Manajemen Barang Dagangan

4.2.3 Manajemen Barang Dagangan

A. Perencanaan Dan Pengelolaan Barang

1) Sistem Distribusi Barang Distribusi berkaitan dengan aktivitas pengiriman barang dari pewaralaba ke pihak terwaralaba. Dari hasil benchmarking, skema distribusi barang untuk ritel kategori printer dan tinta dapat dilihat pada gambar 4.10.

commit to user

Gambar 4.10. Skema Distribusi dengan 1 Gudang

Dari gambar 4.10 dapat dilihat bahwa pewaralaba memiliki gudang yang menjadi satu dengan kantor pusat. Dari gudang tersebut produk didistribusikan langsung ke tempat terwaralaba. Skema ini cocok untuk bisnis waralaba yang baru saja berkembang dan belum begitu besar. Kedekatan gudang dengan tempat terwaralaba sangat penting kaitannya. Skema distribusi ini disebut sebagai sistem gudang pribadi atau gudang swasta (Firmansyah, 2011)

Jika nanti waralaba telah berkembang pesat dan memiliki area pengiriman yang luas maka perlu dibuat skema distribusi yang lebih besar dengan menempatkan lokasi gudang sesuai dengan kedekatan pada lokasi terwaralaba. Gudang ini disebut sebagai gudang distribution centre (Firmansyah, 2011). Skema distribusi tersebut dapat dilihat pada gambar 4.11.

commit to user

Gambar 4.11. Skema Distribusi dengan lebih dari 1 Gudang

2) Hubungan dengan Supplier Supplier yang menjadi rekanan bisnis dari pewaralaba mempunyai peranan penting dalam proses distribusi barang. Pemilihan supplier menjadi hal yang penting untuk diperhatikan. Untuk ritel kategori printer dan tinta ini pemilihan supplier ditentukan langsung oleh pewaralaba. Pihak terwaralaba tidak diperkenankan mengadakan perjanjian dengan supplier lain tanpa sepengetahuan pewaralaba. Hal ini menjadi salah satu perjanjian antara pewaralaba dengan terwaralaba.

Pemilihan supplier yang baik sangat menentukan keberhasilan usaha karena hal ini berhubungan dengan kualitas pelayanan yang diberikan. Oleh karena itu dalam melakukan pemilihan supplier harus dilakukan dengan sangat teliti.

commit to user

Berikut ini merupakan beberapa panduan dalam memilih supplier menurut Raharjo (2001).

a. Ketepatan waktu pelayanan. Hal yang harus diperhatikan di sini berkaitan dengan waktu tunggu dan waktu penyerahan;

b. Akurasi pelayanan, berkaitan dengan pelayanan yang dapat

diandalkan dan bebas dari kesalahan – kesalahan;

c. Kesopanan dan keramahan dalam memberikan pelayanan;

d. Tanggung jawab, berkaitan dengan penerimaan pesanan dan

penanganan keluhan;

e. Kelengkapan, menyangkut lingkup pelayanan dan ketersediaan

sarana pendukung;

f. Kemudahan mendapatkan pelayanan;

g. Pelayanan pribadi, berkaitan dengan fleksibilitas, penanganan

permintaan khusus dan lain – lain.

3) Pengiriman Barang Pengiriman barang dari pewaralaba ke terwaralaba perlu diperhatikan tingkat keefisienannya. Pengiriman tiap hari tidak cocok digunakan untuk produk printer dan tinta karena kebutuhan akan kedua barang ini bukan termasuk kebutuhan yang mendesak setiap hari. Pola pengiriman yang dapat diterapkan adalah dengan menunggu pesanan dari terwaralaba. Dalam sebulan pihak terwaralaba akan melakukan pemesanan sebanyak berapa kali tergantung dari kebutuhan terwaralaba. Pewaralaba berkewajiban memenuhi pesanan dari terwaralaba dengan mengirimkan barang sesuai dengan waktu yang ditentukan oleh terwaralaba. Hal ini lebih efisien jika dibandingkan dengan pengiriman barang setiap hari.

Pada pengiriman barang terdapat aktivitas pembelian barang dan pemesanan barang oleh konsumen/ terwaralaba. Untuk melihat sejauhmana keefektifitasan dari aktivitas pengiriman barang dapat dilihat dari laporan dan dokumen yang terkait. Adapun laporan dan dokumen tersebut antara lain :

commit to user

a. Form Sales Order Form ini digunakan dalam aktivitas penerimaan order dari

konsumen/ terwaralaba yang memuat informasi mengenai :  Nomor Sales Order (SO)  Tanggal terjadinya order  Tanggal kirim produk  Model pembayaran (debet/cash)  Nama dan Alamat Konsumen/Terwaralaba  Kriteria produk (nama produk,jumlah pesan, satuan produk,harga

satuan)  Catatan (diskon, uang muka)  Tanda tangan penanggungjawab

b. Form Faktur Penjualan Form ini dikeluarkan atas barang – barang yang dijual ke

konsumen/ terwaralaba yang memuat informasi mengenai :  Nomor Sales Order (SO)  Nomor Faktur penjualan  Tanggal pembuatan faktur  Nama dan Alamat Konsumen/Terwaralaba  Kriteria produk (nama produk,jumlah pesan, satuan produk,harga

satuan dan total harga)  Tanda tangan penanggungjawab

c. Kartu Gudang Kartu gudang digunakan untuk mencatat aktivitas keluar masuk

barang yang memuat informasi mengenai :  Nomor Kartu Gudang  Nama Barang  Tanggal Masuk Barang  Tanggal Keluar Barang  Sisa Barang

commit to user

 Kriteria Produk (Jumlah barang, satuan, harga barang, dan total

harga)  Tanda tangan penanggungjawab

d. Form Delivery Order Form ini merupakan surat jalan yang diberikan kepada konsumen/

terwaralaba terkait dengan pengiriman barang yang dibeli/dipesan. Form ini memuat informasi mengenai :  Nomor form  Tanggal pengiriman barang  Nama dan alamat konsumen/terwaralaba  Barang yang dikirim (nama barang, jumlah barang, satuan barang,

harga)  No kendaraan yang dipakai untuk mengirim  Tanda tangan konsumen/terwaralaba dan petugas pengirim.

e. Form Retur Barang Form ini digunakan untuk pengembalian barang oleh konsumen/

terwaralaba karena terdapat hal – hal yang tidak diinginkan yang ada pada barang. Form ini memuat informasi mengenai :

 Nomor Form retur  Tanggal pengiriman barang  Nama dan alamat konsumen/terwaralaba  Barang yang dikembalikan ( nama barang, jumlah barang, satuan

barang, harga)  Alasan pengembalian barang  Tanda tangan penanggungjawab

f. Laporan Keuangan Form ini digunakan untuk mengetahui aktivitas keuangan yang

terjadi baik harian, bulanan atau waktu – waktu yang ditetapkan. Form ini memuat informasi mengenai :

 Nomor Laporan Keuangan  Tanggal pembuatan laporan  Pemasukan

commit to user

 Pengeluaran  Saldo  Tanda tangan penanggungjawab

4) Pemesanan Barang Pemesanan barang oleh terwaralaba dapat dilakukan secara manual atau melalui sistem yang terintegrasi dengan bantuan teknologi komputer. Sistem yang terkomputerisasi memudahkan dalam pemesanan barang karena pewaralaba langsung dapat mengetahui kondisi dari persediaan barang secara langsung sehingga dapat diketahui kapan waktu pengiriman yang sesuai. Namun cara ini membutuhkan dukungan teknologi yang besar dan tepat diterapkan bagi usaha waralaba yang memiliki banyak terwaralaba yang tersebar luas. Bagi usaha waralaba yang belum begitu besar lebih tepat menggunakan cara pemesanan manual melalui telepon atau email. Hal ini lebih mudah dilakukan, efisien serta menghemat biaya.

Dalam pemesanan barang terdapat aktivitas pembelian dan pemesanan barang. Untuk melihat sejauhmana keefektifitasan dari aktivitas pemesanan barang dapat dilihat dari laporan dan dokumen yang terkait. Adapun laporan dan dokumen tersebut antara lain :

a. Form Purchase Request Barang

Form ini digunakan untuk mengajukan permintaan barang ke bagian keuangan untuk meminta persetujuan pembelian. Form ini memuat informasi mengenai :  Nomor Form Purchase Request  Tanggal permintaan barang  Barang yang diminta ( nama barang, jumlah kembali,satuan

produk, harga)  Tanda tangan penanggungjawab

b. Form Purchase Order Barang

Bagi pewaralaba form ini digunakan untuk mengajukan pembelian barang ke supplier, sedangkan bagi pihak terwaralaba form

commit to user

ini digunakan untuk mengajukan pembelian barang ke pewaralaba. Form ini memuat informasi mengenai :

