Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Bagian Layanan Sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi

PENERAPAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN PADA BAGIAN LAYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN BUNG HATTA BUKITTINGGI

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

OLEH

MAJIDAH

070709010

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Skripsi : Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Bagian Layanan Sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi

Oleh : Majidah NIM : 070709010

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua Jurusan : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd Tanda Tangan :

: ___________________

Tanggal :

FAKULTAS SASTRA

Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A Tanda Tangan :

: ___________________

Tanggal :

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Skripsi : Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Bagian Layanan Sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi

Oleh : Majidah NIM : 070709010

Pembimbing I : Himma Dewiyana, ST, M.Hum Tanda Tangan :

: ___________________

Tanggal :

Pembimbing II : Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom Tanda Tangan :

: ___________________

LEMBAR ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan, 2011

Penulis,

Majidah

ABSTRAK

Majidah, 2011. Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Bagian Layanan Sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, Fakultas Sastra, Universitas

Sumatera Utara

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk penerapan automasi perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan studi kasus. Lokasi penelitian secara substantif dilakukan di Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi pada bulan Februari 2011. Informan penelitian ini adalah pustakawan bagian pelayanan sirkulasi. Penentuan informan menggunakan teknik purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan

wawancara mendalam (dept interview), observasi dan studi dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa automasi yang diterapkan pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi sangat membantu pustakawan bagian pelayanan sirkulasi dalam setiap proses transaksi. Automasi dapat

mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan pustakawan, mengatasi

keterbatasan waktu sehingga pustakwan dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Hanya saja manfaat penerapan automasi pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta belum dirasakan semakimal mungkin oleh pustakawan bagian layanan sirkulasi. Hal ini

dikarenakan masih diterapkannya disebagian layanan sirkulasi sisitem manual.

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

DAFTAR ISI ... ii

DAFTAR TABEL ... v

DAFTAR GAMBAR ... vi

DAFTAR LAMPIRAN ... vii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Tujuan Penelitian ... 3

1.4 Manfaat Penelitian ... 4

1.5 Ruang Lingkup ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

2.1 Perpustakaan Umum ... 5

2.2 Automasi Perpustakaan ... 6

2.2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan ... 6

2.2.2 Alasan Automasi Perpustakaan ... 7

2.2.3 Fungsi dan Tujuan Automasi Perpustakaan ... 7

2.2.4 Cakupan Automasi Perpustakaan ... 9

2.3 Layanan Sirkulasi ... 11

2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi ... 11

2.3.2 Fungsi Layanan Sirkulasi ... 11

2.3.3 Tujuan Layanan Sirkulasi ... 12

2.3.4 Tugas Layanan Sirkulasi ... 13

2.3.5 Sistem Pelayanan Sirkulasi ... 14

2.3.6 Pelayanan Sirkulasi ... 17

2.3.6.1 Keanggotaan ... 18

2.3.6.3 Pengembalian ... 20

2.3.6.4 Perpanjangan Waktu ... 21

2.3.6.5 Penagihan ... 22

2.3.6.6 Pemberian Sanksi... 22

2.3.6.7 Penerbitan Keterangan Bebas/Bersih Pinjaman ... 23

BAB III METODE PENELITIAN ... 25

3.1 Metode Penelitian ... 25

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 25

3.3 Proses Penelitian... 25

3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 27

3.5 Instrumen Penelitian ... 28

3.6 Jenis dan Sumber Data ... 28

3.7 Keabsahan Data (validity) ... 29

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 30

4.1 Profil Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi... 30

4.1.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perpustakaan Bung Hatta ... 30

4.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan ... 31

4.1.3 Fasilitas Perpustakaan... 31

4.2 Karakteristik Informan ... 32

4.3 Kategori ... 34

4.3.1 Keanggotaan ... 34

4.3.2 Peminjaman ... 38

4.3.3 Pengembalian ... 41

4.3.4 Perpanjangan Waktu ... 43

4.3.5 Penagihan ... 46

4.3.6 Pemberian Sanksi ... 48

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 53

5.1 Kesimpulan ... 53

5.2 Saran ... 53

Daftar Pustaka ... 54

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Fasilitas Perpustakaan ... 31 Tabel 2. Daftar Karakteristik Informan ... 32

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Rangkuman Hasil penelitian ... 52

Gambar 2. Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi ... 72

Gambar 3. Komputer unit 2 bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi ... 72

Gambar 4. Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi dari samping kiri ... 73

Gambar 5. Patung Proklamator Bung Hatta ... 73

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran I ... 50 Lampiran II ... 51 Lampiran III ... 52

ABSTRAK

Majidah, 2011. Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Bagian Layanan Sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, Fakultas Sastra, Universitas

Sumatera Utara

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk penerapan automasi perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

Penelitian ini menggunakan jenis penelitian kualitatif deskriptif dengan studi kasus. Lokasi penelitian secara substantif dilakukan di Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi pada bulan Februari 2011. Informan penelitian ini adalah pustakawan bagian pelayanan sirkulasi. Penentuan informan menggunakan teknik purposive sampling. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan

wawancara mendalam (dept interview), observasi dan studi dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa automasi yang diterapkan pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi sangat membantu pustakawan bagian pelayanan sirkulasi dalam setiap proses transaksi. Automasi dapat

mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan pustakawan, mengatasi

keterbatasan waktu sehingga pustakwan dapat memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. Hanya saja manfaat penerapan automasi pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta belum dirasakan semakimal mungkin oleh pustakawan bagian layanan sirkulasi. Hal ini

dikarenakan masih diterapkannya disebagian layanan sirkulasi sisitem manual.

BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat pengguna yang membutuhkannya. Sebagai sumber informasi, perpustakaan dituntut untuk meningkatkan pelayanannya guna mencapai terwujudnya kepuasan pengguna.

Perpustakaan pada dewasa ini telah berkembang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi (TI). Perpustakaan yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi harus berhadapan dengan apa yang dinamakan TI ini. Banyak orang yang beranggapan bahwa tanpa adanya sentuhan TI, perpustakaan dianggap sebagai sebuah institusi yang ketinggalan jaman dan tidak berkembang. Penerapan TI di perpustakaan dapat dilihat dari perkembangan perpustakaan, diawali dari perpustakaan konvensional, perpustakaan terautomasi, dan perpustakaan digital.

Teknologi informasi di perpustakaan selalu menjadi tolak ukur dari sebuah perpustakaan. Hal ini tentu tidak bisa dipungkiri mengingat tuntutan masyarakat yang memang sudah kenal dengan segala macam bentuk TI. Perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang cepat dan tepat. Fenomena inilah yang membawa dampak kepada layanan perpustakaan berbasis TI, contohnya automasi perpustakaan.

Automasi perpustakaan adalah solusi untuk membantu pelaksanaan kegiatan di perpustakaan. Kegiatan ini diperlukan untuk meningkatkan produktivitas kerja serta meningkatkan layanan perpustakaan, agar para pengguna perpustakaan dapat melakukan penelusuran informasi secara cepat dan tepat. Automasi perpustakaan mencakup bidang pengadaan, sirkulasi, pengatalogan, temu balik informasi, serta kegiatan administrasi lainnya.

Layanan sirkulasi di perpustakaan bisa dikatakan sebagai ujung tombak kegiatan pelayanan pengguna di perpustakaan, karena layanan sirkulasi merupakan area layanan yang banyak berinteraksi langsung dengan pengguna dari pada layanan lain yang ada di perpustakaan. Keberhasilan sebuah perpustakaan

salah satunya dapat diukur dari seberapa jauh pelaksanaan layanan sirkulasi dapat mernenuhi kebutuhan dan kepuasan pengguna perpustakaan.

Tujuan layanan sirkulasi adalah mengatur arus kegiatan transaksi perninjaman dan pengembalian dengan memperlancar dan mempermudah proses peminjaman koleksi baik untuk dibawa pulang, maupun keperluan sejenak seperti fotokopi melalui proses penyelesaian administrasi dengan pencatatan data buku terlebih dahulu.

Penerapan automasi perpustakaan dalam bidang layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal diantaranya adalah layanan peminjaman dan pengembalian, statistik pengguna, administrasi keanggotaan, dan lain-lain.

Dengan diterapkannya automasi perpustakaan, maka segala pekerjaan dalam perpustakaan menjadi lebih mudah dan efisien, layanan yang diberikan kepada pengguna akan menjadi lebih baik terutama pada kegiatan layanan sirkulasi, sehingga memungkinkan untuk perpustakaan meningkatkan citra perpustakaan. Sebaliknya, jika perpustakaan tidak melakukan automasi, maka setiap pekerjaan dan pelayanan pada perpustakaan akan membutuhkan waktu yang lama. Pada layanan sirkulasi, kegiatan peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan membutuhkan waktu yang lama per transaksinya, maka akan berdampak pada kurangnya kepuasan pengguna. Hal ini juga mengakibatkan pencitraan perpustakaan menjadi buruk.

Menyadari hal tersebut di atas, Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi selalu berupaya mengadopsi perkembangan TI. Hal ini terbukti dengan adanya pembaharuan yang terus menerus pada manajemen perpustakaan. Perpustakaan ini mulai membenahi setiap bagian yang ada agar menjadi lebih baik dan layak untuk disebut sebagai bagian dari Perpustakaan Nasional. Diawal kepindahan ke gedung yang baru, perpustakaan ini hanya memiliki bahan pustaka sekitar 34.000 judul. Tetapi sekarang bahan pustaka yang dimiliki sudah mencapai 130.000 eksemplar. Jumlah anggota aktif yang terdaftar sejak tahun 2006 yaitu 124.885 orang dengan rata-rata 360 pengunjung tiap harinya. Jumlah pengunjung yang datang ke Perpustakaan Bung Hatta dalam sebulan yaitu 9.360 orang. Dari data bagian sirkulasi, Perpustakaan Bung Hatta melakukan transaksi peminjaman sebanyak 210 orang per hari. Rata-rata tiap pengguna meminjam 2 eksemplar koleksi

perpustakaan. Selain peningkatan bahan pustaka dan pelayanan, sumberdaya manusia juga ikut diperhatikan. Terbukti dengan dikirimnya pegawai untuk kuliah program sarjana dan program pascasarjana di universitas-universitas negeri di Indonesia.

Perpustakaan yang sebelumnya tidak pernah terjamah TI ini, sudah mulai menerapkan automasi perpustakaan. Software yang digunakan adalah software yang bernama QALIS (Quadran Automated Library Information System). Kini perpustakaan Bung Hatta sudah mengalihkan sistem sirkulasinya dari manual ke automasi, sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lebih singkat per transaksi. Namun, sejak penerapan automasi perpustakaan khususya pada sistem pelayanan sirkulasi, belum diketahui bagaimana pengaruh penerapan automasi perpustakaan terhadap pelayanan sirkulasi.

Berdasarkan paparan di atas, maka penulis tertarik untuk mengangkat judul “Penerapan Automasi Perpustakaan Pada Bagian Layanan Sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi”

1.2Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas, maka yang menjadi rumusan masalah sekaligus pertanyaan penelitian yang akan dijawab dalam penelitian ini adalah bagaimankah pengaruh penerapan automasi perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi?

1.3Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan automasi perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

1.4Manfaat Penelitian

Penelitian ini bermanfaat bagi:

1. Perpustakaan, untuk meningkatkan kualitas layananan perpustakaan dan kualitas tingkat pengunjung

2. Peneliti selanjutnya, untuk sebagai referensi dalam melakukan penelitian selanjutnya

3. Penulis, untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis tentang automasi perpustakaan.

1.5Ruang Lingkup

Adapun yang menjadi ruang lingkup penelitian ini adalah bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Perpustakaan Umum

Perpustakaan adalah fasilitas atau tempat menyediakan sarana bahan bacaan. Perpustakaan umum merupakan salah satu sumber ilmu pengetahuan yang memiliki peran sebagai penyebar informasi bagi seluruh lapisan masyarakat. Adapun pengertian perpustakaan umum menurut Sutarno (2003: 32) perpustakaan umum adalah :

Lembaga pendidikan yang sangat demokratis karena menyediakan sumber belajar sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dan melayaninya tanpa membedakan suku bangsa, agama yang dianut, jenis kelamin, latar belakang dan tingkat sosial, umur dan pendidikan serta perbedaan lainnya. Pendek kata perpustakaan umum memberikan layanan kepada semua orang, anak-anak, remaja, dewasa, pelajar, mahasiswa, pegawai, ibu rumah tangga, para usia lanjut, laki-laki maupun perempuan.

Sedangkan Sjahrial-Pamuntjak (2000: 3) menyatakan bahwa perpustakaan umum ialah

Perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda keanggotaan dari perpustakaan tersebut.

Selanjutnya menurut Sulistyo-Basuki (1991: 46) perpustakaan umum adalah “perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum”.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa, perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan untuk menyediakan koleksi perpustakaan serta bertujuan untuk melayani kebutuhan masyarakat akan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan jenis kelamin, agama, ras, usia, pekerjaan dan kedudukan. Perpustakaan ini dibiayai oleh dana umum serta jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma.

2.2 Automasi Perpustakaan

2.2.1 Pengertian Automasi Perpustakaan

Automasi adalah pengendalian suatu kegiatan secara otomatis dengan memanfaatkan mesin. Dalam Encyclopedia Britanica (2004: 505) automasi adalah “suatu proses mekanik dalam menjalankan suatu perintah yang tidak begitu memerlukan perintah dan tindakan pengawasan dari manusia secara terus menerus”.

Definisi lain menurut The Concise Oxford Dictionary (1982: 59) bahwa automasi adalah “penggunaan peralatan yang dioperasikan secara automasi, untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia”

Dari pendapat yang mengemukakan definisi dan arti automasi secara umum di atas, maka automasi merupakan teknik untuk proses suatu kegiatan atau sistem yang berjalan secara otomatis, mengendalikan secara otomatis untuk menggantikan organ manusia dengan memanfaatkan mesin (komputer).

Sedangkan dalam konteks perpustakaan, automasi adalah cara untuk membuat sistem pengelolaan perpustakaan berjalan secara otomatis dengan menggunakan bantuan teknologi komputer.

Automasi perpustakaan adalah salah satu aspek pemanfaatan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan pengatalogan hingga ke jasa pelayanan informasi bagi pembaca. Atau sering juga disebut dengan istilah komputerisasi perpustakaan. (Sulistyo-Basuki, 1995: 96).

Menurut Siregar (2004: 24) automasi perpustakaan adalah “suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penggunaan sebagian atau seluruh kegiatan rutinnya”.

Sedangkan menurut Duval dan Main yang dikutip oleh Hasugian (2003: 1) automasi perpustakaan adalah “pemanfaatan komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, serial kontrol, pangkalan data/manajemen katalog, sirkulasi, katalog online, laporan statistik dan penyebaran informasi”.

Berdasarkan beberapa definisi di atas maka automasi perpustakaan tidak hanya sebatas pemanfaatan komputer dalam kegiatan administrasi perpustakaan atau pemanfaatan komputer untuk membangun database koleksi perpustakaan. Lebih dari itu otomasi perpustakaan mencakup pemanfaatkan komputer dalam

seluruh kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan seperti pengadaan bahan pustaka, pengolahan, pelayanan dan penyusunan laporan.

2.2.2 Alasan Automasi Perpustakaan

Setiap perpustakaan mempunyai alasan-alasan tertentu untuk mengembangkan sistem kerumahtanggaannya dari sistem manual menjadi suatu sistem berbasis komputer. Walaupun alasan-alasan tersebut ada yang bersifat spesifik untuk perpustakaan tertentu, tetapi biasanya terdapat beberapa alasan yang berlaku umum bagi semua perpustakaan. Berikut ini adalah alasan-alasan yang bersifat umum menurut Saiful (2007: 6)

1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan 3. Meningkatkan citra perpustakaan

4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Sedangkan faktor penggerak membuat automasi perpustakaan menurut Purwono (2008: 3) adalah:

1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan 3. Kemampuan dari teknologi informasi

4. Tuntutan layanan masyarakat serba klik

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa alasan yang menyebabkan automasi perpustakaan adalah untuk mengembangkan suatu sistem perpustakaan berbasis komputer, memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan dengan mengefisiensikan dan memudahkan pekerjaan perpustakaan untuk meningkatkan citra perpustakaan serta pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

2.2.3 Fungsi dan Tujuan Automasi Perpustakaan

Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat

mengikuti pertambahan koleksi, transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya.

Fungsi automasi pada perpustakaan menurut Sukirno (2008: 5) 1. Fungsi pengganti sebagai pekerjaan manual menjadi otomasi

2. Fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara otomatis, sehingga fungsi pengaturan manusia berkurang

3. Fungsi informasi, fungsi yang didasarkan pada komunikasi data jaringan kerja komputer dengan berbagai jenis bahasa

4. Fungsi komputasi didasarkan atas data

5. Fungsi koordinasi yaitu fungsi berdasarkan pada sistem informasi manajemen, pengajaran berbantu komputer, pelaksanaan penelitian dan membuat model

Menurut Harmawan (2009: 6-7) tujuan automasi perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Mengatasi keterbatasan waktu

2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dan sebagainya.

3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama

4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan

6. Meningkatkan layanan

7. Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik 8. Menghemat biaya

9. Menumbuhkan rasa bangga

10. Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan terutama efesiensi dan efektifitas kerja perpustakaan. Dengan automasi, beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan bahan pustaka akan menjadi lebih akurat dan cepat untuk di telusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang sudah diambil alih oleh komputer.

2.2.4 Cakupan Automasi Perpustakaan

Sistem kerumahtanggaan perpustakaan pada dasarnya mencakup seluruh kegiatan rutinitas perpustakaan, antara lain pengadaan, pengatalogan, pengawasan, sirkulasi dan pengawasan serial. Sebagaimana yang disebutkan oleh Siregar (1997: 4-5) “kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan. Kerumahtanggaan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian”.

1. Pengadaan

Pengadaan bahan pustaka merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemerolehan bahan pustaka yang dilakukan baik melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah.

Pengadaan bahan pustaka merupakan ikon penting dalam penyelenggaraan perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka menjadi cermin baik tidaknya suatu perpustakaan. Perpustakaan yang baik harus didukung oleh jumlah koleksi yang memadai baik dari segi keragaman judul maupun jumlah eksemplar.

Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar (1997: 5-9) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku.

2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata.

3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan. 2. Pengatalogan

Katalog perpustakaan adalah deskripsi pustaka milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis (sistematis abjad, nomor

klasifikasi) sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah. Selain untuk alat bantu penelusuran koleksi, katalog dapat juga digunakan untuk mengetahui kekayaan koleksi suatu perpustakaan sebab kartu katalog mewakili buku-buku yang ada di rak yang dimiliki oleh suatu perpustakaan.

Pengatalogan yaitu kegiatan yang dilakukan dalam rangka mempersiapkan cantuman bibliografis bahan pustaka.

3. Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan Sirkulasi berkaitan dengan kegiatan pengawasan peredaran koleksi pustaka yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka.

Menurut Siregar (1997: 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :

2. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda 3. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman 4. Sistem dapat memproses pengembalian

5. Sistem dapat memproses perpanjangan 6. Sistem dapat memproses denda

7. Sistem dapat memproses reservasi

8. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam.

4. Pengawasan Serial

Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial (Hasugian; 2009: 8)

Fungsi dasar sub-sistem pengawasan serial terautomasi adalah untuk mempermudah pengecekan berkala apa yang di pesan dan nomor apa saja yang sudah diterima, sehingga hasil yang diterima akurat.

Berdasarkan pendapat di atas, seluruh kegiatan tersebutlah yang hendak diautomasikan. Kegiatan yang sebelumnya dikerjakan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama, dengan automasi akan dikerjakan secara cepat dan tepat dengan menggunakan komputer.

2.3Layanan Sirkulasi

2.3.1 Pengertian Layanan Sirkulasi

Salah satu layanan yang diberikan perpustakaan terhadap pengguna perpustakaan adalah layanan sirkulasi. Kata sirkulasi berasal dari Bahasa Inggris “circulation” yang berarti perputaran, sirkulasi udara, sirkulasi uang dan sebagainya.

Dalam ilmu perpustakaan, sirkulasi sering dikenal dengan peminjaman, namun demikian pengertian layanan sirkulasi sebenarnya adalah “mencakup semua kegiatan pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi perpustakan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna jasa perpustakaan” (Lasa; 1994: 1)

Berdasarkan pengertian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi meliputi seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pemanfaatan bahan pustaka. Namun layanan sirkulasi perpustakaan bukan hanya sekedar pekerjaan peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan koleksi saja, melainkan suatu kegiatan menyeluruh dalam proses pemenuhan kebutuhan pengguna melalui jasa sirkulasi. Hal ini karena bagian sirkulasi masih memiliki tugas untuk penagihan koleksi yang belum dikembalikan, penagihan denda, memberikan surat bebas perpustakaan, mencatat jumlah pengunjung dan peminjaman.

2.3.2 Fungsi Layanan Sirkulasi

Menurut Qalyubi (2007: 221) bagian layanan sirkulasi mempunyai fungsi melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini:

1. Pengawasan pintu masuk dan keluar perpustakaan

2. Pendaftaran anggota perpustakaan, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan

3. Peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan waktu bahan peminjaman

4. Pengurusan keterlambatan pengembalian koleksi yang dipinjam, seperti denda

5. Pengeluaran surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya dan surat bebas pustaka

6. Penugasan yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak

7. Pertanggungjawaban atas segala berkas peminjaman

8. Pembuatan statistik peminjaman berupa statistik anggota yang memperbarui keanggotaanya, anggota baru, anggota yang mengundurkan diri, pengunjung perpustakaan, statistik peminjam, statistik jumlah buku yang dipinjam, statistik peminjaman buku berdasarkan subjek, dan jumlah buku yang masuk daftar tandon 9. Penugasan lainnya, terutama yang berkaitan dengan peminjaman. Berdasarkan kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi layanan sirkulasi adalah penangungjawab atas di segala kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengunjung perpustakaan. Bagian sirkulasi mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan, pendaftaran anggota, peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, kemudian memberikan denda bagi pengguna yang terlambat mengembalikan buku yang dipinjam. Selain itu layanan sirkulasi berfungsi untuk membuat surat peringatan terhadap anggota yang tidak mengembalikan buku yang dipinjam melewati batas waktu peminjaman yang telah ditentukan. Kemudian bertanggungjawab atas berkas peminjaman buku, membuat statistika peminjaman peminjaman, dan mengawasi urusan lain yang berkaitan dengan peminjaman.

2.3.3 Tujuan layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi di perpustakaan boleh dikatakan sebagai ujung tombak kegiatan pelayanan pengguna di perpustakaan, karena dalam memberikan layanan kepada pengguna ia lebih banyak berhubungan langsung, oleh karena itulah layanan sirkulasi merupakan satu-satunya area layanan yang deras berinteraksi dan semua kegiatan yang ada di perpustakaan, sebab kegiatan layanan sirkulasi merupakan salah satu jasa layanan yang banyak aneka kegiatan yang secara langsung dirasakan oleh pemakai perpustakaan. Keberhasilan sebuah perpustakaan salah satunya dapat diukur dan seberapa jauh pelaksanaan layanan sirkulasi dapat mernenuhi kebutuhan dan kepuasan pemakai perpustakaan.

Tujuan layanan sirkulasi adalah mengatur arus kegiatan transaksi perninjaman dan pengembalian dengan memperlancar dan mempermudah proses peminjaman koleksi baik untuk dibawa pulang, maupun keperluan sejenak seperti

fotokopi melalui proses penyelesaian administrasi dengan pencatatan data buku terlebih dahulu

Cooper (1996: 84) menyebutkan tujuan dari layanan sirkulasi perpustakaan adalah:

1. To facilitate the loan of materials such as book, journals, videos, and tapes to borrowers (check-out)

2. To record receipt of returned materials (check-in)

3. To extend the time an item can remain with a borrower (renewal)

4. To record that a borrower is interested in an item already checked-out by another borrower (reserve)

5. To track the status of materials that should be returned (overdue processing)

6. To manage user request for materials from other libraries (inter-library loan)

Lasa (1994: 1-2) menguraikan tujuan layanan sirkulasi perpustakaan sebagai berikut:

1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin.

2. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya, serta kapan koleksi itu harus kembali. Dengan demikian apabila koleksi itu diperlukan peminat lain akan segera dapat diketahui alamat peminjaman atau dinantikan kapan pengembaliannya.

3. Terjaminnya pengembalian peminjaman dalam waktu yang jelas. Dengan demikian keamanan bahan pustaka akan terjaga.

4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi.

5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui.

Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi membantu pemakai perpustakaan memanfaatkan koleksi seoptimal mungkin, karena dengan adanya layanan sirkulasi dapat diketahui anggota lain yang meminjam koleksi tertentu dan waktu pengembaliannya. Selain itu sirkulasi mengurangi resiko kehilangan dan kesalahan dalam meminjamkan bahan pustaka.

2.3.4 Tugas Layanan Sirkulasi

Sebagai unit penting dalam kegiatan layanan perpustakaan, kegiatan pada layanan ini bersifat rutin. Martoatmojo (2003: 42) menyebutkan beberapa tugas

yang dapat medukung berjalannya pelaksanaan fungsi layanan sirkulasi, sebagai berikut:

1. Pendaftaran peminjaman 2. Prosedur peminjaman 3. Pemungutan denda

4. Pengawasan buku-buku tandon (reserve book) 5. Perpanjangan waktu peminjaman

6. Statistik peminjaman

7. Pinjaman antar perpustakaan

Untuk melancarkan tugas bagian sirkulasi, perlu dibuatkan buku petunjuk sebagai pedoman bagi petugas bagian sirkulasi dan anggota perpustakaan yang hendak meminjam bahan pustaka. Buku petunjuk tersebut menurut Saleh (1994: 7) hendaknya memuat keterangan sebagai berikut:

1. Peraturan penggunaan bahan pustaka

2. Macam-macam bahan pustaka yang boleh dan tidak boleh dipinjam

3. Jangka waktu peminjaman, besar denda apabila terlambat mengembalikan, menghilangkan atau merusakkan buku yang dipinjam.

4. Keterangan jam buka perpustakaan

5. Keterangan mengenai tanda-tanda pada koleksi 6. Keterangan-keterangan lain yang dianggap perlu

2.3.5 Sistem Pelayanan Sirkulasi

Ada dua macam sistem pelayanan yang biasa dilakukan oleh perpustakaan yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Masing-masing sistem pelayanan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.

1. _{Sistem Layanan Terbuka}

Darmono (2001: 139) menyebutkan sistem layanan terbuka adalah “sistem layanan yang memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustakaan”.

Berdasarkan pendapat di atas dapat diketahui bahwa dalam sistem pelayanan terbuka, perpustakaan memberi kebebasan kepada pengunjungnya untuk dapat masuk dan memilih sendiri koleksi yang diinginkannya dari rak. Petugas hanya mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan.

Sistem pelayanan terbuka ini banyak digunakan oleh perpustakaan. Sistem ini memungkinkan pengguna dapat memilih dan membaca bahan pustaka ditempat tanpa harus membawa pulang bahan pustaka tersebut.

Lasa (1994: 5) menyebutkan beberapa keuntungan menggunakan sistem layanan terbuka, yaitu:

1. Kartu-kartu katalog tidak segera rusak, karena sedikit yang menggunakannya. Pada umumnya mereka langsung menuju ke rak buku untuk memilih sendiri.

2. Menghemat tenaga, sebab dalam sistem ini petugas tidak perlu mengambil bahan pustaka. Pustakawan hanya mencatat dan kemudian mengembalikan buku-buku yang telah dibaca ditempat maupun yang dikembalikan hari itu.

3. Judul-judul buku yang diketahui akan dibaca lebih banyak 4. Akan segera diketahui judul buku yang sedang dipinjam, nama

dan alamat peminjam.

5. Apabila calon peminjam tidak menemukan buku tertentu yang dicari, maka saat itu pula ia dapat memilih judul lain yang relevan.

6. Kecil sekali kemungkinan terjadi salah paham antara petugas dan peminjam

Dari pendapat di atas, dapat kita ketahui bahwa sistem layanan terbuka memberikan keuntungan kepada pengunjung perpustakaan untuk bisa bebas memilih buku yang diinginkannya sendiri, sehingga dengan adanya kebebasan ini akan menumbuhkan minat membaca bagi si pengujung. Jika buku yang diinginkan tidak ada ditempat, maka pengunjung bisa memilih buku lain.

Namun, dalam penggunaan sistem layanan terbuka, selain memiliki keuntungan juga memiliki kelemahan. Adapun kelemahan sistem ini adalah:

1. Frekuensi kerusakan lebih besar

2. Memerlukan ruangan yang lebih luas, sebab letak rak yang satu dengan yang lain memerlukan jarak yang longgar.

3. Susunan buku menjadi tidak teratur. Oleh karena itu pustakawan harus sering mengadakan reshelving.

4. Pengunjung pemula yang datang ke perpustakaan untuk mencari buku sering bingung. (Lasa; 1994: 5-6)

Seperti yang disebutkan di atas, kelemahan dari sistem layanan terbuka ini terletak pada susunan buku dalam rak yang menjadi sulit

teratur, sehingga pustakawan harus sering menyusun ulang buku-buku tersebut kembali. Selain itu, resiko lain dari sistem layanan terbuka ini adalah membuka kemungkinan yang besar bagi perpustakaan kehilangan buku.

2. Sistem Layanan Tertutup.

Sistem layanan tertutup merupakan kebalikan dari sitem layanan terbuka. pengunjung tidak boleh masuk ke ruangan koleksi, tetapi yang buku atau koleksi yang dibutuhkannya harus diambilkan oleh petugas. Penelusuran/pencarian koleksi harus melalui katalog. Pustakawan selain mencatat peminjaman dan pengembalian, juga bertugas mengambilkan dan mengembalikan koleksi ke rak.

