4. Bagian Bill Colector
4.2.3 Sistem Pemerosesan Penerimaan Kas
Penerimaan kas yang utama bagi perusahaan bersumber dari dua hal yaitu: a. Penerimaan kas dari penjualan tunai.
b. Penerimaan kas dari penagihan piutang. Selain dari kedua sumber diatas masih terdapat beberapa kemungkinan
penerimaan kas yang dapat terjadi seperti: Penerimaan kas dari penjualan aktiva atau penerimaan kas dari penagihan kas dan pegawai, namun dalam hal ini penulis
hanya membahas sistem akutansi penerimaan kas dan penagihan piutang. a. Penjualan cash cash sales outlet
yaitu transaksi penjualan cash pada outlet yang ada dan atau atas check outnya tamu dengan melakukan pembayaran secara cash tunai. Penerimaan cash
dimaksud, oleh petugas outlet akan dibuatkan bukti terjadinya transaksi, diantaranya adalah slip, order, dan bill.
Pada periode shift, petugas outlet bersamaan dengan penutupan laporan aktivitas akan melakukan penyetoran hasil penjualan cash kepada general cashier
dengan cara memasukkan penjualan cash ke dalam amplop berikut lembar aktivitas penjualan outlet kedalam front office cashier. Petugas front office
cashier akan mengumpulkan hasil penjualan cash dari berbagai outlet untuk keesokan harinya. Hasil penjualan cash dimaksud diserahterimakan oleh petugas
front office cashier kepada general cashier melalui media tanda terima hasil penjualan cash. Selanjutnya, general cashier bersama dengan petugas internal
Universitas Sumatera Utara
auditor akan meneliti kebenaran setoran penjualan cash dari petugas outlet dengan cara membuka dan menghitung uang yang ada dalam amplop dan mencocokkan
jumlah uang yang ada dengan jumlah yang tertera pada kolom cash sales dalam lembar aktivitas penjualan. Apabila terjadi kekeliruan, apakah itu lebih atau
kurang atas setoran dimaksud, maka general cashier akan memberitahukan final ini kepada petugas income auditor untuk dapat diselesaikan. Namun apabila
segala sesuatunya sudah benar, dalam arti ada kecocokan antara uang yang disetor dengan angka yang ada pada lajur cash sales pada lembar laporan aktivitas
penjualan, maka General Cashier akan membuat buku penerimaan kas receive voucher dengan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti bahwa uang diterima
dalam keadaan cukup sekaligus melampirkan laporan aktivitas penjualan asli pada bukti penerimaan kas. Selanjutnya, bukti penerimaan kas receive voucher
akan dijalankan guna ditandatangani oleh : 1. Internal Control Manager
2. Accounting Manager 3. General Manager
Namun sebelumnya, atas bukti penerimaan kas yang dibuat oleh general cashier, terlebih dahulu akan diserahkan kepada income auditor untuk diberikan
lampiran data penjualan cash, diantaranya berupa : 1. Slip Order copy dan bill copy
2. Stream Line Guest Account copy Dari perjalanan receive voucher bukti penerimaan kas setelah
ditandatangani oleh pejabat yang benvenang, maka pada akhirnya receive voucher
Universitas Sumatera Utara
akan kembali kepada general cashier. Pada saat itulah general cashier akan melakukan pencatatan atas penjualan cash pada buku kas hasil, dan pada waktu
yang sudah ditentukan, general cashier akan melakukan penyetoran penerimaan kas pada bank dimana perusahaan menyimpan dana yang ada.
Proses akhir pencatatan bukti penerimaan kas atas penjualan cash dilakukan oleh cash flow ke dalam buku hasil berdasarkan bukti penerimaan kas yang
disertai oleh general cashier kepada cash flow clerk. b. Penerimaan Kas dari penagihan piutang
Apabila dalam proses penagihan, pihak yang ditagih seketika itu juga melakukan pembayaran, maka sebagai tanda atau bukti sudah dilakukan
pembayaran, bill collector akan menyerahkan asli debet nota dan atau kwitansi beserta asli bill pendukungnya. Atas hasil tagihan ini, bill collector harus segera
menyerahkannya kepada AR clerk melalui media expedisi yang ditandatangani, dan dilanjutkan dengan penyetoran dari AR clerk kepada general cashier.
