mana buku yang dievaluasi juga berdasarkan subjek untuk memudahkan dalam pengevaluasian koleksi. Setelah bahan pustaka dievaluasi kemudian dikumpulkan
di dalam suatu tempat. Selanjutnya bahan pustaka tersebut diperiksa satu persatu dengan baik dan teliti, serta disesuaikan dengan pedoman pelaksanaa penyiangan.
Apabila koleksi tersebut sudah disesuaikan, maka koleksi yang tergolong sudah out of date disisihkan dari koleksi yang memerlukan perbaikan. Bahan
pustaka yang tergolong sudah tidak sesuai dengan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, serta tidak dicari pengguna lagi tidak akan dibuang
begitu saja tetapi bahan tersebut akan di jual, dijadiakan bahan untuk menukar koleksi dengan perpustakaan lain atau dengan memusnahkan.
3.7 Kriteria Bahan Pustaka yang Disiangi
Adapun kriteria-kriteria bahan pustaka yang akan disiangi yang dimiliki oleh BPAD PROVSU adalah sebagai berikut:
1. Buku yang sudah ada edisi baru 2. Buku yang isinya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan
3. Buku yang eksemplarnya dianggap terlalu banyak 4. Buku yang isinya out of date
5. Buku yang jauh kurang lengkap dari apa yang diharapkan pengguna 6. Buku yang hilang bagiannya atau tidak lengkap
7. Buku yang rusak berat sehingga tidak mungkin diperbaiki lagi.
Bahan pustaka yang dikeluarkan dari koleksi tidak dibuang begitu saja, tetapi juga diperiksa indeksnya. Dimana ada juga buku yang sudah tua ataupun
lama tetapi justru ketuaan bahan pustaka yang memilki nilai yang sangat tinggi dan masih bermanfaat bagi pengguna bahan pustaka yang seperti tidak perlu di
lakukan penyiangan, melainkan diperiksa apakah perlu untuk diperbaiki atau diperbaharui baik denagan menggandakan atau mengalihkannya ke jenis media
lain.
Universitas Sumatera Utara
Bahan koleksi yang rusak berat inilah yang tergolong koleksi dan perlu disiangi karena tidak bermanfaat lagi bagi pengguna cuma dalam melakukannya
belum di laksanakan secara menyeluruh dan tidak secara konsisten dilaksanakan.
3.8 Analisis Kerja Sistem Penyiangan BPAD PROVSU
BPAD PROVSU telah melakukan penyiangan terhadap koleksi-koleksi yang dianggap tidak perlu atau tidak layak lagi digunakan lagi. Adapun sistem
penyiangan yang dilakukan BPAD PROVSU antara lain dengan cara: 1.
Pengurangan kelebihan eksemplar Pada tahun 2012 sampai dengan akhir desember BPAD PROVSU
mengurangi pengurangan eksemplar yang dianggap tidak di perlukan lagitidak layak digunakan karena akan menyebabkan terjadinya penumpukan koleksi yang
ada di dalam rak. Maka oleh karena itu perpustakaan melakukan pengurangan kelebihan eksemplar.
Sehubungan dengan hal tersebut kebijakan penyiangan yang dilakukan terhadap kelebihan eksemplar tersebut adalah bahwa dari keseluruhan eksempalar
buku itu dipilih beberapa eksemplar yang paling baik fisik dan kwalitas cetaknya untuk tetap menjadi koleksi yang dilayankan kepada pengguna, kemudian
eksemplarnya lainnya yang dianggap kelebihan dikeluarkan dari rak, kemudian distempel penyiangan dan dikeluarkan dari koleksi perpustakaan.
2. Kondisi fisik yang rusak berat
Perpustakaan mendata dalam peminjaman koleksinya, setiap hari pelayanan jelas menghadapi masalah buku rusak. Buku-buku yang rusak tersebut
diakibatkan oleh beberapa hal: a.
Kwalitas cetak dari penerbit kurang memadai ini biasanya penerbit tidak memiliki kwalitas yang baik dalam pementakan buku dan sering
sembarangan dalam meletak buku ini bisanya sering terjadi pada buku cetakan dalam negeri.
b. Kecerobahan pengguna pada saat melakukan peminjaman
Universitas Sumatera Utara
c. Pengguna yang tidak bisa memelihara koleksi dengan baik,ini sering
terjadi pada pengguna perpustakaan. d.
Perlakuan staf yang kurang memperhatikan kondisi koleksi perpustakaan yang dilakukan pengguna pada saat menyusun ke dalam rak.
Di golongkan ke dalam rusak ringan adalah buku yang beberapa halamannya lepas atau hilang. Sampul lepas atau koyak dan penjilidannya yang
sudah longgar atau lepas, longgar dan kondisi lainnya yang masih memungkinkan untuk diperbaiki.
Buku yang rusak ringan ini tidak akan dikeluarkan dari koleksi tetapi di hentikan secara sirkulasinya karena masih dalam perbaikan. Buku yang
dikeluarkan dari koleksi adalah yang tergolong ke dalam rusak berat, yaitu buku yang tidak memadai lagi untuk di lakukan penyiangan. Lihat contoh data buku
dilampiran. 3.
Bahan pustaka yang sudah usang out of date Yang dimaksud dengan bahan pustaka yang sudah usang out of date
adalah bahan pustaka dimana informasi yang terkandung di dalamnya tidak sesuai atau tidak berlaku lagi pada saat sekarang. Beberapa contoh bahan pustaka yang
digolongkan out of date adalah: a.
Buku teks atau kitab undang-undang, dimana informasi atau ulasan yang disajikan masih berdasarkan peraturan yang lama yang sudah dicabut dan
diganti. Bahan pustaka seperti ini sangat penting dikeluarkan dari koleksi oleh karena informasinya akan menimbulkan kekeliuran atau kesesatan
bagi pengguna. b.
Bahan pustaka yang menyajikan informasidata yang sudah sangat lama, misalnya buku statistik yang diterbitkan oleh badan pusat statistik.
c. Bahan pustaka yang sudah ketinggalan edisinya apalagi sudah sangat jauh
harus dikeluarkan manakala edisi baru telah ada dalam koleksi. Dalam hal perubahan edisi pustakawan tidak mengalami kesulitan untuk menilainya
oleh karena perubahan tersebut biasanya dijelaskan sendiri oleh pengarangnya pada bagian kata pengantar cetakan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
d. Berbagai jenis buku referensi yang menyajikan data-data temporer
misalnya direktori, buku tahunan, almanak, dan lain-lain. Proses penyiangan terhadap bahan pustaka seperti yang disebut di atas
telah dilakukan di BPAD PROVSU dengan cara continue, yaitu berlangsung terus secara berkelanjutan dengan hari kerja pelayanan on going, yang melaksanakan
adalah para pegawai perpustakaan yang secara terus menerus memantau dan memperhatikan keberadaan koleksi perpustakaan tersebut.
4. Bahan pustaka yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna
Perpustakaan yang baik pada hakekatnya adalah perpustakaan yang mampu melakukan analisis terhadap kebutuhan penggunanya, karena memang
perpustakaan sudah menyadari siapa penggunanya user, dan apa fungsi dan perannya. Perpustakaan yang baik pada hakekatnya dengan jelas mengetahui
apakah bahan pustaka tertentu sesuai atau tidak dengan kebutuhan penggunanya. Keseluruhan kegiatan penyiangan di atas dilakukan oleh staf perpustakaan
dengan bimbingan para pustakawan senior. Pustakawan senior tesebut telah memberikan pengarahan berdasarkan pedoman yang berlaku.
5. Hasil penyiangan koleksi.
Pekerjaan penyiangan ini harus dilakukan dengan teliti dan harus dipertanggung jawabkan dengan sistem administrasi yang rapi oleh karena
dokumen data penyiangan ini selalu akan diperlukan pada suatu ketika baik untuk keperluan pengelolaan perpustakaan pada waktu yang akan datang, maupun
sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan mengingat setiap koleksi yang dikeluarkan itu adalah barang inventarisasi milik negara atau masyrakat. Secara
teoritis dianjurkan bahwa hasil pelaksanaan penyiangan ini harus dibuat berita acaranya dan dilaporkan kepada pimpinan yang berwenang.
BPAD PROVSU dalam melakukan penyiangan yang berlangsung secara berkelanjutan tetap melakukan tertib admnistrasi. Buku yang dikeluarkan dari
koleksi perpustakaan karena alasan rak rusak berat dibuatkan catatannya dalam bentuk tabel yang berisi keterangan yaitu:
Universitas Sumatera Utara
a tanggal
b Kolom nomor induk buku Nomor kelas
c Kolom untuk judul
d Kolom untuk anak judul
e Kolom untuk pengarang
f Kolom untuk tahun terbit
g Kolom untuk kota terbit
h Kolom untuk cetakedisi
i kolom untuk penerbit
Pada bagian akhir dari laporan penyiangan ini dibuat keterangan mengenai tanggal pelaksanaan penyiangan dan ditanda tangani oleh pustakawan yang
bertanggung jawab membimbing dan memandu pelaksaaan penyiangan tersebut.
3.9 Kendala-kendala dalam penyiangan koleksi