2. Membuat daftar nama- nama tamu yang sering berkunjung untuk
keperluan negosiasi dengan pimpinan sehingga sekretaris dapat membedakan antara tamu rutin dengan tamu insidentil, yaitu tamu yang
perlu melakukan janji terlebih dahulu dan tamu yang tidak perlu melakukannya.
3. Membuat tabel atau grafik tentang hasil produksi, pemasaran sehingga
pimpinan dapat dengan mudah dan cepat membaca data- data yang diperlukan.
C. Sekretaris dan Lingkungan Kerja
Lingkunagn kerja sekretaris dapat dikelompokkan dalam lingkungan ekstern dan lingkungan intern. Adapun yang termasuk dalam lingkungan ekstern
adalah : mitra perusahaan, tamu, keluarga pimpinan. Sedangkan yang termasuk lingkungan intern adalah : pimpinan, rekan kerja, dan semua yang ada dalam
perusahaan tempat sekretaris bekerja Gemilang, 2003. Dalam menghadapi lingkungan ekstern, sekretaris akan mencerminkan
keberadaan perusahaan. Seorang sekretaris yang mampu bersikap profesional dalam bekerja dan berperilaku dan memberikan kesan yang baik tentang
perusahaan tempat ia bekerja. Dan pada akhirnya diharapkan pula hal tersebut dapat meningkatkan hubungan baik di antara perusahaan dan relasi.
Di dalam lingkungan perusahaan tentu saja sekretaris yang paling sering berhubungan dengan pimpinan. Dengan demikian sekretaris mempunyai
hubungan kerja yang lebih dekat dengan pimpinan dibandingkan dengan pegawai
lain. Hal inilah yang sering membuat para pegawai lainnya ada yang merasa iri hati terlebih lagi apabila sekretaris diberi fasilitas lebih dan gaji yang lebh tinggi
daripada pegawai lainnya. Ada beberapa tipe rekan kerja sekretaris yang terdapat dalam suatu
perusahaan Gie, 2000 : a.
Rekan yang selalu bersikap sinis b.
Rekan yang terang- terangan bersikap memusuhi c.
Rekan yang tidak acuh kepada kita d.
Rekan yang terlalu ramah e.
Rekan yang kedudukannya lebih tinggi atau lebih rendah dari kita Cara untuk meningkatkan hubungan sekretaris dengan lingkungan kerja :
1. Tunjukkan penghargaan terhadap orang lain. Berkomunikasilah secara
langsung dan hindari gosip. 2.
Dapat menerima kritik. 3.
Terbuka terhadap saran. 4.
Susun rapat dengan departemen secara teratur. 5.
Bersiaplah untuk berbagi bidang kerja. 6.
Bersikaplah profesional dalam berbicara dan bersikap. 7.
Berpakaian rapi dan sopan. 8.
Berpikirlah sebelum berbicara. 9.
Sambutlah pendatang baru sebagai bagian dari tim. 10.
Perlakukan orang lain sebagai pribadi dan hindari prasangka.
Sekretaris pada kantor BARISTAND dalam menghadapi lingkungan kerja baik eksternal maupun internal selalu berusaha untuk menciptakan hubungan baik.
Di dalam lingkungan perusahaan, sekretaris mempunyai hubungan yang baik dengan rekan- rekan sekerjanya, ini tentu saja mendukung pelaksanaan tugas –
tugas sekretaris, sehingga walaupun ada masalah biasanya bisa diselesaikan secepat mungkin. Demikian pula dengan para relasi atau mitra usaha sebagai tamu
di perusahaan.
D. Arti Penting Koordinasi
