BAB II
URAIAN TEORITIS
2.1 Pengertian, Fungsi, dan Peranan Kantor Depan Hotel.
Pengetahuan teori mengenai Front Office atau kantor depan hotel pada dasarnya sama dengan fungsi serta perananya dalam operasional hotel disesuaikan
dengan keadaan setempat dan klasifikasi dari hotel tersebut. Sebutan kantor depan diberikan untuk semua kantor yang terletak di dalam atau lobby hotel. Fungsi dan
perananya di hotel mendapat julukan sebagai jantung suatu hotel. Seperti yang dikatakan oleh vallen 1985 : 24, dalam bukunya check in check out, principle of
effective front management, bahwa front office adalah “ it is indeed the heart and hub and the nerve centre of guest activity”. Sesungguhnya Front Office adalah
jantung pusat dari segala macam kegiatan tamu. Tugas utama kantor depan hotel sebagai salah satu sub – ordinat room
division adalah menjual kamar, dan oleh sebab itu suatu kantor depan hotel bertujuan untuk menjual kamar sebanyak-banyaknya sesuai kapasitas yang
dimiliki serta dengan tarif atau harga kamar yang sudah ditentukan. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka pengelolaan kantor depan harus dilakukan sebaik-
baiknya dan seluruh mekanisme operasional harus berjalan lancar. Hal ini sangat tergantung dari pelayanan yang dilakukan oleh semua petugas kantor depan
karena di tempat inilah akan tercipta first impression bagi tamu terhadap hotel tersebut. Apakah memuaskan atau tidak. Selain itu, pada bagian ini pula sering
6
Universitas Sumatera Utara
terjadi hubungan antara tamu dengan petugas hotel, bila dibandingakan dengan departemen-departemen lainnya yang terdapat di hotel.
Oleh sebab itu, kegiatan-kegiatan yang terjadi di kantor depan sangat kompleks sehingga penampilan dan pelayanan petugas kantor depan merupakan
cermin atau gambaran dari kegiatan seluruh operasional hotel. Untuk dapat lebih memahami fungsi dan peranan kantor depan dalam
memperlancar kegiatan hotel dan menjalin kerjasama antara departemen, berikut ini ada delapan peranan penting front office departement, yaitu:
1. Merupakan wakil dari manajemen Manajemen Representative
2. Orang-orang yang mampu menjual Sales Person.
3. Pemberi informasi.
4. Penyimpan data Record Keeping
5. Dapat melakukan tindakan secara diplomatis Diplomatic Agent
6. Pemecah masalah Problem Solver
7. Sebagai wakil dari hubungan masyarakat Public Relation Agent
8. Sebagai koordinator kegiatan pelayanan Service Coordinator
Sedangkan fungsi Front Office departemen dalam kegiatan sehari-hari meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Menjual akomodasi hotel.
2. Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check-in.
3. Melayani pemesanan kamar.
4. Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu.
7
Universitas Sumatera Utara
5. Melayani fasilitas komunikasi.
6. Melayani dan menyelesaikan keluhan tamu.
7. Melayani penitipan barang berharga dan lain-lain.
2.2 Ruang Lingkup Kegiatan di kantor Depan Hotel
Kategori