• Pelayanan Lainnya other service
Disamping kegiatan yang telah diuraikan diatas, masih ada lagi beberapa kegiatan lainnya yang merupakan tugas kantor depan seperti kegiatan pemesanan
airline ticket, konfirmasi seat pesawat, penitipan barang beharga, dan sebagainya yang harus dilaksanakan sebaik-baiknya oleh petugas yang bersangkutan.
2.3 Hubungan Kantor Depan Dengan Bagian Lain
Sekalipun kantor depan dianggap sebagai “central of nerve hotel” tetapi dalam operasionalnya tidak dapat berdiri sendiri. Kelancaran pekerjaan bagian ini
juga ditentukan oleh kerja sama yang dijalin dengan bagian-bagian lain di hotel seperti:
a House Keeping Department
Kantor depan merupakan pihak penjual kamar dan penerima tamu yang akan menginap di kamar, sedangkan kamar-kamar tersebut dipersiapkan oleh
bagian house keeping. Bagian ini merupakan pihak penentu apakah kamar sudah siap dijual, belum dapat dijual karena rusak atau masih dalam perbaikan maupun
masih dalam proses pembersihan dan sebagainya. Hubungan lainnya adalah bilamana terjadi kondisi seperti:
- Akan datang tamu berstatus VIP
- Terjadinnya penukaran kamar
- Permintaan extra bad atau baby crip
- Pemeriksaan mini bar ketika tamu c o
12
Universitas Sumatera Utara
B Food and Beverage Department Hubungan kerja kantor depan dengan F B Department lebih banyak
bersifat informasi dan publikasi, diantaranya: -
Pemberian informasi kepada tamu-tamu yang menginap mengenai fasilitas food and beverage yang ada di hotel seperti restoran, room
service dan sebagainya. -
Kerja sama dalam menyambut tamu-tamu VIP. -
Kerja sama dalam kedatangan tamu rombongan.
c Accounting Department Hubungan kerja antara kantor depan dengan bagian accounting berkisar
dalam hal-hal yang berkaitan dengan: -
Pembuatan Guest’s Bill -
Pengembalian Registration Card -
Perubahan harga dan nomor kamar -
Check-Out time -
Pencatatan biaya telepon tamu
2.4 Struktur Organisasi Kantor Depan Front Office
Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dari manajemen. Kegiatan berupa pewadahan atau pengaturan lebih lanjut dari pada kekuaasaan, pekerjaan
dan tanggung jawab sehingga setiap orang mengetahui kedudukan, tugas, dan 13
Universitas Sumatera Utara
fungsinya masing-masing. Setiap badan usaha yang bergerak di bidang pelayanan jasa, maka harus dikelola berdasarkan organisasi yang mana dalam struktur
organisasi akan dapat dilihat pengelompokan bidang kerja yang harus ditangani setiap karyawan sesuai dengan kedudukannya. Hal ini penting dilakukan karena
organisasi merupakan alat pemersatu dalam pencapaian tujuan dari perusahaan. Menurut Siagian 1980:26 Organisasi adalah “Persekutuan antara dua
orang atau lebih yang bekerja sama untuk suatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan dimana selalu terdapat hubungan antara seseorang atau
sekelompok orang yang disebut bawahan dan sekelompok orang yang disebut pimpinan, untuk mencapai tujuan yang mana individu-individu tidak dapat
mencapainya sendiri”. Dengan demikian, kelompok dua orang atau lebih yang bekerja sama secara kooperatif dan terkoordinasikan dapat mencapai hasil yang
lebih baik dari pada yang dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergi, yang mana pondasi dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja
Division of Labour. Begitu pula dengan hotel, sebagaimana kita ketahui bahwa hotel harus dapat
menyajikan pelayanan kamar, makan minum serta pelayanan lainnya yang mana semua hal itu tidak terlepas oleh kemampuan khusus yang dimiliki oleh karyawan
hotel agar dapat memberikan kepuasan kepada tamu. Untuk itu diperlukanlah suatu organisasi yang dapat mengatur kinerja kerja hotel. Struktur organisasi hotel
dibagi kedalam divisi-divisi menurut tujuan dan klasifikasinya serta pola-pola
14
Universitas Sumatera Utara
menurut kebutuhanya. Masing-masing divisi tersebut bertanggung jawab atas golongan tamu yang menginap. Untuk organisasi Front Office Department ada
bermacam-macam di berbagai hotel, hal ini disebabkan oleh beberapa aspek antara lain:
- Tergantung banyak pekerjaan di hotel.
- Sistem standar hotel yang dianut.
- Cara pembagian pekerjaan atau tugas-tugas yang ada di dalam
bagian. Pimpinan kantor depan hotel terdiri dari Front Office Manager yang dibantu
oleh Deputy Assistant Front Office Manager, dan pimpinan masing-masing seksi unit terdiri dari Reservation Supervisor, front Desk Supervisor, Chief
Consierge dan Chief Telephone Service. Petugas-petugas kantor depan dibagian reservasi adalah : Reservasionist, clerk. Pada bagian Front Desk : Receptionist,
Informationist, dan Front Office Cashier. Di seksi Consierge terdiri dari Bellboy, Doorman, Pag Boy sedangkan pada bagian telephone terdiri dari Telephone
Operator dan Clerk. Dengan adanya struktur organisasi, maka setiap karyawan dapat mengerti
tugas dan tanggung jawabnya pada masing-masing bidangnya.
15
Universitas Sumatera Utara
2.5 Syarat-Syarat Resepsionis Hotel
