Tabel 4.1 JUMLAH KAMAR DIHOTEL SAHID MEDAN
N0. JENIS KAMAR
JUMLAH HARGA KAMAR
1. Superior Room
22 Kamar Rp. 285.000,-
2. Deluxe Room
6 Kamar Rp. 350.000,-
3. Junioe Suite Room
8 Kamar Rp. 400.000,-
4. Executive Suite Room
15 Kamar Rp. 550.000,-
5. Luxury Suite Room
3 Kamar Rp. 650.000,-
Sumber: Departemen FO front Office
4.1.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi Organisasi Chart adalah merupakan suatu bentuk yang menunjukkan aspek-aspek pokok dan hubungan antara bagian serta saluran
pengawasan yang menduduki masing-masing jabatan. Skema organisasi menggambarkan pembagian yang penting serta garis-garis otoritas formil. Semua
ini adalah tanggung jawab pimpinan perusahaan untuk mengkoordinir perusahaan agar bekerja lebih efisien.
Struktur organisasi dapat dipandang sebagai kerangka yang menyeluruh yang menghubungkan fungsi-fungsi dari badan usaha dan menunjukkan hubungan yang
tetap diantara pegawai-pegawai yang melaksanakan fungsi-fungsi tersebut. Struktur organisasi yang dijalankan dapat dilihat pada gambar lampiran I.
Berdasarkan gambar Struktur Organisasi Hotel Sahid Medan diatas, maka secara umum bagian-bagian dalam struktur organisasi tersebut dapat diuraikan sebagai
berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. General Manager
a. Mengelola kegiatan-kegiatan hotel, mengkoordinasikan seluruh kegiatan hotel dalam suatu kegiatan yang terpadu untuk mencapai tujuan
perusahaan. b. Menetapkan tujuan, kebijaksanaan dan prosedur intern perusahaan.
c. Menilai masa depan hotel termasuk- kecendrungan pasar dan konsumen, perkembangan persaingan, kebutuhan untuk berkembang termasuk
kesempatan untuk melakukan investasi. d. Mengatur penetapan kerja inti hotel.
e. Mengajukan anggaran dan rencana keuangan hotel kepada Dewan Direksi. f. Mempertanggungjawabkan dan menggunakan modal pemisahaan dan
memastikan bahwa semua kegiatan hukum yang berhubungan dengan operasi hotel telah terpenuhi.
g. Melaksanakan konsultasi dengan Direktorat Jenderal Pariwisata, dalam rangka pelaksanaan tugas pokok perhotelan, dan mengikuti
perkembangan-perkembangan dibidang kepariwisataan pada umumnya dan perhotelan pada khususnya.
2. Eksekutive Assistence Manager
a. Bertanggung jawab tentang pelaksanaan tugasnya kepada General Manager.
b. Membina hubungan kerja yang baik dengan koordinasi yang optimum dan kontiniu baik keatas maupun kebawah.
c. Memecahkan masalah - masalah yang timbul pada tugas-tugas operasional
Universitas Sumatera Utara
yang dilaksanakan dengan tuntas sesuai dengan batas-batas yang diberikan.
d. Memimpin dan mengawasi seluruh tugas-tugas operasional yang dilaksanakan oleh departemen –departemen.
3. Sekretariat
a. Bertanggungjawab penuh dengan General Manager dalam kelancaran tugas sehari-hari.
b. Menerima Surat masuk c. Mengagendakan surat masuk sebelum diajukan kepada General Manager.
d. Membalas surat-surat yang masuk setelah mendapatkan disposisi dari General Manager.
e. Menyampaikan kepada departement yang bersangkutan sesuai dengan keperluan dan maksud surat tersebut.
f. Mengarsipkannya untuk bukti dan keperluan selanjutnya. g. Mengarsipkan surat balasan copy nya sebagai bukti selanjutnya.
h. Membantu penyimpanan arsip dokumen group.
4. Controller Auditing Internal Control
a. Melaksanakan pemeriksaan secara menyeluruh dimana pemborosan dan efisiensi biaya merupakan objek dari aktivitas ini.
b. Mengawasi dan memperbaiki sistem akutansi yang ada diperusahaan agar dapat ditetapkan dengan etektif dan efisien.
c. Mengawasi didalam penyusunan laporan keuangan. d. Membantu Akuntan Publik.
Universitas Sumatera Utara
e. Melakukan pengawasan terhadap finansial meliputi: a. Verification tentang keberadaan harta kekayaan perusahaan.
b. Jaminan adanya perlindungan terhadap harta kekayaan perusahaan. c. Efisiensi dan efektivitas dari sistem akuntansi yang digunakan.
f. Bertanggungjawab atas segala transaksi-transaksi yang mengakibatkan perubahan terhadap posisi financial.
5. Duty Nite Manager
a. Memberikan bantuan serta pelayanan terhadap tamu-tamu yang masuk dan keluar.
b. Memberikan informasi kepada departemen lainnya atas adanya suatu keluhan dari para tamu yang menggunakan jasa -jasa hotel.
c. Mengawasi kelancaran jalannya operasi hotel semaksimal mungkin dan menampung serta mengatasi persoalan yang timbul.
d. Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan tugas kepada Executive
Manager. e.
Memutuskan segala permasalahan yang sifatnya tidak prinsipil. f. Menangguhkan segala permasalahan yang sifatnya prinsipil.
6. Departemen Front Office Front Office Manager
a. Memberikan keterangan dan informasi kepada tamu serta mengatasi
keluhan - keluhan para tamu tersebut. b. Membukukan penerimaan tamu barn dalam buku tamu yang mencakup
nama, alamat dan kebangsaan. c. Membuat laporan penjualan kamar setiap hari.
Universitas Sumatera Utara
d. Menerima pembayaran rekening kamar, cucian yang tidak dibayar kontan.
e. Melaporkan nama-nama tamu yang menginap dihotel kepada kepolisian setiap hari.
f. Menyetorkan seluruh kas yang diterima kepada General Chasier.
7. Departemen House Keeper Executive House Keeper
a. Memperhatikan dan menjaga semua kebersihan lingkungan hotel. b. Menyiapkan segala fasilitas yang diperhatikan setiap kamar sesuai dengan
standarnya. c. Bertanggung jawab atas segala inventaris yang berada dibawah
pengawasan departemen House Keeping. d. Mengembangkan serta memberi pengarahan kepada kepada petugas--
petugas House Keeping tentang program-program atau rencana kerja organisasi, keharusan pelaksanaan tugas performance dan mengadakan
peningkatan hubungan dengan departemen lainnya.
8. Departemen Engineering Engineering Manager
a. Mengawasi seluruh peralatan dan perlengkapan yang ada di Hotel Sahid Medan.
b. Memperbaiki seluruh peralatan yang digunakan dalam hotel , misalnya machine, electric, telephone, airconditioning, gas, furniture dan lain
sebagainya agar tetap terpelihara dan bejalan dengan sebaik-baiknya. c. Bertanggung jawab atas kelancaran tugas operasional engineering dan
maintenance. d. Menilai setiap kondisi generator dan alat-alat lainnya.
Universitas Sumatera Utara
e. Membuat engine machine record setiap equipment. f. Bertanggung jawab atas alat-alat yang telah diserahkan kepada
enggineering dan maintenance guna perbaikan. g. Membuta schedule Maintenance daily, weekly, monthly
h. Mengawasi dan menghindari pemborosan pemakaian alat-alat dan bahan untuk perbaikan atau perawatan.
i. Mengatasi dan membetulkan kerusakan-kerusakan yang timbal pada equipment machine tidak berat secara cepat.
j. Menchek melakukan perbaikan segera sesuai dengan work order dan departemen yang membutuhkannya.
k. Merencanakan schedule Service Operation dan melaporkan rencana biaya kepada manager.
9. Departemen Marketing Marketing Manager
a. Menjaga dan menjalin kerjasama yang baik antar departemen terutama yang erat hubungannya dengan operasi Departemen Marketing.
b. Mengkoordinir tugas-tugas marketing dalam bidang pemasaran dan pemberian brosur-brosur hotel.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dalam bidang operasi dan administrasi marketing.
d. Mengembangkan serta memberikan pengarahan kepada semua anggota tentang program-program atau rencana kerja organisasi, keharusan
pelaksanaan tugas, performance dan mengadakan peningkatan hubungan Kerja dengan departemen lainnya
Universitas Sumatera Utara
e. Menjaga dan menjalin kerjasama yang baik antar departemen terutama yang lain serta hubungannya dengan operasi Departemen Marketing.
10. Departemen Security Security Chief
a. Memberikan pengarahan serta membina dan memupuk disiplin kepada semua anggota security dalam menjalankan tugas.
b. Bertanggung iawab atas pengawasan dan pengamanan dalam lingkungan hotel.
c. Mengawasi ketertiban umum dan intern dalam lingkungan perusahaan terhadap harta benda yang bergerak maupun yang tidak bergerak dan
bekerjasama dengan departemen lainnya. d. Memperhatikan mengawasi jalannya pelaksanaan tugas pengawasan dan
pelaksanaan. e. Menerima dan mengatasi setiap masalah yang timbul dalam lingkungan
hotel yang datangnya dari dalam maupun dari luar hotel. f. Melaksanakan semua tugas administrasi dan interogasi kepada karyawan
yang melanggar ketentuan – ketentuan perusahaan.
11. Departemen Accounting Accounting Manager
a. Mengusahakan melaksanakan suatu sistem administrasi yang diterapkan Perusahaan.
b. Melaporkan dengan segera kepada Direksi jika menjual hal-hal yang disangsikan demi lancarnya perkembengan perusahaan.
c. Mengerjakan melaksankan tugas sehari-hari sesuai dengan limpahan wewenang yang diberikan direksi.
Universitas Sumatera Utara
d. Menyusun dan menyampaikan suatu laporan administrasi keuangan sesuai dengan transaksi yang sebenarnya sebagai laporan rutin kepada direksi.
e. Menyusun dan menyimpan serta menertibkan dokumen perusahaanyang ada sesuai dengan kepentingannya.
f. Merahasiakan semua kebijaksanaan dari direksi sesuai dengan policy perusahaan.
g. Melaksanakan tugas-tugas tertentu sesuai dengan yang dibebankan atau diinstruksikan dari direksi.
12. Departemen Food Beverage Food Beverage Manager
a. Mengambil kebijaksanaan dalam setiap kesulitan yang ditemui oleh petugas Departemen Food Beverage dalam menjalankan tugas sehari-
hari. b. Mengatasi keluhan dari tamu atas ketidak beresan pelayanan yang
dilakukan setiap anggota Food Beverage.
13. Departemen Personalia Personal Manager
a. Mengatur masalah sosial karyawan. b. Membuat peraturan – peraturan yang berhubungan dengan Depnaker
sesuai dengan kondisi perusahaan. c. Menyelesaikan administrasi karyawan yang berhenti dan menerima
karyawan. d. Memperhatikan kesejahteraan karyawan secara memadai.
e. Membina dan memupuk disiplin kerja serta mengawasi pelaksanaan tugas karyawan.
Universitas Sumatera Utara
f. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan data karyawan secara baik. g. Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan tugas operasi dan administrasi
dari departermen personalia kepada direksi.
14. Purchasing Departemen Manager Purchasing
a. Membeli setiap kebutuhan yang dibutuhkan dari setiap departement apabila persediaan di gudang telah habis, dan terlebih dahulu meminta
persetujuan dari internal kontrol departemen. b. Menbuat laporan setiap bulan kepada accounting manager mengenai jenis
barang, jumlah barang yang dibeli tersebut.
15. Laundry Departement
a. Melaporkan peralatan laundry yang kurang rusak. b. Membuka rekening atau bon cucian tamu.
c. Menyerahkan bon cucian kepada house keeping departemen dan diteruskan ke front office.
d. Membuat laporan hasil cucian setiap hari. e. Memberikan pelayanan kepada pihak luar.
f. Memberikan pelayanan dalam hal pencucian pakaian. Fasilitas-fasilitas yang ditawarkan oleh Hotel Sahid Medan terdiri dari
fasilitas kamar dan fasilitas lainnya yang dapat digunakan untuk mendukung kegiatan atau operasional hotel. Fasilitas tersebut dapat digunakan baik oleh
tamu-tamu yang menginap maupun tamu-tamu yang tidak menginap dihotel tersebut hanya tinggal untuk sementara.
Hotel Sahid Medan tergolong hotel berbintang yang mempunyai fasilitas
Universitas Sumatera Utara
perhotelan bertaraf internasional. Hotal Sahid Medan di dalam operasinya menawarkan, kepada konsumen beberapa fasilitas dari jasa yang ditawarkan
antara lain: 1. Fasilitas Kamar
Menurut Rates 2012 Hotel Sahid Medan , tipe-tipe kamar dan harga yang ditawarkan adalah sebagai berikut :
a. Superior Room Rp. 285.000,-
b. Deluxe Room Rp. 350.000,- c. Junior Suite Room Rp. 400.000,-
d. Executive Suite Room Rp.550.000,- e. Luxury Suite Room Rp. 650.000,-
2. Food and Beverage 3. Telepon
4. Laundry
4.2 Hasil Penelitian 4.2.1 Sistem Pemerosesan Penjualan Tunai
