Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik

53 Bagi perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk softcopy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah : a. Journal Manager : mengatur jurnal dan fungsi staf editor bisa juga berperan sebagai editor. b. Editor : mengawasi proses pengeditan; bisa menugaskan submisi kepada bagian pengeditan untuk menyelesaikan review submisi; bertanggung jawab dalam pengaturan isi dan penerbitan jurnal. c. Section Editor : mengawasi review submisi dan kemungkinan pengeditan submisi yang ditugaskan. d. Copyeditor : bekerja dengan submisi untuk memperbaiki grammar dan kejelasan, mengajukan pertanyaan kepada penulis tentang kemungkinan eror dan memastikan keabsahan bibliografi dan cara penulisan jurnal. e. Layout Editor : mengubah submisi yang telah dicopyedit menjadi tulisan di HTML, “pdf” danatau PS file dalam format yang tepat untuk penerbitan secara elektronik. f. Proofreader : membaca tulisan untuk tipografi dan memformat eror. Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan jurnal elektronik sebagai berikut : 1. Mengembangkan aplikasi 2. Administrator jurnal elektronik 54 3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada jurnal elektronik 4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak BPPT. 5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT. 6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik Adapun tahapan kegiatan mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan adalah : a. Pustakawan sebagai manajer jurnal dengan menggunakan sistem “ ojs” adalah sebagai berikut : 1. Untuk memulai, maka pustakawan akan memegang kendali admin jurnal elektronik. Hal ini untuk membantu pengelola jurnal untuk memelihara dan melakukan back up data jurnal elektronik yang dimilikinya. 2. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke alamat : http:ejurnal.bppt.go.id dan melakukan LOGIN 3. Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada halaman jurnal elektronik. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai : a. Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer. b. Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer jurnal elektronik c. Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal 55 d. Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal e. Keluar dari ejurnal log out 4. Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor volume jurnal elektronik yang baru maka silahkan melakukan klik pada manajer jurnal, dan menu yang tersedia pada menu halaman jurnal adalah : Pada menu ini akan tampil : » Berkas Penelusuran Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang file dan direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung. » Bagian Jurnal Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk. Jika ditambahkan. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi review peer review dan atau pengeditan copyediting, layout, dan proofreading naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan cara memilih klik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu : 1. Judul Bagian, 56 2. Singkatan, 3. Syarat dan Ketentuan, 4. Form Review, 5. Pengindeksan pilih cek list bila diperlukan untuk Naskah yang diterima oleh bagian jurnal 6. Pembatasan cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh editor dan editor bagian. 7. Hitung Kata bila tidak ada batasan maka isi angka 0 8. Daftar Isi cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar isi terbitan dan atau Hilangkan nama penulis untuk item bagian dari daftar isi terbitan. 9. Tentang Kami cek list bila Hilangkan bagian ini dari Tentang Kami. 10. Editor Bagian Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk. Jika ditambahkan, Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review peer review dan atau pengeditan copyediting, layout, dan proofreading naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal. 57 Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN . » Form Review Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan kepada Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default yang terdiri dari dua kotak teks terbuka, yang pertama untuk Penulis dan Editor, dan yang kedua untuk Editor. Form review dapat ditampilkan untuk bagian jurnal yang spesifik, dan Editor punya pilihan untuk memilih form mana yang akan digunakan dalam menugaskan review. Dalam semua kasus, editor punya opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan penulis. Untuk membuat Form Review, dapat klik pada buat form review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu simpan » Bahasa Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti bahasa default jurnal yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa pendukung yaitu Bahasa Inggris. Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di bawah ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk menginstal bahasa pendukung tersebut. Selain itu terdapat headline, email yang disiapkan, dan alat baca. 58 » Setup Setup ini digunakan untuk mengatur jurnal elektronik. Menu yang terdapat pada halaman ini adalah : 1. Detail Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari. 2. Kebijakan Fokus, peer review, bagian, privasi, keamanan, dan item tambahan tentang. 3. Penyerahan Naskah Menu ini merupakan menu memandu penyerahan naskah. 4. Manajemen Menu ini untuk mengatur jurnal. 5. Tampilan b. Peran pustakawan sebagai Editor Seorang editor akan didaftarkan oleh manajer jurnal elektronik untuk mendapatkan user name dan password. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. Menu-menu yang terdapat pada Beranda Editor : 1. Naskah yang Belum Ditugaskan 2. Naskah dalam review 3. Naskah dalam pengeditan 4. Arsip 59 Pada perpustakaan BPPT pustakawan selain menjadi editor juga menjadi editor bagian. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review peer review dan atau pengeditan copyediting, layout, dan proofreading naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan bagian Sub Bidang Otomasi Kepustakaan dengan menggunakan sistem “ojs” sebagai berikut: 1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakseske alamat :http:ejurnal.bppt.go.id dan melakukan LOGIN. Setelah Login maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik. 2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk meng- unggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang yang juga dapat mengantarkan item dengan Tambahan File dalam bentuk data set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan memperkaya item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat bentuk penelitian. Penulis juga dapat melacak kiriman melalui proses editorial - serta partisipasi dalam copyediting dari proofreading pada kiriman yang diterima untuk publikasi. Penulis 60 dapat login menggunakan username dan password yang diberikan. 3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh editor. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. menu-menu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang belum ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah yang diterima dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review, naskah dalam pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk membuat perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat pada beranda editor – terbitan. Editor juga memiliki tugas memberitahu penulis mengenai perkembangan naskah dan jurnalnya, menu ini disebut menu Beritahu Pengguna. Editor juga dapat membuat perencanaan terbitan yang akan datang dengan menu terbitan yang akan datang. Editor juga dapat melihat terbitan jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan terdahulu. 4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit Submissions dari dalam section misalnya, Artikel, Buku Review, dan lain-lain. Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika Artikel itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga dapat mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor. 5. Setelah dilakukannya proses copyeditors maka selanjutnya akan dilakukan proses copyeditors. Suntingan copyeditor dikumpulkan 61 untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan harapan, dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnals bibliografi dan gaya tekstual, berikutnya diedit oleh Layout Editor untuk mengatur galleys yang akan dipublikasikan dalam format jurnal. Beberapa jurnal memiliki Section Editor atau Editor yang berperan sebagai peran ini. 6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout Editor, layot editor merubah dari hasil copyedited yang sudah dikirim kedalam format HTML, pdf, tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan untuk publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat lunak untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke Gelley, sehingga Layout Editor harus memiliki akses dan untuk dapat menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket galleys Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open Office [sumber terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu [open source] untuk HTML, yang menyajikan artikel pada layar dengan baik diformat dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal ilmiah, dan dengan mata untuk penerbitan media baru ini konsultasi dengan tata letak yang digunakan oleh penerbit online lainnya, seperti Highwire Press. 7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format yang menerbitkan jurnal seperti penulis, untuk memeriks 62 berkenaan dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan dipernbaiki oleh Layout Editor. Bagi jurnal elektronik yang belum terdaftar dalam Pengindeksan Metadata Harvesting, maka dapat mendaftarkan Jurnal untuk Pengindeksan Metadata Harvesting. Sistem jurnal ini memakai Open Archives Initiative Protokol untuk metadata harvesting, yang merupakan standar untuk menyediakan akses pengindeksan dengan baik ke sumber riset elektronik di skala global. Untuk mengindeks konten jurnal kedalam sistem terdistribusi global dari database riset, baca langkah-langkah untuk menjadi kontributor data dan daftarkan jurnal Anda diPendaftaran Open Archives. Untuk mendaftar, Anda akan membutuhkan URL untuk repositori:http:ejurnal.bppt.go.idindex.phpIJGoai. Setelah itu, Anda dapat mendaftarkan jurnal Anda di UIUC OAI registry dan OAIster. Perhatikan jika Administrator Situs Anda sudah mendaftarkan situs ini pada layanan ini, jurnal Anda akan diindeks secara otomatis dan Anda tidak perlu mendaftarkan lagi. Seorang pustakawan yang menjadi manajer jurnal elektronik dapat melakukan pengindeksan naskah dengan memilih hal-hal berikut terkait dengan pengindeksan naskah : 1. Disiplin dan Sub Disiplin ilmu Bermanfaat saat jurnal keluar dari batasan disiplin ilmu danatau penulis menerima item multidisiplin ilmu. Masukkan disiplin ilmu yang 63 relevan untuk jurnal ini.: Contoh: Sejarah, Pendidikan, Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum. Contoh: Sejarah, Pendidikan, Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum 2. Klasifikasi Subjek contoh: klasifikasi Subjek Matematika; klasifikasi Perpustakaan Kongres 3. Kata Kunci Masukkan kata kunci atau topik sebagai petunjuk untuk Penulis: contoh: Photosynthesis; Black Holes; Four-Color Map Problem; Bayesian Theory 4. Cakupan Mengacu ke lokasi geospasial, cakupan kronologis atau historis, dan atau karakteristik sampel riset. Masukkan istilah-istilah geografis atau geospasial yang relevan untuk bidang ini. Contoh: Iberian Peninsula; Stratosphere; Boreal Forest. Masukkan istilah-istilah historis atau kronologis yang relevan untuk bidang ini. Contoh, European Renaissance; Jurassic Period; Third Trimester; dll. Masukkan karakteristik sampel riset untuk bidang ini. Contoh: Umur; jenis Kelamin; Suku; dll. 5. Tipe MetodePendekatan Masukkan tipe riset yang relevan, metode, dan pendekatan untuk bidang ini. Contoh: Survey; Wawancara; Analisis Sastra 64 Selain itu pustakawan juga dapat melengkapi isian identifikasi dengan pada menu Create Issue dengan cara : 1. Klik Create Issue 2. Lengkapi isian Identifikasi dengan vol, nomor, dan tahun jurnal. Jika setiap terbitan memiliki judul tertentu, isi judul dan deskripsi tentang jurnal terbitan tersebut. 3. Upload coversampul dengan file image jpg, png Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah dengan masuk ke dalam http:ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Apabila seseorang ingin membaca salah satu artikel dalam ejurnal, maka dapat langsung memilih jurnal yang diinginkannya. Adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah : a. Menu Beranda Menu ini memuat semua judul ejurnal yang ada pada Ejurnal BPPT b. Menu Tentang Kami Menu ini mengenai penanggungjawab Ejurnal BPPT: Perpustakaan BPPT. c. Menu Registrasi Menu ini untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang dipilihnya. Contohnya : Bila pembaca ingin mendaftar pada Jurnal 65 Ilmiah Teknologi Energi. d. Menu pencarian e. Menu pencarian isi journal Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya yang terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik BPPT dan juga dapat mengunduh jurnal yang diinginkan. Pemustaka dalam akses ke jurnal elektronik juga memiliki beberapa kendala seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu jurnal di cari tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, yang belum terbit, dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun hard copy kepada perpustakaan BPPT karena perekayasa dan unit kerja lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang di cari tidak full text. Dalam menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam akses jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan Hasil wawancara di atas menunjukan dalam menghadapi masalah pemustaka dalam mengakses jurnal elektronik maka upaya yang dilakukan untuk menghadapi masalah pemustaka dalam akses jurnal elektronik. Pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa 66 mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan pemustaka dalam mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang diinginkan tidak secara full text maka pustakawan akan menanyakan e-mail pemustaka lalu dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam bentuk hard copy maka akan difotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotokopi, jika harus dikirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim. Untuk biaya fotokopi dan ongkos kirim bisa secara transfer dan tunai.

