Sistem Automasi Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

(1)

SISTEM AUTOMASI PADA PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Kertas Karya

Disusun Oleh:

NURSALAM HARIANJA

062201023

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

FAKULTAS SASTRA

DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

MEDAN

(2)

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan, 12 Juni 2009 Penulis,

Nursalam Harianja Nim : 062201023

(3)

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini, sebagai salah satu persyaratan untuk menyelesaikan studi Diploma III pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra USU Medan. Untuk memenuhi persyaratan tersebut, penulis membuat kertas karya dengan judul Sistem Automasi pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki penulis. Tujuan ini merupakan suatu studi untuk menambah wawasan penulis tentang automasi perpustakaan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun demi perbaikan kertas karya ini.

Dalam menyelesaikan kertas karya ini penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak, baik materil maupun moril yang sangat berharga bagi penulis. Untuk itu, sebagai rasa syukur penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini, antara lain :

1. Bapak Drs. Syaifuddin. M.A, Ph.D , selaku Dekan Fakultas Sastra USU.

2. Ibu Dra. Zurni Zahara Samosir, M.Si, selaku ketua Program Studi Perpustakaan dan Informasi sekaligus dosen pembaca penulis, yang telah memberikan bimbingan dan bantuan hingga selesainya kertas karya ini.

3. Bapak Rasiman, S.Sos, selaku dosen pembimbing yang sangat membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

4. Seluruh staf pengajar Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra, yang telah membina dan membimbing penulis selama masa perkuliahan hingga berakhirnya penulisan kertas karya ini.

5. Keluarga penulis, Bang Tumbur dan keluarga, Kak Lamida dan keluarga, Kak Magda dan yayangnya, Bang Berindo dan Adik ku Lilis Suryati tersayang yang setia mendoakan saya dan memberikan bantuan yang tidak ternilai bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan kertas karya ini.

6. Teman-teman mahasiswa Progaram Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi angkatan ’06 yang telah memberikan dukungan selama masa perkuliahan hingga berakhirnya penulisan kertas karya ini.

(4)

7. Teman KTB saya, (K’Irena Surbakti & Marpaida Situmeang) yang begitu banyak membantu penulis dalam penyelesaian studi penulis, baik dengan bantuan materil maupun dengan doa.

8. Adek-adek kelompok saya (Helpina, Meriah, Novia, Risanni) yang mewarnai setiap hari-hari ku dan menjadikannya berarti, terima kasih buat dukungan semangat dan doanya....

9. Teman-teman saya, Ida, Biring, Emiye, Ika, dan Tina yang telah memberikan masukan, doa dan semangat.

10.Bang Salom Sihombing yang sangat membantu penulis, memberi dorongan, semangat, membangkitkan rasa percaya diri, bantuan dana, nasehat dan doanya...

11.Teman-teman satu kost (Medan Area 17 A & C) yang telah memberi kenyamanan dan semangat kepada penulis dalam penyelesaian kertas karya ini, terkhusus buat adek ku Melyana Panggabean (Theodore) yang penggoda dan menggemaskan... terimakasih buat dukungan dan semangatnya.

Akhirnya penulis berharap agar kertas karya ini dapat bermanfaat bagi penulis dan dapat memperluas pemikiran dan wawasan di masa yang akan datang.

Medan, 12 Juni 2009 Penulis

Nursalam Harianja Nim : 062201023

(5)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Tujuan Penulisan ... 1

1.3. Ruang Lingkup ... 2

1.4. Metode Pengumpulan Data ... 2

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian ... .. 3

2.2. Tujuan Automasi ... .. 3

2.3. Cakupan Automasi ... .. 4

2.3.1.Pengadaan ... .. 4

2.3.2.Pengatalogan ... .. 6

2.3.3. Pengawasan Sirkulasi ... .. 7

2.3.4. Pengawasan Serial ... .. 7

2.3.5. Informasi Manajemen ... .. 8

2.4. Kebutuhan Sistem Automasi... .. 8

2.5. Pemilihan Sistem ... .. 9

2.5.1. Metode Pemilihan Sistem ... .. 9

2.5.2. Pemilihan Perangkat Komputer ... .. 11

BAB III. SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN USU 3.1. Sekilas Tentang Perpustakaan USU ... 16

3.1.1. Sejarah Singkat Perpustakaan USU ... .. 16

3.1.2. Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan USU ... .. 17

3.1.3. Struktur Organisasi Perpustakaan USU... .. 18

3.1.4. Jumlah Pertumbuhan Koleksi Perpustakaan USU ... .. 19

3.1.5. Jumlah Pertumbuhan Pengunjung Perpustakaan USU ... .. 21

3.1.6. Statistik Perkembangan Pelayanan Perpustakaan USU ... .. 22

3.1.6.1. Peningkatan Jumlah Kunjungan ke Situs Web Perpustakaan ... .. 23

3.1.6.2. Peningkatan Pemesanan Pencarian Artikel ... .. 23

3.1.6.3. Peningkatan Pengguna Jurnal Elektronik (e-Journal) . .. 23

3.1.6.4. Peningkatan Download dari E-Journal yang ... .. 24

Dilanggan Perpustakaan ... .. 24

3.1.6.5. Peningkatan Jumlah Pengunjung Perpustakaan... .. 24

3.1.6.6. Peningkatan jumlah peminjaman Koleksi Buku Perpustakaan ... .. 24

3.1.6.7. Peningkatan Jumlah Koleksi Perpustakaan ... .. 24

3.2. Online Public Access Catalogs (OPAC) ... .. 25

3.3. Pengembangan Sistem Automasi... .. 26

3.3.1. Metode Pengembangan Sistem di Perpustakaan USU ... .. 26

(6)

3.3.2. Karakteristik dan Keuntungan SIPUS II ... .. 30

3.3.3. Spesifikasi Staf/pustakawan yang dibutuhkan ... .. 30

3.4. Penerapan Sistem Automasi di Perpustakaan USU ... .. 31

3.5. Pelaksanaan Automasi ... .. 31

3.5.1. Pengadaan ... .. 31

3.5.2. Pengatalogan ... .. 34

3.5.2.1. Pengelolaan Koleksi Buku ... .. 34

3.5.2.2. Pengolahan Koleksi Berkala ... .. 36

3.5.3. Pengawasan Sirkulasi ... .. 37

3.5.4. Keanggotaan ... .. 39

3.5.5. Pelaporan (Reporting) ... .. 42

BAB IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan ... .. 46

4.2. Saran ... .. 47

DAFTAR PUSTAKA ... .. 48

(7)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang dan Masalah

Perpustakaan merupakan sumber informasi yang memberikan pelayanan kepada masyarakat pengguna yang membutuhkannya. Sebagai sumber informasi, perpustakaan dituntut untuk meningkatkan pelayanannya guna mencapai terwujudnya kepuasan pengguna.

Kebutuhan informasi semakin meningkat seiring dengan tumbuh dan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi. Sesuai dengan perkembangan itu sebagai sumber informasi, perpustakaan dituntut untuk memberikan layanan informasi yang cepat dan tepat. Untuk memberikan layanan yang cepat dan tepat, perpustakaan memerlukan automasi. Kegiatan ini dibutuhkan untuk meningkatkan layanan serta meningkatkan produktivitas kerja. Peningkatan layanan sangat dibutuhkan untuk penelusuran informasi bagi para pengguna perpustakaan.

Teknologi informasi merupakan perangkat untuk menerapkan sistem kerja agar dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Automasi perpustakaan adalah salah satu aspek pemanfaatan teknologi informasi untuk kepentingan perpustakaan mulai dari pengadaan pengatalogan hingga ke jasa pelayanan informasi bagi pembaca. Atau sering juga disebut dengan istilah komputerisasi perpustakaan. (Basuki, 1995: 96).

Pada Perpustakaan USU, pengembangan automasi bertujuan untuk meningkatkan pelayanan bagi pengguna dan kualitas perpustakaan tersebut.

Berdasarkan uraian di atas, penulis memilih judul ”SISTEM AUTOMASI PADA

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.

1.2.Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana pengembangan sistem automasi pada perpustakaan USU. 2. Untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan automasi pada perpustakaan USU

khususnya dalam kegiatan pengadaan, pengatalogan dan pengawasan sirkulasi.

3. Untuk mengetahui pengaruh penerapan sistem automasi perpustakaan terhadap kegiatan teknis maupun sikap pustakawan pada perpustakaan USU.

(8)

1.3. Ruang Lingkup

Sesuai dengan latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, penulis membatasi ruang lingkup kertas karya ini pada pengembangan sistem automasi pada perpustakaan USU, pengembangan sistem automasi perpustakaan dan penerapannya pada Perpustakaan USU. Pelaksanaannya yaitu dalam bidang pengadaan, pengatalogan dan pengawasan sirkulasi. Pengaruh penerapan sistem automasi perpustakaan terhadap kegiatan teknis maupun sikap pustakawan pada perpustakaan USU. Pembatasan ruang lingkup tersebut bertujuan untuk dapat dipedomani dalam penulisan kertas karya ini.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dalam penulisan ini dilakukan melalui :

1. Penelitian kepustakaan (library research), dengan mempelajari literatur, baik dalam bentuk buku maupun lainnya yang ada hubungannya dengan masalah yang dibahas. 2. Penelitian lapangan (field research), di mana penulis langsung melakukan

pengamatan dan wawancara dengan kepala bagian perpustakaan USU.

3. Penulis juga mengadakan pengamatan melalui kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada perpustakaan USU.

(9)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Pengertian

Sistem automasi perpustakaan sering disebut dengan sistem perpustakaan terintegrasi (Integrated Library System) sering juga diistilahkan dengan penggunaan teknologi informasi pada perpustakaan, di mana kegiatan perpustakaan dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi.

Automasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu lebihnya untuk mengurusi pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang (repetable) sudah diambil alih oleh komputer.

Hal yang harus diperhatikan pertama kali dalam penerapan automasi perpustakaan adalah pembuatan sistem data base, yang di dalamnya mencakup data anggota, data koleksi, data sirkulasi, labeling, dan laporan-laporan perpustakaan seperti grafik dan statistik.

2.2. Tujuan Automasi

Automasi perpustakaan diperlukan untuk meningkatkan mutu layanan kepada pengguna dan dapat meningkatkan kemampuan perpustakaan agar dapat mengikuti pertambahan banyaknya koleksi, banyaknya transaksi, dan resource sharing dengan perpustakaan lainnya.

Menurut Harmawan (2009: 6-7), tujuan automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan adalah sebagai berikut :

1. Mengatasi keterbatasan waktu

2. Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari judul, kata kunci judul, pengarang, kata kunci pengarang dsb.

3. Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama

4. Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian 5. Memperingan pekerjaan

6. Meningkatkan layanan

(10)

8. Menghemat biaya

9. Menumbuhkan rasa bangga.

10.Mempermudah dalam pelayanan untuk kepentingan akreditasi.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa automasi perpustakaan bertujuan untuk mempercepat dan mempermudah sistem pelayanan perpustakaan baik dalam proses pembuatan katalog (input data), pelayanan sirkulasi, maupun penelusuran katalog (OPAC). 2.3. Cakupan Automasi

Untuk mengetahui pemanfaatan komputer di bidang perpustakaan dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dari fase perkembangan automasi perpustakaan, pembagian perkembangan fungsi automasi perpustakaan tersebut dapat dilihat dalam dua fase. Menurut Murguartd seperti dikutip oleh Siregar (1997:11-12) menyebutkan “fase pertama, fungsi yang diautomasi antara lain adalah sistem sirkulasi, pengatalogan, dan pengadaan. Fase kedua adalah berbagai inovasi baru telah memperluas daya dan cakupan temu balik informasi”.

Lebih lanjut Siregar, (1997: 4-5), menyebutkan “kerumahtanggaan perpustakaan adalah suatu istilah yang digunakan untuk mengontrol koleksi suatu perpustakaan. Kerumahtanggaan tersebut mencakup kegiatan pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, pengawasan serial, dan katalog talian”.

2.3.1. Pengadaan

Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi bagi perpustakaan yang baru dibentuk atau didirikan, kegiatan ini meliputi pekerjaan penentuan kriteria pembentukan koleksi awal. Untuk perpustakaan yang sudah berjalan, kegiatan pengadaan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada.

Fungsi utama dari sistem pengadaan terautomasi terdiri dari pemilihan bahan pustaka baru. Menurut Siregar, (1997: 5-9) sub sistem pengadaan yang terautomasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Pemilihan bahan pustaka baru yang akan dibeli atau dipesan biasanya dilakukan oleh pustakawan dan pengguna perpustakaan. Pemilihan dapat dilakukan dengan menggunakan sumber informasi yang tersedia seperti katalog penjual buku.

2. Pengecekan bibliografi, kartu-kartu pilihan diinventaris dengan cara mencocokan isi kartu dengan file katalog, file pesanan dan file desiderata.

3. Penerimaan dan pengujian tuntutan, bahan-bahan pustaka baru dan faktur biasannya diterima bersamaan. Melakukan verifikasi terhadap faktur dengan cara

(11)

mencocokannya dengan daftar pesanan. Pengajuan tuntutan akan diproses dan dikirimkan kepada pemasok (supplier) bahan pustaka dalam kasus di mana terdapat bahan-bahan pustaka yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.

Gambar 1. Diagram alir prosedur pemesanan bahan perpustakaan

Daftar usulan dari pengusul

Setuju Mulai

Perpustakaan mengadakan verivikasi

Tingkat prioritas

Perpustakaan membuat pesanan arsip

Bukti pengiriman pesanan Dikirim ke penerbit/penyalur

Desiderata

(12)

Gambar 2. Diagram alir prosedur penerimaan dan pengindukan buku

2.3.2.Pengatalogan

Katalog perpustakaan adalah daftar buku dalam sebuah perpustakaan atau dalam sebuah koleksi. Daftar menunjukkan adanya susunan menurut prinsip tertentu sedangkan buku mencakup arti buku dalam arti luas.

Sistem pengatalogan berbasis komputer merupakan semua aktivitas yang dilakukan dalam mempersiapkan cantuman bibliografi. Untuk katalog dengan menggunakan komputer. Sistem ini menghasilkan suatu pangkalan data (database) katalog yang dapat diakses secara online. Dengan kata lain, katalog online merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer, disebut juga OPAC (Online Public Acces Catalog) (Siregar, 1996:2-3).

Dari pendapat di atas dapat diketahui bahwa kegiatan pengatalogan merupakan rangkaian pekerjaan untuk mempersiapkan bahan pustaka agar mudah diperoleh dan

Buku dari penerbit/penyalur

sesuai Mulai

Mencocokan dengan arsip pesanan

Rusak? Inventarisai

Buku terdaftar diterima Ke bagian klarifikasi

Klaim kepada penerbit/penyalur

Surat klaim Out of print

(13)

diketahui informasi yang terdapat di dalamnya berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya.

Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baik merupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.

2.3.3. Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan sirkulasi adalah semua kegiatan yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.

Menurut Siregar, (1997: 33-34) sistem pengawasan sirkulasi mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut :

1. Sistem dapat menyediakan fasilitas parameter yang berbeda 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas sistem peminjaman 3. Sistem dapat memproses pengembalian

4. Sistem dapat memproses perpanjangan 5. Sistem dapat memproses denda

6. Sistem dapat memproses reservasi

7. Sistem dapat memproses peminjaman untuk kategori koleksi pinjaman singkat yang biasanya berlaku untuk dua malam.

Dengan komputer pekerjaan peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah yaitu hanya dengan menyorot barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap tanggal pengembalian. Pekerjaan tersebut hanya memakan waktu kurang satu menit untuk setiap buku. Begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan buku, cukup dengan menyorot barcode buku kemudian secara otomatis akan terjadi transaksi.

2.3.4. Pengawasan Serial

Untuk mengetahui keberadaan kegiatan yang terjadi pada suatu lingkup kegiatan perlu ada pengawasan yang baik, sehingga dapat meningkatkan efektifitas kerja.

Pengawasan serial adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan pesanan, penerimaan dokumen, akses terhadap koleksi, pengarahan (routing), pengajuan tuntutan (claim), peminjaman dan penjilidan terbitan berkala atau serial (Jonner Hasugian, 2009: 8)

(14)

2.3.5. Informasi Manajemen

Sistem perpustakaan berbasis komputer dapat dengan mudah menghasilkan berbagai jenis ststistik seperti jumlah buku yang dipinjamkan kepada pengguna, jumlah pengunjung perpustakaan dalam periode tertentu dan biaya rata-rata sebuah buku merupakan contoh dari pelayanan yang semakin baik bagi staf maupun para pengguna perpustakaan. Dengan informasi seperti itu, pengambilan keputusan manajemen dapat dilakukan secara lebih efisien dan efektif.

2.4. Kebutuhan Sistem Automasi

Pada sistem kerumahtanggan perpustakaan yang manual, semua pekerjaan dalam setiap kegiatan dilakukan hanya dengan menggunakan kemampuan manusia. Pekerjaan rutinitas yang sering dilakukan secara berulang-ulang, biasanya akan menimbulkan kejemuan bagi pelaksananya. Kemampuan tenaga manusia untuk melakukan dan meningkatkan frekuensi pekerjaan sangatlah terbatas, padahal pada kondisi tertentu ada kalanya suatu pekerjaan harus diselesaikan dengan waktu yang cepat dan akurat.

Keterbatasan untuk menangani atau melakukan berbagai kegiatan juga sering terjadi dialami oleh perpustakaan. Keadaan ini memicu munculnya keinginan untuk mengautomasikan sejumlah kegiatan di perpustakaan. Pernyataan kebutuhan sistem dinyatakan dalam bentuk spesifikasi dan rincian kebutuhan. Ada yang memula dari rincian kebutuhan hanya untuk bagian atau unit tertentu. Artinya, hanya bagian atau unit tertentu yang dianggap mendesak yang akan diautomasi. Dengan demikian, kebutuhan sistem automasi itu, hanyalah untuk modul sistem tertentu (modularsystems). Ada kalanya perpustakaan berkeinginan untuk mengautomasikan seluruh kerumahtangaannya. Pengelola perpustakaan memerinci kebutuhan sistem untuk semua bagian atau unit kegiatan yang ada. Untuk itu diperlukan sistem automasi yang mampu mengakomodir seluruh kegiatan yang ada pada kerumahtanggaan perpustakaan (total systems).

Kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan merupakan suatu rangkaian kegiatan yang terpadu. Data bibliografi yang tercatat pada bagian pengadaan misalnya, umumnya akan dicatat pula pada bagian pengolahan, dan data yang sama juga mungkin akan dicatat pula pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegiatan ini, dapat diperkirakan bahwa sistem perpustakaan yang terintegrasi (integrated library systems) menjadi primadona sistem yang dibutuhkanan perpustakaan. Sistem yang terintegrasi adalah sistem perpustakaan yang mengintegrasikan antara satu modul dengan modul yang lainnya. Dengan sistem yang terintegrasi tersebut, masing-masing bagian atau unit pada kerumahtanggan perpustakaan

(15)

akan dapat saling memanfaatkan data bibliografis (sharing), yang tentunya akan menghasilkan efisiensi yang tinggi.

Duplikasi pencatatan data bibliografis yang sama akan terhindar pada kegiatan tertentu. Proses pelaksanaan kegiatan akan berlangsung lebih cepat, dan kinerjanya akan lebih akurat. Dengan demikian, pernyataan kebutuhan sistem akan ditindak lanjuti dengan cara pemilihan sistem. Pemilihan sistem tentu berhubungan dengan kebutuhan sistem yang dinyatakan oleh masing-masing perpustakaan. (Jonner Hasugian, 2009: 10)

2.5. Pemilihan Sistem

Sebelum menentukan sistem informasi yang akan digunakan oleh perpustakaan, maka pustakawan perlu melakukan studi terlebih dahulu terutama yang berkaitan dengan seberapa jauh perangkat lunak yang akan digunakan tersebut dapat mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan perpustakaannya. Pemilihan sistem adalah suatu faktor yang paling dipertimbangkan dalam usaha mengembangkan teknologi informasi pada perpustakaan. Faktor tersebut dapat ditinjau dari aspek metode pemilihannya, pemilihan perangkat lunak soft-ware maupun perangkat keras hard-ware.

2.5.1. Metode pemilihan sistem

Metode adalah cara untuk mencapai suatu tujuan. Automasi perpustakaan pada hakekatnya untuk meningkatkan kualitas perpustakaan kepada pengguna. Untuk mencapai tujuan itu perpustakaan dapat melakukan berbagai cara atau metode dalam pemilihan sistem yang sesuai.

Berdasarkan cara pengembangannya, Corbin (1985: 9-14) sebagaimana dikutip oleh Jonner Hasugian membagi metode automasi perpustakaan atas 4 (empat), yaitu membeli sistem turnkey (turnkey systems), mengadaptasi sistem (adapted systems), mengembangkan sistem lokal (locally development systems), dan menggunakan sistem bersama (shared systems).

a. Membeli sistem turnkey

Sistem turnkey adalah suatu sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram, diuji dan kemudian dijual oleh perusahaan (vendor atau supllier) kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Sistem ini merupakan suatu paket jadi. Biasanya vendor juga menyiapkan dokumentasi yang perlu, seperti pedoman untuk para pengguna. Ada kalanya vendor mengikutkan pada kontrak untuk pemasangan dan pemeliharaan sistem, serta penyelenggaraan pelatihan pengoperasian sistem tersebut untuk para staf perpustakaan. Sedangkan vendor lain hanya menyiapkan atau menjual software

(16)

aplikasinya saja, dan perpustakaan sendiri yang bertanggungjawab untuk menyiapkan hardware-nya.

Mengembangkan sistem automasi perpustakaan dengan cara turnkey mempunyai beberapa keuntungan diantaranya, sistem turnkey dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi; biaya desain, pemrograman dan pengujian dapat dihindarkan; spesialis sistem dan komputer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian; dan staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer. Pada sisi lain, sistem turnkey juga mempunyai kelemahan antara lain, beberapa ciri sistem turnkey tidak sesuai dengan keinginan atau kebutuhan perpustakaan, karena sistem tersebut dirancang dan diprogram untuk mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara umum. Kelemahan lainnya, disamping harganya mahal, beberapa sistem turnkey tidak fleksibel dalam pengertian bahwa tidak dapat dirubah setelah dipasang.

b. Mengadaptasi sistem dari perpustakaan lain

Perpustakaan dapat juga membangun dan mengembangkan automasinya dengan cara mengadaptasi sistem melalui kerjasama jaringan. Sistem jaringan adalah suatu sistem yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersama oleh beberapa perpustakaan, karena itu sistem tersebut dinamakan juga sistem kooperatif. Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan biasanya membayar sejumlah biaya kepada pengelola pusat jaringan sesuai kesepakatan bersama, menyangkut persyaratan anggota, hak dan kewajiban, serta jenis layanan yang digunakan secara bersama.

Perpustakaan yang menjadi anggota jaringan tidak harus memliki tenaga ahli komputer, karena tenaga ahli cukup disediakan oleh pengelola jaringan. Selain itu, pendidikan dan pelatihan staf untuk mengelola dan mengoperasikan sistem tersebut biasanya dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat jaringan. Kelemahan dari pengembangan sistem ini ialah bahwa kebutuhan perpustakaan sebagai pengguna sistem dan anggota jaringan dapat berbeda, sehingga sistem sulit mengakomodasi semua kebutuhan tersebut. Kelemahan lain ialah bahwa perpustakaan anggota jaringan kurang leluasa mengembangkan sistem karena hak mereka dibatasi oleh aturan kerja sama.

c. Mengembangkan Sistem Lokal

Perpustakaan dapat juga membangun sistem automasinya dengan mengembangkan sistem lokal, yang sering disebut “in-house developed system”.

(17)

Sistem lokal adalah sistem komputer yang dirancang, diprogram dan diuji oleh perpustakaan pembuatnya. Keuntungan dari sitem lokal, bahwa sistem dirancang dan diprogram sesuai kebutuhan atau keinginan perpustakaan. Kelemahannya, pengembangan sistem lokal membutuhkan biaya yang mahal untuk mencari atau memiliki tenaga ahli komputer. Kelemahan lainnya, membutuhkan waktu yang lama agar dapat beroperasi, karena pembuatannya biasanyan dimulai dari desain, pemprograman, pengujian sampai kepada penginstalan sistem.

d. Menggunakan Bersama Sistem dari Perpustakaan Lain

Metode atau cara lain yang dapat dipilih oleh perpustakaan dalam rangka membangun dan mengembangkan sistem automasinya, adalah menggunakan bersama sistem dari perpustakaan lain. Dengan metode ini, perpustakaan dapat menekan biaya dan kegiatan merancang, memprogram dan menguji sistem yang biasanya membutuhkan biaya dan waktu yang banyak, karena kegiatan-kegiatan tersebut sudah dilakukan oleh perpustakaan asal sistem tersebut.

Kelemahan yang harus diperhitungkan oleh perpustakaan bila menggunakan metode ini ialah, adanya perbedaan kebijakan antara perpustakaan asal pemilik sistem dengan perpustakaan yang mau menggunakan sistem tersebut. Selain hal itu, perpustakaan yang menggunakan metode ini harus memiliki tenaga ahli komputer untuk mengadaptasi software aplikasi tersebut dan kemudian menginstalnya.

2.5.2. Pemilihan Perangkat komputer

Di dalam penerapan sistem otomasi perpustakaan yang baik, maka perlu pertimbangan dan pemikiran yang matang di dalam merencanakan baik penyediaan perangkat maupun penentuan sistem manajeman yang akan dipakai. Khusus untuk pengadaan perangkat keras dan lunak serta sistem pengelolaannya harus memperhatikan beberapa faktor dan indikator yang akan menjadi subtansi pelaksanaan pekerjaan. Pernyataan ini bertujuan agar di dalam pelaksanaan pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesuai yang diinginkan dengan berdasarkan prinsip efesiensi, efektifitas, dan peningkatan produktifitas kerja.

a. Harga Murah

Indikator ini merupakan suatu perkiraan biaya yang dapat dijangkau oleh Platfon anggaran perpustakaan yang akan dipakai untuk membelinya. Namun tidak mengabaikan kwalitas perangkat yang akan diadakan dengan standar built up.

(18)

b. User Friendly

Pengadaan perangkat lunak selayaknya mempertimbangkan dengan keramahan di dalam pemakaiannya. Keramahan yang dimaksud adalah kemudahan di dalam mengoperasikan serta tidak membuat operator merasa canggung/asing menggunakannya. c. Instans dan terientegrity

Perangkat instans adalah perangkat lunak yang sudah siap pakai dikalagan umum dan sudah memenuhi persyaratan standarnisasi nasioanal atupun internasioanal. Perangkat lunak ini pula harus dirancang sedemikian rupa menurut kebutuhan aktivitas perpustakaan, agar nantinya di dalam pengopersiannya secara terpadu sampai menghasilkan sesuatu yang maksimal.

d. Fleksibel

Keflesibelan suatu perangkat yang akan diimplementasikan di perpustakaan, memang suatu tuntutan dan kebutuhan pustakawan sebagai tenaga operator dan pengguna perpustakaan sebagai pemakai jasa layanan otomasi yang setiap saat menggunakannya. Disamping itu, perangkat keras yang dipakai akan mudah up grade di masa akan datang apabila sudah tiba waktunya untuk dikembangkan secara spesifikasi dan tingkat kemampuan kerjanya dibutuhkan.

e. Kompatibilitas dengan perangkat lunak lainnya (Compatibility)

Penyesuaian antara program yang ada dengan program lain yang akan dipergunakan dalam melaksanakan suatu pekerjaan, tanpa ada pengaruh yang sifatnya akan menghambat proses kerja yang sedang berlangsung.

Belakangan ini banyak perpustakaan yang telah menerapkan teknologi informasi dengan cara membeli sistem turnkey. Dalam kaitannya dengan penggunaan sistem ini ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan perangkat komputer, baik perangkat lunak (software) maupun perangkat keras (hardware).

Syarat-syarat sistem komputer yang memudahkan pemakai di perpustakaan adalah : 1. Efektif biaya, artinya penggunaan sistem berbantuan komputer tidak berbeda

biaya dengan metode manual; 2. Nyaman, artinya mudah diperoleh;

3. Penggunaannya mudah, artinya instruksi yang diberikan jelas, prosedur yang digunakan langsung tidak berbelit-belit;

4. Penggunaan syistem berbantuan komputer dianggap lebih mentereng, dan secara ekonomis menarik serta lebih bergensi ;

5. Menghibur, artinya komputer merupakan mainan baru bagi pemakai;

6. Cara mengguanakannya tidak berbeda dengan cara pemakai memperoleh informasi melalui sistem manual artinya tidak jauh menyimpang dari prosedur yang digunakan pemakai, (Sulistyo-Basuki, 1991).

(19)

1. Pemilihan Perangkat Lunak (Software)

Untuk memilih software, banyak faktor dan kriteria yang harus dipertimbangkan oleh perpustakaan. Faktor dan kriteria tersebut bisa diidentifikasi melalui berbagai acuan tertentu. Tedd (1993:101-102) sebagaimana dikutip oleh Jonner Hasugian mengemukakan sejumlah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpustakaan dalam mengidentifikasi, mengevaluasi dan memilih software jadi yang cocok untuk kegiatan kerumahtanggaan perpustakaan.

