Komunikasi 1. Pengertian Komunikasi Hipotesa

BAB II KERANGKA TEORETIS

2.1. Komunikasi 2.1.1. Pengertian Komunikasi Komunikasi adalah proses mengirimkan berita diantara pihak-pihak yang saling berhubungan sehingga dari padanya diperoleh pemahaman tentang apa yang dimaksud satu sama lain Iman Siswandi, 2007 151. Di dalam organisasi bisnis maupun nonbisnis komunikasi ibarat aliran darah kehidupan. Tanpa adanya komunikasi maka organisasi tidak dapat bergerak dan melaksanakan aktivitasnya. Setiap orang yang berada dalam organisasi tidak dapat menghindarkan diri dari komunikasi jika mengharapkan kebutuhannya dapat dipenuhi oleh pihak lain. Melalui komunikasi berbagai pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dapat saling berhubungan secara efektif dan efisien Oleh karena itu komunikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi agar memberikan manfaat optimal bagi organisasi.

2.1.2. Tujuan Komunikasi

Secara umum Widjaja 2000, mengatakan bahwa tujuan komunikasi yang ingin dicapai dapat digambarkan sebagai berikut: 1 Tujuan Komunikasi Dari Sudut Kepentingan Sumber a. Memberikan informasi Universitas Sumatera Utara b. Mendidik c. Menyenangkan atau menghibur d. Mengajukan suatu tindakan atau persuasi 2 Tujuan Komunikasi Dari Sudut Kepentingan Penerima a. Memahami informasi b. Mempelajari c. Menikmati d. Menerima atau menolak anjuran Sedangkan Sutojo dan Setiawan 2003, mengatakan bahwa komunikasi bisnis yang efektif mempunyai dua tujuan utama yaitu: 1 Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik di dalam maupun di luar organisasi perusahaan 2 Mendapatkan tanggapan, tindakan atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan

2.1.3. Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima. Proses ini mengharuskan adanya enam langkah apakah kedua belah pihak berbicara menggunakan isyarat tangan atau menggunakan sarana komunikasi tertentu lainnya. Langkah-langkah dalam proses komunikasi menurut Davis dan Newstrom 1992, adalah: Universitas Sumatera Utara 1 Mengembangkan gagasan Langkah pertama adalah mengembangkan gagasan yang akan disampaikan oleh pengirim kepada penerima 2 Penyandian encode Langkah kedua adalah penyandian gagasan menjadi kata-kata, bagan, atau simbol lainnya yang pantas untuk disampaikan 3 Penyampaian Langkah ketiga adalah penyampaian dengan cara yang dipilih, seperti melalui memo, telephon, bertatap muka atau kunjungan pribadi 4 Penerimaan Dalam langkah ini inisiatif beralih ke penerima, yang berusaha untuk menerima pesan yang akan disampaikan 5 Pengolahan data decode Langkah kelima adalah pengolahan sandi agar pesan yang disampaikan dapat dipahami 6 Penggunaan Langkah terakhir dalam proses komunikasi adalah penggunaan pesan yang disampaikan oleh penerima Adapun proses komunikasi itu sendiri dapat dilihat pada gambar dibawah ini. Universitas Sumatera Utara Gambar 2. Proses Komunikasi Sumber: Sutojo dan Setiawan, 2003

2.1.4. Unsur Komunikasi

Komunikasi yang diperlukan harus sesuai dengan kebutuhan internal dan lingkungan serta sesuai dengan mekanisme yang ada. Jika komunikasi berjalan sangat berlebihan maka tidak menutupi kemungkinan kinerja akan terganggu. Oleh karena itu, komunikasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi agar memberikan manfaat optimal bagi organisasi. Proses komunikasi terdiri dari 4 unsur penting yang terdiri dari : 1. Pengirim pesan seperti penulis, pembicara, pengirim kode sandi. Adalah sumber beritapesan yang berinisiatif menciptakan komunikasi, yang mempunyai kepentingan untuk menyampaikan maksudnya agar pihak yang dikirimi pesan mengerti apa yang dimaksudkan. 2. Pesan atau berita. Adalah informasi berupa penjelasan baik lisan maupun tulisan dapat pula berupa sandi. Pemberi Pesan – Sender encoder Pesan, Verbal, Nonverbal Jalur dan Media Penerima Pesan – Audience Receiver Decoder Tanggapan Universitas Sumatera Utara 3. Media seperti surat, memo, laporan, pidato, bagan, grafik atau kurva dan sebagainya. Adalah cara penyampaian pesan, berita atau informasi dari pihak pengirim kepada pihak penerima berita. Media merupakan cara yang sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi proses berkomunikasi 4. Penerima seperti pembaca, pendengar, penerima kode sandi Adalah orang atau organisasi yang dikirimi berita, pesan atau informasi oleh pengirim berita. Penerima ini harus dapat memahami atau mengerti berita, pesan atau informasi sebagaimana dikehendaki oleh pengirim berita.

