Pengawasan Sirkulasi Pelaksanaan Automasi 1. Pengadaan

Gambar 12: Form Tambah Majalah

3.5.3. Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan sirkulasi circulation control yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan. Fungsi utama modul sirkulasi Perpustakaan USU adalah digunakan untuk mengelola data peminjaman, pengembalian, dan denda keterlambatan pinjaman buku. Selain untuk mengelola ketiga data tersebut di atas, pengawasan sirkulasi juga berfungsi untuk mengelola kegiatan yang meliputi: − Histori buku dan histori anggota − Pemesanan buku − Pembacaan buku − Wedding buku − Perbaikan buku − Pendataan buku hilang Untuk mencatat transaksi peminjaman, dibentuk file lain yang disebut file peminjaman. Ketika suatu bahan pustaka dipinjam, nomor induk buku dan nomor Universitas Sumatera Utara anggota peminjam disatukandigabungkan untuk membentuk suatu cantuman dalam file peminjaman. Cantuman tersebut kemudian dihapus ketika bahan pustaka tersebut dikembalikan oleh sipeminjam. Sistem automasi berperan penting dalam pengawasan sirkulasi perpustakaan karena penggunaan komputer sangat membantu dalam mengefisienkan waktu peminjaman maupun pengembalian. Di samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi dalam hal-hal sbb: 1 Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut di simpan; 2 Menentukan apakah seseorang pengguna dapat meminjam atau tidak; 3 Menyiapkan surat peringatan pada peminjam buku-buku yang sudah melampaui batas pengembaliannya; 4 Memungkinkan seseorang pengguna dapat memesan bahan pustaka tertentu yang sedang tidak berada di perpustakaan; 5 Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku; Gambar 13: Tampilan Peminjaman Buku Universitas Sumatera Utara Gambar 14: Tampilan Sirkulasi Denda History Anggota dipergunakan untuk menampilkan data history anggota, seperti judul buku yang pernah dipinjam, tanggal pinjam, perpanjangan, status denda, dan sebagainya yang berkaitan dengan informasi kegiatan peminjaman dan pengembalian buku. History buku dipergunakan untuk menampilkan data history buku, seperti judul buku, barcode buku, nama anggota yang penah meminjam buku tersebut, dan sebagainya yang berkaitan dengan informasi buku yang pernah dipinjam.

3.5.4. Keanggotaan