Pokok pikiran tersebut dikelompokkannya atas 4 (empat) kategori atau faktor sebagai berikut :

a. Faktor Umum

- Pengalaman perpustakaan lain yang pernah menggunakan software tersebut.

Pengalaman perpustakaan lain yang telah menggunakan software yang akan dibeli tersebut jauh lebih penting, dari pada pengalaman yang dikemukakan oleh vendor atau supplier, sebap apa yang dikemukakan vendor atau supplier biasanya banyak berimplikasi kepada konsep pemasaran yaitu promosi terhadap produknya.

- Reputasi dari badan atau organisasi yang menulis atau memproduksi software tersebut.

Sistem turnkey atau paket jadi biasanya ditulis atau diproduksi oleh bermacam-macam organisasi seperti perpustakaan, perusahaan komputer, lembaga penelitian dan sebagainya. Faktor ini perlu dijadikan sebagai bahan pertimbangan, karena menyangkut reputasi dalam memproduksi software tersebut, karena hal ini menyangkut kepada kualitas produk.

b. Faktor Teknis

- Apakah software tesebut dapat melakukan sejumlah fungsi yang diperlukan dalam waktu yang tepat

- Apakah software tersebut dapat dijalankan pada hardware yang tersedia

- Apakah software tersebut dapat dijalankan pada sistem operasi (operating systems) yang tersedia

- Batasan data, berapa jumlah records, besaran file, jumlah fields, besaran fields, besaran records dan sebagainya

- Bagaimana kemudahan menggunakan software tersebut

- Faktor bahasa atau komunikasi yang digunakan dalam software. c. Faktor Pendukung

(20)

- Petunjuk pengoperasian, pemeliharaan dan sebagainya

- Apakah vendor menyediakan bantuan untuk memasang software, pelatihan dan modifikasi sistem (upgrades) sesuai perkembangan teknologi komputer, misalnya jika muncul versi baru dari software tersebut

- Apakah ada orgnisasi pengguna (user group) untuk software tersebut. Biasanya software yang baik, memunculkan user group sebagai wadah tukar menukar pengalaman menggunakannya.

d. Faktor Biaya

Faktor penting yang menjadi pertimbangan ialah harga dari software yang akan dibeli. Mahal atau murahnya harga suatu software harus dipertimbangkan dengan fasilitas yang tersedia di dalamnya. Semakin lengkap fasilitasnya tentu harganyapun cenderung semakin mahal. Untuk itu perlu dilakukan perhitungan yang cermat sesuai dengan kemampuan anggaran perpustakaan.

e. Faktor Hukum

Salah satu faktor yang tidak boleh diabaikan dalam memilih dan membeli software ialah faktor hukum. Hal penting yang pelu diketahui dalam faktor hukum ini ialah mencakup ada tidaknya jaminan dalam pembelian software tersebut.

Jenis perangkat lunak yang akan dipilih sangat tergantung kepada kebutuhan perpustakaan itu sendiri. Masing-masing perpustakaan mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda. Pemilihan tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan serta fitur dari perangkat lunak tersebut, misalnya pemilihan yang berkaitan dengan kapabilitas sistem seperti: mendukung keperluan pembuatan struktur database (seperti bibliografi, katalog dan lain-lain); mendukung keperluan penggunaan; Online Public Access Catalog (OPAC); akuisisi; kontrol serial; kontrol sirkulasi dan penelususran koleksi.

2. Pemilihan Perangkat keras (Hardware)

Pendekatan yang paling penting dilakukan dalam memilih hardware ialah mengumpulkan berbagai informasi berkenaan dengan software yang akan dijalankan. Ada keterkaitan antara software dengan hardware. Adakalanya suatu software memerlukan spesifikasi hardware tertentu, misalnya menyangkut versi processor, RAM, dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih hardware, selain kualitas barang, juga faktor ketersediaan suku cadang. Oleh karena itu, sebaiknya pihak perpustakaan melakukan konsultasi dengan staf pusat komputer yang ada di perguruan tinggi, sebelum melakukan penawaran atau transaksi pembelian. Dalam pemilihan yang

(21)

mau digunakan sebagai terminal, hal yang perlu diperiksa antara lain layar, printer, alat perekam, karakteristik dan transmisi.

Penilaian merupakan salah satu upaya awal dalam rangka melakukan pemilihan sistem automasi yang sesuai dengan kebutuhan, kondisi dan lingkungan perpustakaan. Dalam rangka penilaian dan pemilihan software dan hardware yang dibutuhkan, sebaiknya perpustakaan perguruan tinggi melibatkan ahli komputer dari pusat komputer atau dari program studi komputer yang ada.

(22)

BAB III

SISTEM AUTOMASI PERPUSTAKAAN USU

3.1. Sekilas Tentang Perpustakaan USU

3.1.1. Sejarah Singkat Perpustakaan USU

Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2 November 1987 oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikaan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954 ). Ketika itu USU masih merupakan sebuah yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai Perguruan Tinggi Negeri ketujuh di Indonesia pada tanggal 20 November 1957.

Perpustakaan USU menempati sebuah gedung berlantai empat dengan luas sekitar 6.090 meter persegi yang terletak di tengah-tengah kampus. Disamping itu, ada beberapa perpustakaan tingkat fakultas dan departemen yang terdapat di lokasi masing-masing. Gedung perpustakaan dikelilingi areal taman dan parkir seluas sekitar 3,5 Ha. Gedung Perpustakaan dapat menampung sekitar 900 orang pembaca dalam waktu yang bersamaan dan masa kuliah. Perpustakaan biasanya sangat ramai sehinga ada kalannya dalam memperolah layanan tertentu mahasiswa harus antri terutama pada jam-jam sibuk.

Dibandingkan dengan dua dekade sebelumnya, perpustakaan mengalami perkembangan pesat sejak lima belas tahun terahkir. Sejah tahun 1991, perpustakaan mulai melakukan perubahan mendasar dalam berbagai aspek pelayananya dengan menerapkan manajemen baru untuk memberdayakan sivitas akademika USU. Perpustakaan benar-benar berorientasi pada kepentingan mahasiswa sebagai pelanggan utama USU. Prinsip kewirausahaan yang mengutamakan kepuasan pelanggan dijadikan sebagai filosofi peyelengaraan pelayanan. Upaya tersebut menunjukan hasil yang sangat menggembirakan ditandai dengan meningkatnya pengunaan fasilitas perpustakaan oleh mahasiswa dengan pertumbuhan rata-rata antara 15% s.d 25% setiap tahun dalam kurun waktu 1991 sampai dengan 2008.

Perpustakaan sebagai fasilitas penunjang utama program Tridharma memiliki peranan yang besar dalam mendukung misi dan tujuan USU sebagai pusat pendidikan yang mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing

(23)

secara global dan mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/industri. Berkaitan dengan itu, perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan perananya dalam mengikuti dinamika perkembangan USU.

3.1.2. Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan USU

Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut : “Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya”.

Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, maka misi yang diemban oleh perpustakaan adalah : ”menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma Universitas Sumatera Utara melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.

Berdasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut: 1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada

masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara.

2. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

3. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan, pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.

4. Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.

5. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.

(24)

6. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.

7. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.

8. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar perpustakaan.

9. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.

3.1.3. Struktur Organisasi Perpustakaan USU

Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 116 orang staf yang terdiri dari 57 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 59 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi, dengan perincian 59 orang adalah PNS dan 57 orang adalah tenaga honorer.

Sesuai dengan struktur organisasi dan tata kerja, perpustakaan dipimpin oleh kepala perpustakaan dan dibantu oleh seorang sekretaris unit, lima orang kepala divisi, 15 orang kepala sub divisi dan satu orang kepala sub bagian tata usaha. Kepala perpustakaan juga dibantu oleh tiga orang staf ahli masing-masing untuk bidang pengembangan sistem, pengelola American Corner dan perpustakaan universitas.

Sehubungan dengan perubahan status USU dari PTN menjadi PT-BHMN (PP No. 56 Tahun 2003) sejak tanggal 11 November 2003, organisasi dan tata kerja perpustakaan mengalami perubahan mengikuti Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) USU. Struktur organisasi yang baru telah ditetapkan dengan SK Rektor USU No. 1177/J05/SK/KP/2005 pada tanggal 12 September 2005. Adapun struktur organisasi perpustakaan yang baru adalah seperti berikut:

(25)

Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan USU

Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

3.1.4. Jumlah Pertumbuhan Koleksi Perpustakaan USU

Pertumbuhan jumlah koleksi Perpustakaa USU (buku, jurnal dan CD) tahun 2008 dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel-1:

Jumlah Perolehan Bahan Pustaka (Januari s.d Desember 2008)

No Jenis

Bahan Pustaka

Sumbangan Pembelian Jumlah

Judul Eks Judul Eks Judul Eks

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1 Buku

• Indonesia • Asing 1.133 216 3.623 246 694 1.007 4.623 2.051 1.827 1.223 8.246 2.297

Sub Jumlah 1.349 3.869 1.701 6.674 3.050 10.543

Kepala Sub Bidang Dukungan Teknis

Kepala Sub Bidang Pelayanan Pengguna

KetuaTim Pengadaan

KetuaTim Pengatalogan dan Data Bibliografis

Ketua Tim Dukungan TIK

dan E-_Library

Ketua Tim Sirkulasi Ketua Tim Rujukan dan

Bantuan Pengguna

Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak

(₂)

Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak

(1)

Kepala Sub Bidang Manajemen Koleksi dan Cabang Ketua Tim Perpustakaan Cabang Ketua Tim Manajemen Koleksi Kepala Sub Bagian TU Kelompok Pustakawan Ketua Tim Pemeliharaan Koleksi Ketua Tim Koleksi Khusus Wakil Kepala Perpustakaan Staf Ahli Ketua Tim Layanan Digital Kepala Perpustakaan dan Sistem Informasi

