3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan
Kearsipan. 4.
Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip.
5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan
pengiriman surat dokumen, surat kabar dan jamuan. 6.
Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di perusahaan.
Selain itu sekretaris di satuan unit kerja kesekretariatan pada kantor BARISTAND juga memiliki perana lain yaitu sebagai pusat informasi, penerima
telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan
pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
B. Syarat dan Tugas Sekretaris
1. Syarat – syarat Sekretaris Perusahaan
Seorang sekretaris yang profesional harus mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan kurang baik, karna jika tidak maka
pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatannya akan berjalan dengan kurang baik.
Untuk memperluas pengetahuan dan kemampuan dalam pekerjaan, maka sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa
yang akan terjadi dan apa yang biasa dihadapi, serta bagaimana cara mengatasinya dengan cepat dan tepat. Berusaha mengetahui apa yang dilakukan oleh pimpinan
pada waktu yang lalu dan mempelajari kebijaksanaan umum dan dalam pedoman tata kerja sebagai informasi tentang latar belakang yang harus diketahui.
Mengingat tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi, maka ada beberapa syarat yang harus dipenuhi
untuk seorang sekretaris yang dapat dianggap cakap, mampu dan tepat dalam bidangnya.
Syarat kemampuan kerja, yang harus dimiliki oleh sekretaris belum dapat seketika dimiliki pada waktu sekretaris mulai bekerja. Sekretaris yang baru
bekerja, pada umumnya sering membuat kesalahan, oleh sebab itu harus mempelajari dan memahami keadaan perusahaan tempatnya bekerja, di samping
harus membina ketelitian dari sekretaris itu sendiri. Syarat jabatan sekretaris adalah jabatan profesional yang bisa di
kembangkan. Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani, 2012:11 Pada dasarnya, syarat untuk menjadi sekretaris adalah sebagai berikut Gemilang,
2013:19-21 1.
Berpendidikan sekurang- kurangnya Sekolah Lanjutan Tingkat Atas SLTA ditambah pendidikan sekretaris.
2. Mempunyai kemampuan kerja sebagai sekretaris, maksudnya adalah
terampil dalam hal mengetik, korespondensi, penguasaan berbagai mesin kantor, menyusun laporan dan lain-lain.
3. Memahami cukup pengetahuan umum. Yang dimaksud pengetahuan
umum adalah pengetahuan mengenai lingkungan kehidupan, budaya kultur dan peradaban yang cukup tinggi untuk dapat mengikuti
percakapan konversasi orang – orang intelektual modern. Misalnya : a.
Organisasi dan manajemen perusahaan. b.
Masalah niaga dan lain- lain. 4.
Menguasai bahasa Indonesia yang baik dan benar, bahasa Inggris, dan bahsa asing lainnya yang diperlukan dalam menunjang kelancaran
pelaksanaan tugas. 5.
Memiliki kepribadian sebagai sekretaris yaitu sifat sifat yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik,
bijaksana, berpenampilan baik dan menarik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia, dan lain – lain.
6. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari- hari
seperti menerima tamu, menerima telepon, dan membuat agenda pertemuan kantor atau perusahaan.
Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris , orang tersebut harus mempunyai cukup pengetahuan dan pengalaman dalam berbagai pekerjaan dan
tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan dan tanggung jawabnya yang belum begitu luas, misalnya satu bulan
sebagai resepsionis, beberapa minggu lagi sebagai teleponis, beberapa bulan di bagian korespondensi dan lain- lain. Semuanya sangat diperlukan untuk
membiasakan diri dalam berbagai macam pekerjaan bisnis rutin yang nantinya diperlukan untuk menjalankan pekerjaan sekretaris secara sukses.
Sedangkan syarat untuk menjadi seorang sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam Wursanto, 2006:22 yaitu :
1 Syarat syarat Umum
Syarat – syarat umum yaitu syarat – syarat yang berhubungan dengan sikap kepribadian, sikap tingkah laku, kecakapan pribadi.
A. Sikap Kepribadian
Sikap kepribadian yang dimiliki oleh seorang sekretaris, yaitu sikap yang berhubunga dengan :
1. Sifat – sifat mental, ialah kemampuan seorang dalam menghadapi berbagai
persoalan dan berbagai macam tantangan dalam melaksanakan tugasnya. Untuk itu diperlukan suatu sikap yang konkret dan positif. Sikap yang
diperlukan antara lain ketelitian, penuh inisiatif dan kreativitas, serta kemampuan menyesuaikan diri.
2. Kemampuan berbicara, yaitu mengemukakan ide- ide kepada pihak lain
dengan menggunakan bahasa yang dapat diterima dan dimengerti. 3.
Perbendaharaan bahasa. Untuk berbicara dengan baik, diperlukan pembendaharaan bahasa yang cukup. Pergunakan kata-kata yang tepat
dalam berbicara. Kata- kata dan istilah teknis sesuai dengan sifat dan tugas pekerjaan perlu diketahui.
4. Tidak gugup. Untuk menghindari rasa gugug, biasakan diri untuk bergaul
dengan siapa pun, serta berani mengemukakan pendapat dalam keadaan dan situasi apapun.
5. Kesehatan yang baik akan mempengaruhi prestasi kerja serta mampu
membangkitkan gairah atau semangat yang tinggi. Oleh karna itu syarat kesehatan menjadi salah satu yang harus dipenuhi oleh setiap calon
pelamarpegawai. 6.
Seorang sekretaris di dalam melaksanakan tugasnya harus selalu menunjukkan sikap simpati terhadap siapapun serta harus berpenampilan
baik. B.
Sikap dan Tingkah laku Tugas sekretaris selalu berhubungan dengan orang lain para pegawai
perusahaan, para pejabat perusahaan, dan pejabat – pejabat lain dari luar perusahaan yang berhubungan dengan pimpinannya. Mengingat tugas sekretaris
banyak berhubungan dengan pihak lain, maka ia harus memiliki kepribadian yang baik. Kepribadian seorang tecermin pada sikap dan tingkah laku. Sikap dan
tingkah laku yang dapat mencerminkan kepribadian antara lain Wursanto, 2006:22 :
1 Sopan dan ramah
2 Dapat dipercaya
3 Dapat bekerjasama
4 Setia
5 Cepat dan rajin
6 Penuh perhatian
7 Baik hati
8 Bijaksana
9 Penuh inisiatif
10 objektif
C. kecakapan pribadi
seorang sekretaris selain dituntut untuk memenuhi syarat – syarat seperti diuraikan dia atas juga, juga dituntut untuk memiliki suatu kecakapan pribadi.
Kecakapan pribadi yang diperlukan seorang sekretaris antara lain : 1.
Panjang akal : hal tersebut berarti bahwa dalam keadaan apapun, dan bagaimana pun dibawah tekanan pihak manapun harus selalu dapat
mengatasi persoalan – persoalan yang di hadapi. 2.
Ambisi : keinginan untuk maju dan sukses. Ambisi merupakan dorongan untuk membangkitkan kreativitas dalam bekerja.
3. Inisiatif : prakarsa. Jangan bekerja hanya krena ada perintah dari atasan.
4. Kearsipan dan kebersihan dalam melaksanakan tugas.
5. Memiliki perasaan tenggang rasa dengan sesama pegawai dari tingkat
manapun. 6.
Loyalitas kepada perusahaan instansi yang bersangkutan.
2 Syarat – syarat Khusus
Syarat syarat khusus adalah syarat – syarat yang berkaitan denga skill atau keahlian dan pengetahuan bidang sekretariat. Ada 10 sepuluh kompetensi yang
mencakup sikap, pengetahuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris Gie, 2000 yaitu :
1. Kemampuan menangani telepon
2. Kemampuan menangani tamu
3. Kemampuan mengelola kas kecil
4. Kemampuan menagani alat tulis dan perlengkapan kantor
5. Kemampuan menangani dikte
6. Kemampuan mengatur pertemuanrapat
7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas
8. Kemampuan mengeloal dokumen
9. Kemampuan menangani telepon
10. Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan
Adapun persyaratan spesifikasi jabatan sekretaris Officer IIISpecialist II Kesekretariatan pada kantor BARISTAND adalah :
1. Persyaratan pendidikan formal dan pengalaman :
a. S1S2 fresh graduate.
b. D3, dengan pengalaman minimal 5lima tahun di fungsi yang
relevan. c.
D2D1, dengan pengalaman minimal 7tujuh tahun di fungsi yang relevan.
d. SLTA Sederajat, dengan pengalaman 5lima tahun di fungsi yang
relevan.
2. Pelatihan minimal yang dibutuhkan :
a. Tata Laksana Surat dan Kearsiapan.
b. Keprotokolan.
c. Kesekretariatan.
d. Etika Komunikasi.
e. Statistik.
2.Tugas – tugas Sekretaris
Tugas sekretaris dari masa ke masa semakin berkembang, pada mulanya sekretaris adalah petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia.
Kemudian tugas sekretaris bertambah yakni menangani surat – surat pejabat pimpinan yang meliputi surat – surat pribadi atau surat rahasia. Selanjutnya tugas
sekretaris ini diperluas sebagai tata usaha lainnya, seperti: menerima dan menjawab telepon, memelihara dokumen, menyususn jadwal rapat, menyusun
acara sehari- hari pimpinan, dan sebagainya. Sekretaris bukan hanya pembantu yang mengerjakan salah satu tugas tata
usaha rutin seperti mengetik misalnya, tapi sekretaris mempunyai kewajiban dan tanggung jawab untuk dapat meringankan tugas pimpinan yang dibantunya dalam
beberapa masalah.
Adapun tugas – tugas sekretaris adalah Hendarto, 2004:7 : 1.
Tugas Rutin Yaitu tugas – tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa
menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus dilaksanakan sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian tugasnya.
Tugas rutin meliputi : a.
Menyusun membuat surat korespondensi b.
Menata arsip c.
Mengurus dan mengendalikan surat d.
Menerima dan melayani tamu serta bertamu e.
Menerima dan melayani telepon serta menelepon f.
Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan g.
Menyiapkan pembuatan laporan, dan lain- lain
2. Tugas Khusus
Yaitu tugas yang tidak selalu setiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
Jadi yang dimaksud dengan tugas disini adalah pekerjaan yang hanya kadang – kadang dihadapi akan tetapi harus dilaksanakan sebaik- baiknya. Tugas khusus
meliputi : a.
Menyiapkan rapat dan membuat notulen rapat b.
Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
c. Mengonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasinya atau inspirasi
luar d.
Membuat agenda kegiatan pimpinan e.
Pembelian kado atau cinderamata 3.
Tugas Kreatif Yaitu tugas atau prakarsa sendiri, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh
pimpinan. Tugas tersebut merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan, sehingga dapat membantu meringankan beban
pekerjaan pimpinan. Oleh karena itu sekretaris perlu mengembangkan inisiatifnya. Sekretaris mengembangkan inisiatif dengan :
a. Menguasai tata dan cara kerja yang sudah berlaku ditempat kerja dan
berusaha melihat kebaikan, kelancaran dan hasilnya. b.
Menanyakan apakah pada tata dan cara kerja itu ada yang dianggap kurang dan perlu disempurnakan.
c. Bila tata dan cara yang perlu disempurnakan hanya menyangkut diri dan
kerja pribadi sekretaris sendiri, sekretaris dapat mencari cara untuk menyempurnakannya.
d. Bila tata dan cara kerja yang perlu disempurnakan menyangkut orang
pihak lain, sekretaris perlu membicarakannya dengan pihak – pihak yang bersangkutan. Dari pembicaraan itu, sekretaris dapat menarik kesimpulan
apakah penyempurnaan perlu atau tidak, dan bila perlu harus dipikirkan lagi, apakah dapat dilaksanakan atau tidak.
Pada dasarnya, tugasnya yang bersifat kreatif meliputi : a.
Membuat perencanaan kerja b.
Mempelajari pengetahuan tentang baru kas kecil c.
Pemantapan kepribadian d.
Efisiensi kerja e.
Pengembangan diri sekretaris f.
Menyiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat – alat penting bagi sekretaris
g. Memahami peraturan keadaan perusahaan tempat ia bekerja, dan lain
– lain Sedangkan tugas – tugas sekretaris pada kantor Kepala Balai Riset dan
Standardisasi Industri Medan BARISTAND meliputi : 1.
Tugas Rutin Tugas rutin sekretaris biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau
gambaran tugas job description prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. Tugas rutin sekretaris pada kantor BARISTAND mencakup pembuatan surat –
surat keluar, pengurusan surat –surat masuk sesuai dengan program dan , menerima dan mengirim surat, menerima telepon, mengirim faxmile , menyususn
acara kegiatan pimpinan, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, serta menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah
ditentuan oleh perusahaan yang bersangkutan.
2. Tugas Khusus Tugas Pelaksanaan Instruksi
Tugas khusus adalah tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakan sendiri atau karna ada
pekerjaan lain yang lebih penting sehigga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang – kadang pimpinan menganggap pada
bidang – bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.
Tugas khusus sekretaris pada kantor BARISTAND antara lain adalah mengatur acara pertemuan bisnis pimpinan, mengatur perjalanan dinas pimpinan,
mengatur korespondensi pribadi atau rahasia, membuat atau menyelenggarakan perjanjian pimpinan dan mencatatnya, mencari dan memilih sovenir untuk para
relasi, menyiapkan agenda rapat dan membuat notulen rapat, dan sebagainya.
3. Tugas Kreatif
Tugas kreatif merupakan tugas yang dilaksanakan atau inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh atau diperitah oleh pimpinannya. Sekretaris pada kantor
BARISTAND melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri, perlu atau tidak perlunya sesuatu di kerjakan guna membantu pimpinan dan
meringankan beban pekerjaan pimpinannya. Tugas – tugas kreatif ini misalnya :
1. Menyusun daftar nama rekanan atau pelanggan, lengkap dengan alamatnya
sehingga sewaktu – waktu rekanan atau pelanggan itu dapat dihubungi dengan cepat, baik melalui surat, faximile, telepon, ataupun internet.
2. Membuat daftar nama- nama tamu yang sering berkunjung untuk
keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang
perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.
3. Membuat tabel atau grafik tentang hasil produksi, pemasaran sehingga
pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data- data yang diperlukan.
C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja
