Analisis Manajemen Kemitraan
5.2.1 Analisis Manajemen Kemitraan
Dari hasil perancangan sistem terdapat tiga aspek rancangan untuk manajemen kemitraan yang digunakan dasar dalam perancangan prospektus penawaran, yaitu aspek bentuk kemitraan, aspek hukum dan perizinan, dan aspek struktur finansial.
Pada aspek bentuk kemitraan, bentuk kepemilikan pada Aston Printer Center menggunakan sistem kepemilikan toko baru dimana sistem ini merupakan sistem waralaba pada umumnya dengan investasi awal sepenuhnya ditanggung pihak terwaralaba. Sistem ini dapat diterapkan saat ini oleh Aston Printer Center,
commit to user
namun sebaiknya Aston Printer Center memperhatikan alternatif lain sistem kepemilikan waralaba, yaitu sistem waralaba take over. Perbandingan kedua sistem tersebut dapat dilihat pada tabel 5.1
Tabel 5.1. Perbandingan Waralaba Toko Baru dan Take Over
Waralaba Toko Baru Waralaba Take Over
- Investasi kecil - Dimulai dari awal - Diurus oleh terwaralaba - Belum menjanjikan keuntungan - Belum dapat diprediksi
- Investasi besar - Sudah berjalan - Diurus oleh pewaralaba - Sudah menjanjikan keuntungan - Lebih aman
Waralaba take over relatif lebih aman dan sudah teruji menguntungkan karena operasionalnya dikerjakan sendiri, namun nilai investasinya lebih tinggi dibandingkan dengan membuka toko baru karena ada biaya toko sejak dibuka hingga mencapai kondisi mapan. Sedangkan waralaba toko baru belum tentu dalam kondisi aman karena operasional toko ditangani langsung oleh terwaralaba sehingga monitoring dari pihak pewaralaba tidak bisa 100 %. Salah satu kelebihan waralaba take over adalah keadaan yang sudah teruji menguntungkan sehingga akan lebih menarik minat calon terwaralaba untuk berinvestasi dibandingkan dengan waralaba toko baru yang harus dimulai dari awal.
Syarat dan ketentuan menjadi terwaralaba Aston Printer Center menjelaskan mengenai item item yang harus dipenuhi oleh calon terwaralaba jika ingin menjadi terwaralaba Aston Printer Center. Syarat dan ketentuan tersebut wajib dijadikan pedoman oleh pihak Aston Printer Center dalam memilih calon terwaralaba. Dalam pemilihan calon terwaralaba hendaknya Aston Printer Center memberlakukan aturan yang ketat dan tidak sembarangan dalam memilih. Hal ini untuk mengantisipasi hal – hal buruk yang terjadi kemudian.
Alur kemitraan menjelaskan mengenai tahapan – tahapan dari seorang calon terwaralaba yang dimulai dari awal hingga menjadi terwaralaba Aston Printer Center. Pada tahapan alur kemitraan, hal yang harus diperhatikan adalah pada saat
commit to user
melakukan perjanjian waralaba. Pada saat ini semua biaya yang menjadi investasi awal dalam pendirian waralaba Aston Printer Center harus dibayar lunas. Selain itu Aston Printer Center wajib memastikan bahwa semua persyaratan yang diperlukan dalam perjanjian telah terpenuhi dan tidak ada syarat yang bermasalah secara hukum. Pada dokumen surat perjanjian waralaba antara Aston Printer Center dengan terwaralaba, hal yang harus dikaji ulang adalah tidak adanya sanksi yang diberikan kepada pihak pewaralaba jika melakukan pelanggaran. Sanksi terhadap pelanggaran perjanjian hanya diberikan kepada terwaralaba namun tidak bagi pewaralaba. Hal ini harus dikaji lagi karena bisnis waralaba merupakan bisnis yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak. Sehingga tidak boleh terdapat hal yang merugikan bagi satu pihak atau menguntungkan pihak yang lain.