2.1.5. Jenis Komunikasi

Komunikasi terdiri dari : 1. Komunikasi satu arah, jika dalam proses komunikasi hanya berlangsung dari pengirim kepada penerima tanpa respon yang balik dari penerima. 2. Komunikasi dua arah, dalam proses komunikasi berlangsung dari pengirim kepada penerima dan ada respon balik dari penerima kepada pengirim. 3. Komunikasi formal, komunikasi antara pengirim dan penerima berita mempunyai hubungan formal dalam organisasi. 4. Komunikasi informal, komunikasi antara pengirim dan penerima berita tidak mempunyai hubungan formal dalam organisasi. 5. Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung dalam organisasi yang mempunyai hubungan formal dalam organisasi dan terjadi dalam organisasi. Universitas Sumatera Utara 6. Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara pengirim dan penerima berita yang berada dalam organisasi dan lainnya berada diluar organisasi. 7. Komunikasi horizontal. Jika pengirim dan penerima berada dalam posisi yang sederajat misal antar manajer dalam organisasi. 8. Komunikasi vertikal. Jika pengirim dan penerima berada dalam posisi yang tidak sederajat misalnya antara manajer dan bawahan. 9. Komunikasi sesaat adalah komunikasi yang terjadi pada saat tertentu dan setelah itu tidak terjadi komunikasi lagi. Komunikasi ini terjadi karena adanya bias komunikasi. 10. Kominikasi berkelanjutan. Jika komunikasi terjadi secara terus menerus atau berkelanjutan. Komunikasi ini terjadi karena komunikasi sebelumnya dianggap belum selesai dan perlu dilanjutkan. 11. Komunikasi berjenjang. Dalam komunikasi ini saluran berita menurun atau menarik sesuai dengan jabatan yang harus dilalui seperti dari manajer puncak, manajer menengah, supervisor, ketua kelompok dan ke operator dan sebaliknya. 12. Komunikasi berantai adalah komunikasi dari pengirim pertama sampai pada penerima terakhir dapat ditelusuri dengan jelas. 13. Komunikasi spontan adalah komunikasi yang dilakukan tanpa melalui persiapan yang matang dan tidak terjadwal. Universitas Sumatera Utara 14. Komunikasi terprogram adalah komunikasi yang telah dipersiapkan secara matang dan terjadwal sehingga di masa yang akan datang dapat digunakan untuk memberikan penjelasan secara rutin. 15. Kominikasi aktif, jika antara pengirim dan penerima melakukan respon atau reaksi timbal balik . 16. Komunikasi pasif, jika anatra pengirim dan penerima tidak melakukan respon atau reaksi timbal balik. 17. Komunikasi semu adalah proses komunikasi akan tetapi antara pengirim dan penerima sebenarnya sama-sama tidak ingin melakukan komunikasi, komunikasi dilakukan hanya bersifat basa basi saja.

