dan pelaporan serta keuangan dalam rangka mendukung mekanisme kerja pada Dinas Perhubungan.
B. Syarat-syarat Sekretaris
Seorang sekretaris yang professional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik, karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan
fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum syarat untuk menjadi seorang sekretaris yaitu harus mempunyai minat untuk
melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian skill dibidang kesekretarisan,
sesuia dengan pengertian ataupun definisi tentang sekretaris tersebut.
Sedangakan syarat-syarat lain untuk menjadi seorang sekretaris adalah sebagai berikut. Saiman, 2002: 25
1. Syarat kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti sifat penyabar, simpatik, bijaksana,
penampilan yang baik, ramah, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia.
2. Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan
pekerjaan kesekretarisan seperti di bidang social kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hokum secara umum dalam rangka untuk
kelancaran pelaksanaan tugasnya. 3. Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai
jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja, seperti di kantor pemerintah atau pun kantor perusahaan swasta.
Universitas Sumatera Utara
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya,
hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan
pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan. Syarat sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah sekretaris yang
menguasai pengetahuan umum, informasi yang terbaru, mempunyai keterampilan korenspondensi, serta mampu berbahasa Indonesia dan berbahasa asing.
C. Peranan sekretaris
Rarnawati dan Sunarto, 2006: 7 peranan adalah pola kerja, perbuatan, penilaian, sikap dan gaya hidup yang diharapkan dari seseorang sesuai dengan
kedudukan, tugas dan tanggung jawabnya, karna kedudukan, tugas dan tanggung jawab, kaadaan diri dan keadaan hidup berbeda-beda, maka dalam hidup orang
dapat mempunyai beberapa peran yang berbeda pula. Peranan yang dipengang seketaris berporos pada kedudukan atau statusnya
dalam lembaga perusahaan, organisasi, yayasan, tempat dia bekerja. Dalam setiap lembaga perusahaan, organisasi, yayasan, terdapat dua kegiatan utama,
Rarnawati dan Sunarto, 2006 : 7 a.
Kegiatan yang langsung berhubungan dengan usaha mencapai tujuan lembaga, mencakup kegiatan produksi, distribusi, dan pembiayaan.
Universitas Sumatera Utara
b. Kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan untuk mencapai
tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas dibidang personalia,
pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan, dan lain-lain.
Pemimpin yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau kedua.Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka entah pimpinan itu
ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peranan sekretaris adalah peranan pendukung.Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah
mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga,
karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapainya tujuan.Agar pelaksanaan kerja sehari-harinya berjalan
lancar, sekretaris perlu memperhatikan persiapan, pelaksanaan, dan penyelesaian kerjanya.
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan
seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing- masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui
sebagai berikut, Saiman, 2002: 37
a. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan, Berkaitan dengan peranan
sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan. 2.
Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
3. Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas. 4.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide 5.
Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
b. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan, Selain peranan sekretaris
terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat
dikategorikan sebagai berikut: 1.
Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan
pegawai sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut. 2.
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan. 4.
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. 5.
Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.
Universitas Sumatera Utara
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya. Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi
jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam
mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu sebagai berikut, Saiman, 2002: 38
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik
secara lisan maupun tertulis. 2.
Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada
pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk
dan pembinaan. 4.
Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan
perkejaannya
Universitas Sumatera Utara
5. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai
bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya
dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relation”.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi.Benturan psikologis
dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan
dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Peran sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah Peran sekretaris yang sering dikaitkan dengan tugas-tugas sekretaris sehari-hari.Tugas tersebut dapat
dikelompokkan menjadi tugas rutin, tugas khusus dan tugas istimewa. Tugas rutin sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah mengatur
semua bentuk korespondensi, distribusi surat, mengarsip surat masuk dan surat keluar, menerima dan melayani telepon serta menelepon, mengatur jadwal agenda
kerja dan mempersiapkan kelengkapan rapat rutin. Tugas khusus meliputi mengatur acara pertemuan bisnis, mengurus persiapan perjalanan dinas pimpinan,
mendokumentasikan setiap meeting dan event, mengatur administrasi ruang tata usaha pimpinan, dan membantu koordinasi dengan bidang-bidang di
Universitas Sumatera Utara
kesekretariatan. Sedangkan tugas istimewa meliputi merapikan tata ruang kantor dan mengadakan pemeriksaan peralatan kantor.
D. Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris
1. Tugas Seorang Sekretaris
Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekrearis ttersebut.bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga
lebih berat karena selain bertugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti: a.
Menerima tamu b.
Menerima telepon c.
Mengambil dikte dan melatinkan d.
Menyimpan surat Menurut Saiman, 2002:45 tugas-tugas sekretaris adalah :
a. Tugas-tugas rutin
1. Membuka surat masuk untuk pimpinan.
2. Menerima dikte.
3. Menerima dan melayani tamu serta bertamu mewakili pimpinan.
4. Menerima dan melayani telepon serta menelpon.
5. Menata arsipsurat.
6. Menyusun dan membuat surat untuk kepentingan pimpinan
korespondensi. 7.
Mengurus dan mengendalikan surat.
Universitas Sumatera Utara
8. Menyiapkan pembuatan laporan.
9. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
10. Mengelola kas kecil.
11. Menjaga kebersihan dan kerapihan kantor untuk menciptakan
kenyamanan kerja. b.
Tugas-tugas khusus 1.
Menyiapkan rapat dan membuat notulen. 2.
Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. 3.