Tanggung jawab terwaralaba Aston Printer Center terhadap toko yang dimilikinya adalah tanggung jawab aktif yang membutuhkan perhatian dan tanggung jawab langsung pihak terwaralaba. Untuk saat ini tanggung jawab aktif bisa dijalankan, namun sebaiknya Aston Printer Center tidak mengabaikan kemungkinan untuk menerapkan tanggung jawab pasif di kemudian hari. Perbedaan keduanya dapat dilihat pada tabel 5.2
Tabel 5.2 Perbandingan Tanggung Jawab Aktif dan Pasif
Aktif
Pasif
- Tanggung jawab terwaralaba besar - Toko diurus oleh terwaralaba - Laporan keuangan oleh cabang - Cocok untuk entrepreneur - Tidak ada biaya administrasi
- Tanggung jawab terwaralaba kecil - Toko diurus oleh pewaralaba - Laporan keuangan oleh pusat - Cocok untuk investor - Terdapat biaya administrasi
Tanggung jawab terwaralaba ini berhubungan dengan pelaporan keuangan harian toko. Selama Aston Printer Center masih menerapkan sistem pelaporan keuangan yang ditangani langsung oleh cabang, maka tanggung jawab terwaralaba harus aktif. Namun Aston Printer Center juga tidak boleh mengabaikan karakteristik dan kemauan calon terwaralaba. Jika calon terwaralaba
commit to user
mempunyai jiwa entrepreneurship, maka tanggung jawab aktif lebih cocok digunakan karena dibutuhkan peran serta dan tanggung jawab terwaralaba yang besar. Selain itu dinamika dalam memimpin dan membesarkan toko akan menjadi sebuah tantangan tersendiri bagi pihak terwaralaba. Tetapi jika calon terwaralaba mempunyai jiwa seorang investor, maka tanggung jawab pasif lebih cocok diterapkan. Hal ini dikarenakan prinsip seorang investor hanya menanamkan modal saja dan berharap dapat keuntungan secepatnya, sehingga detail operasional toko tidak diperhatikan. Oleh karena itu perlu campur tangan langsung dari pihak pewaralaba dalam menanganinya. Tanggung jawab yang pasif memunculkan biaya – biaya yang harus dikeluarkan oleh terwaralaba terkait dengan penanganan langsung dari pewaralaba seperti biaya administrasi. Hal tersebut merupakan keuntungan dari tanggung jawab pasif bagi pihak pewaralaba, sedangkan bagi pihak terwaralaba keuntungan yang diperoleh adalah tidak mengeluarkan tenaga yang besar dalam mengurus operasional toko.
Sistem training yang dilakukan oleh Aston Printer Center terhadap karyawan pihak terwaralaba dilakukan sepenuhnya di kantor pusat Aston Printer Center. Masa training selama tiga bulan dianggap sudah mencukupi dalam hal penguasaan materi. Selain itu dengan adanya sistem monitoring terhadap perkembangan karyawan pada saat terjun di toko terwaralaba, akan sangat menguntungkan bagi pihak terwaralaba. Hal ini menunjukkan dukungan yang tidak terputus oleh Aston Printer Center terhadap kualitas karyawan, karena kualitas karyawan berakibat pada pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.
Strategi pembukaan toko bagi pihak terwaralaba diatur oleh Aston Printer Center. Dalam hal ini Aston Printer Center mempunyai sebuah SOP tentang cara pembukaan toko yang dilengkapi dengan strategi pemasaran. Hal ini menguntungkan bagi pihak terwaralaba karena dengan mengikuti prosedur yang ditentukan diharapkan dapat mengikuti kesuksesan yang diraih oleh Aston Printer Center.
Konsultasi bagi terwaralaba dilayani selama masa perjanjian yaitu 5 tahun. Konsultasi dilakukan dengan melalui media telepon, email atau datang langsung ke Aston Printer Center Pusat. Kebijakan ini sudah tepat dilakukan karena
commit to user
konsultasi merupakan salah satu hak yang wajib diterima oleh setiap terwaralaba sebagai bentuk bantuan dukungan dari pewaralaba. Masa konsultasi 5 tahun sama dengan masa perjanjian waralaba yang juga berakhir pada 5 tahun.
Monitoring Aston Printer Center terhadap terwaralaba dilakukan dalam jangka waktu perjanjian waralaba selama 5 tahun. Monitoring dilakukan secara berkala dengan melihat laporan keuangan terwaralaba. Selama ini monitoring Aston Printer Center terhadap terwaralaba masih sangat kurang. Aston Printer Center melakukan monitoring hanya pada saat terwaralaba mengalami kesulitan. Jika nantinya Aston Printer Center menerapkan adanya royalty fee, maka monitoring harus dilakukan secara insentif karena hal ini merupakan salah satu bentuk tanggung jawab dan kewajiban Aston Printer Center terhadap terwaralaba. Monitoring yang kurang dapat menyebabkan Aston Printer Center tidak mengetahui perkembangan outlet terwaralaba dengan jelas. Hal ini dapat berakibat negatif jika pelayanan terwaralaba buruk karena akan berpengaruh pada citra Aston Printer Center.