(26)

No Jenis Bahan Pustaka

Sumbangan Pembelian Jumlah

Judul Eks Judul Eks Judul Eks

Jurnal

• Indonesia (Cetak)

• Asing

- Cetak - On-line

(CD-ROM & Web)

361 79 1.164 878 248 1.164 22 2 11.793 331 69 11.793 383 81 12.957 1.209 317 12.957

Sub Jumlah 1.604 2.290 11.817 12.193 13.421 14.483

3 A/V&CD-ROM

• Kaset audio

• Kaset video

• CD-ROM, database

• CD-ROM, multimedia

• CD-ROM, fulltext

• Disket - 1 - 6 426 - - 1 - 8 426 - - - 1 19 - - - - 31 21 - - - 1 1 25 426 - - 1 31 27 426 -

Sub Jumlah 433 435 20 52 453 485

4 Deposit USU 1.062 1.113 - - 1.062 1.113

5 Deposit ADB 119 136 - - 119 136

6 Deposit WB 16 17 - - 16 17

7 American Corner 1.502 2.190 - - 1.502 2.190

Sub Jumlah 2.699 3.356 - - 2.699 3.356

TOTAL 6.085 9.950 13.538 18.919 19.623 28.867

Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

Grafik Pertambahan Koleksi (2004-2008)

2004 2005 2006 2007 2008

485894 502708 559,031 530164 519226 132729 146747 162,391 151971 149272 0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 Tahun Judul Eksemplar

(27)

Tabel-2:

Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (Januari s.d Desember 2008)

No Jenis Koleksi

Jumlah Judul Eksemplar

Kepingan CD, Disket,

Kaset

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Buku 115.994 415.936

2 Jurnal (Tercetak) 2.637 34.713 3 Jurnal (Mikrofis) 515 61.440 4 Jurnal Elektronik

(CD-ROM & Online)

12.957 12.957 5.145

5 Kaset audio/video 187 - 395

6 Disket Komput er 316 - 838

7 CD-ROM, database 31 - 1.602

8 CD-ROM, multimedia 177 - 194

9 CD-ROM, fulltext 1.188 - 1.733

10 Deposit USU 19.566 22.554

11 Deposit ADB 4.443 4.909

12 Deposit WB 1.212 1.348

13 American Corner 3.238 4.789

Jumlah 162.391 558.646 9.806

Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

Jurnal 21%

Koleksi lain 1%

Buku 78%

Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

3.1.5. Jumlah Pertumbuhan Pengunjung Perpustakaan USU

Seiring dengan kesadaran masyarakat akan pentingnya perpustakaan, jumlah pengunjung Perpustakaan USU juga selalu menngkat dari tahun ke tahun, berikut tabel

(28)

jumlah pengunjung selama tahun 2008 dan perbandingannya dengan tahun sebelumnya (mulai dari tahun 2004);

Tabel-3:

Jumlah Pengunjung Perpustakaan (Januari s.d Desember 2008)

No Bulan Jumlah

Pengunjung

(1) (2) (3)

1 Januari 95.671

2 Februari 98.364

3 Maret 111.647

4 April 125.463

5 Mei 116.349

6 Juni 96.583

7 Juli 92.696

8 Agustus 93.915

9 September 96.015

10 Oktober 134.388

11 Nopember 110.468

12 Desember 105.263

Jumlah 1.276.822

Peningkatan Jumlah Pengunjung (2004-2008)

0 200000 400000 600000 800000 1000000 1200000 1400000

2004 2005 2006 2007 2008

Pengunjung

Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

3.1.6. Statistik Perkembangan Pelayanan Perpustakaan USU

Selain jumlah pertumbuhan koleksi dan pengunjung Perpustakaan USU di atas, Perpustakaan USU juga membuat statistik, yaitu pencatatan kuantitas pekerjaaan yang mencakup jumlah perolehan bahan pustaka, jumlah pengolahan bahan pustaka, jumlah anggota perpustakaan, jumlah pengunjung, jumlah peminjam, jumlah bahan pustakan yang dipinjamkan kepada pengguna, keterlambatan pengembalian dan sebagainya. Sistem

(29)

kerumahtanggaan perpustakaan mengumpulkan dan mengolah data ini untuk keperluan informasi manajemen dan pelaporan.

Sistem automasi sangat berperan dalam mengelola laporan hasil aktifitas perpustakaan. Dengan penggunaan komputer, pencatatan hasil kegiatan perpustakaan sangat mudah dilakukan sehingga statistik kegiatan perpustakaan dapat diperoleh dengan mudah. Berdasarkan data yang diperoleh penulis, Perpustakaan USU mencatat setiap perkembangan kegiatan perpustakaan, baik yang bersifat teknis maupun pelayanan langsung kepada pengguna perpustakaan.

3.1.6.1. Peningkatan Jumlah Kunjungan ke Situs Web Perpustakaan

Jika dibandingkan dengan data jumlah kunjungan ke situs web Perpustakaan tahun 2007, terdapat peningkatan yang sangat tajam untuk tahun 2008 yaitu naik sebanyak 328,35%. Peningkatan ini sangat berkaitan erat dengan baik penyediaan fasilitas akses internet di Perpustakaan USU seperti penambahan jumlah terminal komputer, penyediaan jaringan hot spot (wireless) dan kenyamanan ruangan akses internet juga merupakan faktor penentu. Peningkatan ini juga berhubungan erat dengan ketersediaan sumber informasi elektronik berupa jurnal elektronik (e-journal) untuk berbagai bidang ilmu yang dilanggan oleh Perpustakaan dan pertambahan sumberdaya elektronik khas USU (USU Repository)

pada situs web Perpustakaan

fulltext melalui internet.

3.1.6.2. Peningkatan Pemesanan Pencarian Artikel

Peningkatan ini berkaitan erat dengan kualitas layanan yang diberikan Pustakawan pada Divisi Layanan Digital dalam menemukan artikel yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3.1.6.3. Peningkatan Pengguna Jurnal Elektronik (e-Journal)

Tingkat capaian untuk penggunaan (akses) jurnal elektronik (e-journal) ProQuest adalah 134,9%. Peningkatan ini berkaitan erat dengan penambahan database jurnal yang dilanggan yaitu Westlaw (database bidang hukum) untuk menambah database jurnal sebelumnya yaitu: Medical Library, Bussiness Periodicals, Sciences Journals, dan Academic Research Library, Agriculture yang sudah dilanggan sejak tahun 2003, dan database hadiah yaitu EBSCO. Selain itu, peningkatan ini juga berhubungan erat dengan sosialisasi dan pelatihan peningkatan keterampilan perpustakaan yang diberikan secara kontinu kepada mahasiswa baru pascasarjana dan Program Pendidikan Dokter Spesialis

(30)

(PPDS), serta peningkatan penyediaan fasilitas akses yang disediakan oleh Perpustakaan USU.

3.1.6.4. Peningkatan Download dari E-Journal yang Dilanggan Perpustakaan

Tingkat capaian untuk Download dari E-Journal yang dilanggan Perpustakaan adalah 147,5% dari tingkat capaian yang direncanakan. Evaluasi terhadap tingkat capaian ini adalah dalam kategori sangat berhasil. Peningkatan ini berkaitan dengan meningkatnya jumlah Pengguna jurnal elektronik yang dilanggan Perpustakaan.

3.1.6.5. Peningkatan Jumlah Pengunjung Perpustakaan

Tingkat capaian untuk jumlah pengunjung Perpustakaan tahun 2008 adalah 106,4% dari tingkat capaian yang direncanakan. Peningkatan ini berkaitan dengan meningkatnya kualitas layanan jasa yang diberikan perpustakaan dan penyediaan akses terhadap sumber informasi yang disediakan perpustakaan kepada Pengguna. Data menunjukkan bahwa jumlah pengunjung Perpustakaan selama kurun waktu 5 (lima) tahun ini terus mengalami peningkatan.

3.1.6.6. Peningkatan jumlah peminjaman Koleksi Buku Perpustakaan

Jika dibandingkan dengan data jumlah pinjaman buku pada tahun 2007, terdapat peningkatan sekitar 130,60%. Jumlah pinjaman buku dalam kurun waktu 4 (empat) tahun terakhir ini terus meningkat, namun pada tahun 2008 ini cenderung mengalami penurunan. Hal ini berkaitan dengan trend saat ini, dimana informasi terkini umumnya dikemas dalam bentuk elektronik. Kebutuhan pengguna juga mengalami perubahan, mereka cenderung memanfaatkan informasi dalam bentuk elektronik. Hal ini dapat dilihat pada peningkatan pengguna jurnal elektronik (134,9%) dan peningkatan download dari e-Journal yang dilanggan Perpustakaan (147,5%).

3.1.6.7. Peningkatan Jumlah Koleksi Perpustakaan

Tingkat capaian perolehan buku terbitan dalam negeri untuk tahun 2008 adalah sekitar 105,2%, dan buku terbitan luar negeri 115,7%. Bila dibandingkan dengan data perolehan bahan pustaka tahun 2006, terdapat pertambahan jumlah judul koleksi sekitar 101,77% dan pertambahan jumlah eksemplar sekitar 102,11%. Terdapat pertambahan jumlah koleksi perpustakaan yang cukup signifikan selama kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir ini.

(31)

3.2.Online Public Acces Catalog (OPAC)

OPAC (Online Public Acces Catalog) merupakan suatu bentuk penelusuran terhadap koleksi yang tersedia melalui terminal komputer. Berfungsi untuk mencari informasi berdasarkan judul, pengarang, subyek, penerbit, tahun terbit, nomor DDC atau kombinasinya OPAC ini sangat membantu pengguna perpustakaan dalam menelusur informasi di perpustakaan. Idealnya, fitur yang tersedia pada OPAC antara lain penelusuran (searching), pemesanan buku dan perpanjangan masa pinjam buku.