Menyusun surat rahasia. 4.
Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai mencatat
pengeluaran biaya perjalanan dinas. 5.
Menyusun acara pertemuan bisnin. 6.
Menyusun makalah, pidato, untuk pimpinan. 7.
Mengurus masalah dengan bank, 8.
Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi.
9. Pembelian kado atau cindera mata untuk klien pada even-even
tertentu. c.
Tugas-tugas istimewa 1.
Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
2. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada
relasi. 3.
Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
4. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu
badan atau instansi 5.
Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.
6. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis. 7.
Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan
alat-alat dan sarana kantor. d.
Tugas sosial 1.
Mengurusi rumah tangga kantor. 2.
Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undanganya.
3. Menyampaikan ucapan selamat atau menyatakan bela sungkawa
kepada relasi atas nama pimpinan. e.
Tugas keuangan 1.
Menangani urusan keuangan pimpinan di bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di bank, penarikan cek, pengambilan
uang dari bank.
Universitas Sumatera Utara
2. Membayar rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
3. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari. f.
Tugas repsesionis 1.
Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
3. Mencatat janji-janji pimpinan.
4. Menyusun acara kerja sehari-hari.
g. Tugas incidental
1. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato
atau pernyataan pimpinan. 2.
Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya
dengan kepentingan perusahaan. 3.
Mengoreksi bahan-bahan cetakan, missal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
4. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
h. Tugas sekretaris dalam pertemuan bisnis
Pertemuan bisnis ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan member sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan,
memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir
pertemuan-pertemuantersebut.
Universitas Sumatera Utara
i. Tugas kreatif
1. Membuat perencanaan kerja.
2. Mempelajari pengetahuan tentang bank.
3. Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil.
4. Pemantapan kepribadian.
5. Efesiensi kerja.
6. Pepengembangan diri sekretaris dengan mengikuti seminar, pelatihan
ataupun kursus yang menunjang pekerjaan. 7.
Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperoleh promosi jabatan.
8. Menyiapkan perabot kantor perlengkapan dan alat-alat penting bagi
sekretaris. 9.
Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan. 10.
Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual alat bantu peraga.
11. Memahami dan mempelajari organisasi, peraturankeadaan organisasi,
product knowledge, budaya perusahaan tempat kerja. Tugas sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah :
1. Menyiapkan bahan penyusunan rencana kerja;
2. ketatausahaan;
3. Melaksanakan pengkoordinasian penyiapan bahan perencanaan Dinas;
Universitas Sumatera Utara
4. Melaksanakan pengkoordinasian penyiapan bahan perumusan kebijakan
umum dan teknis operasional di bidang perhubungan, komunikasi dan informatika;;
5. Melaksanakan pengkoordinasian penyelenggaraan tugas Dinas;
6. Melaksanakan koordinasi dan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian
dan umum; 7.
Melaksanakan pengkoordinasian penyiapan bahan penyusunan laporan penyelenggaraan tugas Dinas;
8. Menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan urusan
kesekretariatanketatausahaan serta menyajikan alternatif pemecahannya; 9.
Mendistribusikan tugas kepada bawahan agar pelaksanakan tugas berjalan sesuai dengan proporsi masing-masing;
10. Memberikan motivasi dan penilaian kepada bawahan guna meningkatkan
prestasi, dedikasi dan loyalitas bawahan; 11.
Melaksanakan pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; 12.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan paraturan perundang-undangan yang berlaku.
13.
Menyiapkan bahan perumusan kebijakan umum dan teknis operasional kesekretariatan.
2. Tanggung jawab sekretaris
a. Personal Responsibility tangung jawab individu 1.
Mempermudah dan mempelancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efesien.
Universitas Sumatera Utara
2. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan
akurat. 3.
Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
4. Memberikan peluang kerja kepada pimpinan untuk lebih berfokus
pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. 5.
Memberikan masukan positif dan insiatif untuk perbaikan perusahaan. b.
Internal Responsibility tanggung jawab dalam 1.
Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan. 2.
Menciptakan suasana fisik dan mental yang mendukung kelancaran kerja.
3. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
4. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan
perusahaan. 5.
Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja di kantor.
c. Networking Responsibility tanggung jawab cabang perusahaan
Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing.
Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan
informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya
Universitas Sumatera Utara
mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.
d. Tanggung jawab hukum
1. Sekeretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi
keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin. 2.
Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baiks masa bekerja atau masa kerja berakhir.
3. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan
kecuali mendapat ijin dari pimpinan. 4.
Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.
5. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti
mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali- kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.
Tanggung Jawab Sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah : 1.
Tersedianya bahan penyusunan rencana kerja; 2.
Tersedianya bahan perumusan kebijakan umum dan teknis operasional kesekretariatanketatausahaan;
3. Tersedianya bahan penyusunan perencanaan Dinas;
4. Tersedianya bahan perumusan kebijakan umum dan teknis operasional
bidang perhubungan, komunikasi dan informatika; 5.
Terkoordinasikannya penyelenggaraan tugas Dinas; 6.
Tersedianya bahan bimbingan dan pengendalian teknis Dinas;
Universitas Sumatera Utara
7. Tersedianya bahan penyusunan laporan penyelenggaraan tugas Dinas;
8. Terkelolanya urusan keuangan, kepegawaian dan umum;
9. Terlaksananya pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
kesekretariatan; 10.
Terwujudnya keteraturan, kelancaran, dan ketepatan waktu dalam pelaksanaan tugas.
E. Fungsi Sekretaris
Kategori