2.1.6. Dimensi Komunikasi Yang Efektif

Dimensi komunikasi yang meningkatkan efektifitas komunikasi bertujuan untuk meningkatkan kesamaan arti antara pesan yang dikirim dengan pesan yang diterima dan efektifitas dalam komunikasi ini dapat dilakukan dengan memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut: 1 Persepsi Persepsi adalah inti komunikasi sedangkan penafsiran interpretasi adalah inti persepsi, yang identik dengan penyandian balik decoding dalam proses komunikasi. Hal ini jelas terlihat pada pengertian persepsi yang disampaikan oleh Wenburg dan Wilmot 1973 yang mengatakan bahwa persepsi adalah cara organisme memberikan makna. Sedangkan Verdenber 1978 menyatakan bahwa Universitas Sumatera Utara persepsi proses menafsirkan informasi indrawi. Persepsi dikatakan sebagai inti komunikasi karena jika persepsi seseorang tidak akurat, maka tidak mungkin orang tersebut mampu berkomunikasi dengan baik. 2 Reaksi Emosional atau Keadaaan Emosi Emosi adalah sesuatu yang dirasai oleh seseorang secara mendalam. Perkataan ’emosi’ bermakna ’gerakan tenaga’ yang berasal dari perkataan lain. Menurut Childre dan Martin 1999 pengalaman emosi seseorang memberi kesan terhadap sel-sel otak dan ingatan, lalu membentuk corak-corak yang mempengaruhi perilaku seseorang. 3 Keahlian Berkomunikasi Menurut Stephen dalam Kaloh 2006 mengemukakan bahwa komunikasi merupakan ketrampilan paling penting dalam hidup seseorang. Seperti hal nya bernafas, komunikasi merupakan sesuatu yang otomatis terjadi, sehingga seseorang tidak tertantang untuk belajar berkomunikasi secara efektif dan santun. 4 Saluran atau Media Komunikasi Dewi 2006 mengatakan bahwa pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis yang berpusat pada penerima. Komunikasi efektif dan tidak efektif dapat dibedakan melalui pilihan atas saluran dan media komunikasi terdiri atas saluran dan media komuniasi. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas dan harapan penerima. Universitas Sumatera Utara Saluran komunikasi terdiri dari saluran komunikasi lisan oral communication dan saluran komunikasi tertulis written communication. Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima. a Saluran dan Media Komunikasi Lisan Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak digunakan dalam bisnis. Komunikasi ini antara lain percakapan antara dua orang secara langsung, melalui telephon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan dan presentasi bisnis. Saluran ini relatif disukai karena sederhana, spontan, nyaman, praktis, dan ekonomis, serta memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik feedback. Tentu saja tidak semua pesan bisa dengan tepat dikomunikasikan secara lisan. Informasi yang kontroversial dan aktivitas pengambilan keputusan akan terasa sesuai bila menggunakan saluran itu karena reaksi nonverbal penerima mudah diketahui dan komunikator dapat dengan segera mengambil tindakan yang tepat. Kekurangan atau kelemahan saluran ini adalah sifatnya yang spontan sehingga pesan sering tidak dapat direncanakan dan diorganisasikan dengan baik. Disamping itu, pesan lisan yang disampaikan dari orang ke orang akan membuka peluang terjadinya distorsi. Saluran lisan dapat digunakan apabila: a. Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima Universitas Sumatera Utara b. Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti c. Tidak memerlukan catatan permanen d. Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis e. Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Tipe atau tingkatkan komunikasi sangat menentukan tempat dan media yang digunakan. Komunikasi lisan antar pribadi bisa dilakukan di ruang kerja hanya dengan panca indera atau dengan media elektronik, seperti telephon dan voice mail. Selain memiliki kelebihan dalam kecepatan pengiriman dan penerimaan informasi, telephon dan vioce mail juga lebih ekonomis. Dalam aktivitas komunikasi yang melibatkan audiens yang lebih banyak, biasanya digunakan media kelompok atau publik seperti seminar, rapat, dan konferensi yang diselenggarakan di suatu tempat yang lebih luas dengan bantuan peralatan audio visual jarak dekat maupun jarak jauh. Sementara dalam kelompok massa, biasanya digunakan media elektronik misalnya radio, film, televisi, komputer, dan video cassettetape recorder. b Saluran dan Media Komunikasi Tertulis Pesan-pesan tertulis dalam bisnis dibuat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis dilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat. Universitas Sumatera Utara Pesan-pesan tertulis bisa ditulis tangan atau dengan bantuan media elektronik. Media elektronik yang biasanya dipergunakan adalah mesin faksimile, telegram dan email. Saluran komunikasi tertulis dapat dipergunakan jika: a. Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima b. Pesan terinci dan kompleks c. Memerlukan perencanaan yang seksama d. Memerlukan catatan permanen e. Penerima dalam jumlah banyak f. Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis g. Ingin meminimalkan peluang distorsi Kelebihan saluran komunikasi tertulis adalah adanya kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.