Legalitas hukum Aston Printer Center telah terdaftar untuk merek tinta yaitu amazINK. Merek yang telah terdaftar tersebut dapat menjadikan suatu identitas bagi Aston Printer Center. Selain itu penggunaan merek amazINK juga merupakan salah satu kriteria yang harus dimiliki sebuah usaha agar dapat digolongkan sebagai waralaba. Sehingga dengan demikian usaha Aston Printer Center sudah siap untuk disebut sebagai waralaba.
Izin usaha Aston Printer Center ada dua macam yaitu izin untuk mendirikan usaha yang terdiri dari SIUP, TDP, dan HO serta izin mendirikan waralaba yaitu STPW Pemberi Waralaba. Dari kedua izin tersebut yang belum dimiliki adalah STPW Pemberi Waralaba. Sebagai syarat izin mendirikan usaha semua dokumen perizinan telah dimiliki oleh Aston Printer Center, namun untuk izin waralaba Aston Printer Center belum mendapatkan izin karena Aston Printer Center masih belum berbentuk waralaba. Karena STPW merupakan syarat membuka waralaba, maka Aston Printer Center sebaiknya segera mengurus izin tersebut. Bagi calon terwaralaba kelak juga harus memiliki STPW Penerima Waralaba. Izin ini penting
commit to user
di Indonesia sebagai bukti bahwa usaha yang didirikannya adalah murni waralaba. Jika tidak mempunyai izin tersebut maka akan diberikan denda oleh pemerintah.
Struktur finansial yang dirancang untuk Aston Printer Center ada 2, yaitu rancangan untuk keadaan optimis dan rancangan untuk keadaan pesimis. Kedua rancangan ini ditampilkan dalam prospektus agar calon pewaralaba dapat mengetahui secara pasti bahwa baik dalam keadaan pesimis ataupun optimis, bisnis ini tetap memberikan keuntungan. Namun yang membedakan adalah kapan terjadinya titik impas (BEP). Rancangan untuk keadaan optimis dibuat berdasarkan Aston Printer Center Tegal, sedangkan untuk keadaan pesimis dengan melihat keadaan pada Aston Printer Center Klaten. Penjelasan lebih lanjut mengenai rincian investasi tersebut terdapat pada Lampiran 2.
Pada keadaan optimis terdapat tiga rancangan skenario sperti ditunjukkan pada tabel 5.3. Rancangan 1 tidak memperhitungkan adanya royalty fee, sedangkan rancangan 2 terdapat royalty fee yang berbeda tiap kategori barang. Sementara untuk rancangan 3 besar royalty fee yang dikenakan sama terhadap semua barang.
Tabel 5.3 Rincian Investasi Awal Keadaan Optimis
Franchise Fee
Rp 15.000.000
Rp 15.000.000
Rp 15.000.000 fixture toko
Rp 10.150.000
Rp 10.150.000
Rp 10.150.000 peralatan
Rp 16.484.400
Rp 16.484.400
Rp 16.484.400 persediaan awal
Rp 30.618.000
Rp 30.618.000
Rp 30.618.000 royalty fee
- Tinta (ink + toner) 4%
- Tinta (ink + toner) 4%
- aksesoris printer (2%)
- aksesoris printer (4%)
- cartridge (2%)
- cartridge (4%) BEP
Total Investasi
Sewa Tempat (1 tahun)
Dana minimal yang dipersiapkan
Rp 90.252.400
Rp 90.252.400
Rp 90.252.400
commit to user
Pada keadaan pesimis juga terdapat tiga rancangan skenario seperti ditunjukkan pada tabel 5.4. Rancangan 1 tidak memperhitungkan adanya royalty fee, sedangkan rancangan 2 terdapat royalty fee yang berbeda tiap kategori barang. Sementara untuk rancangan 3 besar royalty fee yang dikenakan sama terhadap semua barang.
Tabel 5.4. Rincian Investasi Awal Keadaan Pesimis
Franchise Fee
Rp 15.000.000
Rp 15.000.000
Rp 15.000.000 fixture toko
Rp 10.150.000
Rp 10.150.000
Rp 10.150.000 peralatan
Rp 16.484.400
Rp 16.484.400
Rp 16.484.400 persediaan awal
Rp 30.618.000
Rp 30.618.000
Rp 30.618.000 royalty fee
- Tinta (ink + toner) 4%
- Tinta (ink + toner) 4%
- aksesoris printer (2%)
- aksesoris printer (4%)
- cartridge (2%)
- cartridge (4%) BEP
Total Ivestasi
Sewa Tempat (1 tahun)
Dana minimal yang dipersiapkan
Rancangan yang dipakai dalam prospektus penawaran adalah rancangan 1 baik untuk keadaan optimis maupun pesimis. Rancangan 1 dipilih karena rancangan ini sesuai dengan kebijakan Aston Printer Center yang tidak menarik royalty fee dari hasil penjualan terwaralaba.
Kebijakan yang diambil oleh Aston Printer Center tersebut dapat tetap dilaksanakan. Namun jika melihat bahwa usaha ini memberikan prospek yang menjanjikan maka Aston Printer Center sebaiknya memperhatikan rancangan investasi awal yang lain. Adanya item tambahan berupa royalty fee dalam bentuk prosentase keuntungan terhadap penjualan masing – masing barang kecuali printer dapat memberikan keuntungan finansial kepada Aston Printer Center. Hal ini dikarenakan semakin banyak produk yang dijual maka semakin besar juga royalti yang akan didapatkan. Sehingga bagi pihak terwaralaba akan memberikan keuntungan tambahan.
commit to user
Prosentase yang dikenakan pada royalty fee menyebabkan terjadinya waktu titik impas (BEP). Semakin banyak royalty fee yang dikenakan, maka semakin lama pula waktu BEP bagi pewaralaba. Hal tersebut berlaku baik dalam keadaan optimis maupun pesimis. Untuk itu sebaiknya Aston Printer Center jika akan menerapkan rancangan ini memperhatikan faktor lamanya BEP.
Sesuai dengan rancangan investasi awal pada prospektus penawaran baik untuk keadaan optimis maupun pesimis, terdapat beberapa aspek finansial yang terdapat pada rancangan sistem manajemen waralaba namun tidak masuk ke dalam perhitungan di prospektus penawaran, antara lain:
1) Distribution Fee Biaya ini dikeluarkan setiap bulan oleh terwaralaba dan menjadi satu dengan biaya transportasi.
2) Administration Fee Biaya ini dikeluarkan jika keuangan terwaralaba ditangani oleh pusat. Karena pada saat ini Aston Printer Center tidak menerapkan sistem keuangan terpusat maka biaya ini tidak masuk ke dalam perhitungan
3) Biaya Deposito Awal Biaya ini tidak masuk ke dalam perhitungan investasi awal karena Aston Printer Center tidak menerapkan adanya uang muka yang dijadikan sebagai deposito awal sehingga biaya ini ditiadakan.
4) Biaya Perpanjangan Kontrak Biaya ini tidak masuk ke dalam pehitungan investasi awal karena biaya ini dikeluarkan nanti pada saat masa berlaku perjanjian telah selesai. Selain keempat biaya ini, terdapat tiga biaya lain dalam struktur finansial
yang masuk dalam komponen franchise fee, yaitu biaya perijinan, advertising fee, biaya penggunaan merk, biaya launching.
Rancangan investasi yang dibuat menggunakan asumsi bahwa modal yang dimiliki oleh terwaralaba adalah modal sendiri sehingga tidak memperhitungkan adanya biaya pengeluaran untuk membayar pinjaman di bank. Namun sebaiknya pihak Aston Printer Center perlu mempertimbangkan hal ini karena tidak menutup kemungkinan bahwa modal yang dimiliki oleh terwaralaba tidak sepenuhnya
commit to user
merupakan modal sendiri dan bisa berupa modal pinjaman. Jika hal tersebut terjadi maka akan berpengaruh pada waktu BEP (titik impas) karena biaya yang dikeluarkan menjadi bertambah untuk membayar pinjaman dan bunga bank. Aston Printer Center hendaknya mengikuti langkah yang dilakukan oleh Alfamart dan Apotek K24 yang mengadakan perjanjian kredit waralaba dengan bank swasta di Indonesia seperti BRI, BNI, Mandiri, dan lainnya. Adanya perjanjian untuk memberikan keringanan pengambilan kredit waralaba ini sangat menguntungkan baik untuk pewaralaba maupun terwaralaba. Bagi pewaralaba langkah ini akan memudahkan dalam merekrut banyak terwaralaba karena cara ini dapat memfasilitasi bagi terwaralaba yang tidak mempunyai modal sendiri untuk dapat bergabung menjadi terwaralaba. Sedangkan bagi terwaralaba memudahkan dalam mencari pinjaman sehingga dapat memiliki bisnis waralaba dengan mudah dan cepat. Kentungan dengan melakukan perjanjian ini adalah adanya bunga yang relatif jauh lebih rendah yaitu sampai 10% dibanding dengan kredit ritel pada umumnya yang berkisar 13%.
Langkah ini nantinya dapat menjadi salah satu nilai jual bisnis waralaba Aston Printer Center yaitu dengan adanya kemudahan dalam peminjaman modal usaha di bank.