Sistem penelusuran (searching) pada katalog Perpustakaan USU dibedakan dalam dua kategori yaitu pencarian sederhana (simple search) dan pencarian kompleks (advanced search). Simple search pada umumnya memungkinkan pengguna mencari berdasarkan judul bahan pustaka, nama pengarang, atau subyek. Sedangkan advanced search memungkinkan pengguna mencari menggunakan boolean operator dan berdasarkan beberapa kategori: judul bahan pustaka dan nama pengarang, subyek bahan pustaka dan bahasa yang digunakan, tahun terbit dan tempat terbit dan ISBN, dan lain - lain.

(32)

Gambar 4: Pencarian kompleks (advanced search)

Penelusuran dapat dilakukan dengan memasukkan kata kunci atau keyword salah satu ruas atau sub-ruas yang diketahui, misalnya pengarang yang diketahui, kemudian komputer melakukan pencocokan atau matching. Jika kata kunci yang dicari ditemukan, maka seluruh informasi dalam cantuman katalog akan ditampilkan di layar komputer.

Sedangkan untuk proses perpanjangan pinjaman dan pemesanan buku belum dapat dilakukan secara online, namun saat ini fitur itu sedang dikembangkan.

3.3. Pengembangan Sistem Automasi di Perpustakaan USU 3.3.1. Metode Pengembangan Sistem di Perpustakaan USU

Metode pengembangan sistem automasi pada perpustakaan USU adalah dengan sistem turnkey, di mana perpustakaan ini mengadaptasi sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram, diuji oleh perusahaan atau vendor/supllier kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan. Dalam hal ini yang menjadi vendor/supplier adalah Gama Techno.

Perpustakaan menggunakan metode ini karena pengembangan sistem automasi perpustakaan dengan cara turnkeymempunyai beberapa keuntungan diantaranya, sistem ini dapat dipasang di perpustakaan dalam tenggang waktu yang relatif singkat karena sistem tersebut merupakan paket jadi; biaya desain, pemprograman dan pengujian dapat dihindarkan; spesialis sistem dan komputer biasanya disediakan pada saat instalasi dan pelatihan pengoperasian; dan staf tidak harus berlatarbelakang pendidikan komputer.

(33)

Namun sistem ini belumlah sempurna sehingga masih harus dilakukan beberapa penyesuaian/customize sesuai dengan kebutuhan Perpustakaan USU.

3.3.2. Cara Akses ke SIPUS

Pada SIPUS ini ada tiga tingkatan yang dapat diakses, antara lain: 1. Panduan bagi Operator

a. Login

Login bertujuan untuk membedakan pengguna (operator) SIPUS sesuai dengan fungsinya masing-masing. Login digunakan oleh operator untuk memulai menjalankan sistem (SIPUS). Untuk setiap operator sudah ditentukan dan ditetapkan User Id dan Password untuk dapat melakukan login sesuai dengan fungsinya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan seorang operator dalam melakukan login.

1. Masukkan User Id pada bagian Login. 2. Masukkan Password pada bagian Password.

3. Pilih Unit sesuai dengan Unit dimana Anda terdaftar sebagai operator. 4. Pilih login.

5. Setelah melakukan Login dan berhasil dengan baik, maka akan muncul tampilan halaman atau menu utama seperti tampilan di bawah:

(34)

Gambar 5: Tampilan Halaman atau Menu Utama

b. Ganti Password

Menu Ganti Password dipergunakan untuk mengganti password operator. Demi keamanan dianjurkan untuk mengganti password secara periodik.

Untuk mengganti Password, langkah-langkahnya sebagai berikut: 1) Pilih Menu Sistem  Ganti Password

2) Selanjutnya akan tampil Form Ganti Password seperti gambar

Gambar 6: Tampilan Halaman atau Menu Ganti Password

3) Masukkan data Password Lama pada bagian Password Lama 4) Masukkan data Password Baru pada bagian Password Baru

5) Tekan tombol untuk menyimpan perubahan, atau tombol Batal untuk membatalkan penggantian Password.

(35)

c. Logout

Logout digunakan untuk memutuskan koneksi database sistem (SIPUS). Dianjurkan kepada operator untuk melakukan logout jika ingin meninggalkan sistem dalam waktu yang relatif lama. Hal ini perlu dilakukan untuk menjaga penggunaan sistem oleh orang yang tidak berwenang.

Untuk melakukan logout, langkah-langkahnya adalah: Pilih Menu Sistem  Logout d. Keluar

Menu Keluar digunakan untuk mengakhiri sistem (SIPUS). Untuk Keluar dari sistem, langkah-langkahnya sebagai berikut: Pilih Menu Sistem  Keluar

Gambar 7: Menu Logout dan Keluar 2. Panduan bagi Pengguna

Perpustakaan USU menyediakan layanan e-mail bagi anggota perpustakaan yang dapat digunakan sebagai sarana komunikasi antara pustakawan dengan anggota

perpustakaan. Berikut tampilannya:

(36)

Selain dengan email ini, pengguna juga dapat mengakses Perpustakaan USU melalui situs

3.3.3. Karakteristik dan Keuntungan SIPUS II

Sistem Informasi Perpustakaan II ini memiliki beberapa karakteristik dan keuntungan, antara lain:

− Pengelolaan manajemen data menyeluruh dari kegiatan operasional perpustakaan

− Fitur-fitur yang lengkap dan fleksibel

− Aplikasi berbasis desktop untuk mendukung kecepatan transaksi.

− Katalog induk berbasis web, memudahkan digunakan dan dapat diakses secara intranet maupun internet.

− Terintegrasi dengan barcode dan RFID

− Disediakan konversi dari CDS/ISIS

− Siap terintegrasi dengan jaringan perpustakaan yang lebih global menggunakan interkoneksi berbasis web services (XML).

Berdasarkan karakteristik dan keuntungan di atas, dapat disimpulkan bahwa SIPUS II ini sangat cocok digunakan oleh Perpustakaan USU. Meskipun sebelumnya menggunakan CDS/ISIS, namun sistem informasi ini memiliki fitur yang lengkap sehingga konversi dari CDS/ISIS mudah dilakukan. Selain itu, dengan menggunakan sistem ini pelayanan kepada pengguna dapat dilakukan dengan cepat.

3.3.4. Spesifikasi staf/pustakawan yang dibutuhkan

Pustakawan selalu diharapkan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di perpustakaan terutama dalam penggunaan komputer maupun internet agar dapat memenuhi tuntutan tugas perrpustakaan yakni memberikan kepuasan bagi pengguna. Hal ini tentunya dapat terwujud jika perpustakaan mampu menyesuaikan diri dengan perkembangan yang terjadi seperti teknologi informasi.

Pada Perpustakaan USU, setiap pustakawan terutama yang berhubungan langsung dengan sistem seperti pustakawan pada bagian digital, keanggotaan dan sirkulasi diwajibkan untuk menyesuaikan ketrampilannya dengan perkembangan teknologi. Dalam pengembangannya khususnya SIPUS 2, Pusat Sistem Informasi (PSI) USU mengadakan pelatihan bagi pustakawan khususnya orang-orang yang memang selama ini bertugas menjadi operator dan administrator sistem pada masing-masing bagian di Perpustakaan USU.

(37)

3.4. Penerapan Sistem Automasi di Perpustakaan USU

Semakin berkembangnya teknologi informasi dan berkembangnya jumlah koleksi yang sangat pesat serta demi menciptakan pelayanan perpustakaan yang berkualitas adalah hal yang melatarbelakangi penerapan teknologi informasi pada Perpustakaan USU. Dengan latar belakang tersebut maka perpustakaan USU memakai sistem automasi perpustakaan atau yang biasa disebut dengan penerapan teknologi informasi pada perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan ini telah terintegrasi secara penuh. Dengan sistem ini, setiap sub-sistem dalam perpustakaan dapat melakukan komunikasi data antar sub-sub-sistem dapat berjalan.

3.5. Pelaksanaan Automasi 3.5.1. Pengadaan

Pengadaan (acquisitions) yaitu mencakup seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengadaan bahan pustaka, baik yang dilakukan melalui pembelian, pertukaran, maupun berupa hadiah. Kegiatan pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pemesanan dan penerimaan bahan pustaka termasuk di dalamnya. Kegiatan lain yang juga termasuk ke dalamnya, adalah mencakup pemprosesan dan pemeliharaan administrasi atau arsip yang berhubungan dengan pengadaan tersebut. Fungsi utama Modul Pengadaan adalah digunakan untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.

1.1 Membuat Daftar Usulan Buku

Ada 2 cara untuk membuat daftar usulan buku:

− Buku yang merupakan tambahan eksemplar dari judul yang sudah ada, dan

− Buku yang merupakan tambahan judul baru.

Untuk membuat daftar usulan buku yang merupakan tambahan eksemplar dari judul yang sudah ada maka dibuat daftar usulan buku, dengan mengetik kata kunci pencarian seperti judul, pengarang atau penerbit pada bagian kata kunci pencarian. Berikut tampilan form tambah usulan buku:

(38)

Gambar 9: Tampilan form tambah usulan buku 1.2 Daftar Pengadaan Buku

Daftar pengadaan buku berfungsi untuk mengubah (update) daftar usulan buku dalam status pengadaan menjadi seperti: usulan, proses pembelian, selesai, atau dibatalkan.

(39)

Pelayanan pengadaan adalah suatu proses pemesanan bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut tiba di perpustakaan untuk kemudian dilakukan pencatatan identitas buku. Aktifitas yang terjadi dalam proses pengadaan antara lain pemilihan bahan pustaka yang akan dipesan, pemesanan sebuah bahan pustaka, laporan pembayaran bahan pustaka yang dipesan, memasukkan data bahan pustaka tersebut ke dalam database inventory

perpustakaan serta distribusi buku.

Namun dalam automasi perpustakaan, kegiatannya hanya memberikan informasi pertimbangan pengadaan bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, baik dari hasil kegiatan verifikasi deskripsi bahan pustaka yang sudah ada maupun yang belum ada atau akan dipesan. Peranan sistem automasi dalam pengadaan bahan pustaka dengan menggunakan yang dilakukan di Perpustakaan USU meliputi:

1. Mampu mengetahui bahan-bahan yang sudah ada di perpustakaan sehingga pustakawan mudah melakukan pemesanan

2. Memungkinkan pustakawan dalam memesan tambahan bahan pustaka bila masih di perlukan

3. Mampu mengetahui keadaan penjual dan penyalur buku

4. Mudah menentukan apakah materi tertentu yang dipesan sudah tidak terbit lagi atau belum terbit

5. Memudahkan pustakawan memesan langsung ke penjual buku lewat komputer dan mengatur perincian biayanya

6. Memungkinkan bahan yang dipesan bila tersedia dikirim oleh penjual buku dalam jangka waktu 24 jam

7. Memungkinkan untuk mengetahui judul-judul penting yang tersedia di database sehingga bisa digunakan untuk menyeleksi buku, dll.

Berikut ini dijelaskan secara rinci proses pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan USU:

Buku-buku yang diterima terlebih dahulu didaftar dan diidentifikasikan sebagai bukti perbendaharaan perpustakaan. Inventarisasi meliputi kegiatan pengecapan tanda milik perpustakaan pada tempat/halaman yang ditentukan, pemberian nomor induk pada buku dan pendaftaran nomor induk/deskripsi ringkas buku ke dalam pangkalan data komputer.

Setiap bahan pustaka/buku, sebelum diteruskan ke unit pengatalogan terlebih dahulu masing-masing judul dilampirkan sejenis formulir isian seperti T-slip. Formulir isian ini merupakan formulir pengatalogan yang isinya berupa kode/keterangan-keterangan atau isi

(40)

ringkas suatu bahan pustaka, dengan tujuan untuk memudahkan pihak kataloger dan operator pemasukan data ke komputer, karena formatnya sama dengan yang ada pada lembar kerja (worksheet) pengatalogan berbasis komputer.

Data bibliografi yang dientri dalam pangkalan data meliputi unsur-unsur deskripsi bibliografi bahan pustaka yang meliputi: nomor urut pendaftaran, tanggal pendaftaran, nomor induk, judul, impresum, asal, jumlah, bahasa, harga, serta keterangan (jika dibutuhkan).

Setelah pengentrian data ke dalam komputer, bahan pustaka selanjutnya diserahkan ke bagian pengatalogan.

Pengatalogan

Pengatalogan (cataloguing) yaitu seluruh kegiatan yang dilakukan untuk mempersiapkan cantuman (record) bibliografi, dengan tujuan untuk menghasilkan katalog yang digunakan sebagai sarana temu kembali koleksi perpustakaan.

Aktifitas yang terjadi dalam proses pengatalogan antara lain pengklasifikasian bahan pustaka, pembuatan katalog dan pembuatan label bahan pustaka hingga bahan pustaka tersebut siap untuk dipinjam.

Perpustakaan USU menggunakan dua pedoman dalam pengatalogan antara lain: 1. Untuk penentuan nomor klasifikasi digunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey

Decimal Classification)

2. Untuk penentuan subyek digunakan LCSH (Library of Congres Subject Heading) Untuk kepentingan penelusuran, file induk ini dapat disortir sesuai dengan kebutuhan, misalnya menurut abjad pengarang, nomor klasifikasi, abjad judul, subyek dan sebagainya.

Fungsi utama modul pengatalogan (koleksi) pada Perpustakaan USU adalah digunakan untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala.

3.5.2.1. Pengolahan Koleksi Buku

Kegiatan pengolahan koleksi buku terdiri atas beberapa bagian, yaitu: a. Tambah data buku

b. Edit data buku c. Hapus data buku

Kegiatan menambah data buku dalam kegiatan pengolahan dilakukan jika ada buku yang baru diterima oleh perpustakaan, baik melalui kegiatan pembelian, hadiah, tukar-menukar.

(41)

Dalam proses menambah data buku ini, data-data yang dientri antara lain: - Tanggal

- Kode bahasa

- No. kendali setempat - Kode bahasa

- No. panggil DDC - No. panggil setempat

- Penanggungjawab perorangan - Penanggungjawab & korporasi - Judul

- ISBN - Bahasa

- Nomor klasifikasi - Nama pengarang - Edisi

- Impresum - Deskripsi fisik - Catatan umum - Catatan bibliografi - Subyek

- Catatan umum - Bibliografi

(42)

Gambar 11: Form Tambah Buku

Sedangkan mengedit data buku dan buku eksemplar dilakukan jika pada data buku terdapat perubahan dari data yang dientri sebelumnya.

3.5.2.2. Pengelolaan Koleksi Berkala

Kegiatan pengolahan koleksi berkala bertujuan untuk:

− Tambah Data Koleksi Berkala

− Edit Data Koleksi Berkala

− Hapus Data Koleksi Berkala

Sama seperti menambah data buku, menambah data koleksi berkala juga dilakukan ketika perpustakaan memperoleh koleksi berkala yang baru.

Data yang diperlukan antara lain:

− Judul

− ISSN

− Nomor klasifikasi

− Bahasa

− Frekuensi

− Jenis koleksi

− Penerbit

− Alamat redaksi dan

(43)

Gambar 12: Form Tambah Majalah

3.5.3. Pengawasan Sirkulasi

Pengawasan sirkulasi (circulation control) yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan transaksi peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Kegiatan ini mencakup pencatatan peminjaman dan pengembalian koleksi yang biasanya untuk penggunaan di luar perpustakaan. Dengan kata lain, kegiatan ini berhubungan dengan pengontrolan peredaran koleksi perpustakaan.

Fungsi utama modul sirkulasi Perpustakaan USU adalah digunakan untuk mengelola data peminjaman, pengembalian, dan denda keterlambatan pinjaman buku. Selain untuk mengelola ketiga data tersebut di atas, pengawasan sirkulasi juga berfungsi untuk mengelola kegiatan yang meliputi:

− Histori buku dan histori anggota

− Pemesanan buku

− Pembacaan buku

− Wedding buku

− Perbaikan buku

− Pendataan buku hilang

Untuk mencatat transaksi peminjaman, dibentuk file lain yang disebut file peminjaman. Ketika suatu bahan pustaka dipinjam, nomor induk buku dan nomor

(44)

anggota peminjam disatukan/digabungkan untuk membentuk suatu cantuman dalam file peminjaman. Cantuman tersebut kemudian dihapus ketika bahan pustaka tersebut dikembalikan oleh sipeminjam. Sistem automasi berperan penting dalam pengawasan sirkulasi perpustakaan karena penggunaan komputer sangat membantu dalam mengefisienkan waktu peminjaman maupun pengembalian.

Di samping kecepatan transaksi peminjaman dan pengembalian buku, komputer dapat membantu pustakawan pada bagian sirkulasi dalam hal-hal sbb:

1) Menentukan judul buku yang tersedia dan dimana lokasi buku tersebut di simpan; 2) Menentukan apakah seseorang pengguna dapat meminjam atau tidak;

3) Menyiapkan surat peringatan pada peminjam buku-buku yang sudah melampaui batas pengembaliannya;

4) Memungkinkan seseorang pengguna dapat memesan bahan pustaka tertentu yang sedang tidak berada di perpustakaan;

5) Dapat menghitung denda apabila seseorang terlambat mengembalikan buku;

(45)

Gambar 14: Tampilan Sirkulasi (Denda)

History Anggota dipergunakan untuk menampilkan data history anggota, seperti judul buku yang pernah dipinjam, tanggal pinjam, perpanjangan, status denda, dan sebagainya yang berkaitan dengan informasi kegiatan peminjaman dan pengembalian buku. History buku dipergunakan untuk menampilkan data history buku, seperti judul buku, barcode buku, nama anggota yang penah meminjam buku tersebut, dan sebagainya yang berkaitan dengan informasi buku yang pernah dipinjam.

3.5.4. Keanggotaan

Penggunaan teknologi informasi sangat berperan dalam modul keanggotaan. Pada Perpustakaan USU, unit keanggotaan mengelola dua bagian, yaitu anggota dan non anggota. Pengelolaan anggota mencakup;

− Untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota

− Mengecek pinjaman (bebas pinjam)

− Pencetakan surat keterangan bebas pinjam, dipergunakan untuk memeriksa status pinjaman pengguna khususnya bagi mahasiswa yang ingin wisuda.

− Mengecek daftar anggota

(46)

− Pencetakan surat keterangan bebas pinjam

− Pencatatan dan pencetakan Surat Keterangan Karya Ilmiah (SKKT) bagi anggota

Gambar 15 : Tampilan Menu Anggota

Sedangkan untuk pengelolaan non anggota dipergunakan untuk pencatatan data anggota perpustakaan yang terdaftar berasal dari luar sivitas akademika USU. Meskipun pengguna non anggota telah terdaftar pada SIPUS, namun pengguna tersebut harus selalu membawa kartu setiap kali datang ke perpustakaan, selain itu pengguna non anggota tidak diperbolehkan meminjam bahan pustaka perpustakaan melainkan hanya diperbolehkan membaca dan memfotokopi bahan pustaka yang diperlukan.

(47)

Gambar 16: Contoh Kartu Non Anggota

Tabel-4:

Jumlah Anggota Perpustakaan USU (Januari s.d Desember 2008)

No Kategori Jumlah

Terdaftar

Jumlah Anggota

Perpustakaan Presentase

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Mahasiswa 30.503 30.503 100%

2 Dosen 2.211 2.211 100%

3 SPs 4.471 4.471 100%

Jumlah 37.185 37.185

0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000

2004 2005 2006 2007 2008

Dosen

Mahasiswa & SPs

Gambar 17: Peningkatan Jumlah Anggota Perpustakaan (2004-2008) Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan Universitas 2008

3.5.5. Pelaporan (Reporting)

Sistem Informasi Perpustakaan USU II ini menyediakan sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat, di mana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameter-parameter yang dapat di atur oleh operator. Pelaporan ini sangat membantu dalam proses analisa aktifitas perpustakaan, misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek aktifitas seorang pengguna perpustakaan dalam 1 tahun.

(48)

Gambar 18: Tampilan Laporan Rekapitulasi Denda pada SIPUS

Laporan rekapitulasi denda dapat ditampilkan per anggota maupun per operator yang bertugas di bagian sirkulasi (pengembalian buku). Periode denda juga dapat diset sesuai tanggal atau bulan dan yang diinginkan. Denda ini dikenakan kepada anggota yang terlambat mengembalikan atau memperpanjang pinjaman buku di mana, jumlah denda ini akan terakumulasi secara otomatis.

(49)

Gambar 19: Tampilan Laporan Rekapitulasi Buku Terpinjam SIPUS

Periode laporan rekapitulasi buku terpinjam juga dapat diset sesuai dengan jangka waktu yang diinginkan. Rekapitulasi ini akan secara otomatis tersimpan ketika dilakukannya transaksi peminjaman buku. Rekapitulasi ini juga dapat ditampilkan berdasarkan fakultas, jurusan, tanggal pinjam maupun tanggal harus kembali.

(50)

Gambar 19: Tampilan Laporan Rekapitulasi Buku Terpinjam SIPUS

Laporan rekapitulasi bebas pinjam akan secara otomatis terbentuk ketika operator keanggotaan memberikan surat bebas pinjam bagi anggota perpustakaan yang meminta surat bebas pinjam dengan catatan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh Perpustakaan USU. Rekapitulasi ini juga dapat diset berdasarka periode tertentu.

(51)

Sama halnya dengan laporan rekapitulasi buku terpinjam, rekapitulasi buku terpinjam juga dapat diset sesuai dengan jangka waktu yang diinginkan dan rekapitulasi ini akan secara otomatis tersimpan ketika dilakukannya transaksi peminjaman buku.

Gambar 21: Tampilan Laporan Rekapitulasi Pendaftaran Anggota SIPUS

Laporan rekapitulasi pendaftaran anggota dapat disajikan berdasarkan periode tertentu, misalnya per hari, per bulan, maupun per tahun.

(52)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab-bab sebelumnya maka dapatlah diambil suatu kesimpulan, yaitu;

1. Sistem automasi Perpustakaan USU sudah merupakan sistem terpadu (integrated system), di mana setiap modul (pengadaan, pengatalogan dan sirkulasi) dapat terhubung sehingga antar ketiga modul ini dapat melakukan transfer data.

2. Metode pengembangan sistem yang digunakan di Perpustakaan USU adalah pengembangan dengan sistem turnkey, di mana perpustakaan ini mengadaptasi sistem komputer yang sudah dirancang, diprogram dan diuji oleh perusahaan atau vendor/supllir kepada perpustakaan dalam keadaan siap untuk dipasang dan dioperasikan, namun sistem ini belumlah sempurna sehingga masih harus dilakukan beberapa penyesuaian sesuai dengan kebutuhan Perpustakaan USU.

3. Sistem Informasi Perpustakaan USU (SIPUS) II memiliki beberapa karakteristik dan keuntungan yang menjadikannya sangat cocok digunakan di Perpustakaan USU.

4. Dengan berkembangnya teknologi informasi khususnya pada peranannya di Perpustakaan USU menuntut kemampuan staf/pustakawan dalam mengoperasikannya terutama bagi pustakawan yang berhubungan langsung dengan sistem.

5. Katalog induk Perpustakaan USU sudah berbasis web sehingga dapat digunakan dan dapat diakses secara intranet maupun internet.

6. OPAC memiliki peranan yang sangat penting dalam penelusuran informasi di perpustakaan. Idealnya, fitur yang tersedia pada OPAC antara lain penelusuran (searching), pemesanan buku dan perpanjangan masa pinjam buku. Namun saat ini fitur OPAC yang dapat digunakan di Perpustakaan USU adalah penelusuran sementara perpanjangan dan pemesanan buku masih dalam kegiatan pengembangan.

(53)

7. Penerapan Sistem Automasi di Perpustakaan USU sangat sesuai dengan tujuan perpustakaan dalam memberikan pelayanan yang cepat dan tepat bagi pengguna serta dalam mempermudah kegiatan teknis perpustakaan.

8. Sistem automasi sangat berperan dalam pelaksanaan kegiatan teknis perpustakaan USU, khususnya dalam sub-sistem pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, keanggotaan serta pembuatan statistik.

9. Perpustakaan USU merupakan perpustakaan yang ideal yang patut untuk dicontoh oleh perpustakaan lain khususnya perpustakaan yang ada di Sumatera Utara.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas pengembangan dan penerapan sistem automasi di Perpustakaan USU sudah baik, namun alangkah lebih baik lagi jika fitur pemesanan dan perpanjangan masa pinjam buku semakin dikembangkan sehingga anggota perpustakaan dapat memesan atau memperpanjang pinjaman buku secara online.

(54)

DAFTAR PUSTAKA

Kochtanek, Thomas R.. 2002. library Information systems: from library automation to distributed information access solutions, Westport: a division of greenwood publishing group, 2002.

Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan USU 2008.

Martodieredjo, Soedarminto [dkk]. 1994. Laporan Penyelenggaraan Magang Manajemen Otomasi Perpustakaan Perguruan Tinggi..., Jakarta, 1994.

“Otomasi Perpustakaan”

”Pengertian Katalog dan Katalog Induk” < http://librarycorner.org/category/ seputar

”Pengadaan bahan pustaka”

Rasiman. Guide Books – Profil SIPUS, SIPUS – Panduan Bagi Operator, SIPUS –

Panduan bagi Administrator

Siregar, A. Ridwan. 1996. Automasi Perpustakaan. Medan: UPT Perpustakaan USU. ---.1997. Automasi Perpustakaan: Desain Sistem Kerumahtanggaan.

Medan: UPT Perpustakaan USU.

---.1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi untuk Pemasaran Perpustakaan. Medan: UPT Perpustakaan USU.

---.1997. Pemanfaatan Teknologi Informasi untuk Pemasaran Perpustakaan. Medan: UPT Perpustakaan USU.

---.2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa, Medan: USUpress.

(55)

option=detail&nid=56>, 06 Maret 2009.

Sulistiyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Tedd, Lucy A. An Introduction to Computer-based Library Systems, 3rd ed. John Wiley & Sons, 1993.

Yusup, M. Pawit. 1995. Pedoman Mencari Informasi, Bandung: Remaja Rosda karya. Digilib.usu.ac.id.

(1)

Gambar 19: Tampilan Laporan Rekapitulasi Buku Terpinjam SIPUS

Gambar 20: Tampilan Laporan Rekapitulasi Buku Terpinjam SIPUS

(2)

Gambar 21: Tampilan Laporan Rekapitulasi Pendaftaran Anggota SIPUS

Laporan rekapitulasi pendaftaran anggota dapat disajikan berdasarkan periode tertentu, misalnya per hari, per bulan, maupun per tahun.

(3)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam bab-bab sebelumnya maka dapatlah diambil suatu kesimpulan, yaitu;

dan keuntungan yang menjadikannya sangat cocok digunakan di Perpustakaan USU.

5. Katalog induk Perpustakaan USU sudah berbasis web sehingga dapat digunakan dan dapat diakses secara intranet maupun internet.

(4)

8. Sistem automasi sangat berperan dalam pelaksanaan kegiatan teknis perpustakaan USU, khususnya dalam sub-sistem pengadaan, pengatalogan, pengawasan sirkulasi, keanggotaan serta pembuatan statistik.

9. Perpustakaan USU merupakan perpustakaan yang ideal yang patut untuk dicontoh oleh perpustakaan lain khususnya perpustakaan yang ada di Sumatera Utara. B. Saran

(5)

DAFTAR PUSTAKA

Kochtanek, Thomas R.. 2002. library Information systems: from library automation to distributed information access solutions, Westport: a division of greenwood publishing group, 2002.

Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan USU 2008.

Martodieredjo, Soedarminto [dkk]. 1994. Laporan Penyelenggaraan Magang Manajemen Otomasi Perpustakaan Perguruan Tinggi..., Jakarta, 1994.

“Otomasi Perpustakaan”

”Pengertian Katalog dan Katalog Induk” < http://librarycorner.org/category/ seputar

”Pengadaan bahan pustaka”

Rasiman. Guide Books – Profil SIPUS, SIPUS – Panduan Bagi Operator, SIPUS –

Panduan bagi Administrator

Siregar, A. Ridwan. 1996. Automasi Perpustakaan. Medan: UPT Perpustakaan USU. ---.1997. Automasi Perpustakaan: Desain Sistem Kerumahtanggaan.

Medan: UPT Perpustakaan USU.

---.1995. Pedoman Praktis Mencari Informasi untuk Pemasaran Perpustakaan. Medan: UPT Perpustakaan USU.

---.1997. Pemanfaatan Teknologi Informasi untuk Pemasaran Perpustakaan. Medan: UPT Perpustakaan USU.

---.2004. Perpustakaan Energi Pembangunan Bangsa, Medan: USUpress.

(6)

option=detail&nid=56>, 06 Maret 2009.

Sulistiyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Tedd, Lucy A. An Introduction to Computer-based Library Systems, 3rd ed. John Wiley & Sons, 1993.

Yusup, M. Pawit. 1995. Pedoman Mencari Informasi, Bandung: Remaja Rosda karya. Digilib.usu.ac.id.

Sistem Automasi Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara