5. Melayani fasilitas komunikasi.
6. Melayani dan menyelesaikan keluhan tamu.
7. Melayani penitipan barang berharga dan lain-lain.
2.2 Ruang Lingkup Kegiatan di kantor Depan Hotel
Berdasarkan tujuan Kantor Depan Hotel serta departementalisasi dan pengorganisasiannya, maka frame work pokok-pokok kegiatan Kantor Depan
terdiri dari:
2.2.1 Pemesanan Kamar
Memesan kamar merupakan kegiatan yang secara umum lazim dilakukan oleh tamu sebelum ia datang dan menginap di hotel yang diinginkannya. Proses
pemesanan kamar dilakukan dengan berbagai cara seperti mengirimkan surat, telepon, telegram, telex, facsimile, ataupun langsung datang membuat pesanan
tersebut. Tujuan pemesanan kamar adalah untuk memperoleh kepastian mendapatkan kamar pada saat diperlukan. Jadi pemesanan kamar pada dasarnya
untuk kelancaran akomodasi, sehingga merupakan jaminan bagi tersediannya kamar yang akan dibutuhkan. Pemesanan kamar umumnya dilakukan di daerah-
daerah yang ramai dikunjungi, dimana hotel-hotel yang berada di daerah tersebut mempunyai tingkat occupancy yang tinggi.
Beberapa hal yang harus dihindarkan dalam menangani reservasi ialah terjadinya masalah seperti over booking dimana pesanan telah melampaui
8
Universitas Sumatera Utara
kapasitas kamar, terjadinya No Show Reservation dimana pesanan tidak datang. pada hari yang ditentukan tanpa pemberitahuan sebelumnya, padahal pesanan
lainnya untuk kamar tersebut telah ditolak ,dan sebagainya. Untuk memudahkan petugas menanggulangi pemesanan kamar serta menghindarkan terjadinya
permasalahan tersebut di atas, maka dilakukan penggolongan atas pemesanan, yaitu:
1. Confirmed Reservation
Pemesanan kamar yang sudah pasti dan telah disetujui pihak hotel yang mana dinyatakan oleh hotel dengan mengirimkan surat berisi jaminan atas
penyediaan kamar pada tanggal tersebut, dan tamu akan datang sambil membawa surat jaminan itu.
2. Guaranteed Reservation Pemesanan diperkuat pihak pemesan dengan jaminan pembayaran jika
terjadi no show reservation atau pembatalan pesanan pada saat pemesanan. Jaminan tersebut biasanya berupa pembayaran untuk satu malam yang
disebut dengan no show charge. 3. Deposit Reservation
Pemesanan yang disertai pembayaran di muka untuk satu atau dua hari malam. Deposit akan menjadi milik hotel jika terjadi no show reservation
9
Universitas Sumatera Utara
4. Waiting List Reservation. Pemesanan ini tidak terjamin tamu mendapatkan kamar pada saat yang
ditentukan, dan pihak hotel akan memberikan kamar jika persediaan kamar masih ada.
5. Tentative Reservation. Pemesanan kamar yang tidak pesti dan umumnya dijadikan sebagai catatan
saja oleh hotel. Hotel tidak wajib menyediakan kamar untuk pesanan yang bersifat tentativ.
• Kegiatan Menerima Tamu Reception
Kegiatan ini merupakan bidang yang sangat penting dari bagian Front desk yang harus dilaksanakan sebaik-baiknya oleh resepsionis. Semua proses
pelayanan harus diusahakan sedemikian rupa, penuh keramah-tamahan. Cepat dan tepat, serta efisien dalam rangka dibentuknya first impression yang mengesankan
kepada tamu
• Kegiatan Mencatat Data Pribadi Tamu Registration
Kegiatan ini dilaksanakan oleh resepsionis sebelum tamu masuk ke kamarnya. Penulisan data pribadi tamu dilakukan pada registration card yang
diisi sendiri oleh tamu, namun dapat dibantu oleh receptionist. Pada dasarnya registration card berisi kesepakatan antara pihak tamu dengan hotel dan sangat
penting artinya di dalam aktivitas pengelolaan hotel maupun membina hubungan dengan pelanggan.
10
Universitas Sumatera Utara
• Penanganan Barang Bawaan Tamu
Kegiatan penanganan barang bawaan tamu merupakan tugas utama uniform service section consierge. Pelayanan atas barang bawaan tamu yang akan
menginap harus sampai ke kamarnya dan sebaliknya dari kamar ke kendaraan tamu ketika check out.
• Pelayanan Surat dan Informasi
Kegiatan pelayanan surat menyurat, facsimile, telex, barang-barang kiriman yang diterima di hotel untuk tamu atau untuk keperluan sendiri dan sebaliknya,
juga merupakan salah satu kegiatan front desk. Untuk kelencaran pelayanan tersebut di front desk section harus dipersiapkan berbagai informasi tentang
daerah setempat, fasilitas hotel, obyek wisata, serta hal-hal penting lainnya yang dibutuhkan oleh tamu.
• Pelayanan Pembayaran di Kantor Depan front Office Cashiering Service
Pembayaran atas rekening hotel oleh tamu merupakan akhir dari proses transaksi antara tamu dengan pihak hotel. Bukti-bukti transaksi harus jelas dan
tamu yang telah menyelesaikan rekeningnya harus mendapatkan bukti pembayaran yang asli berikut segala lampirannya.
• Kegiatan Pelayanan Telepon
Telepon sebagai alat komunikasi merupakan kebutuhan mutlak suatu hotel. penggunaannya tidak hanya untuk keperluan operasional saja, tetapi juga sebagai
fasilitas pelayanan kepada tamu. Hotel memperoleh pendapatan dari penyelenggaraan jasa pelayanan ini seperti dari pengunaan telepon jarak jauh,
saluran internasional, penggunaan telex, facsimile dan sebagainya. 11
Universitas Sumatera Utara
• Pelayanan Lainnya other service
Disamping kegiatan yang telah diuraikan diatas, masih ada lagi beberapa kegiatan lainnya yang merupakan tugas kantor depan seperti kegiatan pemesanan
airline ticket, konfirmasi seat pesawat, penitipan barang beharga, dan sebagainya yang harus dilaksanakan sebaik-baiknya oleh petugas yang bersangkutan.
2.3 Hubungan Kantor Depan Dengan Bagian Lain