Atas laporan bill collector, maka account receivable clerk akan mencatat pada kartu piutang sebelah kredit sekaligus mencatat pada account receivable city
ledger sheet sebagai unsur decrease, dan mengumpulkan copy debet nota atau kwitansi guna diberi tanda paid yang nantinya akan dilampirkan pada receive
voucher yang dibuat oleh general cashier sebagai bukti bahwa general cashier telah menerima hasil penagihan piutang dari AR clerk dan sebagai media untuk
mencatat pada buku kas hasil.
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya, receive voucher yang dibuat oleh general cashier dilampiri dengan copy debet nota atau kwitansi serta bill pendukung lainnya dijalankan
untuk ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Setelah receive voucher atas penerimaan piutang telah ditandatangani oleh sernua pejabat berwenang, maka
receive voucher dimaksudkan kembali lagi ke general cashier dan general cashier akan mencatat dan atau membukukannya pada buku kas hasil. Setelah itu general
cashier akan menyerahkan receive voucher dimaksud pada petugas cash flow untuk dicatat dan atau dibukukan serta difilekan berikut data-data pendukung
yang terlampir. Aktivitas general cashier lainnya atas receive voucher dari penerimaan piutang adalah menyetorkannya pada bank ditempat perusahaan
menyimpan dananya. Apabila pada saat bill collector melakukan penagihan berdasarkan debet nota
atau kwitansi serta bill pendukung lainnya, si tertagih tidak serta merta pada saat itu melakukan pembayaran, maka yang dilakukan Bill Collector adalah
menyerahkan seluruh data atau dokumen piutang kepada yang akan menyelesaikan pembayaran dengan membuat tanda terima penyerahan, dan pantas
ditandatangani pihak terkait. Didalam tanda terima ini diterangkan kapan penyelesaian pembayaran akan dilaksanakan.
Dalam hal piutang bersumber dari credit card, maka sebagai dokumentasi atau pendataan bagi penyelesaian kepada pihak terkait, maka front office cashier
berdasarkan total akhir rekening perkiraan tamu yang tertera pada Streamline Guest Account SGA akan menerbitkan draft sales dengan memakai kartu kredit
tamu yang bersangkutan. Baik secara manual diprinter maupun dengan cara
Universitas Sumatera Utara
diswap pada mesin EDC yang beroperasi secara otomatis. Front office cashier akan menyerahkan seluruh data transaksi, baik yang berupa bill, SGA, dan draft
sales kepada income auditor melalui media front office cashier report dengan menuliskan data dimaksud pada kolom credit card. Namun, sebenarnya dilakukan
pemeriksaan, baik oleh nite auditor maupun internal control. Sistem akuntansi penerimaan kas dari penagihan piutang tidak terlepas dari sistem penjualan kredit
yang menimbulkan piutang itu sendiri sehingga dokumen-dokumen pada sistem ini ada yang berasal dari sistem akuntansi penjualan kredit seperti debet nota yang
menjadi dasar penagihan kredit. Dalam penerapannya, perusahaan melakukan tahap prosedur dalam sistem ini yaitu : prosedur pencatatan piutang dan prosedur
penerimaan piutang, adapun bagian-bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi ini adalah:
a. Bagian Akuntasi
b. Bagian Penagihan
c. Bagian Kasir
Ketiga bagian tersebut mempunyai masing-masing fungsi yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya.
a. Bagian akuntansi berfungsi mencatat seluruh piutang yang terjadi dari proses penjualan kredit, membuat laporan total penjualan dan lapor umur piutang
pada akhir bulan, dan laporan tersebut dijadikan dasar bagi pembuatan daftar tagihan yang diserahkan kepada bagian pembukuan untuk segera ditagih pada
saat jatuh tempo pada bulan berikutnya. b. Bagian penegihan berfungsi melakukan penagihan piutang kepada langganan
Universitas Sumatera Utara
untuk melunasi piutangnya pada saat jatuh tempo sesuai dengan daftar tagihan yang dibuat bagian pembukuan.
c. Bagian kasir berfungsi menerima uang, cek dari hasil penagihan piutang dan membuat bukti setor sebelum uang yang diterima disetor ke bank pada hari ini
juga atau atau keesokan harinya. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas:
1. Bukti Penerimaan Kas.
2. Debet Nota.
3. Form Tanda Terima Hasil Tagihan Piutang.
4. FO Cashier Report atau Sales Repot Outlet.
5. Buku Kas.
4.3 Pembahasan
Kategori