Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik
53
Bagi perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk softcopy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik
juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam
redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah : a. Journal Manager : mengatur jurnal dan fungsi staf editor bisa juga
berperan sebagai editor. b. Editor : mengawasi proses pengeditan; bisa menugaskan submisi
kepada bagian pengeditan untuk menyelesaikan review submisi; bertanggung jawab dalam pengaturan isi dan penerbitan jurnal.
c. Section Editor : mengawasi review submisi dan kemungkinan pengeditan submisi yang ditugaskan.
d. Copyeditor : bekerja dengan submisi untuk memperbaiki grammar dan kejelasan,
mengajukan pertanyaan
kepada penulis
tentang kemungkinan eror dan memastikan keabsahan bibliografi dan cara
penulisan jurnal. e. Layout Editor : mengubah submisi yang telah dicopyedit menjadi
tulisan di HTML, “pdf” danatau PS file dalam format yang tepat untuk penerbitan secara elektronik.
f. Proofreader : membaca tulisan untuk tipografi dan memformat eror. Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan
jurnal elektronik sebagai berikut : 1. Mengembangkan aplikasi
2. Administrator jurnal elektronik
54
3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada jurnal elektronik
4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak BPPT.
5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT.
6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik Adapun tahapan kegiatan mekanisme pengelolaan jurnal elektronik
yang dilakukan oleh pustakawan adalah : a. Pustakawan sebagai manajer jurnal dengan menggunakan sistem “
ojs” adalah sebagai berikut : 1. Untuk memulai, maka pustakawan akan memegang kendali admin
jurnal elektronik. Hal ini untuk membantu pengelola jurnal untuk memelihara dan melakukan back up data jurnal elektronik yang
dimilikinya. 2. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses
ke alamat : http:ejurnal.bppt.go.id dan melakukan LOGIN 3. Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada
halaman jurnal elektronik. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai :
a. Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer.
b. Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer jurnal elektronik
c. Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal
55
d. Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal
e. Keluar dari ejurnal log out
4. Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor volume jurnal elektronik yang baru maka silahkan melakukan klik pada
manajer jurnal, dan menu yang tersedia pada menu halaman jurnal adalah :
Pada menu ini akan tampil : » Berkas Penelusuran
Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang file dan
direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi secara langsung.
» Bagian Jurnal Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor
Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. jika tidak, Editor Bagian akan
ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk. Jika ditambahkan. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan
untuk mengawasi review peer review dan atau pengeditan copyediting, layout, dan proofreading naskah ke bagian ini.
Editor Bagian dibuat dengan cara memilih klik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal
Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu : 1. Judul Bagian,
56
2. Singkatan, 3. Syarat dan Ketentuan,
4. Form Review, 5. Pengindeksan pilih cek list bila diperlukan untuk Naskah
yang diterima oleh bagian jurnal 6. Pembatasan cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh
editor dan editor bagian. 7. Hitung Kata bila tidak ada batasan maka isi angka 0
8. Daftar Isi cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar isi terbitan dan atau Hilangkan nama penulis untuk item
bagian dari daftar isi terbitan. 9. Tentang Kami cek list bila Hilangkan bagian ini dari
Tentang Kami. 10. Editor Bagian
Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. jika tidak,
Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk. Jika ditambahkan, Editor Bagian secara
otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review peer review dan atau pengeditan copyediting, layout, dan
proofreading naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di
Manajemen Jurnal.
57
Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN . » Form Review
Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan kepada Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default
yang terdiri dari dua kotak teks terbuka, yang pertama untuk Penulis dan Editor, dan yang kedua untuk
Editor. Form review dapat ditampilkan untuk bagian jurnal yang spesifik, dan Editor punya pilihan untuk
memilih form mana yang akan digunakan dalam menugaskan review. Dalam semua kasus, editor punya
opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan penulis. Untuk membuat Form Review, dapat klik pada
buat form review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu simpan
» Bahasa Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti bahasa default jurnal yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa
pendukung yaitu Bahasa Inggris. Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di
bawah ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk menginstal bahasa pendukung tersebut. Selain itu terdapat
headline, email yang disiapkan, dan alat baca.
58
» Setup Setup ini digunakan untuk mengatur jurnal elektronik.
Menu yang terdapat pada halaman ini adalah : 1. Detail
Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari. 2. Kebijakan
Fokus, peer review, bagian, privasi, keamanan, dan item tambahan tentang.
3. Penyerahan Naskah Menu ini merupakan menu memandu penyerahan
naskah. 4. Manajemen
Menu ini untuk mengatur jurnal. 5. Tampilan
b. Peran pustakawan sebagai Editor Seorang editor akan didaftarkan oleh manajer jurnal elektronik untuk
mendapatkan user name dan password. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. Menu-menu yang terdapat pada Beranda
Editor : 1. Naskah yang Belum Ditugaskan
2. Naskah dalam review 3. Naskah dalam pengeditan
4. Arsip
59
Pada perpustakaan BPPT pustakawan selain menjadi editor juga menjadi editor bagian. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan
untuk mengawasi Review peer review dan atau pengeditan copyediting, layout, dan proofreading naskah ke bagian ini. Editor
Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal.
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan bagian Sub Bidang Otomasi Kepustakaan dengan
menggunakan sistem “ojs” sebagai berikut: 1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakseske
alamat :http:ejurnal.bppt.go.id dan melakukan LOGIN. Setelah Login maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik.
2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk meng-
unggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas
untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang yang juga dapat mengantarkan item dengan Tambahan File dalam
bentuk data set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan memperkaya item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat
bentuk penelitian. Penulis juga dapat melacak kiriman melalui proses editorial
- serta partisipasi dalam copyediting dari
proofreading pada kiriman yang diterima untuk publikasi. Penulis
60
dapat login menggunakan username dan password yang diberikan. 3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke
jurnal melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh editor. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log
in. menu-menu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang belum ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah
yang diterima dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review, naskah dalam pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk
membuat perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat pada beranda editor – terbitan. Editor juga memiliki tugas
memberitahu penulis mengenai perkembangan naskah dan jurnalnya, menu ini disebut menu Beritahu Pengguna. Editor juga
dapat membuat perencanaan terbitan yang akan datang dengan menu terbitan yang akan datang. Editor juga dapat melihat terbitan
jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan terdahulu. 4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya
adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit Submissions dari dalam section misalnya, Artikel, Buku Review,
dan lain-lain. Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika Artikel itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga
dapat mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor. 5. Setelah dilakukannya proses copyeditors maka selanjutnya akan
dilakukan proses copyeditors. Suntingan copyeditor dikumpulkan
61
untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan
harapan, dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnals bibliografi dan gaya tekstual, berikutnya diedit oleh Layout Editor
untuk mengatur galleys yang akan dipublikasikan dalam format jurnal. Beberapa jurnal memiliki Section Editor atau Editor yang
berperan sebagai peran ini. 6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout Editor, layot editor merubah
dari hasil copyedited yang sudah dikirim kedalam format HTML, pdf, tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan
untuk publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat lunak untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke
Gelley, sehingga Layout Editor harus memiliki akses dan untuk dapat menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket
galleys Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open Office [sumber terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu
[open source] untuk HTML, yang menyajikan artikel pada layar dengan baik diformat dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal
ilmiah, dan dengan mata untuk penerbitan media baru ini konsultasi dengan tata letak yang digunakan oleh penerbit online
lainnya, seperti Highwire Press. 7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format
yang menerbitkan jurnal seperti penulis, untuk memeriks
62
berkenaan dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan dipernbaiki oleh Layout Editor.
Bagi jurnal elektronik yang belum terdaftar dalam Pengindeksan Metadata
Harvesting, maka
dapat mendaftarkan
Jurnal untuk
Pengindeksan Metadata Harvesting. Sistem jurnal ini memakai Open Archives Initiative Protokol untuk metadata harvesting, yang merupakan
standar untuk menyediakan akses pengindeksan dengan baik ke sumber riset elektronik di skala global.
Untuk mengindeks konten jurnal kedalam sistem terdistribusi global dari database riset, baca langkah-langkah untuk menjadi kontributor data
dan daftarkan jurnal Anda diPendaftaran Open Archives. Untuk mendaftar, Anda
akan membutuhkan
URL untuk
repositori:http:ejurnal.bppt.go.idindex.phpIJGoai. Setelah itu, Anda
dapat mendaftarkan jurnal Anda di UIUC OAI registry dan OAIster. Perhatikan jika Administrator Situs Anda sudah mendaftarkan situs ini pada
layanan ini, jurnal Anda akan diindeks secara otomatis dan Anda tidak perlu mendaftarkan lagi.
Seorang pustakawan yang menjadi manajer jurnal elektronik dapat melakukan pengindeksan naskah dengan memilih hal-hal berikut terkait
dengan pengindeksan naskah : 1.
Disiplin dan Sub Disiplin ilmu Bermanfaat saat jurnal keluar dari batasan disiplin ilmu danatau
penulis menerima item multidisiplin ilmu. Masukkan disiplin ilmu yang
63
relevan untuk jurnal ini.: Contoh: Sejarah, Pendidikan, Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum. Contoh: Sejarah, Pendidikan,
Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum 2.
Klasifikasi Subjek contoh: klasifikasi Subjek Matematika; klasifikasi Perpustakaan
Kongres 3.
Kata Kunci Masukkan kata kunci atau topik sebagai petunjuk untuk Penulis:
contoh: Photosynthesis; Black Holes; Four-Color Map Problem; Bayesian Theory
4. Cakupan
Mengacu ke lokasi geospasial, cakupan kronologis atau historis, dan atau karakteristik sampel riset. Masukkan istilah-istilah geografis atau
geospasial yang relevan untuk bidang ini. Contoh: Iberian Peninsula; Stratosphere; Boreal Forest.
Masukkan istilah-istilah historis atau kronologis yang relevan untuk bidang ini. Contoh, European Renaissance; Jurassic Period; Third
Trimester; dll. Masukkan karakteristik sampel riset untuk bidang ini. Contoh: Umur;
jenis Kelamin; Suku; dll. 5.
Tipe MetodePendekatan Masukkan tipe riset yang relevan, metode, dan pendekatan untuk
bidang ini. Contoh: Survey; Wawancara; Analisis Sastra
64
Selain itu pustakawan juga dapat melengkapi isian identifikasi dengan pada menu Create Issue dengan cara :
1. Klik Create Issue
2. Lengkapi isian Identifikasi dengan vol, nomor, dan tahun jurnal. Jika
setiap terbitan memiliki judul tertentu, isi judul dan deskripsi tentang jurnal terbitan tersebut.
3. Upload coversampul dengan file image jpg, png
Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah dengan masuk ke dalam http:ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita
dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Apabila seseorang ingin membaca salah satu artikel dalam ejurnal, maka dapat
langsung memilih jurnal yang diinginkannya. Adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah :
a. Menu Beranda
Menu ini memuat semua judul ejurnal yang ada pada Ejurnal BPPT b.
Menu Tentang Kami Menu ini mengenai penanggungjawab Ejurnal BPPT: Perpustakaan
BPPT. c.
Menu Registrasi Menu ini untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai
penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang
dipilihnya. Contohnya : Bila pembaca ingin mendaftar pada Jurnal
65
Ilmiah Teknologi Energi. d. Menu pencarian
e. Menu pencarian isi journal Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya
yang terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik BPPT dan juga dapat mengunduh jurnal yang diinginkan.
Pemustaka dalam akses ke jurnal elektronik juga memiliki beberapa kendala seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu jurnal di cari
tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, yang belum terbit, dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan pihak perekayasa dan unit
kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun hard copy kepada perpustakaan BPPT karena perekayasa dan unit kerja
lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang di cari tidak full text. Dalam menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam akses
jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk
menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan
Hasil wawancara di atas menunjukan dalam menghadapi masalah pemustaka dalam mengakses jurnal elektronik maka upaya yang dilakukan
untuk menghadapi masalah pemustaka dalam akses jurnal elektronik. Pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan
redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa
66
mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan pemustaka dalam mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang diinginkan tidak
secara full text maka pustakawan akan menanyakan e-mail pemustaka lalu dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam bentuk hard copy maka
akan difotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotokopi, jika harus dikirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim. Untuk biaya fotokopi
dan ongkos kirim bisa secara transfer dan tunai.