan dalam keadaan pihak terwaralaba baru saja membuka gerai tokonya. Keadaan ini tidak membutuhkan karyawan dalam jumlah yang banyak. Pada skenario 1, struktur organisasi terwaralaba dikepalai oleh seorang store manager. Store manager bisa sang terwaralaba sendiri atau menunjuk orang lain. Akan tetapi lebih baik jika store manager merupakan pihak terwaralaba langsung karena pengawasan yang dilakukan dapat berjalan aktif. Untuk fungsi marketing accounting, dan finance dilakukan oleh store manager. Sedangkan fungsi purchasing dan inventory digabung menjadi satu menjadi merchandising dan fungsi HRD, IT , dan security dihilangkan. Struktur organisasi untuk skenario 1 dapat dilihat pada gambar 4.7

commit to user

Gambar 4.7. Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 1)

Skenario 2 seperti ditunjukkan pada gambar 4.8 dilakukan dalam keadaan bisnis terwaralaba sudah berkembang cukup baik. Keadaan ini membutuhkan karyawan dalam jumlah yang banyak sehingga harus dilakukan pemecahan jabatan. Berbeda dengan skenario 1, fungsi marketing dan accounting tidak dilakukan oleh store manager namun berdiri sendiri, namun fungsi finance masih dilakukan oleh store manager. Fungsi purchasing dan inventory juga tidak digabung menjadi satu yaitu merchandising namun berdiri sendiri. Sedangkan fungsi HRD, IT , dan security dihilangkan.

Store Manager

Sales Counter

Purchasing Inventory

OWNER

Gambar 4.8. Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 2)

Fungsi human resource tidak penting bagi terwaralaba karena sebagian tugasnya dikerjakan oleh pihak pewaralaba. Untuk tugas human resource yang berhubungan dengan kebutuhan karyawan seperti

commit to user

cuti, libur dan lainnya menjadi tangggungjawab seorang store manager. Untuk IT dan security merupakan optional (pilihan). Kedua fungsi tersebut bisa diadakan atau tidak tergantung dari kebutuhan dan sumber daya yang dimiliki. Jika pewaralaba memmpunyai bisnis waralaba yang menggunakan IT, maka pihak terwaralaba juga wajib mempunyai karyawan yang menguasai IT. Jika keadaan ini terjadi maka dapat disebut sebagai skenario 3 dan bentuk struktur organisasinya dapat dilihat pada gambar 4.9

Gambar 4.9. Struktur Organisasi Terwaralaba (Skenario 3)

2.) Jumlah SDM Berdasarkan struktur organisasi yang dibuat maka kemudian dapat dihitung alokasi sumber daya yang dibutuhkan oleh masing masing pekerjaan. Dasar pengalokasian sumber daya ini adalah dengan melihat tugas yang dimiliki oleh masing – masing jabatan. Untuk jabatan yang berat alokasi sumber daya manusia lebih banyak. Alokasi sumber daya manusia untuk usaha ritel kategori printer dan tinta dapat dilihat pada tabel 4.15. sampai tabel 4.18.

commit to user

Tabel 4.15. Jumlah Sumber Daya Pewaralaba

Store Manager

1 orang

-Sales Counter

Finance -Finance

Merchandising -Purchasing

6. Human Relations

1 orang 7. Information & Technology 1 orang 8. Security

Tabel 4.16. Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 1)

1. Store Manager

1 orang

2. Sales Counter

Tabel 4.17. Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 2)

1. Store Manager

1 orang

2. Sales Counter

2 orang

3. Cashier

2 orang

4. Kurir

1 orang

5. Teknisi

2 orang

6. Accounting

1 orang

7. Marketing

1 orang

8. Purchasing

1 orang

9. Inventory

1 orang

Total

12 orang

commit to user

Tabel 4.18. Jumlah Sumber Daya Terwaralaba (Skenario 3)

1. Store Manager

1 orang

2. Sales Counter

1 orang 7. Information & Technology 1 orang 8. Security

3.) Sistem Rekrutmen Karyawan Perekrutan karyawan merupakan proses mendapatkan orang yang dijadikan sebagai karyawan perusahaan. Nantinya karyawan tersebut bisa ditempatkan di toko ataupun di kantor pusat. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk melakukan perekrutan karyawan, diantaranya :

a) Cara kerjasama, yaitu dengan melakukan kerjasama dengan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). Cara ini dipilih karena para lulusan SMK merupakan tenaga yang terlatih untuk langsung terjun di dunia usaha.

b) Iklan di media, yaitu dengan melakukan pemasangan info lowongan kerja di semua media baik koran, TV, ataupun radio.

c) Rekomendasi, yaitu dengan mempertimbangkan sumber daya manusia yang direkomendasikan oleh pihak terwaralaba. Dalam hal ini pihak terwaralaba yang memilih calon calon pegawai dan kemudian mengajukan calon – calon tersebut untuk diseleksi oleh pewaralaba. Jika memenuhi standar yang ditetapkan maka calon – calon tersebut dapat direkrut menjadi pegawai. Adapun standar yang dapat dijadikan sebagai panduan dalam

melakukan perekrutan karyawan, antara lain:

a) Pria/ Wanita; Untuk posisi kurir, teknisi, security dibutuhkan karyawan pria.

commit to user

b) Pendidikan Minimal SMA/SMK;

c) Menguasai Komputer & Ms. Office (terutama Ms.Word dan

Ms.Excell);

d) Lebih diutamakan memiliki SIM C;

e) Lebih diutamakan memiliki memiliki kendaraan pribadi;

f) Lebih diutamakan telah bekerja di perusahaan sejenis sebelumnya;

g) Memiliki pengalaman dibidang retail, printer, dan tinta ;

h) Mampu bekerja dibawah tekanan;

i) Ulet, teliti, cekatan dan mau bekerja keras; j) Mempunyai relasi yang luas; k) Bersedia ditempatkan diseluruh unit kerja perusahaan.

B. Pemilihan Lokasi

1) Penentuan Lokasi Lokasi merupakan salah satu faktor terpenting yang mempengaruhi perkembangan dari usaha yang didirikan. Jika lokasi yang dipilih salah maka akan mengakibatkan usaha tidak sukses. Untuk penentuan lokasi dapat dilakukan dengan cara, yaitu:

a) Rekomendasi, yaitu dengan mempertimbangkan lokasi yang direkomendasikan oleh pihak terwaralaba. Dalam hal ini pihak terwaralaba yang memilih dan kemudian mengajukan lokasi tersebut untuk diseleksi oleh pewaralaba. Jika lokasi tersebut memenuhi standar yang ditetapkan maka lokasi tersebut dapat dipilih.

b) Pihak pewaralaba melakukan survei lokasi terlebih dahulu mengenai

tempat yang akan dijadikan calon lokasi berdirinya usaha. 2.) Standar Lokasi Adapun standar lokasi yang dapat dijadikan acuan dalam memilih lokasi untuk tempat usaha ini antara lain :

a) Dekat dengan kompleks perkantoran/ instansi pemerintah;

b) Lokasi jauh dari kompetitor sejenis;

c) Lokasi terletak dekat dengan jalan raya;

d) Lokasi dekat dengan kawasan pemukiman warga/ asrama mahasiswa;

commit to user

e) Kemudahan akses transportasi mencapai lokasi;

f) Mempunyai tempat parkir. Lokasi yang akan digunakan sebagai tempat berdirinya usaha disarankan dengan menggunakan sistem sewa karena resiko sewa lebih kecil jika dibandingkan dengan membangun toko dari awal yang membutuhkan dana pembangunan yang besar. Lebih baik lagi jika terwaralaba mempunyai lokasi sendiri yang merupakan milik pribadi. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi sedikit.

