Sekretaris pada kantor BARISTAND dalam menghadapi lingkungan kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan hubungan baik.
Di dalam lingkungan perusahaan, sekretaris mempunyai hubungan yang baik dengan rekan- rekan sekerjanya, ini tentu saja mendukung pelaksanaan tugas –
tugas sekretaris, sehingga walaupun ada masalah biasanya bisa diselesaikan secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha sebagai tamu
di perusahaan.
D. Arti Penting Koordinasi
Tujuan manajemen dapat dicapai jika semua anggota kelompok mempunyai kesediaan untuk bekerja sama dan kegiatan mereka dapat dikoordinir
dengan baik. Dengan kata lain prinsip yang harus menjadi landasan dari semua usaha kerja sama adalah koordinasi.
Beberapa pendapat tentang pengertian koordinasi : Menurut Brench dalam Hasibuan 2007 : 85 .
Memberikan pengertian koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok
dengan masing – masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anffota itu sendiri.
Menurut Handoko 2000 : 195 Memberikan pengertian koordinasi adalah suatu proses pengintegrasian
tujuan-tujuan dan kegiatan- kegiatan pada satuan –satuan yang terpisah
departement atau bidang – bidang fungsional suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien.
Prinsip koordinasi berhubungan dengan tugas untuk mempersatukan usaha agar sasaran dan tujuan dapat dicapai dengan hasil yang baik. Mempersatukan
usaha-usaha kearah sasaran tertentu dapat dicapai dengan melaksanakan fungsi planing, organizing, actuating, controlling. Dengan melaksanakan koordinasi
melalui fungsi-fungsi manajemen tersebut akan diperoleh hasil yang semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan organisasi. Koordinasi adalah usaha
mengarahkan kegiatan dari seluruh unit – unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan maksimal bagi pencapaian tujuan organisasi secara
keseluruhan. Dengan adanya koordinasi akan terdapat keselarasan aktivitas di antara unit – unit organisasi dalam mencapai tujuan organisasi.
Terdapat 4 empat cara utama dalam memelihara koordinasi, Ndara, 2003 yaitu :
1. Mengangkat seorang, suatu tim atau panitia koordinator yang khusus
bertugas melakukan kegiatan koordinasi seperti memberi penjelasan – penjelasan atau bimbingan – bimbingan kepala unit – unit yang
dikoordinasikan. 2.
Pimpinan atau atasan mengadakan pertemuan – pertemuan informal dengan bawahannya dalam pemberian bimbinan konsultasi dan
pengarahannya. 3.
Mengadakan pertemuan- pertemuan resmi antara unsur – unsur atau unit – unit yang dikoordinasikan. Dalam pertemuan seperti ini dibahas dan
diadakan pertukaran pikiran dari pihak – pihak yang bersangkutan dengan tujuan mereka, dan akan berjalan seiring dengan bergandengan tangan
dalam mencapai tujuan. 4.
Membuat buku pedoman yang menjelaskan tugas dari masing- masing orang atau kelompok satu sama lain. Buku pedoman diberikan kepada
setiap unit untuk dipedomani dalam pelaksanaan tugas Koordinasi dapat dibagi dalam 2 dua golongan besar Hasibuan,
2007:86-87 yaitu : 1.
Koordinasi Intern a.
Koordinasi horizontal : yaitu koordinasi antara departemen-departemen atau antara bagian – bagian yang mempunyai tingkat atau level authority
yang sama dalam mencapai tujuan instansi secara keseluruhan. b.
Koordinasi Vertikal : yaitu koordinasi antar bagian – bagian di dala suatu instansi yang mempunyai level of authorityl yang berbeda.
Pada kantor BARISTAND terdapat koordinasi ekstern yaitu koordinasi yang berisi pertemuan – pertemuan atau rapat bulanan. Kepala BARISTAND
mengkoordinasikan apa-apa saja yang harus dipersiapkan pada rapat tersebutkepada staf-stafnya.
2. Koordinasi Ekstern
Koordinasi diluar bidang instansi yang merupakan integrasi daripada tindakan – tindakan instansi lainnya dengan faktor – faktor lingkungan instansi
yang mempengaruhinya. Misalnya koordinasi suatu instansi dengan kemajuan
teknologi, peraturan pemerintah, perekonomian nasional dan sebagainya Sarwoto: 2000 : 70
Apabila dalam organisasi dilakukan koordinasi maka ada beberapa manfaat yang dapat dipetik yaitu Handoko, 2000 :
a. Dapat menimbulkan kesadaran diantara karyawan untuk saling membantu
satu sama lain. b.
Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekembaran. c.
Dapat menjamin kesatuan tindakan. d.
Dapat dihindarkan perasaan bahwa bagiannyalah merupakan yang paling penting.
e. Dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya kekosongan pekerjaan
terhadap suatu kegiatan. f.
Dapat dihindarkan kemungkinan rebutan fasilitas. g.
Dapat dihindarkan perasaan bahwa bagiannyalah merupakan yang paling penting.
h. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain antara
bagian – bagian yang satu dengan yang lain. Prinsip – prinsip koordinasi membantu dalam pelaksanaan koordinasi dan
merupakan suatu petunjuk. Ada 3 tiga prinsip atau pedoman dala melasanakan koordinasi yaitu Sarwoto, 2000 :
a. Prinsip direct contact. Dalam hal ini koordinasi harus dicapai melalui
hubungan antara orang – orang yang sifatnya horizontal, misalnya pegawai
bagian penjualan akan menawarkan barang – barang yang sesuai dengan kepentingan konsumen.
b. Prinsip yang menekankan pentingnya pencapaian koordinasi terhadap
permulaan. Koordinasi tahap pemulaan maksudnya adalah koordinasi pada perencanaan dan pengambilan keputusan. Sebab apabila rencana- rencana
tiap –tiap bagian atau departemen sudah dilaksanakan tanpa dilakukan koordinasi sebelumnya, maka sulit untuk mempersatukan dan menentukan
waktu sebaik- baiknya. c.
Prinsip –prinsip yang menentukan bahwa semua faktor dalam suatu waktu adalah saling berhubungan. Misalnya barang – barang yang berada
dibagian marketing research di pengaruhi oleh sikap orang-orang yang berada dibagian produksi dan keuangan.
Prinsip ini menunjukkan bahwa cara untuk mencapai koordinasi sebagian besar adalah secara horizontal tidak secar vertical. Adanya kerjasama diantara
orang-orang adalah akibat daripada saling pengertian mengenai tugas-tugas. Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain Sarwoto, 2000 :
1. Mengadakan pertemuan formal antara para penjabat
2. Membuat buku pedoman organisasi, buku pedoman tata kerja dan buku
pedoman kumpulan peraturan 3.
Membuat edaran berantai kepada para pejabat yang diperlukan 4.
Mengangkat koordinator 5.
Membuat penyebaran kartu pada para pejabat yang diperlukan 6.
Membuat symbol
7. Membuat kode
8. Berhubungan malalui alat penghubung
9. Membuat tanda – tanda. Ndraha, 2003
E. Peranan Sekretaris terhadap Koordinasi Kerja Kepala Balai Riset
