Pengertian dan Peranan Sekretaris

12

BAB III PERANAN DAN KOMUNIKASI SEKRETARIS TERHADAP

KOORDINASI KERJA KEPALA BALAI RISET DAN STANDARDISASI INDUSTRI MEDAN BARISTAND

A. Pengertian dan Peranan Sekretaris

Kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan permasalahan yang kompleks. Tugas- tugas pimpinan sering terganggu karena kurang memperhatikan hal- hal yang bersifat rinci, yang sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan tugas pimpinan, pimpinan dituntun untuk dapat mengetahui dengan cepat situasi dan kondisi perusahaan. Agar pimpinan dapat bekerja dengan jabatannya sebagai orang yang menentukan berhasil tidaknya perusahaan, perlu dibantu seseorang yang di sebut sekretaris. Oleh sebab itu, seorang sekretaris harus mempunyai dedikasi yang tinggi untuk mengabdi kepada pekerjaan yang dipercayakan kepadanya. Begitu pentingnya peranan seorang sekretaris, mungkin pimpinan akan kewalahan dalam mengelola instansi yang dipimpinnya. Oleh karna itu, dapat dikatakan bahwa sekretaris merupakan tangan kanan atau orang kepercayaan dalam membantu tugas-tugas pimpinan.

a. Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu Secretum yang artinya Rahasia . Kata Secretum kemudian berubah menjadi kata Secretaire dalam bahasa Perancis, Secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata Secretaries dalam bahasa Belanda. Jadi sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan. Wursanto, 2006:1 Berdasarkan asal kata sekretaris, maka sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia. Misalnya, membuat surat yang bersifat rahasia, menyimpan serta memelihara surat fungsi sekretaris adalah untuk meringankan dan mempelancarkan tugas-tugas pimpinan. Beberapa pendapat tentang sekretaris Gemilang, 2013:15 : a. Menurut Braum dan Ramon Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibanyayang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya. b. Menurut Gie Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi. c. Menurut Wursanto Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinannya. Sekretaris dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung dari sudut peninjauannya Ratnawati dan Sunarto, 2006: 4, yang terdiri dari tiga aspek yaitu : 1. Berdasarkan luas lingkup tanggung jawab : A. Sekretaris Organisasi Yaitu seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretaris dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris ini juga memiliki wewenang untuk membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengarah, melakukan koordinasi atas pelayanan administrasi, mengadakan pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, dan melakukan hal – hal yang perlu kemajuan organisasi. Dalam tugasnya, seorang sekretaris, kecuali melakukan perintah dan instruksi pimpinan, juga secara aktif membantu pimpinan menjalankan tugasnya sebagai manajer, karna dia juga memiliki wewenang dalam fungsi manjemen demi tercapainya tujuan dan cita- cita organisasi secara keseluruhan. Contoh : Sekretaris Jenderal, Sekretaris Wilayah Daerah, Sekretaris Perusahaan, dan lain-lain. B. Sekretaris Pribadi Sekretaris Pribadi terdiri dari 2 dua macam yaitu : 1. Sekretaris Pribadi PrivatePersonal secretary Yaitu seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu orang tertentu yang bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan untuk membantu menangani pekerjaan dan urusan pribadi orang yang mengerjakannya. Tempat kerjanya dapat dikantor yang terpisah dari rumah tinggal orang yang memperkejakan, tetapi juga dapat di salah satu ruang di rumah tinggalnya. Contoh : seorang sekretaris seorang bintang film, seorang tokoh masyarakat,seorang penulis novel, dan lain- lain. 2. Sekretaris Pimpinan Yaitu seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris pimpinan bukanlah karyawan pimpinan yang dibantunya melainkan karyawan perusahaan, organisasi, atau yayasan yang mengangkat dan menggajinya. Dia melaksanakan pekerjaan perusahaan yang termasuk dalam tugas pimpinan yang dibantu dan bertanggung jawab kepadanya. Contoh : sekretaris presiden direktur, sekretaris direktur dan lain-lain Karena membatu seorang pimpinan, sekretaris pimpinan sering juga disebut sekretaris pribadi. 2. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja : a. Sekretaris Junior Yaitu sekretaris yang baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai banyak pengalaman dalam melaksanakan pekerjaanya maka sekretaris junior biasanya masih memerlukan bimbingan dan harus banyak belajar. Karna keterbatasan masa, pengalaman, dan kemampuan kerja itu, sekretaris junior dalam kerjanya juga masih diberikan tugas yang terbatas. Tugas sekretaris junior misalnya menemui tamu, menjaga telepon, mencatat pesan, mengagendakan suat masuk dan surat keluar, dan sebagainya. b. Sekretaris Senior Yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Oleh karna itu, sekretaris senior juga dapat dianggap sudah mampu mandiri, tidak selalu memerlukan bimbingan dan dapat menangani tugas buat segala permasalahan dengan baik. Tugas sekretaris senior mencakup segala pekerjaan yang dituntut oleh pribadi dalam hal sekretaris pribadi bukan pimpinan beserta segala urusannya atau oleh tugas dan tanggung jawab pimpinan yang dibantunya dalam hal sekretaris pribadi pimpinan. 3. Berdasarkan Spesialisasi Bidang Khusus dalam Pekerjaan: a. Sekretaris Bidang Yaitu sekretaris yang membantu pimpinan dan mendapat bidang tugas tertentu, misalnya bidang hukum, medis, teknik. Dengan demikian, sekretaris bidang mendapat lingkup perhatian dan pemikairan atas pekerjaan tertentu. Untuk menangani, mengurus, mengelola bidang yang diserahkan, seorang sekretaris bidang perlu juga memiliki pengetahuan dan kecakepan kerja sebagai seorang sekretaris pada umumnya. Jadi, sekretaris bidang adalah petugas yang menjadi sekretaris dalam bidang tertentu. 2.Peranan Sekretaris Peranan role merupakan proses dinamis kedudukan status. Apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukannya, dia menjalankan suatu peranan. Perbedaan antar kedudukan dengan peranan adalah untuk kepentingan ilmu pengetahuan. Keduanya tidak dapat dipisah-pisahkankan karena yang satu tergantung pada yang lain dan sebaliknya. Soekanto, 2009:212- 213. Dalam hal sekretaris, peran yang dipegangnya berporos pada kedudukan atau statusnya dalam lembaga : perusahaan, organisasi, yayasan tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga: perusahaan, organisasi, yayasan terdapat dua kegiatan utama. Pertama, kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga. Dalam lembaga, usaha kegiatan langsung mencakup kegiatan produksi, dengan membuat produk yang hendak disampaikan kepada masyarakat, distribusi dengan memasarkan produk, dan pembiayaan dengan mendapatkan modal, membiayai produksi dan distribusi, serta mengurus uang yang masuk bagi perusahaan. Kedua, kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan mencapai tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas di bidang personalia, pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan dan lain- lain. Pimpinan yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan pertama atau kedua. Karena tugas sekretaris membantu pimpinan , maka entah pimpinan itu ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peran sekretaris adalah peran pendukung supportive. Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah tercapainnya tujuan lembaga, karna pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapai tujuannya. Ada beberapa peranan sekretaris dalam membantu pelaksanaan tugas – tugas pimpinan, antar lain sebagai berikut Gie, 2000 : a. Pusat informasi Sebagai pusat informasi sekretaris di dalam kantor paling tidak harus mengetahui bagian yang ditangani sendiri , sebagai contoh : mengenai surat – surat, laporan dan berkas- berkas yang berkaitan dengan pemasaran. Sekretaris sebagai pusat informasi mempunyai peranan sebagai berikut : 1. Peran strategi Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada status dan performance perusahaan secara jangka panjang sehingga tercapai melalui kelancaran arus informasi baik dari dalam maupun dari luar perusahaan, misalnya sebagai penjaga rahasia perusahaan. 2. Peran Teknis Yaitu peran yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja pimpinan . aktivitas sekretaris yang menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat akan sangat membantu dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan fungsinya dengan baik. 3. Peran Pendukung Yaitu peran yang diharapkan dapat memberikan pengaruh positif kepada anggota organisasi lainnya yang dapat dicapai dengan pendistribusian informasi. b. Penerima Telepon Sebagai seorang penerima telepon sekretaris harus dapat mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan mengerti percakapan yang dilakukan dan dapat menerima pesan yang disampaikan oleh si penelepon dengan baik. c. Perantara dan Penghubung Yaitu bahwa sekretaris merupakan penghubung atau perantara antara pimpinan dan pegawai lainnya ataupun sebaliknya antara pimpinan dengan pihak luar instansi sehingga diperluka komunikasi yang baik antara sekretaris dan pimpinan serta pegawai lainnya dan dituntut harus mengetahui cara mengetahui cara berkomunikasi dengan baik dan benar dengan semua pihak demi pencapaian tujuan perusahaan. Pada kantor Kepala Balai Riset dan Standardisasi Industri Medan menjabat sebagai officer III Specialist II Kesekretariatan dan sebagai Administrator Kesekretariatan. Peranan yang sekaligus merupakan tanggung jawabnya antara lain. 1. Menganalisa dan mempersiapkan data untuk penyusunan konsep rencana kerja dan anggaran bidang administrasi umum. 2. Menganalisa dan melaksanakan penerimaan dan pencatatan surat masukkeluar dan laporan-laporan serta pendistribusiannya. 3. Menganalisa dan melaksanakan pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan. 4. Menganalisa dan melaksanakan pengelolaan sistem kearsipan dan pemeliharaan arsip. 5. Menganalisa dan melaksanakan administrasi penyelesaian tagihan pengiriman surat dokumen, surat kabar dan jamuan. 6. Menganalisa dan melaksanakan kegiatan keprotokolan untuk acara seremonial di perusahaan. Selain itu sekretaris di satuan unit kerja kesekretariatan pada kantor BARISTAND juga memiliki perana lain yaitu sebagai pusat informasi, penerima telepon, dan sebagai perantara atau penghubung saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan, dan sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

B. Syarat dan Tugas Sekretaris