36
BAB IV
PERANAN RESEPSIONIS DALAM PENJUALAN KAMAR
DI HOTEL POLONIA MEDAN
4.1 Persyaratan di Kantor Depan Hotel
Seperti yang telah diketahui bahwa seluruh kriteria persyaratan yang tercantum dalam ketentuan usaha dan penggolongan hotel pada dasarnya untuk
membawa atau membina perusahaan pada masa depan yang menguntungkan. Begitu pula dengan kantor depan juga harus memenuhi persyaratan yang telah
ditentukan, sehingga dapat memberikan pelayanan yang memuaskan kepada tamu-tamu hotel.
Untuk menunjang kelancaran operasional kerja di kantor depan hotel, selain dari penyediaan tenaga kerja juga harus dipersiapkan pula segala persyaratan-
persyaratan lainnya. Adapun persyaratan yang harus dipenuhi oleh kantor depan hotel untuk klasifikasi City Hotel berdasarkan keputusan Direktorat Jenderal
Universitas Sumatera Utara
Pariwisata No. 14UII88 yang dilandasi keputusan Menteri Parpostel No. KM. 94HK.103MPPT-87:
1. Unsur-unsur fisik kantor depan hotel harus memenuhi pesyaratan dengan menyediakan:
1.1 Tempat penerimaan tamu
2.1 Tempat penerangan informasi
37 3.1
Tempat kasir 4.1
Safety Deposit Room 5.1
Luggage Room 6.1
Reservation Room 7.1
Kantor pimpinan Front Office 8.1
Ruang operator telepon 2. Peralatan dan perlengkapan operasional yang harus tersedia di kantor depan
adalah: 2.1
Registration Card, yaitu kartu yang harus diisi oleh tamu yang menginap termasuk tanda tangan dan
keterangan-keterangan lain mengenai identitas tamu. 2.2
Room Rack rak kamar, yaitu sumber informasi bagi resepsionis untuk mengetahui situasi kamar tidur yang
berisi maupun yang kosong dan sekaligus dapat menghitung jumlah tamu yang menginap setiap hari.
Universitas Sumatera Utara
2.3 Information Clark, yaitu sumber
informasi bagi clerk untuk mengetahui dengan tepat nomor kamar tidur yang berisi maupun yang kosong dan sekaligus dapat mengitung jumlah
tamu yang menginap setiap hari. 2.4
Folder Rack, yaitu tempat untuk menyimpan brosur hotel yang diperlukan oleh tamu yang ingin meminta
keterangan mengenai fasilitas-fasilitas apa saja yang disediakan oleh pihak hotel.
2.5 Reservation Rack rak pemesanan
kamar, yaitu sumber informasi mengenai pesanan kamar yang telah dilakukan oleh para tamu baik tamu
38 yang datang dengan rombongan group maupun individual secara
kronologi maupun alphabetical. 2.6
Reservation Slip, yaitu catatan mengenai nama pemesan, banyaknya jumlah kamar dan type kamar yang
dipesan serta tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu. Reservation Slip ini diletakkan di dalam Reservation Rack menurut tanggal kedatangan
dan abjad nama calon tamu. 2.7
Reservation Chart, yaitu daftar gambaran mengenai situasi kamar yang telah dipesan maupun belum
Universitas Sumatera Utara
2.8 Luggage Chart, yaitu kereta untuk
membawa barang-barang bawaan tamu yang dapat diangkut dalam jumlah banyak.
2.9 Bell Boy Control Sheet, yaitu catatan
yang menerangkan pekerjaan apa saja yang dilakukan oleh Bell Boy, waktu yang dipakai serta lokasi kejadian.
2.10 Errand Card, yaitu kartu yang harus diisi oleh bell boy pada saat mereka
membawa barang-barang tamu. Errand Card ini juga merupakan Control terhadap juml;ah-jumlah barang tamu yang dibawa.
2.11 Guest Card, yaitu kartu nama tamu yang menginap, yang didalamnya
tertera nomor kamar, tanggal kedatangan, tangal keberangkatan serta keterangan jasa pelayanan.
2.12 Guest Bill, yaitu rekening tamu yang menginap di hotel, yang mana
jumlah rekeningnya dapat dilihat setelah dilakukan posting. 2.13
Bill Box, yaitu kotak untuk menyimpan semua rekening tamu yang menginap.
39 2.14
Log Book, yaitu buku yang disediakan untuk keperluan operasional bagian kantor depan hotel yang berisi instruksi atau pesan-pesan dari shift yang
sebelumnya kepada shift berikutnya. 3. Syarat-syarat operasioanal dan manajemen
3.1 Front Desk and Uniform Service dibuka selama 24 jam.
3.2 Kantor depan hotel menyediakan layanan:
Universitas Sumatera Utara
3.2.1 Penerapan titip pesan surat dan fasilitaspenjualan benda-benda pos.
3.2.2 Penitipan barang beharga 3.2.3. Penitipan koper
3.2.4. Pemesanan kamar hotel 3.2.5. Penanganan keluhan tamu
3.2.6. Telex Telephone Facsimile 3.2.7. Pembayaran rekening hotel penukaran mata uang asing
3.2.8. Pengetikan pencatatan terjemahan foto copy 3.2.9. pesan dan jonfirmasi tiket angkutan
4. Syarat-syarat kemahiran petugas di kantor depan: 4.1 Door Man, mempunyai kemampuan:
4.1.1 Menyambut, membukakan kendaraan tamu yang akan datang dan sebaliknya apabila tamu berangkat.
4.1.2 Mengusahakan kendaraan apabila diperlukan. 40
4.1.3 Mengatur kendaraan tamu 4.2 Bell Boy, mempunyai kemampuan:
4.2.1. Mengantarkan tamu ke tempat yang dituju dalam hotel pada saat tiba, selama menginap dan pada saat berangkat.
Universitas Sumatera Utara
4.2.2.Membawa koper barang bawaan tamu dengan tidak menimbulkan kerusakan maupun kesalahan.
4.2.2. Memanggil tamu yang berada di dalam lokasi hotel atas permintaan tamu lain dengan sarana komunikasi yang tersedia Pagging.
5. Front Office Cashier, memilki kemampuan: 5.1 Melayani proses pembayaran tamu dengan jenis dan cara pembayaran yang
telah ditetapkan oleh hotel. 5.2 Melayani tukar uang dari ke mata uang asing dan uang kecil.
5.3 Melayani permintaan penitipan untuk barang berharga sesuai ketentuan penitipan, cepat, tepat, dan aman.
6. Reservasionist clerk, memilki kemampuan: 6.1 Menerima pesanan kamar dan memberikan kepastiannya yang cepat
dengan berbagai cara sumber pesanan surat telegram telex telapon langsung
41 6.2 Menawarkan berbagai jenis kamar dan tarifnya dengan tepat serta
memberikan saran bilamana pesanan tidak dapat terpenuhi. 6.3 Melaksanakan administrasi pesanan kamar.
7. Telephone Operator, memilki kemampuan:
Universitas Sumatera Utara
7.1 Mengetahui nama tamu yang menginap di hotel dengan nomor kamarnya secara cepat bila diperlukan.
7.2 Memberikan informasi tentang produk hotel, fasilitas serta berbagai informasi penting lainnya seperti alamat kantor-kantor penting, rumah
sakit dan sebagainya bilamana dibutuhkan oleh tamu. Dengan adanya persyaratan yang sudah dipenuhi oleh Front Office sebuah
hotel, maka operasional hotel dapat berjalan lancar dan dapat memenuhi kebutuhan para tamu hotel.
4.2 Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis.
Kategori