2.1.6. Hambatan Komunikasi

Dalam sebuah komunikasi biasanya akan ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi, sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver. Dewi 2006 mengatakan bahwa untuk berkomunikasi secara efektif tidaklah cukup hanya dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi, tetapi juga disertai dengan pemahaman mengenai hambatan- Universitas Sumatera Utara hambatannya. Hambatan komunikasi bisa terjadi diantara individu antarmanusia maupun dalam organisasi. 1 Hambatan Komunikasi Antar Manusia Agar dapat saling memahami komunikator dan komunikan harus memiliki pengertian yang sama mengenai kata, gerakan badan, nada suara, dan simbol- simbol lainnya. Hambatan komunikasi antarmanusia dapat berupa: a Perbedaan Persepsi dan Bahasa Persepsi merupakan interpretasi pribadi atas sesuatu hal. Definisi seseorang mengenai suatu kata mungkin berbeda dengan orang lain b Pendekatan yang buruk Walaupun sudah mengetahui cara mendengar yang baik, ternyata menjadi pendengar yang baik tidaklah mudah. Dalam keadaan melamun atau lelah memikirkan masalah lain, seseorang cenderung kehilangan minat mendengarnya. c Gangguan Emosional Dalam keadaan kecewa, marah, sedih, atau takut, seseorang akan merasa kesulitan saat menyusun pesan atau menerima pesan dengan baik. Secara praktis, tidak mungkin menghindari komunikasi ketika sedang ada dalam keadaan emosi. Kesalahpahaman sering terjadi akibat gangguan emosional. d Perbedaan Budaya Universitas Sumatera Utara Berkomunikasi dengan orang yang berbeda budaya tidak dapat dihindari, terlebih lagi zaman globalisasi ini. Perbedaan budaya merupakan hambatan yang paling sulit diatasi. e Gangguan Fisik Pengirim atau penerima mungkin terganggu oleh hambatan yang bersifat fisik seperti akustik yang jelek, tulisan yang tidak dapat dibaca, cahaya yang redup, atau masalah kesehatan. Gangguan fisik bisa mengganggu konsentrasi dalam berkomunikasi. 2 Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi Komunikasi dalam organisasi sering terganggu karena materinya lebih rumit, jumlahnya banyak, dan kontroversial. Hambatan-hambatan komunikasi dalam organisasi, meliputi: a Kelebihan Beban Informasi dan Pesan Yang Bersaing Perkembangan teknologi telah menyebabkan jumlah pesan dalam suatu organisasi meningkat tajam hingga kecepatan yang semakin tinggi. Pesan melalui surat-surat dari pos, email dan telephon dari berbagai sumber telah membanjiri organisasi dan masing-masing bersaing untuk memperoleh perhatian lebih awal. Hal itu bisa berakibat pada adanya pesan yang tidak ditanggapi, pesan yang dianggap tidak penting, atau pemberian respons yang tidak akurat. b Penyaringan Yang Tidak Tepat Universitas Sumatera Utara Ketika meneruskan suatu pesan kepada orang lain dalam organisasi, biasanya terjadi penyaringan yang dilakukan dengan memotong atau menyingkat pesan. Pesan dalam organisasi dikirim melalui berbagai saringan. Misalnya melewati penjaga pintu terlebih dahulu, karyawan kantor depan, sekretaris, baru kemudian sampai kepada pimpinan. Bisa jadi suatu pesan penting tidak sampai sebagian atau bahkan seluruhnya karena telah dipotong atau dibuang. c Iklan Komunikasi Tertutup atau Tidak Memadai Pertukaran informasi yang bebas dan terbuka merupakan salah satu ciri komunikasi yang efektif. Iklim komunikasi sangat terkait dengan gaya kepemimpinan. Gaya manajemen yang tertutup cenderung menghambat pertukaran informasi. Demikian pula saluran yang terlalu banyak bisa mengubah pesan ketika bergerak vertikal atau horisontal dalam sebuah organisasi. Permasalahan komunikasi biasanya merupakan suatu gejala bahwa ada sesuatu yang tidak sesuai. Permasalahan dalam komunikasi menunjukkan adanya masalah yang terpendam. Hambatan komunikasi ada yang berasal dari pengirim komunikator, transmisi, maupun penerima komunikan

2.2. Komunikasi Interpersonal