6. Melaksanakan koordinasi dan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian
dan umum; 7.
Melaksanakan pengkoordinasian penyiapan bahan penyusunan laporan penyelenggaraan tugas Dinas;
8. Menginventarisasi permasalahan yang berhubungan dengan urusan
kesekretariatanketatausahaan serta menyajikan alternatif pemecahannya; 9.
Mendistribusikan tugas kepada bawahan agar pelaksanakan tugas berjalan sesuai dengan proporsi masing-masing;
10. Memberikan motivasi dan penilaian kepada bawahan guna meningkatkan
prestasi, dedikasi dan loyalitas bawahan; 11.
Melaksanakan pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; 12.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Atasan sesuai dengan paraturan perundang-undangan yang berlaku.
13. Menyiapkan bahan perumusan kebijakan umum dan teknis operasional
kesekretariatan.
B. Tanggung Jawab Sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah :
1. Tersedianya bahan penyusunan rencana kerja;
2. Tersedianya bahan perumusan kebijakan umum dan teknis operasional
kesekretariatanketatausahaan; 3.
Tersedianya bahan penyusunan perencanaan Dinas; 4.
Tersedianya bahan perumusan kebijakan umum dan teknis operasional bidang perhubungan, komunikasi dan informatika;
5. Terkoordinasikannya penyelenggaraan tugas Dinas;
Universitas Sumatera Utara
6. Tersedianya bahan bimbingan dan pengendalian teknis Dinas;
7. Tersedianya bahan penyusunan laporan penyelenggaraan tugas Dinas;
8. Terkelolanya urusan keuangan, kepegawaian dan umum;
9. Terlaksananya pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas
kesekretariatan; 10.
Terwujudnya keteraturan, kelancaran, dan ketepatan waktu dalam pelaksanaan tugas.
C. Fungsi Sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah :
1. Perencanaan operasional Sekretariat Dinas;
2. Pembagian tugas penyelenggaraan Sekretariat meliputi urusan
keorganisasian dan ketatalaksanaan, urusan umum dan kehumasan, urusan kepegawaian, urusan perlengkapan, urusan keuangan dan penyusunan
program Dinas; 3.
Pemberian petunjuk penyelenggaraan sekretariat meliputi urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, urusan umum dan kehumasan, urusan
kepegawaian, urusan perlengkapan, urusan keuangan dan penyusunan program Dinas;
4. Penyeliaan bawahan dalam lingkup bidang tugasnya;
5. Pengaturan penyelenggaraan sekretariat meliputi urusan keorganisasian dan
ketatalaksanaan, urusan umum dan kehumasan, urusan kepegawaian, urusan perlengkapan, urusan keuangan dan penyusunan program Dinas;
6. Pemfasilitasian penyelenggaraan tugas Dinas;
7. Pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas Sekretariat;
Universitas Sumatera Utara
8. Pelaporan pelaksanaan tugas Sekretariat dan Dinas;
9. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan atasan dalam
lingkup bidang tugasnya
D. Peran Sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah :
Peran sekretaris yang sering dikaitkan dengan tugas-tugas sekretaris sehari- hari.Tugas tersebut dapat dikelompokkan menjadi tugas rutin, tugas khusus dan
tugas istimewa. a.
Tugas Rutin Sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah mengatur semua bentuk korespondensi, distribusi surat, mengarsip
surat masuk dan surat keluar, menerima dan melayani telepon serta menelepon, mengatur jadwal agenda kerja dan mempersiapkan
kelengkapan rapat rutin. b.
Tugas Khusus Sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah meliputi mengatur acara pertemuan bisnis, mengurus persiapan
perjalanan dinas pimpinan, mendokumentasikan setiap meeting dan event, mengatur administrasi ruang tata usaha pimpinan, dan membantu
koordinasi dengan bidang-bidang di kesekretariatan. c.
Tugas Istimewa Sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara meliputi merapikan tata ruang kantor dan mengadakan pemeriksaan
peralatan kantor.
Universitas Sumatera Utara
E. Syarat Sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah :
