1. Pemilihan Perangkat Lunak Software
Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut bisa diidentifikasi melalui berbagai acuan
tertentu. Tedd 1993:101-102 sebagaimana dikutip oleh Jonner Hasugian mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam
mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan.
Pokok pikiran tersebut dikelompokkannya atas 4 empat kategori atau faktor sebagai berikut :
a. Faktor Umum -
Pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan software tersebut. Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli
tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebap apa yang dikemukakan vendor atau supplier biasanya banyak
berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitu promosi terhadap produknya. -
Reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau memproduksi software tersebut.
Sistem turnkey atau paket jadi biasanya ditulis atau diproduksi oleh bermacam- macam organisasi seperti perpustakaan, perusahaan komputer, lembaga penelitian
dan sebagainya. Faktor ini perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan, karena menyangkut reputasi dalam memproduksi software tersebut, karena hal ini
menyangkut kepada kualitas produk. b. Faktor Teknis
- Apakah software tesebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam
waktu yang tepat -
Apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang tersedia -
Apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi operating systems yang tersedia
- Batasan data, berapa jumlah records, besaran file, jumlah fields, besaran fields,
besaran records dan sebagainya -
Bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut -
Faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software. c. Faktor Pendukung
- Menyangkut dokumentasi untuk pedoman instalasi
Universitas Sumatera Utara
- Petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya
- Apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan
modifikasi sistem upgrades sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari software tersebut
- Apakah ada orgnisasi pengguna user group untuk software tersebut. Biasanya
software yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya.
d. Faktor Biaya Faktor penting yang menjadi pertimbangan ialah harga dari software yang akan
dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cenderung
semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan.
e. Faktor Hukum Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli software
ialah faktor hukum. Hal penting yang pelu diketahui dalam faktor hukum ini ialah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut.
Jenis perangkat lunak yang akan dipilih sangat tergantung kepada kebutuhan perpustakaan itu sendiri. Masing-masing perpustakaan mempunyai kebutuhan yang
berbeda-beda. Pemilihan tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan serta fitur dari perangkat lunak tersebut, misalnya pemilihan yang berkaitan dengan kapabilitas
sistem seperti: mendukung keperluan pembuatan struktur database seperti bibliografi, katalog dan lain-lain; mendukung keperluan penggunaan; Online Public Access Catalog
OPAC; akuisisi; kontrol serial; kontrol sirkulasi dan penelususran koleksi.
2. Pemilihan Perangkat keras Hardware