Darmono (2001: 137) mengungkapakan bahwa sistem layanan tertutup adalah “sistem layanan perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan pustaka di perpustakaan”.

Dari defenisi di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan yang menggunakan sistem layanan tertutup akan dapat mengurangi resiko kehilangan bahan pustaka yang dipinjam. Selain itu, Lasa (1994: 4) menyebutkan keuntungan lain sistem layanan tertutup, yaitu:

1. Daya tampung koleksi lebih banyak karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat.

2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak.

3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem terbuka.

4. Tidak memerlukan meja baca di ruang koleksi.

Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa dengan menggunakan sistem layanan tertutup selain mengurangi resiko kehilangan buku yang dipinjam, susunan dan letak buku akan lebih terpelihara. Selain itu perpustakaan tidak perlu menyediakan petugas khusus untuk mengawasi pengguna yang datang ke perpustakaan.

Namun dalam menggunakan sistem layanan tertutup selain memiliki keuntungan terdapat juga kerugiannya. Beberapa kerugian sistem yang disebutkan Lasa (1994: 4-5) adalah:

1. Banyak energi yang terserap di bagian sirkulasi

2. Terdapat sejumlah koleksi yang tidak pernah keluar atau dipinjam

3. Sering menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan misalnya salah pengertian antara petugas dan peminjam

4. Menyebabkan antrian peminjaman maupun pengembalian buku

5. Keadaan seperti di atas berarti membuang waktu.

Jadi dapat diketahui bahwa dengan menggunakan sistem layanan tertutup akan mengurangi kebebasan pengunjung untuk melihat buku, jika buku yang diinginkan tidak ada, pengunjung harus melihat kembali alternatif buku lain yang mungkin disediakan perpustakaan pada katalog. Hal ini akan mengurangi keefisienan waktu, selain itu dengan melihat dari katalog akan menyebabkan ketidaknyamanan pengunjung dikarenakan terkadang dalam katalog terdapat buku yang diinginkan, namun kenyataannya buku tersebut sering tidak ada. Jadi perpustakaan yang menggunakan sistem katalog tertutup harus menyediakan katalog yang benar-benar valid dan harus lengkap. Selain itu perpustakaan harus menyediakan petugas perpustakaan yang bertugas mengambilkan dan mengembalikan buku ke rak-rak buku.

2.3.6 Pelayanan Sirkulasi

Pelayanan sirkulasi adalah pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Pada pelayanan sirkulasi ini dilakukan proses peminjaman bahan pustaka yang boleh dipinjam, penentuan jangka waktu peminjaman, pengembalian bahan pustaka yang dipinjam dan pembuatan statistik peminjaman untuk membuat laporan perpustakaan.

Menurut Soenarya (1997: 48) pelayanan sirkulasi adalah “kegiatan pelayanan pencatatan dalam penggunaan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan sekolah dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan murid dan guru”.

Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi yang baik adalah pelayanan yang tepat, cepat, dan kena pada sasarannya (memuaskan bagi para pengguna dan pemakai perpustakaan).

Sjahrial-Pamuntjak (2000: 98) menyebutkan kegiatan pelayanan sirkulasi ini meliputi:

1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian

4. Perpanjangan waktu pinjam 5. Penagihan

6. Pemberian sanksi

7. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman

2.3.6.1 Keanggotaan

Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan ini menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada diperpustakaan.

Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudahkan pengguna dalam meminjam koleksi perputsakaan. Untuk pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri. Pada perpustakaan tertentu ada punggutan uang pendaftaran dan ada pula yang tidak, menyerahkan foto diri serta fotokopi tanda pengenal, semua ini diperlukan untuk mengenal jati diri anggota.

Noerhayati (1998: 191) meyebutkan syarat pokok yang harus dipenuhi oleh setiap calon anggota perpustakaan adalah “membayar uang pendaftaran, menyerahkan dua pasphoto, menunjukkan kartu anggota”.

Dari uraian di atas, diketahui bahwa syarat utama untuk menjadi anggota perpustakaan adalah dengan membayar administrasi, menyerahkan pas foto dan menunjukkan kartu anggota. Jika persyaratan tersebut telah dipenuhi maka orang tersebut telah terdaftar dan kartu anggota yang dimiliki dapat digunakan untuk meminjam dan mengembalikan bahan pustaka yang di butuhkan.

Menurut Sutarno (2003 : 98-99) kegunaan dari pada pendaftaran anggota adalah:

1. Mengetahui jati diri peminjam, memperlihatkan tanggung jawab untuk mengamankan milik perpustakaan dan melindungi hak pembaca yang lain, yang memungkinkan ingin mempergunakan dengan baik.

3. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui jumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.

4. Mengetahui golongan peminjaman untuk mengetahui pula kebutuhan mereka, selera yang sesuai dapat dipergunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaan lain, kemudian meningkatkan.

Dalam Pedoman Perpustakaan Nasional Indonesia , setiap anggota memiliki hak dan kewajiban. Setiap anggota berhak mendapatkan dan memanfaatkan fasilitas layanan jasa perpustakaan dan informasi berupa:

1. Sarana penelusuran (Kartu katalog maupun OPAC).

2. Sarana ruang baca (buku, majalah, surat kabar, AV dan koleksi langka). 3. Pemesanan koleksi sebanyak 3 (tiga) judul khusus untuk buka setiap kali

permintaan.

4. Pembuatan reproduksi koleksi baik dalam bentuk foto kopi, rekaman, bentuk mikro maupun digital (untuk jasa ini dikenakan biaya sesuai dengan peraturan yang berlaku).

5. Mengikuti seleksi dan kompetisi dalam pemilihan pengunjung Perpustakaan Nasional RI terbaik. (Diselenggarakan untuk memperingati Hari Kunjung Perpustakaan dan Budaya Baca pada setiap tanggal 14 September).

6. Mengikuti bimbingan dan penyuluhan tentang Perpustakaan Nasional RI. Selain mempunyai hak, setiap anggota mempunyai kewajiban yang harus ditaati dan dipatuhi sesuai dengan ketentuan, tata tertib dan peraturan yang berlaku di perpustakan. Biasanya peraturan tata tertib anggota ini mewajibkan anggota perpustakaan untuk membawa kartu anggota setiap kali berkunjung, kartu tidak dapat dipinjamkan kepada orang lain, dan peraturan-peraturan lainnya.

2.3.6.2 Peminjaman

Peminjaman merupakan salah satu kegiatan layanan sirkulasi. Layanan ini terbuka bagi pengguna perpustakaan yang terdaftar sebagai anggota perpustakaan. Sesuai yang tercantum dalam Buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi

Perpustakaan Perguruan Tinggi (2000: 36) langkah-langkah peminjaman pustaka sebagai berikut:

1. Peminjam menunjukkan kartu anggota yang masih berlaku. 2. Petugas mencatat.

a. Nomor atau nama anggota yang bersangkutan. b. Tanggal kembali pada kartu buku.

c. Tanggal kembali pada lembaran tanggal kembali (date due slip) untuk mengingatkan peminjam waktu penggembalian buku.

d. Nomor panggil buku (call number) dan tanggal kembali buku pada kartu induk peminjaman anggota bersangkutan, bila menggunakan sistem kartu besar.

3. Peminjam menanda tangani kartu buku. 4. Buku diserahkan kepada peminjam.

5. Petugas menyusun kartu buku pada kotak kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

6. Petugas menyusun kartu induk peminjaman berdasarkan nomor urut kartu anggota atau abjad nama peminjaman pada sistem buku.

Semua langkah peminjaman tersebut bertujuan untuk menghindari hilangnya koleksi pustaka, mengetahui siapa peminjam serta berapa jumlah buku yang dipinjamnya dan untuk mengetahui batas waktu pengembalian buku-buku yang sedang beredar.

Dalam pelayanan perpustakaan dikenal beberapa sistem peminjaman, sesuai dengan yang disebutkan Saleh (1994: 8) yaitu:

1. Sistem Buku Besar 2. Sistem Sulih (dummy)

3. Sistem NCR (No Carbon Required) 4. Sistem Book Issue Card (BIC) 5. Sistem Browne

6. Sistem Newark 7. Token Charging

8. Sistem kartu tebuk (punched card)

9. Photocharging atau peminjaman berbasis sistem foto

2.3.6.3Pengembalian

Anggota yang meminjam koleksi perpustakaan harus mengembalikan pinjaman tepat pada waktunya. Peraturan ini harus dipatuhi anggota perpustakaan, agar pengguna yang lain dapat mempergunakan bahan pustaka tersebut. Hal ini berhubungan erat dengan jumlah bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Sebuah perpustakaan yang memiliki koleksi terbatas, pada umumnya

pengembalian bahan pustaka yang tepat waktu merupakan hal yang sangat penting, termasuk penentuan waktu peminjaman bahan pustaka yang sangat singkat. Dengan demikian perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan pengguna, karena memiliki koleksi yang sangat terbatas.

Sesuai dengan layanan peminjaman, layanan pengembalian juga memiliki langkah kerja. Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 81) langkah kerja yang dilakukan oleh perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan adalah:

1. Memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali setelah pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang akan dikembalikan.

2. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali.

3. Mengambil kartu pinjaman dari kotak kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada kartu buku.

4. Membubuhkan stempel tanda “kembali” pada kartu buku, lembar tanggal kembali, dan kartu pinjaman.

5. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku.

6. Mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu buku.

7. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak.

8. Memilih buku:

a. Rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk dikirim ke unit perawatan.

b. Rusak tetapi tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.

2.3.6.4 Perpanjangan waktu

Prosedur perpanjangan masa pinjam menurut Sjahrial-Pamuntjak (2004: 24) adalah sebagai berikut:

1. Pengguna membawa buku yang dipinjam ke meja layanan. 2. Petugas memeriksa formulir penempahan.

3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru pada kartu pinjam dan kartu buku.

4. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan ijin perpanjangan. Perpanjangan waktu peminjaman tergantung kepada kebijakan perpustakaan, ada perpustakaan yang memberikan perpanjangan sebanyak dua kali saja dan juga hanya memberikan satu kali saja.

2.3.6.5 Penagihan

Apabila bahan pustaka yang dipinjam tidak dikembalikan tepat pada waktunya, maka perpustakaan harus melakukan penagihan pinjaman bahan pustaka tersebut kepada pengguna yang meminjam. Umumnya penagihan dilakukan dengan beberapa tingkatan yaitu: penagihan tingkat pertama, penagihan tingkat kedua, dan penagihan tingkat ketiga.

Prosedur penagihan menurut Saleh (1994: 21) sebagai berikut:

1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian atas dasar tanggal pada kartu buku yang seharusnya sudah kembali. Pemeriksaan ini dilakukan setiap hari sesudah waktu pelayanan.

2. Petugas membuat surat tagihan rangkap dua (lihat contoh lembar penagihan). Satu lembar dikirim kepada tertagih, sedangkan satu lembar lagi sebagai arsip.

3. Bila buku yang telah ditagih dikembalikan, petugas menyelesaikan proses pengembaliannya sebagaimana prosedur pengembalian.

Dalam melakukan penagihan bahan pustaka, petugas membutuhkan 2 rangkap surat tagihan. Satu untuk dikirim kepada peminjam dan satu lagi disimpan oleh petugas sebagai bukti atau pertinggal untuk perpustakaan terkait.

Menurut Soetminah (1992: 148), “jika buku yang dipinjam tidak dikembalikan tepat pada waktu yang telah ditetukan, perpustakaan harus mengirim surat tagihan yang mencantumkan judul buku yang ditagihan, biaya pegiriman surat dan jumlah denda yang dibayar”. Jika buku telah dikembalikan, maka petugas harus melakukan pencatatan pengembalian sesuai dengan prosedur pengembalian yang dilaksanakan pada masing-masing perpustakaan.

2.3.6.6 Pemberian Sanksi

Sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran peraturan perpustakaan. Beberapa macam pelanggaran yang biasa dilakukan oleh pengguna perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Terlambat mengembalikan pinjaman bahan pustaka. 2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak.

3. Membawa bahan pustaka tanpa melalui prosedur yang benar. 4. Menghilangkan bahan pustaka.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 83) prosedur pemberian sanksi dilaksanakan sebagai berikut:

1. Pelanggar menetapkan jenis dan tingkat pelanggaran atas dasar kuantitas dan kualitas tingkat pelanggaran.

2. Petugas menetapkan jenis dan tingkat sanksi yang dikenakan sesuai dengan tingkat pelanggaran.

3. Bila yang dikenakan sanksi akademik ditingkat perpustakaan, petugas mengusulkan kepada kepala perpustakaan untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

4. Bila yang diberikan sanksi akademik ditingkat lembaga perguruan tinggi, kepala perpustakaan mengusulkan kepala pemimpin perguruan tinggi untuk menetapkan dan melaksanakan sanksi tersebut.

Dengan adanya sanksi dimaksudkan untuk menanamkan disiplin bagi para pembaca dan petugas perpustakaan agar peredaran buku dapat dilakukan seadil-adilnya diantara para pembaca, terutama kalau koleksi perpustakaan terbatas.

2.3.6.7 Penerbitan Keterangan Bebas/Bersih Pinjaman

Bebas pinjaman adalah salah satu kegiatan pada pelayanan sirkulasi, yang memberi keterangan tanda bukti tidak lagi mempunyai pinjaman diperpustakaan. Keterangan bebas tagihan berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka.

Surat Keterangan Bebas Pinjam bahan pustaka biasanya diberikan kepada anggota perpustakaan yang akan meninggalkan perguruan tingginya baik dalam waktu yang cukup lama, maupun seterusnya, misalnya anggota tersebut sudah menyelesaikan kuliahnya (tamat) atau anggota tersebut akan belajar ke luar negeri (biasanya dosen). Kegunaan dari keharusan memiliki surat keterangan bebas pinjaman ini adalah untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan pustaka.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 83-84) pemberian surat keterangan bebas pinjaman dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:

1. Pengguna yang membutuhkan keterangan bebas pinjaman menyerahkan tanda pengenal.

2. Petugas mengambil kartu pinjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.

3. Petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu pinjaman.

4. Kartu pinjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman distempel bebas pinjam.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan cara ilmiah yang digunakan untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. Menurut Arikunto (2002: 136) metode penelitian adalah “cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitiannya”.

Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Menurut Bogdan dan Taylor (1999: 21-21) “penelitian kualitatif merupakan salah satu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskrptif berupa ucapan atau tulisan dan perilaku orang-orang yang diamati”.

3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan secara substantif pada Perpustakaan Bung Hatta Jln.Kusuma Bhakti, Gulai Bancah, Bukittinggi. Lokasi ini dipilih dengan pertimbangan bahwa Perpustakaan Bung Hatta baru melakukan sistem automasi perpustakaan. Waktu pengambilan data pada bulan Februari 2011.

3.3Proses Penelitian

Proses penelitian yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Mengidentifikasi Informan

Informan dalam penelitian ini adalah pustakawan bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif. Menurut Sugiyono (2006: 61) Purposive sampling adalah “teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu”. Penelitian yang dilakukan disini tidak adanya penentuan jumlah informan untuk diwawancarai, tetapi lebih ditekankan pada kualitas pemahaman pada permasalahan yang diteliti. Penentuan informan

dilakukan sesuai dengan karakteristik tertentu yang dimiliki sesuai dengan tujuan penelitian.

2. Mengumpulkan Data

Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melalui wawancara mendalam (depth interview) secara terstruktur dimana pertanyaan yang diajukan terlebih dahulu telah disiapkan serta dibuat kerangkanya secra sistematis sebelum berada di lokasi penelitian, data yang diperolehn direkam dengan tape recorder dan dibantu dengan alat tulis lainnya. Data yang diperoleh kemudian dibaca berulang-ulang agar penulis benar-benar mengerti tentang data atau hasil yang telah diperoleh. 3. Analisis Data

Analisis data merupakan suatu cara untuk menata data dari hasil wawancara yang didapatkan. Menurut Patton yang dikutip oleh Moleong (2002: 103) analisis data adalah “proses mengatur urutan data, mengorganisasikanya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar”. Adapun tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk meningkatkan pemahaman itu adalah:

a. Pengelompokan Berdasarkan Kategori, Tema dan Pola Jawaban Pada tahap ini dibutuhkan adanya pengetahuan yang mendalam terhadap data serta adanya keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul di luar lapangan dengan apa yang ingin digali.

Pada penelitian ini, peneliti menganalisis hasil wawancara berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal diungkapkan oleh informan. Data yang telah dikelompokkan kemudian dicoba untuk dipahami secara utuh dan ditemukan tema-tema penting serta kata kuncinya. Sehingga peneliti dapat menangkap pengalaman, permasalahan, dan dinamika yang terjadi pada subjek

b. Menguji Asumsi atau Permasalahan yang ada Terhadap Data

Setelah kategori dan data tergambar jelas, kemudian peneliti menguji data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini.

c. Mencari Alternatif Penjelasan bagi Data

Berdasarkan kesimpulan yang yang telah diperoleh, penulis merasa perlu mencari suatu alternatif atau penjelasan lain tentang kesimpulan yang didapat.

4. Menulis Hasil Penelitian

Data dari informan yang telah didapatkan kemudian diperiksa kembali apakah kesimpulan yang dibuat telah selesai. Dalam penelitian ini, penulisan data-data hasil penelitian berdasarkan wawancara mendalam dan observasi.

5. Menarik Kesimpulan

Pada dasarnya kesimpulan awal sudah dapat ditarik pada saat matriks terisi, tetapi hal tersebut belum begitu jelas, dalam hal ini dapat menggiring pada pengambilan keputusan untuk menentukan langkah-langkah berikutnya yang harus dilakukan. Kesimpulan akhir merupakan keadaan yang belum jelas kemudian meningkat sampai pada pernyataan yang telah memiliki landasan yang kuat dari proses analisis terhadap gejala yang ada atau dari beberapa permasalahan didiskusikan dengan berbagai pihak yang relevan yang akhirnya terjadi sebuah kesimpulan. Hal ini dimaksudkan apabila ada data baru kemudian akan merubah kesimpulan sementara segera melakukan perbaikan melalui data yang diperoleh selanjutnya.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan: 1. Wawancara

Wawancara adalah proses tanya jawab dengan seseorang atau sekelompok orang untuk mendapatkan keterangan atau pendapatnya tentang suatu hal atau masalah. Wawancara merupakan proses pertukaran informasi, opini, atau pengalaman dari satu orang atau lebih ke orang lain. Dalam proses wawancara, pewawancara adalah yang menyebabkan terjadinya diskusi tersebut dan menentukan arah pokok bahasan. Tujuan

wawancara adalah untuk mengumpulkan data dan informasi yang lengkap, akurat, dan adil. Wawancara dilakukan secara langsung dengan Pustakawan pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi.

2. Observasi

Observasi adalah kegiatan meneliti langsung ke tempat penelitian yaitu Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi. Menurut Arikunto (2002: 146) observasi adalah “kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indera”.

Kegiatan observasi dilakukan pada lokasi penelitian yang sebenarnya dalam rangka untuk memperoleh data yang diinginkan

3. Studi Dokumentasi

Selain melakukan teknik wawancara, penulis juga melakukan studi dokumentasi demi menunjang kelengkapan data yaitu melalui buku, majalah, jurnal, artikel yang tersedia dalam media online.

3.5 Instrumen Penelitian

Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

1. Pedoman wawancara, pedoman ini berisikan hal-hal pokok yang akan ditanyakan pada saat melakukan wawancara. Pedoman ini bersifat fleksibel, tidak mengikat, hanya sebagai pembuka dan mengarah pada pembicaraan.

2. Perekam suara, perekam suara ini digunakan untuk merekam hasil wawancara dengan peneliti, karena catatan atau ingatan yang dimiliki masih terbatas, sehingga perlu adanya perekaman suara.

3.6 Jenis dan Sumber Data

Jenis dan Sumber data yang diperlukan adalah: 1. Data Primer

Data primer penelitian ini adalah hasil dari wawancara dan pengamatan penulis berupa kata-kata, sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data

2. Data Sekunder

Data Sekunder penelitian ini adalah berbagai sumber tertulis yang memungkinkan untuk dimanfaatkan dalam penelitian ini, diantaranya buku, jurnal, internet, dan dokumen lain yang berhubungan dengan penelitian ini.

3.7 Keabsahan Data (Validity)

Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan beberapa metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang. Adapun teknik triangulasi yang digunakan adalah:

1. Triangulasi Data

Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi.

2. Triangulasi Teori

Penggunaan berbagai teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memasuki syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.

3. Triangulasi Metode

Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Profil Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi

4.1.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perpustakaan Bung Hatta

Perpustakaan Bung Hatta memiliki peranan yang sangat penting bagi masyarakat kota Bukittinggi. Perintisan perpustakaan ini menempuh perjalanan yang sangat panjang. Perintisan pertama dilakukan oleh Bapak DR. Bung Hatta sendiri sebagai wakil Presiden waktu berkedudukan di Istana Wakil Presiden pada tanggal 12 Agustus 1976 sebagai perpustakaan Umum Pemerintah Kota Bukittinggi, yang kemudian berganti nama menjadi Gedung Tri Arga, dan kini diberi nama Istana Bung Hatta. Meski telah mengalami kemajuan akan tetapi bangunan perpustakaan tidak lagi memadai untuk menampung permintaan sesuai perkembangan kebutuhan masyarakat. Pemerintah dan masyarakat Kota Bukittinggi menaruh perhatian untuk perkembangannya dan berkeinginan membangun Perpustakaan Proklamator Bung Hatta di Bukittinggi-Sumatera Barat. Dengan semangat dan tekat yang kuat pada tanggal 21 September 2006 berdirilah Perpustakaan Proklamator Bung Hatta yang diresmikan oleh Presiden RI DR.H. Susilo Bambang Yudhoyono, sebagai unit pelaksana teknis Perpustakaan Nasional Republik Indonesia di Bukittinggi.

4.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan

Visi Perpustakaan Proklamator Bung Hatta menjadi lembaga pencerdasan kehidupan bangsa berskala nasional yang maju dan handal dalam bidang edukatif, informatif, preservatif dan rekreatif.

Misi Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

1. Meningkatkan sarana, metode dan media pembelajaran bagi publik dalam pembentukan learning society.

2. Menyediakan data dan informasi yang otentik bagi peneliti untuk berbagai kepentingan.

3. Menyimpan, memelihara dan mengembangkan koleksi perpustakaan dalam bentuk buku dan non buku.

4. Melayani penyelenggaraan seminar dan diskusi ilmiah baik yang berskala lokal dan regional, maupun yang berskala nasional dan internasional.

5. Memelihara dan mengembangkan sarana rekreasi edukatif dan kontemplatif.

4.1.3 Fasilitas Perpustakaan

Untuk mendukung fungsi Perpustakaan, disediakan berbagai fasilitas yang tersebar pada bangunan perpustakaan. Adapun fasilitas tersebut sebagai berikut :

Tabel 1: Fasilitas Perpustakaan

No Lantai Jenis Ruangan

1 Lantai Dasar

- Ruang bahan pustaka terbuka - Ruang bahan pustaka langka - Ruang referensi

- Bagian sirkulasi - ruang baca - taman baca

- Ruang baca non book

- Ruang kerja (ruangan kepala, ruangan kasi, ruangan staf)

- Ruangan pengadaan - Ruang penjilidan - Ruang seminar - Ruang perawatan - Mini theater - Musholla

- Wartel

2 Lantai 1

- Ruang bahan pustaka terbuka - Ruang internet

- Ruang baca terbuka - Ruang baca group - Ruang baca anak - Bagian sirkulasi - Photocopi

3 Lantai 2 - Ruang auditorium

4.2 Karakteristik Informan

Informan dalam penelitian ini adalah pegawai bagian sirkulasi perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi. Informan yang berhasil diwawancarai berjumlah 4 orang. Pada proses wawancara bersama informan ketiga, mulai ditemukan data yang selalu sama dan berulang-ulang. Namun penulis masih meneruskan penggalian data kepada informan lain dengan harapan akan menemukan data baru. Berikut adalah daftar karakteristik informan:

Tabel 2 : Daftar Karakteristik Informan No Kode

Informan

Informan Lokasi Wawancara

1 I1 Bapak Efriasil Bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi 2 I2 Bapak Indra Risman Bagian sirkulasi Perpustakaan

Bung Hatta Bukittinggi

3 I3 Kak Rosi Ruang baca koleksi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi lantai 2 4 I4 Kak Irneli Bagian pendaftaran anggota

Informan pertama (I1) adalah informan yang berhasil diwawancarai dengan

pendekatan perkenalan terlebih dahulu, begitu juga dengan I2, I3 dan I4, kemudian

penulis meminta waktunya untuk bersedia diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan dilakukan wawancara. I1 diwawancarai pada

bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi (lihat lampiran II). Proses bertemunya penulis dengan I1 adalah dimulai pada tahap perizinan melakukan

penelitian dan wawancara terlebih dahulu pada Kantor KESBANG Kota Bukittinggi. Setelah mendapatkan surat perizinan, penulis melapor pada bagian Tata Usaha Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi. Setelah semua surat perizinan dan syarat-syarat melakukan penelitian dan wawancara terpenuhi, penulis bertanya pada bagian Tata Usaha, kapan proses wawancara bisa dilakukan. Dari bagian Tata Usaha didapatkan jawaban yang menyatakan proses wawancara bisa dilakukan dari tanggal 16 Februari sampai dengan 20 Februari 2011, dengan waktu dan lokasi dikondisikan dengan pegawai bagian sirkulasi sebagai informan dalam wawancara. Setelah itu Penulis mendatangi bagian sirkulasi dan menanyakan kepada pegawai sirkulasi tentang kesediaannya menjadi informan dalam wawancara. Pada saat itu tepat waktu istirahat, maka pegawai yang ada pada bagian sirkulasi hanya 2 orang dan mereka menyetujui menjadi informan wawancara. Sementara itu pelaksanaan wawancara dengan 2 informan lainnya, dilakukan dengan membuat janji terlebih dahulu.

Wawancara dengan seluruh informan tersebut di atas berlangsung secara informal dan mendalam (depth interview). Disamping itu pelaksanaan wawancara dilakukan secara substantif, artinya tidak diharuskan pada suatu tempat. Suasana dan kondisi wawancara bersifat latar alamiah, artinya kondisi dan suasana yang apa adanya, yang tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan tertentu.

Pelaksanaan wawancara dilakukan pada siang dan pagi hari tepatnya berada di bagian sirkulasi, ruang baca koleksi lantai 2 dan bagian pendaftaran anggota Perpustakaan Bung Hatta.

Adapun bahasa yang digunakan selama wawancara adalah bahasa informal, meskipun penulis kadang-kadang menggunakan istilah bidang Ilmu Perpustakaan. Bahasa informal tersebut digunakan dengan tujuan untuk memancing percakapan awal kepada informan. Percakapan berkembang sesuai dengan jawaban yang

diberikan informan. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa masih perlu penambahan atau kurang jelas dari wawancara sebelumnya.

4.3 Kategori

Berdasarkan pedoman wawancara dan hasil wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding. Dengan pedoman ini, penulis kemudian kembali membaca transkrip wawancara dan melakukan coding, yaitu melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukan hubungan antar bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori, akirnya penulis dapat menurunkan enam kategori yang berkaitan dengan penerapan automasi perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi. Adapun keenam kategori itu adalah sebagai berikut :

1. Keanggotaan 2. Peminjaman 3. Pengembalian

4. Perpanjangan waktu pinjam 5. Penagihan

6. Pemberian sanksi

4.3.1 Keangggotaan

Kategori pertama yang diperoleh dari hasil transkrip wawancara dengan keempat informan adalah keanggotaan. Keanggotaan merupakan tanda bukti bahwa pengguna perpustakaan sudah mendaftarkan dirinya sebagai anggota perpustakaan. Keanggotaan menunjukkan bahwa pemegangnya mempunyai hak untuk fasilitas perpustakaan, membaca dan meminjam bahan pustaka yang ada di perpustakaan. Keanggotaan perpustakaan sangat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan.

Proses pendaftaran menjadi anggota di Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi sangat memudahkan pengguna dan pustakawan yang bekerja di bagian ini karena

automasi yang sudah diterapkan perpustakaan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4

sebagai berikut:

“…proses pendaftaran anggota menjadi lebih mudah..."

Dari pernyataan di atas diketahui bahwa automasi yang diterapkan Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi dapat mempermudah pustakawan pada proses pendaftaran anggota. Dengan dipermudahnya proses pendaftaran anggota, pustakawan dapat meningkatkan pelayanannya, hal ini sesuai dengan apa yang telah disebutkan pada Bab II bahwa dengan diterapkannya automasi perpustakan dapat meningkatkan layanan yang lebih baik lagi kepada pengguna perpustakaan.

Waktu yang diperlukan pustakawan dalam pendaftaran anggota menjadi lebih singkat dengan diterapakannya automasi perpustakaan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut:

“...waktu yang diperlukan pun singkat...”

Dari pernyataan I4di atas dapat diketahui bahwa automasi yang diterapkan

pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi dapat mempersingkat waktu dalam proses pendaftaran anggota. Hal ini tentu saja akan menguntungkan pustakawan dan calon anggota perpustakaan. Karena waktu pendaftaran tiap calon anggota singkat, maka pustakawan dapat melayani calon anggota perpustakaan lainnya. Begitu juga dengan calon anggota perpustakaan, karena waktu yang diperlukan untuk mendaftar menjadi anggota perpustakaan singkat, maka mereka pun bisa cepat menjadi anggota perpustakaan dan bisa memanfaatkan layanan perpustakaan.

Selain proses pendaftaran anggota menjadi lebih mudah dan waktu yang diperlukan menjadi singkat, automasi yang diterapkan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi sangat membantu pustakawan dalam mencatat data anggota. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut:

“...saya sendiri pun tidak harus terburu-buru mencatat data si anggota pada blanko kuning …”

Dari pernyataan di atas dapat diketahui automasi yang diterapkan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi dapat menjadi fungsi pengganti, sesuai dengan apa yang telah disebutkan pada Bab II bahwa salah satu fungsi automasi perpustakaan adalah fungsi pengganti. Automasi dapat menganti pekerjaan manual pustakwan menjadi otomatis.

Automasi yang diterapkan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi juga membuat pekerjaan pustakawan dalam keanggotaan menjadi efisien. Hal ini sesuai dengan jawaban I4 sebagai berikut :

“…automasi bisa mengefisienkan pekerjaan juga! Karena kalau datanya udah di-input di komputer ini, otomatis si calon sudah terdaftarkan, dan jika ia ingin meminjam koleksi langsung pada hari pendaftaran, yah saya jadi dimudahkan juga, karena saya tidak perlu mengantarkan ke bagian sirkulasi blanko kuning mereka ini. Semua sudah terhubung secara otomatis”

Dari jawaban I4 di atas dapat diketahui bahwa dengan diterapkannya automasi pada bagian pelayanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, pustakawan tidak perlu mengantarkan blanko kuning berisikan nama anggota dan nomor keanggotaan pada bagian sirkulasi sebagai tempat pencatatan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan waktu karena dengan diterapkannya automasi semua pekerjaan sudah terhubung secara otomatis dan dapat dimanfaatkan secara bersama-sama. Hal ini sesuai dengan apa yang disebutkan pada Bab II bahwa automasi dapat mengefisiensikan pekerjaan dalam perpustakaan.

Selain itu, automasi yang diterapkan pada bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi juga menimbulkan rasa nyaman bagi pustakawan, sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut:

“saya pun jadi nyaman karena tempat kerja saya tidak perlu bertumpuk kertas”

Dari pernyataan I4 di atas dapat diketahui bahwa automasi yang diterapkan

pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi memberikan kenyaman bagi pustakawan bagian pendaftaran anggota karena meja kerja atau bagian pendaftaran anggota tempat ia bekerja tidak perlu dipenuhi oleh kertas dan blanko-blanko anggota yang bertumpuk.

Automasi yang diterapkan pada bagian pelayanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi selain memudahkan pustakawan juga memudahkan calon anggota pustakawan. Hal ini sesuai dengan pernyataan I4 sebagai berikut:

“…Biasanya dulu sebelum otomasi kalo mendaftarnya sekarang, si anggota tidak bisa meminjam koleksi pada hari itu juga. Sekarang setelah terautomasi, anggota yang sudah resmi terdaftar bisa meminjam dan membawa koleksi untuk dibawa pulang.”

Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa automasi yang diterapkan pada bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi juga memberikan manfaat kepada calon anggota perpustakaan. Mereka yang telah resmi menjadi anggota pustakawan bisa langsung memanfaatkan fasilitas perpustakaan, terutama dalam proses peminjaman. Anggota perpustakaan yang baru bisa langsung pada hari pendaftaran tersebut, memanfaatkan koleksi perpustakaan untuk dipinjam dan dibawa pulang.

Dari beberapa pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa automasi yang diterapkan pada bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi khusunya pada proses pendaftaran anggota sangat menimbulkan dampak positif bagi pustakawannya. Dengan automasi, proses pendaftaran anggota tidak perlu memakan waktu yang lama, dengan automasi pekerjaan yang harus dilakukan pustakawan menjadi lebih singkat dan efisien. Hal ini sesuai dengan apa yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya (lihat Bab II) bahwa automasi mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. Automasi juga menimbulkan perasaan nyaman pada ruangan kerja pustakawan, karena tidak perlu harus berhadapan dengan tumpukan kertas dan blanko kuning berisikan data anggota perpustakaan. Selain itu menurut pustawakan bagian keanggotaan, automasi juga sangat membantu dan memudahkan anggota baru perpustakaan karena si anggota baru bisa langsung meminjam koleksi perpustakaan pada hari ia terdaftar resmi menjadi anggota perpustakaan.

4.3.2 Peminjaman

Kategori kedua yang dapat dibuat dari hasil coding dengan hasil transkrip wawancara adalah peminjaman. Peminjaman merupakan salah satu bagian penting dalam pelayanan sirkulasi, karena banyak berhubungan langsung dengan pengguna. Oleh karena itu bagian peminjaman dikatakan salah satu area yang deras transaksi dari area pelayanan sirkulasi yang lain. Keberhasilan pelayanan sirkulasi dapat dilihat dari arus dan proses kegiatan transaksi peminjaman.

Proses peminjaman pada perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi terdiri dari dua cara sesuai dengan pernyataan I1:

“…kalo ada pengunjung yang meminjam buku baru, saya akan senang karena sekarang jadi cepat dan mudah dengan adanya komputer ini, semua serba otomatis. Tinggal scan nomor id anggotanya, trus scan bukunya. Siap. Klik ini, klik ini, dan selesai...jika pengunjug itu meminjam buku lama, maksud saya koleksi perpustakaan yang lama, yang belum ada barcode nya, ha saya harus mencatat judulnya, nama si peminjam, tanggal meminjam, tanggal harus dikembalikan, pokoknya semua kolom-kolom yang ada di kartu kuning”

Dari pernyataan I1 di atas dapat diketahui bahwaautomasi yang diterapkan

pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta belum teraplikasikan secara keseluruhan pada proses peminjaman. Pada Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, proses peminjaman terdiri dari dua cara. Pertama adalah peminjaman buku lama yang masih belum di-barcode dilakukan secara manual. Kedua adalah peminjaman buku baru yang sudah memiliki barcode dilakukan secara terautomasi

Dengan diterapkannya dua sistem peminjaman yang ada pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, membuat pustakawan merasakan kesulitan dalam proses transaksi, sebagaimana yang disebutkan I1 dan I2:

“…Iya kalau si peminjam dalam sekali peminjaman meminjam buku lama semua, kalau satu buku baru satu buku lama kan saya yang repot. Pusing saya Nak”

“karena belum semuanya koleksi-koleksi di perpustakaan ini memiliki barcode, jadi agak terasa ribet aja kalo harus satu mencatatnya manual satu lagi gak!…”

Dari pernyataan yang disebutkan I1 dan I2 di atas dapat diketahui bahwa

dengan diterapkannya dua sistem peminjaman yang ada di bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi akan mempersulit pustakawan dalam proses transaksi peminjaman. Hal ini terlihat jika pengunjung perpustakaan meminjam koleksi perpustakaan yang sudah memiliki barcode dengan yang belum memiliki barcode sekaligus, pustakawan akan kesulitan karena satu transaksi dilakukan secara otomatis dan satu lagi dilakukan secara manual.

Jika dilihat dari bagian buku yang sudah di-barcode, sistem automasi yang diterapkan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi sangat membantu pustakawan dalam proses peminjaman. Karena dengan automasi proses peminjaman menjadi lebih cepat dan mudah, sesuai dengan pernyataan I1 dan I2 berikut:

“…sekarang jadi cepat dan mudah dengan adanya komputer ini, semua serba otomatis…”

“ada automasi semua jadi serba otomatis, serba mudah...”

Berdasarkan pernyataan I1 di atas dapat diketahui bahwa automasi yang

diterapkan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi dapat mempercepat dan mempermudah proses peminjaman. Automasi dapat mengatasi keterbatasan waktu yang dimiliki pustakawan dan juga dapat memperingan pekerjaan pustakawan dalam proses peminjaman. Hal ini sesuai dengan tujuan automasi perpustakaan yang telah disebutkan pada Bab II bahwa tujuan automasi perpustakaan adalah mengatasi keterbatasan waktu dan memperingan pekerjaan.

Dengan diterapakannya automasi perpustakaan, proses peminjaman menjadi lebih singkat, hal ini sesuai dengan jawaban I2 dan I3 sebagai berikut:

“...serba ringkas, malah dalam satu transaksi tidak memakan waktu sampai 5 menit…

“…proses peminjaman akan sangat singkat sekali. Karena otomatis dan memanfaatkan computer itu”

Berdasarkan pernyataan I2 dan I3 dapat diketahui bahwa setiap transaksi

tidak memerlukan waktu yang lama. Hal ini sesuai dengan tujuan automasi perpustakaan pada Bab II bahwa automasi dapat mengatasi keterbatasan waktu.

Automasi yang diterapkan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi juga menumbuhkan rasa bangga pada diri pustakawan, sesuai dengan pernyataan I1:

“…terus terang kalau ada teman dari perpustakaan lain datang kesini saya jadi merasa bangga saja menunjukan pekerjaan transaksi yang menggunakan komputer ini…”

Dari pernyataan I1 di atas dapat diketahui bahwa automasi tidak saja memberi

kemudahan dalam proses peminjaman, namun juga menumbuhkan rasa bangga bagi pustakawan. Hal ini sesuai dengan tujuan automasi pada Bab II bahwa automasi perpustakaan dapat menumbuhkan rasa bangga.

Namun tidak saja pustakawan yang diuntungkan dengan adanya automasi ini, para pengguna yang meminjam koeksi perpustakaan juga merasakan manfaatnya, sesuai dengan pernyataan I1 dan I3 sebagai berikut:

“…pengguna bisa meminjam buku dengan cepat, tidak perlu lama-lama berdiri menunggu saya atau rekan yang lain nya mencatat semua kolom kolom dalam blanko peminjaman ini kan…”

“…Waktu yang dibutuhkan pun sangat singkat per transaksi, kalau lagi rame pengunjung, kan mereka gak perlu antri lama lama.”

