b. Kegiatan yang mendukung kegiatan perusahaan untuk mencapai
tujuannya. Untuk kegiatan ini diperlukan para petugas dibidang personalia,
pembukuan, penelitian dan pengembangan, perkantoran, hukum, pemeliharaan, dan lain-lain.
Pemimpin yang dibantu sekretaris dapat berfungsi dalam kegiatan utama atau kedua.Karena tugas sekretaris membantu pimpinan, maka entah pimpinan itu
ada pada kegiatan lembaga utama yang pertama atau kedua, peranan sekretaris adalah peranan pendukung.Tujuan langsung pelaksanaan peran sekretaris adalah
mendukung agar pimpinan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Sedangkan tujuan tak langsungnya adalah tercapainya tujuan lembaga,
karena pelaksanaan tugas pimpinan yang dibantunya bertujuan membantu lembaga mencapainya tujuan.Agar pelaksanaan kerja sehari-harinya berjalan
lancar, sekretaris perlu memperhatikan persiapan, pelaksanaan, dan penyelesaian kerjanya.
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan
seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing- masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui
sebagai berikut, Saiman, 2002: 37
a. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan, Berkaitan dengan peranan
sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan. 2.
Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
3. Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas. 4.
Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide 5.
Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
b. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan, Selain peranan sekretaris
terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat
dikategorikan sebagai berikut: 1.
Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan
pegawai sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut. 2.
Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan. 4.
Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. 5.
Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.
Universitas Sumatera Utara
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan
dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya. Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi
jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam
mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu sebagai berikut, Saiman, 2002: 38
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik
secara lisan maupun tertulis. 2.
Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada
pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk
dan pembinaan. 4.
Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan
perkejaannya
Universitas Sumatera Utara
5. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai
bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya
dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relation”.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi.Benturan psikologis
dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan
dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Peran sekretaris pada Dinas Perhubungan adalah Peran sekretaris yang sering dikaitkan dengan tugas-tugas sekretaris sehari-hari.Tugas tersebut dapat
dikelompokkan menjadi tugas rutin, tugas khusus dan tugas istimewa. Tugas rutin sekretaris pada Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara adalah mengatur
semua bentuk korespondensi, distribusi surat, mengarsip surat masuk dan surat keluar, menerima dan melayani telepon serta menelepon, mengatur jadwal agenda
kerja dan mempersiapkan kelengkapan rapat rutin. Tugas khusus meliputi mengatur acara pertemuan bisnis, mengurus persiapan perjalanan dinas pimpinan,
mendokumentasikan setiap meeting dan event, mengatur administrasi ruang tata usaha pimpinan, dan membantu koordinasi dengan bidang-bidang di
Universitas Sumatera Utara
kesekretariatan. Sedangkan tugas istimewa meliputi merapikan tata ruang kantor dan mengadakan pemeriksaan peralatan kantor.
D. Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Sekretaris
