Bila pada saat auditor dalam melakukan aktivitasnya menemukan kesalahan prosedur dan atau kesalahan pemostingan yang disebabkan oleh tindakan yang
sengaja atau tidak disengaja, maka pada seketika itu juga nite auditor akan melakukan tindakan correcting dan reporting atas hal dimaksud. Atas laporan
atau pekerjaan nite auditor, pada accounting office akan ditindaklanjuti oleh petugas income auditor, yang mcrupakan supervisor dari nite auditor. Atas
penjualan tunai dicatat oleh income auditor dalam jurnal penjualan tunai dan Income Auditor Worksheet.
Dokumen-Dokumen yang ada pada proses penjualan tunai : 1.
Bill SGA 2.
Registration Card 3.
FO Cashier Report Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan tunai melibatkan beberapa bagian
yaitu: 1.
Bagian reception 2.
Bagian FO cashier 3.
Bagian nite auditor 4.
Internal control 5.
Income auditor
4.2.2 Sistem Pemerosesan Penjualan Kredit
Pada perusahaan perhotelan ini yang di maksud dengan penjualan kredit adalah penjualan yang penyelesaian pembayaran mengalami masa penagguhan
Universitas Sumatera Utara
dari semenjak transaksi penjualan dianggap selesai. Pada usaha jasa perhotelan, piutang yang berasal dari transaksi operasional
diklasifikasikan menjadi 2 dua yaitu: 1. Piutang tamu yang belum check out Guest ledger
2. Piutang tamu yang sudah check out City Ledger Seperti diketahui piutang city ledger ditimbulkan oleh karena terjadinya
transaksi penjualan yang penyelesaian pembayarannya dilakukan dengan : 1. Kredit
2. Kartu Kredit Kebijaksanaan piutang di Hotel Sahid Medan adalah merupakan kewenangan
dari credit manager yang secara struktur organisasi ada diluar accounting department, namun dari sisi pengelolaan, piutang dilakukan oleh accounting
department yang dalam hal ini dilakukan oleh account receivable clerk. Berikut ini uraian tentang pengelolaan piutang. Pendataan dokumentasi
piutang bermula dari reception, dan pada saat negoisasi check in disimpulkan bahwa penyelesaian pembayaran atas rekening yang ditimbulkan selama tamu
berada di hotel akan dilakukan dengan cara kredit atau credit card. Maka pada saat itu sudah dipenuhi syarat-syarat kredit oleh tamu, misalnya :
a. Adanya surat garansi Guarantee Letter Bila penyelesaian pembayaran atas rekening tamu dimaksud diselesaikan oleh
suatu perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
b. Adanya voucher dari travel Apabila tamu dimaksud berasal dari travel.
c. Card Ver Apabila penyelesaian pembayaran atas rekening tamu akan dilakukan melalui
jasa perbankan Credit Card. Card Ver dimaksudkan sebagai aktivitas yang dilakukan oleh pihak hotel dalam hal ini front office cashier untuk melakukan
pemblokiran sejumlah dana selama waktu tertentu atas rekening milik tamu yang tersimpan pada salah satu bank pengelola kartu kredit yang bersangkutan.
Besarnya jumlah dana yang diblokir merupakan kewenangan manajemen hotel, naman bisa juga berdasarkan estimasi sebagian besar rekening yang akan
timbul dengan memperhatikan long stay dimaksud. Syarat-syarat atas diperkenankannya fasilitas kredit kepada tamu akan diteliti
kebenaran dan kelengkapannya oleh nite auditor. Dan apabila nite auditor mendapati ketidakbenaran atau ketidaklengkapan atas syarat-syarat kredit, maka
nite auditor akan segera melakukan tindakan perbaikan sebagai antisipasi terhadap hal-hal yang kelak dapat merugikan perusahaan.
Check outnya tamu dengan fasilitas kredit adalah batas akhir terjadinya transaksi penjualan atas tamu dimaksud selama berada di hotel. Sebagai bukti
atau dokumentasi, tamu dimaksud membubuhkan tanda tanganya pada semua data transaksi kredit yang berupa bill dan atau SGA. Data dan atau bukti transaksi
kredit oleh front office cashier dicatat pada lembar front office cashier report pada lajur charge atau credit card untuk dikirim kepada income auditor clerk. Namun
sebelumnya, keseluruhan data ini akan kembali diperiksa kebenarannya dan
Universitas Sumatera Utara
kelengkapannya oleh nite auditor. Apabila didapati ketidakbenaran dan atau ketidaklengkapan, maka nite auditor akan melakukan tindakan koreksi dan bisa
saja melakukan tegoran kepada petugas yang bersangkutan. Apabila teguran dimaksud dilanjutkan atau diinformasikan kepada head
department, maka hal ini merupakan catatan atas kondite petugas yang bersangkutan yang akan mempengaruhi hasil evaluasi atas diri karyawan yang
secara periodik dilakukan oleh head department. Dan front office cashier, data transaksi kredit berikut produk kerja nite
auditor itu sendiri dikirim ke income auditor. Namun sebelum income auditor menindaklanjuti produk kerja rite auditor, maka seluruh data oleh income auditor
diserahkan kepada internal control untuk dilakukan pemeriksaan. Setelah selesai dilakukan pemeriksaan oleh internal control, maka data-data dimaksud akan
diterima kembali oleh income auditor, dan oleh income auditor data transaksi dan atau mutasi penjualan akan dibreakdown, diverifikasi, diklasifikasi antara
penjualan cash dan penjualan kredit, serta dari Outlet mana penjualan tersebut berasal.
Pada saat itu, income auditor mungkin saja melakukan koreksi dan atau adjusment untuk melengkapi atau mensikronkan sesuai dengan kebijaksanaan
yang berlaku. Hasil kerja income auditor akan dituangkan pada income auditor worksheet serta sales jurnal. Selanjutnya, atas data penjualan kredit seluruhnya
diserahkan kepada account receivable clerk untuk ditindaklanjuti dengan menerbitkan debet nota dan atau kwitansi serta menyerahkannya pada credit
manager minta ditandatangani. Dengan telah ditandatanganinya debet nota dan
Universitas Sumatera Utara
atau kwitansi oleh credit manager, maka pada saat itulah timbul pengakuan piutang city ledger kepada pihak lain. Piutang tersebut oleh account receivable
clerk akan dicatat pada kartu piutang sebelah debet sekaligus akan dicatat pada account receivable city ledger sheet sebagai komponen increase.
Selanjutnya, atas debet nota dan atau kwitansi yang sudah ditandatangani oleh credit manager dan sudah dibubuhi materai atas nominal yang sudah ditentukan
oleh peraturan bea materai serta dilampiri dengan SGA yang asli dan bill pendukung lainnya oleh account receivable clerk didistribusikan sebagai berikut :
asli debet nota dan atau kwitansi berikut asli SGA dan bill pendukung lainnya diserahkan ke bill collector copy 1
→ credit manager, copy 2 → internal control, copy 3 dan 4
→ accounting dan satu akan difungsikan sebagai lampiran receive voucher nantinya dengan media expedisi yang ditandatangani oleh bill collector
sebagai bukti telah menerima data piutang. Bill collector akan melakukan penagihan kepada pihak yang bersangkutan.
Dokumen- dokumen yang diperlukan pada penjualan kredit: 1. Kartu piutang
2. Debet NotaBill 3. Tanda terima penagihan
Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan kredit melibatkan beberapa bagian yaitu:
1. Bagian AR Clark 2. Bagian Accounting
3. Bagian Internal control
Universitas Sumatera Utara
4. Bagian Bill Colector
4.2.3 Sistem Pemerosesan Penerimaan Kas