 Nomor Form Purchase Order  Tanggal pembelian barang  Barang yang diminta ( nama barang, jumlah kembali,satuan

produk, harga)  Tanda tangan penanggungjawab

c. Form Bukti Terima Barang

Bagi pewaralaba form ini merupakan form bukti penerimaan barang dari supplier, sedangkan bagi terwaralaba form ini merupakan form bukti penerimaan barang dari pewaralaba. Form ini memuat informasi mengenai :

 Nomor Bukti Terima Barang  Nomor Purchase Order  Nomor Delivery Order  Tanggal terima barang  Nama pengirim barang  Barang yang diminta ( nama barang, jumlah kembali,satuan

produk, harga)  Tanda tangan pengirim dan penerima barang

B. Harga Jual Barang

1) Penetapan Harga Barang Harga suatu barang yang dijual oleh terwaralaba harus sesuai dengan standar harga yang ditetapkan oleh pewaralaba. Dalam hal ini pewaralaba berkewajiban menetapkan harga dan terwaralaba berkewajiban menaati peraturan harga yang ditetapkan oleh pewaralaba. Strategi yang bisa diterapkan dalam penetapan harga jual menurut Utami (2010) antara lain :  Penetapan harga di bawah harga pasar  Penetapan harga sama dengan harga pasar  Penetapan harga di atas harga pasar

commit to user

Penetapan harga dengan melihat harga pasar adalah dengan memperhatikan harga yang ditawarkan oleh competitor/ pesaing sejenis. Penetapan harga dilakukan dengan memperhatikan margin keuntungan yang diambil. Penetapan harga di bawah harga pasar berarti mengambil margin keuntungan lebih kecil daripada margin keuntungan yang diambil oleh competitor/ pesaing. Penetapan harga sama dengan harga pasar berarti mengambil margin keuntungan sama dengan margin keuntungan yang diambil oleh competitor/ pesaing. Sedangkan penetapan harga di atas harga pasar berarti mengambil margin keuntungan lebih besar daripada margin keuntungan yang diambil oleh competitor/ pesaing.

Bagi usaha yang sudah dikenal dan memiliki reputasi yang baik di masyarakat, maka penetapan harga di atas harga pasar bisa menjadi pilihan yang tepat, namun bagi usaha yang baru saja berkembang pilihan ini tidak tepat karena tidak akan membuat penjualan meningkat karena mereka belum dikenal pasar. Penetapan harga yang sesuai adalah dengan melakukkan penetapan harga sama dengan harga pasar. Namun pemilihan cara ini perlu ditunjang dengan peningkatan kualitas layanan dan juga biaya operasional yang dikeluarkan. Hal yang tidak boleh terjadi adalah jika menetapkan harga namun tidak memperhatikan biaya operasional yang dikeluarkan.

Salah satu hal yang dapat dijadikan pertimbangan dalam menentukan harga jual adalah dengan menggunakan penetapan harga ganjil (Ma’ruf,2005). Harga ganjil yang dimaksud merupakan harga yang berakhir dalam jumlah atau bilangan yang ganjil. Sebagai contoh dengan penetapan harga Rp 399.900,00 merupakan harga yang lebih murah bagi konsumen dibandingkan dengan harga Rp 400.000,00.

C. Pemeriksaan Kualitas

1) Sistem Pemeriksaan Barang Pengecekan kualitas penting untuk dilakukan dan ini berlaku bagi pewaralaba dan juga terwaralaba. Bagi pewaralaba pengecekan kualitas

commit to user

dilakukan untuk mengecek sejauhmana kualitas barang yang diterimanya dari supplier. Usaha kategori printer dan tinta ini mendapatkan barang dari supplier, oleh karena itu penting untuk dilakukan pengecekan kualitas dari barang sebelum barang tersebut didistribusikan ke terwaralaba. Pengecekan kualitas yang dilakukan termasuk memastikan ada atau tidaknya garansi pada produk. Karena biasanya produk yang didistribusikan dalam kondisi tersegel maka tidak mungkin dilakukan pengecekan kualitas dengan membuka segel. Oleh karena itu pengecekan kualitas difokuskan pada keadaan bumgkus barang. Rusak atau tidaknya kardus barang kadang menunjukkan bahwa barang di dalam telah mengalami perlakuaan yang tidak baik selama proses pengiriman. Barang dengan keadaan kardus yang rusak bisa ditukarkan kembali ke supplier sebelum didistribusikan ke terwaralaba. Hal ini untuk mengantisipasi barang rusak yang diterima oleh konsumen.