Dari pernyataan I1 dan I3 di atas dapat diketahui automasi yang diterapkan

pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi juga memberikan manfaat kepada pengguna perpustakaan. Pengguna perpustakaan yang melakukan transaksi peminjaman tidak perlu ikut mengantri lama-lama karena proses peminjaman dengan automasi dapat dilakukan dengan cepat. Dengan kesan positif yang dirasakan pengguna, maka automasi yang diterapkan Perpustakaan Bung Hatta dapat meningkatkan citra perpustakaan. Hal ini sesuai dengan faktor penggerak automasi perpustakaan yang telah disebutkan pada Bab II bahwa automasi dapat meningkatkan citra perpustakaan.

Dapat disimpulkan bahwa automasi yang diterapkan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, memudahkan pustakawan dalam proses peminjaman. Karena dengan adanya automasi, proses peminjaman dapat

dilakukan dengan mudah dan tidak memerlukan waktu yang lama pada tiap transaksi, sehingga pustakawan bisa memberikan layanan yang lebih baik lagi kepada pengguna. Hal ini sesuai dengan apa yang telah disebutkan pada Bab II yang menyatakan bahwa automasi bisa memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna. Keuntunggan lain yang dirasakan pustakawan pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi dengan diterapkannya automasi perpustakaan adalah timbulnya rasa bangga pada diri pustakawan, sesuai dengan salah tujuan automasi yang dijelaskan pada Bab II bahwa automasi menumbuhkan rasa bangga. Selain pustakawan yang merasakan manfaat penerapan automasi, pengguna Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi juga merasakan manfaatnya, karena mereka tidak perlu menyiapkan waktu yang lama untuk melakukan peminjaman. Hanya saja manfaat dan tujuan diterapkannya automasi belum dapat dirasakan secara maksimal oleh pustakawan dan pengguna, karena pada Perpustakaan masih berlaku sistem peminjaman manual bagi sebagian koleksi perpustakaan.

4.3.3 Pengembalian

Kategori ketiga yang dapat dibuat dari hasil coding dengan hasil transkrip wawancara adalah pengembalian. Sesuai dengan peminjaman, pengembalian koleksi yang dipinjam pada bagian sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi juga dilakukan dengan dua cara yaitu automasi dan manual.

Dengan belum diautomasikannya secara keseluruhan koleksi perpustakaan, maka proses transaksi akan menyulitkan pustakawan, sesuai jawaban I1 sebagai

berikut:

“…Kalo yang dikembalikan buku baru yg sudah di barcode,maka saya jadi mudah, sangat terbantu, prosesnya cepat, gak perlu lama-lama. Tapi kalo yang dikembalikan itu adalah buku lama, yah saya terpaksa lagi mencari blangko si peminjam dan mencoretnya atau menstobilo sebagai tanda buku telah dikembalikan…”

Dari jawaban I1 di atas dapat diketahui bahwa proses transaksi pengembalian

akan menyulitkan pustakawan jika pengguna perpustakaan mengembalikan buku yang sudah di-barcode dengan buku yang belum di-barcode secara bersamaan.

Jika pengguna mengembalikan buku yang sudah ada barcode, maka proses pengembalian dilakukan secara automasi. Jika pengguna mengembalikan buku yang belum ada barcode, maka proses pengembalian dilakukan dengan cara manual yaitu pustakawan mencari data koleksi yang dipinjam pada balnko kuning terlebih dahulu, kemudian mencocokan data dengan buku yang dikembalikan, jika data dan buku cocok maka pustakawan akan mencoret data pada kolom peminjaman pada blanko kuning sebagai tanda buku telah dikembalikan.

Jika dilihat dari pengembalian buku yang sudah di-barcode, sistem automasi memberikan kemudahan bagi pustakawan dalam proses pengembalian, sesuai dengan jawaban I1 berikut:

“…saya jadi mudah, sangat terbantu...”

Dari jawaban I1 di atas dapat diketahui bahwa automasi yang diterapkan pada

bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi dapat memberikan kemudahan bagi pustakawan dalam proses pengembalian. Pustakawan tidak perlu lagi mencari data buku yang dikembalikan, mencocokan satu persatu secara manual. Hal ini sesuai dengan salah satu fungsi automasi perpustakaan yang telah disebutkan pada Bab II yaitu fungsi pengganti dan fungsi pengaturan pekerjaan rutin secara otomatis, sehingga fungsi pengaturan manusia berkurang.

Pada bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi, proses pengembalian koleksi perpustakaan dapat dilakukan dengan cepat, sesuai dengan pernyataan I1, I2 dan I3:

“...prosesnya cepat, gak perlu lama-lama…”

“Proses pengembaliannya juga malah lebih cepat, karena tinggal scan kartu angggota, scan buku yang dipinjam! Selesai…”

“Proses pengembalian pun cepat, terutama saya tidak perlu lagi meraba satu persatu blanko untuk mencoret buku yang dipinjam sebagai tanda dikembalikan”

Dari pernyataan-pernyataan di atas dapat diketahui bahwa dengan adanya automasi, proses pengembalian tidak membutuhkan waktu yang lama per transaksinya. Selain itu, pustawakan sangat terbantu dalam hal pencarian data

P : Hahahaa…permasalahan yang memang sangat mendasar Kak! Makasih banyak ya Kak, jawaban kakak atas pertanyaan saya tadi sangat membantu. Makasi ya Kak!

I3 : OK sama-sama. Nanti kalau masih ada yang ragu, tanya aja langsung ke

Kakak, Kakak terus di meja Sirkulasi itu. Ok. Hmmm kalo gitu udah dulu yah, kakak mau melanjutkan kerja dulu, gak enak sama teman yang lain, soalnya tadi kakak terlamabat, eh pas datang langsung wawancara bukannya kerja dulu, kakak kan juga udah terlanjur janji ma kamu kemarin kan?

P : Iya kak…Iya silahkan! Makasii yah kak! I3 : iya iya… Kakak pergi dulu yah!

2.4 Wawancara dengan Informan IV

Hari / Tanggal : Kamis/ 17 Februari 2010 Waktu : 09:10 am

Lokasi : Bagian pendaftaran anggota Perpustakaan Bung Hatta

Keterangan P : Penulis I4 : Informan 4

P : Pagi Kak, saya mau wawancara tentang proses pendaftaran anggota di perpustakaan ini Kak, apa Kakak ada waktu sekarang?

I4 : Oh silakan, kebetulan kan masih pagi, belum banyak pengunjung!

P : Begini Kak, kan perpustakaan ini sudah merubah sistem nya dari manual ke sistem automasi, kakak bisa merasakan manfaatnya langsung gak?

I4 : Dampak automasi pada bagian pendaftaran anggota ini belum semaksimal

mungkin saya rasakan yah P : Maksudnya apa yah kak?

I4 : Iya, kan perpustakaan nya masih baru di automasikan, jadi belum semua

anggota saya input data nya dalam komputer ini. Dua rekan saya yang bekerja di bagian pendaftaran anggota ini sedang kuliah di Jawa!

P : Ooh iya kak. Tapi apakah ada kakak rasakan manfaat automasi pada proses pendaftaran anggota?

I4 : Manfaat yang saya rasakan data nya tersimpan rapi. Dalam proses

penerbitan kartu bebas pustaka misalnya, waktu pencarian nama anggota saya gak perlu mengeja abjad nama atau nomor anggota mereka satu persatu terlebih dahulu. Tinggal mencantumkan nama mereka disini, lalu klik search, jadi data jadi terpampang jelas di computer ini.

P : Intinya, automasi bisa menghemat waktu kakak dalam proses temu kembali data anggota?

I4 : Iya sangat membantu. Selain itu, manfaat lain yang saya rasakan itu, di

meja saya ini tidak perlu menumpuk banyak blanko anggota yang harus saya simpan karena datanya udah saya input disini. Paling yah yang ada dibagian bawah lemari itu yang masih menumpuk, karena masih belum diinput datanya!

P : Oh jadi menurut kakak, automasi bisa mempercepat proses temu kembali data anggota jika sewaktu-waktu diperlukan dan bisa meningkatkan kenyamanan karena meja kerja kaka jadi rapi, begitu kak?

I4 : Iya… automasi bisa mengefisienkan pekerjaan juga! Karena kalau datanya

udah diinput dikomputer ini, otomatis si calon sudah terdaftar kan, dan jika ia ingin meminjam koleksi langsung pada hari pendaftaran, yah saya jadi dimudahkan juga, karena saya tidak perlu mengantarkan ke bagian

sirkulasi blanko kuning mereka ini. Semua sudah terhubung secara otomatis.

P : Berarti pendaftaran anggota dengan automasi bisa menghemat waktu kakak yah?

I4 : Iya sangat mengemat waktu saya dan juga si anggota yang mendaftar tadi

juga! Biasanya dulu sebelum otomasi kalo mendaftarnya sekarang, si anggota tidak bisa meminjam koleksi pada hari itu juga. Sekarang setelah terautomasi, anggota yang sudah resmi terdaftar bisa meminjam dan membawa koleksi untuk dibawa pulang.

P : Oh gitu yah kak, jadi dapat saya simpulkan dengan automasi pekerjaan kakak pada pendaftaran anggota ini sangat dimudahkan, begitu kan Kak? I4 : Intinya gini Dek, dengan adanya automasi, proses pendaftaran anggota

menjadi lebih mudah, waktu yang diperlukan pun singkat, saya sendiri pun tidak harus terburu-buru mencatat data si anggota pada blanko kuning dan mengantarkan nya pada bagian sirkulasi, saya pun jadi nyaman karena tempat kerja saya tidak perlu bertumpuk kertas.

P : Iya kak, saya sudah dapat gambarannya kak. Makasi yah kakak! Tapi kalau nanti saya masih ragu saya akan datang kesini lagi. Tapi saya mohon bantuan nya yah Kak?

I4 : Iya sama-sama. Kalau gak bisa datang langsung, kamu bisa telepon atau

sms saya! OK

LAMPIRAN III

PHOTO PERPUSTAKAAN BUNG HATTA

Gambar 2. Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi

Gambar 3. Komputer unit 2 bagian layanan sirkulasi Perpustakaan Bung HattaBukittinggi

Gambar 4. Perpustakaan Bung Hatta Bukittinggi Dari Samping Kiri