C. Keuangan

1) Pelaporan Keuangan Harian Pelaporan keuangan harian merupakan aktivitas melaporkan segala bentuk transaksi yang terjadi dalam satu hari kerja. Transaksi yang dilaporkan merupakan transaksi keuangan baik berupa pembelian maupun penjualan. Dari hasil benchmarking, dalam pelaporan keuangan harian ada dua cara yang dapat dipilih, diantaranya :

a. Pelaporan Keuangan Terpusat Pelaporan keuangan terpusat berarti segala bentuk laporan keuangan

yang menangani adalah pusat yang dalam hal ini adalah pewaralaba. Dalam cara ini, pihak terwaralaba tidak menangani keuangan usaha tiap hari secara langsung karena laporan keuangannya langsung dilaporkan untuk kemudian dikerjakan oleh pihak pewaralaba. Jika menggunakan sistem seperti ini dapat memilih alternatif cara, yaitu

1. Pihak terwaralaba membuka rekening atas nama pribadi dan rekening atas usahanya. Setiap hari karyawan toko melakukan penyetoran atas keuangan pada hari itu ke rekening pewaralaba. Pihak pewaralaba yang akan menangani segala bentuk pembiayaan termasuk biaya operasional. Biaya biaya yang menjadi kewajiban dari pihak terwaralaba akan dipotong langsung oleh pewaralaba. Hasil bersih keuntugan dan laporan keuangan akan dikirim tiap bulan ke rekening terwaralaba.

2. Setiap hari pada saat ditutupnya pembukuan, hasil penjualan pada saat itu setelah dihitung oleh karyawan toko lalu diserahkan kepada petugas

commit to user

dari pihak terwaralaba. Dalam hal ini baik petugas dari pihak terwaralaba maupun pewaralaba mempunyai tanggungjawab terkait dengan keuangan yang dilaporkan tersebut. Hasil penjualan yang dibawa oleh petugas dari pewaralaba kemudian akan ditangani oleh pewaralaba. Biaya biaya yang menjadi kewajiban dari pihak terwaralaba akan dipotong langsung oleh pewaralaba. Hasil bersih keuntugan dan laporan keuangan akan dikirim tiap bulan ke rekening terwaralaba. Cara ini cocok diterapkan bagi usaha yang tidak membutuhkan peran

seorang pemilik waralaba secara penuh. Pihak terwaralaba bertindak pasif karena segala sesuatunya telah dikerjakan oleh pewaralaba dan terwaralaba hanya menerima laporan keuangan serta keuntungan tiap bulannya. Kelebihan cara ini adalah cocok bagi pihak terwaralaba yang sibuk dan tidak mempunyai waktu untuk mengurusi bisnisnya. Kekurangan dari cara ini adalah pihak terwaralaba tidak dapat memantau secara langsung perkembangan bisnisnya karena pihaknya hanya menerima laporan keuangan serta keuntungan perbulannya tanpa mengetahui sejauhmana perkembangan harian dari usahanya. Selain itu dengan menggunakan cara ini maka pihak terwaralaba dikenakan administration fee sebagai ganti dalam pengurusan administrasi yang dilakukan oleh pewaralaba.

b. Pelaporan Keuangan oleh Cabang Pelaporan keuangan oleh cabang berarti segala bentuk laporan

keuangan yang menangani adalah cabang langsung yang dalam hal ini adalah pihak terwaralaba. Pihak terwaralaba bertanggungjawab penuh atas laporan keuangan bisnisnya. Disini peran seorang pemilik waralaba sangat penting. Hal ini berbeda jika dibandingkan dengan pelaporan keuangan terpusat dimana peran serta terwaralaba tidak begitu penting. Kelebihan dari cara ini adalah pihak terwaralaba mengetahui secara pasti bagaimana laporan keuangan usahanya sehingga dapat diketahui sejauhmana keberhasilan dan perkembangan usahanya. Kekurangan dari cara ini adalah pihak terwaralaba membutuhkan tenaga yang mampu mengerjakan dan bertanggungjawab penuh atas perhitungan laporan keuangan tersebut.

commit to user

2) Penggajian Karyawan Penggajian karyawan merupakan pekerjaan membayar tenaga kerja dengan imbalan berupa uang. Sistem penggajian yang tepat bagi usaha ritel jenis printer dan tinta adalah pembayaran gaji tiap bulan. Hal ini lebih memudahkan daripada penggajian yang dilakukan tiap hari ataupun tiap minggu. Berdasarkan hasil benchmarking, dalam melakukan penggajian ada

2 cara yang dapat dipilih. Hal ini berkaitan dengan cara pelaporan keuangan yang digunakan oleh terwaralaba.

1. Jika menggunakan cara pelaporan keuangan terpusat, maka yang menentukan besarnya gaji adalah pihak terwaralaba. Gaji langsung dibayarkan kepada karyawan melalui kepala toko. Tiap bulannya dari hasil penjualan yang dihasilkan oleh sebuah toko akan dihitung besarnya pengeluaran untuk pembayaran gaji oleh pewaralaba. Setelah itu biaya penggajian tersebut ditransfer ke rekening toko, Kepala toko yang berkewajiban mengambil biaya tersebut dan kemudian membagikan kepada para karyawan.

2. Jika menggunakan cara pelaporan keuangan oleh cabang, yang menentukan besarnya gaji adalah pihak terwaralaba dengan koordinasi dari pewaralaba. Setiap bulannya dari hasil penjualan setelah dipotong biaya operasional dan lainnya akan didapatkan keuntungan. Keuntungan akan menjadi milik dari pihak terwaralaba. Biaya yang dipotong termasuk biaya untuk penggajian karyawan akan langsung dibayarkan oleh pihak terwaralaba langsung ke karyawannya pada akhir bulan.

D. Manajemen Relasional

1) Loyalitas Pelanggan Loyalitas merupakan kesetiaan terhadap sesuatu. Loyalitas penting bagi sebuah usaha agar terus berkembang karena loyalitas berhubungan dengan pelanggan.

commit to user

Cara yang dapat dilakukan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan yaitu :

1. Reward/ penghargaan Hal ini dapat diwujudkan dengan memberikan penghargaan terhadap

pelanggan pelanggan yang setia. Penghargaan dapat berupa diskon ataupun hadiah langsung.

2. Membership/ keanggotaan. Hal ini dapat diwujudkan dengan membuat sebuah kartu anggota bagi

para konsumen. Bagi konsumen yang mempunyai kartu ini akan diberikan berbagai fasilitas istimewa seperti potongan diskon, hadiah langsung dan lainnya yang berbeda dengan konsumen yang tidak memiliki kartu.

3. Milis atau group Hal ini dapat diwujudkan dengan membuat sebuah perkumpulan berupa

group atau milis baik melalui media internet atau langsung. Dengan adanya perkumpulan semacam ini maka informasi mengenai usaha terwaralaba khususnya informasi mengenai promo produk dapat tersampaikan dengan baik. Selain itu kehadiran perkumpulan atau milis ini dapat digunakan sebagai alat monitoring pelayanan yang dilakukan.

Ketiga cara tersebut dapat meningkatkan loyalitas konsumen terhadap usaha terwaralaba sekaligus juga akan meningkatkan trafik penjualan.

E. Strategi Pemasaran

1) Promosi Barang Kegiatan promosi penting untuk dilakukan karena kegiatan ini mempengaruhi persepsi, sikap, dan perilaku konsumen terhadap usaha pewaralaba yang sedang dijalankan. Strategi promosi yang bisa dilakukan untuk usaha ini antara lain:  Melalui iklan, yaitu dengan media TV (lokal maupun nasional, radio,

surat kabar, spanduk dan majalah.  Penjualan langsung, yaitu dengan promosi ke kantor – kantor dan

instansi pemerintahan.

commit to user

 Promosi penjualan, yaitu dengan memberikan kupon hadiah serta mengikuti pameran komputer dan elektronik.

 Diskon selama masa pembukaan toko.  Papan nama, yaitu dengan menempatkan sebuah papan nama di depan

toko yang memudahkan dalam memberikan informasi kepada konsumen

 Web, yaitu dengan membuat sebuah web online bagi toko. Hal ini sangat memudahkan bagi konsumen jika ingin melihat barang yang dijual oleh toko serta jika ingin melakukan pembelian secara online.

 Milis atau group, yaitu dengan menyebarkan informasi berupa promosi

kepada perkumpulan atau komunitas yang dibuat.  Melalui situs pertemanan seperti facebook, twitter, friendster, dan

lainnya.