3. Kendala Pengelolaan Jurnal Elektronik

Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT kendala yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik terdapat beberapa kendala seperti jurnal dari unit kerja atau perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan ke perpustakaan BPPT dan kurangnya SDM untuk kegiatan alih media. Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti: mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan jurnal elektronik. Apabila terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektornik yang tidak dapat diselesaikan oleh staf bidang otomasi perpustakaan maka yang 67 bertanggung jawab adalah Kepala Sistem Otomasi Kepustakaan. Kebijakan tersebut ada di dalam peraturan kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi BPPT Nomor 16 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian Teknologi BPPT yang dikeluarkan oleh Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi BPPT.

5. Pembahasan

Pada bagian ini peneliti akan menjelaskan secara singkat hasil penelitian dari bab IV yang membahas tentang kebijakan pengelolaan jurnal elektronik, mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dan kendala pengelolaan jurnal elektronik.

1. Kebijakan Pengelolaan Jurnal Elektronik

Dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT terdiri dari beberapa Kebijakan yang diantaranya: a. Kebijakan menghimpun karya cetak dan karya rekam Setiap pegawai BPPT yang memiliki hasil karya wajib menyerahkan hasil karyanya kepada perpustakaan BPPT. kebijakan nomor 116 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi BPPT, yang di keluarkan oleh kepala perpustakaan BPPT. b. Kebijakan penerbitan jurnal perpustakaan BPPT Jurnal elektronik yang berada di perpustakaan BPPT yang berasal 68 dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT dan instansi lain terdapat perbedaan dalam kebijakan pengunggahan. Dalam kegiatan pengunggahan jurnal elektronik BPPT ada perbedaan antara jurnal yang berasal dari perpustakaan BPPT dan jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari pegawai BPPT, diunggah dan diunduh dalam bentuk “pdf” secara full text. Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi di luar BPPT hanya diunggah cover buku, data bibliografi dan abstraknya saja. c. Kebijakan akses jurnal Dalam pengaksesan jurnal elektronik terdapat perbedaan antara jurnal yang berasal dari jurnal elektronik pegawai BPPT dan jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari instansi lain hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja. Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka dapat diakses dalam bentuk “pdf” dan secara full text. Untuk dapat akses jurnal elektronik yang berasal dari instansi lain maka dapat akses ke alamat : http:digilib.bppt.go.idopac. Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka jurnal elektronik dapat di akses jurnal dalam bentuk “pdf” dan secara full text. Agar dapat mengakses maka mengakses ke alamat : http:ejurnal.bppt.go.id 69

2. Mekanisme Pengelolaan Jurnal Elektronik

Jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT berasal dari hasil karya pegawai BPPT dan ada juga jurnal yang berasal dari instansi lain. Pada perpustakaan BPPT dalam bagian Sub Bidang Otomasi dan Kepustakaan memiliki SDM berjumlah empat orang, satu orang yang berlatar belakang pendidikan bidang ilmu perpustakaan dan tiga orang berlatar belakang pendidikan teknologi informasi komputer. Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT yang memiliki tanggung jawab adalah Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Kepustakaan. Jurnal elektronik yang ada di jurnal elektronik BPPT sudah open access. Jurnal elektronik BPPT dapat diakses dimana pun dan kapan pun. Baik jurnal yang berasal dari BPPT atau jurnal elektronik yang berasal dari luar BPPT. BPPT memakai sistem “ojs” dan pedoman yang digunakan yaitu pedoman “ojs”yang sudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik bisa dilakukan oleh penulis dan pustakawan perpustakaan BPPT apabila seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal elektronik BPPT. Penulis atau editor dapat melakukan registrasi dibagian pembaca, hal itu dikarenakan pembaca merupakan salah satu jenis pengguna jurnal elektronik BPPT. menu registrasi untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang