PROSES TEMU KEMBALI ARSIP VITAL IZIN MENDIRIKAN BANGUNAN DI KANTOR ARSIP DAERAH KOTA TANGERANG
PROSES TEMU KEMBALI ARSIP VITAL IZIN MENDIRIKAN BANGUNAN DI KANTOR ARSIP DAERAH KOTA TANGERANG
Vilianty Rizki Utami dan Ir. Anon Mirmani, MIM.Arc/Rec.
Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia Depok, 16424
e-mail: [email protected], [email protected]
Abstrak
Penelitian ini membahas tentang Proses Temu Kembali Arsip Vital di Kantor Arsip Daerah (KAD) Kota Tangerang sebagai upaya untuk meningkatkan temu kembali arsip vital di KAD, khususnya arsip vital Izin Mendirikan Bangunan (IMB). Tujuannya adalah untuk mengetahui proses temu kembali arsip vital IMB, penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD Kota Tangerang serta hubungan KAD dengan lembaga pencipta arsip vital tersebut. penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dengan metode penelitian studi kasus. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan cara observasi, studi literatur dan wawancara semi-struktur. Hasil penelitian ini menemukan bahwa kurangnya advokasi arsip, kurangnya keamanan akses arsip, arsip vital yang tidak lengkap saat diserahkan dari lembaga pencipta dan tidak dibuatnya daftar pencarian arsip vital yang belum diserahkan oleh lembaga pencipta, merupakan penyebab tidak ditemukannya arsip vital IMB di KAD pada saat pencarian oleh pengguna.
Kata Kunci: Arsip Vital, Izin Mendirikan Bangunan, Temu Kembali Arsip
Abstract
The focus of this study covers Vital Archives Retrieval Processing in Kantor Arsip Daerah (KAD) Kota Tangerang as efforts for increasing vital archives retrieval in KAD, especially Building Permits Vital Archives. The purpose is to find out the retrieval process on building permits vital archives, the reasons behind building permits archives vital which hard to find when it’s needed, and the relationship between KAD and building permits vital archives creator units (lembaga pencipta arsip IMB). This research use qualitative approach, with case study as research methods. Colleting data methods through observation, literature study, and semi-stucture interview. The result of this research are less of archives advocation, unsecure archives access, uncomplete building permits vital archives when it’s need acquisitions, and there is not archive retrieval list for vital archives which has not been aquisitioned from vital archives creator, as the caused for building permits vital archives in KAD hard to finds when it’s needed.
Keywords: Vital Archives, Buildng Permits, Archives Retrieval
Pendahuluan
dikeluarkan oleh Kepala Daerah yang Arsip vital merupakan arsip yang memiliki nilai
masyarakat untuk guna penting yang tidak akan dapat tergantikan
bersangkutan
kepada
melakukan kegiatan membangun (mendirikan, lagi apabila arsip tersebut rusak atau hilang. Salah
memperbaiki, mengubah, atau merenovasi satu contoh arsip vital yang penting adalah arsip
bangunan) yang dapat diterbitkan apabila rencana Izin Mendirikan Bangunan atau yang biasa
bangunan dinilai telah sesuai dengan ketentuan, disingkat dengan IMB. IMB merupakan izin yang
yang meliputi aspek pertanahan, aspek teknis,
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
aspek kesehatan, aspek lingkungan, dan lain sebagainya.
Selain untuk melakukan pembangunan pada rumah tinggal, IMB juga diperlukan
untuk membangun gedung perkantoran, gedung industri, dan bangunan fasilitas umum (Dwi, 2008:11).
Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang merupakan salah satu lembaga kearsipan daerah tingkat kota yang memiliki tugas mengelola arsip statis dan vital milik badan-badan daerah maupun milik masyarakat. Setiap bulan banyak masyarakat yang datang ke sana untuk mencari arsip-arsip mereka yang dititipkan untuk disimpan di sana. Salah satu arsip yang banyak dicari oleh masyarakat pada lembaga tersebut adalah arsip IMB. Namun, menurut data statistik permintaan pencarian arsip milik masyarakat di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang, lebih dari 30% arsip IMB yang dicari setiap tahunnya tidak dapat ditemukan disana. Padahal jika ditinjau menggunakan angka kecermatan arsip, apabila persentase arsip yang tidak ditemukan pada sebuah lembaga kearsipan saat melakukan penemuan kembali arsip lebih dari 30% tidak ditemukan dari seluruh total arsip yang dicari pada kurun waktu satu tahun, maka lembaga kearsipan tersebut perlu melakukan peninjauan kembali pada sistem penyimpanan dan temu kembali untuk diadakan penyempurnaan lebih lanjut (Sedarmayanti, 2008:106).
Penelitian mengenai manajemen kearsipan atau sistem kearsipan sebuah lembaga pengelola arsip baik swasta maupun publik memang sudah banyak dilakukan. Namun, belum ada yang mengupas lebih khusus mengenai penyebab tidak ditemukannya arsip-arsip vital milik lembaga pencipta yang juga dibutuhkan oleh masyarakat di suatu lembaga kearsipan daerah tingkat kota seperti di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang.
Masalah Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas, penelitian ini ingin mengetahui:
1. Bagaimana proses temu kembali arsip vital
IMB di KAD Kota Tangerang?
2. Apa penyebab tidak ditemukannya arsip vital
IMB di KAD Kota Tangerang?
3. Bagaimana hubungan KAD dengan lembaga
pencipta arsip vital tersebut?
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dilakukannya penelitian mengenai proses temu kembali arsip vital dalam bentuk IMB di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang ini adalah untuk:
1. Menggambarkan Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
2. Mengetahui faktor penghambat temu kembali arsip di Kantor Arsip Kota Tangerang
3. Menjelaskan hubungan pencipta arsip vital IMB yaitu BPPMT dengan Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang dalam rangka temu kembali arsip IMB di KAD Kota Tangerang
Tinjauan Literatur
Pengertian arsip vital menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional RI nomor 6 tahun 2005 tentang perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen/arsip vital Negara menjelaskan bahwa “Dokumen/Arsip Vital Negara untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta asset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu/menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.”
Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 36 Tahun 2005 tentang peraturan pelaksanaan UU No.28 Tahun 2002 tentang Bangunan Gedung, mendefinisikan IMB sebagai berikut: “Izin mendirikan bangunan gedung adalah perizinan yang diberikan oleh Pemerintah Kabupaten/Kota kepada pemilik bangunan gedung untuk membangun baru, mengubah, memperluas, mengurangi, dan/ atau merawat bangunan gedung sesuai dengan persyaratan administratif dan persyaratan teknis yang berlaku.”
Vilianty Rizki Utami dan Ir. Anon Mirmani, MIM Arc/Rec.
atau kronologis (Read-Smith, Ginn, & Kallaus, 2002: 26).
Adapun pengertian sistem temu kembali menurut Anon Mirmani (2009: 6.32) adalah sebagai berikut: “Pengertian sistem temu balik adalah suatu proses kegiatan dalam manajemen kearsipan untuk mencari dan menemukan kembali fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem dengan cara-cara tertentu.”. Dalam sistem temu kembali terdapat 4 komponen yang perlu
Diagram Kerangka Pemikiran Proses Temu Kembali Arsip
diperhatikan, yaitu adanya :
Vital di KAD Kota Tangerang (diadaptasi dari Diagram “Information and Retrieval Processing”, Lauren B. Doyle,
1. Kebutuhan informasi dari pengguna
2. Dokumen atau informasi yang tersedia
3. Kata indeks baik yang berasal dari kebutuhan Menurut Undang-undang kearsipan nomor 43
pemakai atau pengguna dokumen yang tahun 2009, “Akuisisi arsip statis adalah proses
tersedia
penambahan khasanah arsip statis pada lembaga
4. Mediatory atau intermediatory, yaitu kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan
mekanisme kerja penelusuran dalam penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya
penemuan informasi (Anon Mirmani, 2009: dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan”.
Pada kegiatan penerimaan arsip menurut Anon Mirmani (2009: 4.18), terdapat 5 kegiatan yang
Menurut DIKTI dan ANRI (2002: 27) yang tercakup dalam penerimaan yang terdiri atas
“Adapun kegiatan terdiri atas persiapan kerja lapangan yakni
menyebutkan
bahwa
pelayanan arsip pada umumnya mengatur pengecekan
tentang kewenangan penggunaan arsip dan pemindahan administratif legal dan fisik, analisis
prosedur penggunaannya.”. Pada arsip tertutup, arsip fisik, analisis ini arsip, dan pendaftaran
menurut Jeremy dalam Bettington (2008: 357) awal.
temu kembali arsip dan pengembalian arsip ke tempat semua setelah digunakan harus terbatas
Adapun pengolahan arsip menurut Pasal 97 pada satu atau paling banyak beberapa anggota Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012
staf terlatih dan memiliki kewenangan. Sehingga tentang Peaksanaan Undang-Undang Nomor 43
tidak banyak orang yang dapat mengakses arsip Tahun
yang kategori tertutup tersebut. Dalam menyebutkan bahwa, pengolahan arsip statis
pengendalian akses kategori tertutup biasanya dilaksanakan melalui kegiatan: menata informasi
pengguna arsip tidak diizinkan untuk meminjam arsip statis, menata fisik arsip statis, penyusunan
atau mengakses arsip secara langsung, melainkan sarana bantu temu balik arsip statis. Adapun
melalui petugas arsip atau dengan bantuan sarana bantu temu balik meliputi guide, daftar
komputer. Selain itu, tidak seperti arsip terbuka arsip statis, dan inventaris arsip. Sedangkan,
yang dapat dipinjam, arsip tertutup tidak dapat daftar arsip statis sebagaimana dimaksud pada
dipinjam dan pengguna pun tidak dapat sekurang-kurangnya memuat: pencipta arsip,
melakukan foto copy pada arsip ini sendiri, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi
melainkan dengan bantuan petugas arsip. arsip, kurun waktu, jumlah arsip, dan keterangan.
Sementara itu, sistem penyimpanan yang juga Pengertian literasi Informasi menurut American dikenal sebagai sistem pemberkasan arsip,
Library Association menerangkan bahwa merupakan
“Information literacy is a set of abilities mendeskripsikan bagaimana arsip disimpan
requiring individuals to recognize when ditempat penyimpanan, yang dapat dilakukan
information is needed and have the ability to dengan sistem abjad, subjek, nomor, geografis
locate, evaluate, and use effectively the needed information” (ALA, 2000:2). Kemudian yang
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
terkait dengan literasi informasi adalah advokasi Pengumpulan data dilakukan dengan 3 cara yaitu arsip. P engertian advokasi arsip adalah “Advokasi
analisis dokumen yang terkait dengan penelitian merupakan sebuah pemikiran dan seperangkat
ini, seperti peraturan-peraturan yang dibuat infrastruktur yang mendukung kegiatan dan
walikota dan Kepala Kantor Arsip, observasi program yang dilakukan lembaga, untuk
semua kegiatan yang terkait langsung dengan meningkatkan pemahaman pada masyarakat
penelitian proses temu kembali arsip di KAD pengguna
Kota Tangerang, dan dengan cara wawancara masyarakat untuk merubah perilaku dan sikap
informan. Sementara itu, pemilihan informan mereka” ( Ann Pederson dalam Bettington, 2008:
untuk wawacara dilakukan dengan metode 435).
snowball sampling yaitu pemilihan informan dilakukan peneliti secara berantai dengan
Hubungan KAD dengan Lembaga Pencipta
meminta informasi pada informan yang telah Berikut ini merupakan tanggung jawab serta
diwawancarai atau dihubungi sebelumnya kewajiban lembaga kearsipan :
(Poerwandari, 1998:59). Dari hasil metode
1. Dalam kaitannya dengan arsip statis, lembaga tersebut, didapatkan 7 orang informan yang kearsipan
terkait dengan penelitian ini. Para informan mengelola arsip statis dan melaksanakan
tersebut terdiri atas 5 orang pegawai KAD dn 2 penyerahan arsip statis yang memiliki retensi
orang pegawai Badan Perijinan yang merupakan sekurang-kurangnya 10 tahun. Menetapkan
lembaga pencipta arsip izin mendirikan status arsip statis setelah dilakukan penilaian
bangunan.
arsip serta menjamin akses arsip statis untuk kepentingan pengguna arsip.
Analisis dan Interpretasi Data
2. Dalam rangka pelaksanaan akuisisi arsip Salah satu tugas utama di KAD yang tercantum statis, lembaga kearsipan wajib membuat
pada UU RI No. 14 tahun 2008 tentang DPA terhadap arsip statis yang belum
keterbukaan informasi publik adalah menyajikan diserahkan oleh pencipta arsip. Akses arsip
informasi publik atau arsip yang dikelolanya. statis untuk kepentingan pengguna arsip
Begitu pula dengan pemilik arsip vital IMB di dijamin oleh lembaga kearsipan.
KAD. Arsip IMB sendiri disimpan di 2 tempat
3. Lembaga kearsipan daerah juga bertanggung yakni bagi arsip IMB yang berusia kurang dari 10 jawab melakukan pembinaan kearsipan
tahun sejak diciptakan, maka arsip IMB tersebut (diatur dalam UU No.43 Tahun 2009).
akan disimpan di BPPMT untuk kemudahan akses ketika arsip diperlukan. Sementara untuk
Sementara hak lembaga kearsipan daerah arsip IMB yang telah berusia sekurang-kurangnya diantaranya adalah mendapatkan penyerahan
10 tahun sejak diciptakan dan sudah tidak secara arsip statis pemerintahan daerah dari BUMN dan
aktif digunakan dalam kegiatan sehari-hari BUMD serta dari lembaga Negara, pemerintahan
pencipta arsip, maka akan dipindahkan untuk daerah, perguruan tinggi negeri dan perusahaan
disimpan di KAD Kota Tangerang. swasta.
Apabila arsip tersebut tidak lagi disimpan di
Metode Penelitian
lembaga penciptanya karena masa retensinya Pendekatan penelitian yang digunakan untuk
habis setelah 10 tahun sesuai dengan yang melakukan penelitian ini adalah dengan
tercantum dalam UU RI No.43 Tahun 2009 Pasal menggunakan penelitian kualitatif, dengan
25 tentang kearsipan, pengguna arsip vital IMB menggunakan metode studi kasus. Subjek
tersebut kemudian harus mendatangi KAD Kota penelitian adalah badan kearsipan daerah kota
Tangerang untuk mencari arsipnya disana. Tangerang atau yang disebut dengan Kantor
Namun, apabila kebetulan arsip IMB yang dicari Arsip Daerah Kota Tangerang. Sedangkan, objek
belum habis masa retensinya pada lembaga penelitiannya adalah Proses Temu Kembali Arsip
pencipta, maka dapat langsung dicari di BPPMT Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip
Kota Tangerang.
Daerah Kota Tangerang.
Vilianty Rizki Utami dan Ir. Anon Mirmani, MIM Arc/Rec.
Kebanyakan pengguna biasanya akan langsung mencari
membutuhkannya di BPPMT. Karena sebagai orang awam yang kurang memahami cara dan dimana dapat mengakses arsip, pengguna akan langsung mencari arsip IMB ke tempat mereka membuatnya sebelumya. Kemudian, biasanya informasi keberadaan arsip tersebut dan bagaimana cara mendapatkannya, akan pengguna dapatkan saat mereka bertanya pada badan pencipta IMB tersebut, yakni Badan Perizinan atau BPPMT Kota Tangerang. Sementara akses informasi tersebut dari KAD dapat dikatakan cukup minim dan kurang tersosialisasi dengan baik, padahal bagi pengguna hal tersebut cukup penting untuk menghemat waktu dan tenaga mereka. Dalam UU RI No.14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik, KAD sebenarnya diharuskan untuk membuat sistem informasi kearsipan, namun di KAD Kota Tangerang hal tersebut belum terlaksana dengan maksimal.
Arsip IMB yang dibutuhkan pengguna saat pencarian diperoleh KAD dari hasil akuisisi arsip IMB yang telah berusia sekurangnya 10 tahun menurut undang-undang atau yang telah habis masa retensinya. Akuisisi arsip tersebut dapat dilakukan dengan 2 cara, yakni dengan cara menjemput arsip tersebut pada lembaga pencipta dan menerima penyerahan arsip dari lembaga pencipta. Pada penjemputan arsip vital IMB di BPPMT terjadi atas pemintaan lembaga tersebut pada KAD. Pada saat akuisisi tersebut KAD akan datang ke BPPMT untuk melakukan pemeriksaan dan penyusunan arsip IMB yang akan diakuisisi dan membuatkan daftar pertelaan arsip (DPA) atas arsip IMB yang diakuisisi tersebut untuk diserahkan bagi BPPMT. Kemudian dibuatkan berita acara akuisisi arsip tersebut. Sementara, apabila akuisisi terjadi dengan cara menerima penyerahan arsip IMB dari BPPMT, maka BPPMT yang akan mendatangi KAD untuk menyerahkan arsipnya. DPA atas arsip IMB yang diserahkan tersebut dibuat oleh BPPMT. Kemudian setelah terjadi penyerahan berita acara penyerahan arsip vital IMB tersebut, pemeriksaan dan penyusunan arsip IMB dilakukan di KAD. Namun, pada masa akuisisi tidak seluruh komponen arsip dalam 1 berkas arsip IMB diserahkan, karena kadagkala masih ada salah satu komponen yang sedang digunakan pada saat
diakuisisi. Selain itu, baik KAD Kota Tangerang tidak membuat DPA untuk arsip-arsip yang belum diserahkan karena masih diperlukan di lembaga penciptanya. Padahal menurut UU RI No.43 tentang kearsipan, pembuatan DPA atas arsip yang belum diserahkan menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
Setelah akuisisi dilakukan, KAD melakukan pengolahan dan penataan arsip vital IMB tersebut. Tugas pengelolaan arsip di KAD sesuai UU tentang karsipan, sesungguhnya hanya bagi arsip- arsip IMB yang telah berusia 10 tahun sejak diciptakan. Namun kadang kala, akibat dari kurangnya tempat penyimpanan arsip di BPPMT, arsip IMB yang belum berusia 10 tahun pun terpaksa disimpan di sana. Namun, IMB yang belum habis masa retensi tersebut belum diolah, karena KAD tidak merasa berhak mengolahnya, karena arsip tersebut belum seharusnya diserahkan ke KAD. Karena belum mencapai waktu 10 tahun sejak arsip tersebut diciptakan. Adapun proses pengolahan arsip IMB tersebut di KAD terdiri atas :
1. Pemilihan dan penilaian arsip
2. Pembuatan daftar pertelaan arsip manual
3. Klasifikasi dan penyusunan arsip
4. Mencatat data arsip secara manual
5. Memasukkan arsip ke dalam map dan boks arsip untuk kemudian disimpan
6. Mendata ulang arsip tersebut dengan menggunakan komputer
7. Memberikan daftar arsip ke bagian pelayanan Sedangkan penataan arsip vital IMB di KAD
Kota Tangerang dilakukan berdasarkan nomor dan tahun terbit IMB tersebut, dengan nomor dengan tahun tertua berada di awal.
Akuisisi dan pengolahan arsip yang dilakukan tidak lain sebagai upaya untuk mempermudah temu kembali arsip vital IMB di KAD. Temu kembali arsip tersebut memiliki beberapa tahapan dalam kegiatannya, yaitu tahap permintaan pencarian arsip oleh pengguna. Dimana pada tahap ini pengguna yang datang ke KAD akan meminta dilakukan pencarian arsip IMB yang dibutuhkannya oleh KAD, dengan kata kunci berupa nama pemilik IMB, lokasi, tahun pembuatan IMB, dan nomor arsip IMB yang dicari tersebut. Namun, banyak diantara para
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
pengguna yang mencari arsip IMB tersebut tidak mengetahu keseluruhan kata kuncinya, melainkan hanya beberapa diantaranya saja. Tahap selanjutnya adalah tahap pencarian arsip yang dibutuhkan pengguna oleh pegawai bagian layanan KAD. Setelah, mendapatkan kata kunci atas arsip yang dicari pengguna, petugas akan melakukan pencarian di daftar arsip di komputer untuk mengetahui keberadaan arsip tersebut di KAD. Namun apabila arsip yang dicari tidak ditemukan pada daftar arsip tersebut, maka petugas akan mencari pada daftar arsip yang tercatat di buku.
Setelah keberadaan arsip yang diperlukan ditemukan. Maka, petugas akan mencatat nomor depo, rak dan nomor boks tempat arsip tersebut berada. Kemudian menuju ke lokasi arsip tersebut berada untuk menemukan dan mengambilnya sementara dari tempat penyimpanan. Apabila arsip
telah ditemukan,
petugas
akan
mengkonfirmasi kembali kesesuaian arsip tersebut dengan arsip IMB yang dicari oleh pengguna. Setelah, itu petugas akan melakukan foto copy pada arsip IMB yang dibutuhkan pengguna dan membuat surat keterangan keberadaan arsip tersebut di KAD. Kemudian tahap berikutnya adalah tahap penyerahan. Pada tahap ini yang diserahkan pada pengguna bukan berkas arsip IMB yang asli. Melainkan foto copy arsip IMB tersebut beserta surat keterangan keberadaan arsip yang sebelumnya telah dibuat. Surat keterangan tersebut nantinya akan digunakan oleh pengguna ketika ia akan melegalisir foto copy arsip IMB tersebut pada lembaga pencipta yaitu, BPPMT untuk memperkuat legalisasinya di mata hukum. Lalu arsip IMB asli yang sudah tidak lagi diperlukan disimpan kembali ke dalam boks arsip seperti semula untuk melindungi keamanannya. Pada tahap ini kegiatan tersebut masuk ke dalam tahap pengembalian arsip.
Namun, dalam kegiatan temu kembali arsip IMB di KAD ini tidak ada tahap penandaan atau yang disebut juga dengan in charge prosedur, yaitu tahap dimana setelah petugas melakukan pengambilan arsip yang diperlukan pengguna, petugas seharusnya menaruh kertas out indicator di boks tempat arsip tersebut diambil. Kertas out indicator ini berisi tanggal pengambilan arsip,
alasan dan nama petugas yang mengambil arsip. Sehingga penggunaannya dapat membantu keamanan arsip dan mencegah kesalahpahaman.
Sementara itu, untuk kegiatan layanan permintaan dan pencarian arsip memiliki prosedur tersendiri. Prosedur permintaan pencarian arsip di KAD Kota Tangerang adalah sebagai berikut :
1. Registrasi, yaitu penerimaan surat
permohonan dari pengguna, dan pencatatan data pengguna dan arsip yang dibutuhkannya
2. Menentukan nomor arsip IMB yang dibutuhkannya
3. Pencarian arsip melalui database
4. Temu kembali
5. Pembuatan surat keterangan keberadaan arsip di KAD dan
6. Foto copy arsip yang nantinya diberikan oleh pengguna
Kegiatan layanan tidak lepas dari aturan akses arsip. Akses arsip vital IMB di KAD terkait dengan apa yang dapat diakses, siapa yang dapat mengakses dan bagaimana cara mengakses arsip IMB oleh pengguna yang memerlukannya. Sebagai arsip vital, arsip IMB memiliki akses tertutup. Hal tersebut dikarenakan arsip IMB merupakan arsip penting yang merupakan dasar kepentingan pemiliknya, arsip tersebut harus dilindungi dan karena memiliki nilai hukum dan nilai material yang besar bagi penggunanya.
Adapun dalam sebuah berkas arsip IMB, seluruh komponen berkas yang terdapat didalamnya dapat diakses oleh pengguna. Namun terdapat beberapa dokumen yang seringkali dicari oleh pengguna, seperti dokumen IMB, blueprint, siteplan, dan lain sebagainya. Orang-orang yang memiliki hak akses pada arsip IMB pun biasanya adalah pemilik arsip IMB tersebut yang berasal dari masyarakat umum maupun dari BPPMT sebagai lembaga penciptanya. Meski begitu terdapat perbedaan aturan akses pada masyarakat pemilik arsip dan BPPMT apabila membutuhkan arsip IMB tersebut. Pada masyarakat umum diharapkan dapat mendatangi KAD dengan membawa surat permohonan dan foto copy identitas, saat memerlukan arsip IMB tersebut. Sementara apabila yang memerlukan arsip IMB tersebut adalah lembaga penciptanya, maka dapat memint dilakukan pencarian arsip melalui telepon.
Vilianty Rizki Utami dan Ir. Anon Mirmani, MIM Arc/Rec.
Kewenangan mengakses arsip pada pegawai Adapun kendala penyebab sulit ditemukannya KAD sendiri seharusnya hanya berlaku untuk
arsip vital IMB di KAD adalah : pihak yang bertugas seperti bagian pengolahan
1. Pengguna tidak melek arsip (illiterate in dan bagian pelayanan arsip. Namun, dikarenakan
archives) dan kurangnya kegiatan advokasi baru satu depo saja yang dikunci, aturan
arsip
kewenangan tersebut menjadi tidak berlaku
2. Tingkat keamanan akses arsip yang kurang karena siapa saja dapat masuk ke depo arsip
terjaga
tersebut.
3. Kelengkapan arsip saat diserahkan tidak seluruhnya ada,
Dalam mengakses arsip kategori tertutup seperti
4. Belum terdatanya keseluruhan arsip IMB arsip IMB, pengguna tidak diperkenankan untuk
yang terdapat di KAD,
meminjamnya atau mengaksesnya secara
5. Tidak dimilikinya DPA arsip vital IMB yang langsung tanpa bantuan petugas. Pengguna hanya
belum diserahkan oleh BPPMT maupun diperkenankan memiliki salinan foto copy arsip
KAD.
IMB tersebut yang nantinya mereka legalisir di BPPMT sebagai legalisasinya. Sedangkan, foto
Hubungan antara KAD dan lembaga pencipta copy arsip tersebut dilakukan oleh petugas
arsip IMB sudah terjalin komunikasi yang baik, kearsipan KAD. Kegiatan foto copy dilakukan
namun belum maksimal. Oleh karena itu, masih diluar KAD, dengan biaya yang ditanggung oleh
diperlukan pemahaman dan perhatian lebih dari pengguna yang memerlukannya.
KAD kepada BPPMT untuk mengoptimalisasi kegiatan pengelolaan arsip di lembaga pencipta,
Kesimpulan
dan agar dapat menerapkan pengelolaan sesuai Kegiatan temu kembali arsip IMB di KAD Kota
dengan ketentuan yang berlaku dalam undang- Tangerang dilakukan oleh 2 orang staf bagian
undang dan peraturan walikota Tangerang. pelayanan dengan mengusung pelayanan prima sebagai pijakan kerja mereka. Dengan
Beberapa saran yang diberikan pada KAD Kota menggunakan kata kunci berupa nama pemilik
Tangerang berdasarkan hasil penelitian yang telah IMB, nama wilayah bangunan, tahun atau nomor
dilakukan antara lain :
SK IMB, petugas akan memeriksa indeks pada
1. KAD perlu membuat program untuk komputer atau buku untuk memastikan
pemahaman kearsipan keberadaan arsip tersebut di sana. Namun, apabila
meningkatkan
pengguna, baik masyarakat umum maupun pada kedua indeks tersebut tidak ditemukan
bagi lembaga pencipta arsip. Program literasi petugas akan mencari langsung secara manual ke
arsip tersebut dapat berbentuk program baru boks arsip dan memeriksanya satu-persatu.
yang inovatif, atau memperbaiki dan Setelah, data arsip yang dicari ditemukan dan
meningkatkan program literasi arsip yang dapat diketahui keberadaannya, petugas akan
telah ada, seperti optimalisasi penempatan mencarinya di lokasi tersebut untuk melakukan
brosur, pelatihan, dan penyuluhan di KAD penemuan kembali atas arsip IMB yang
Kota Tangerang sendiri mapun di SKPD lain diperlukan pengguna. Apabila arsip IMB yang
di Kota Tangerang. Selain itu, pada BPPMT dibutuhkan langsung dapat ditemukan, maka
sebagai lembaga pencipta dapat pula bekerja petugas akan menyerahkan foto copy IMB
sama dengan KAD untuk memberlakukan tersebut pada pengguna dan memberikan surat
pelayanan satu pintu bagi pengguna yang keterangan keberadaan arsip IMB tersebut di
mencari arsip IMB. Sehingga, pengguna KAD Kota Tangerang. Namun, apabila tidak
tidak perlu lagi bolak balik anara BPPMT ditemukan, maka petugas akan menghubungi
dan KAD untuk mencari arsip yang mereka KAD Kabupaten untuk menanyakan keberadaan
butuhkan.
arsip tersebut di sana atau merujuk pengguna
2. Kemudian perlu dibuatkan aturan akses arsip tersebut untuk mencari arsip yang diperlukannya
yang jelas dan terperinci yang diberlakukan di BPPMT.
kepada seluruh pengguna arsip di KAD Kota Tangerang. Aturan akses bagi pengguna dapat ditempel di ruang layanan atau lobby
Proses Temu Kembali Arsip Vital Izin Mendirikan Bangunan di Kantor Arsip Daerah Kota Tangerang
depan KAD, maupun diberikan saat melakukan layanan pengguna. Selain itu, diperlukan pula pembuatan aturan akses arsip bagi pegawai di KAD. Sehingga dapat terawasi siapa saja yang akan atau dapat mengakses arsip-arsip statis maupun vital di KAD.
Daftar Acuan
Anon Mirmani. (2009). Pengantar Kearsipan. Jakarta : Universitas Terbuka
Bettington, Jackie, etc. (ed). (2008). Keeping Achives 3 rd
ed. Australia : Australian
Society of Archivist Inc. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi & Arsip
Nasional Republik Indomesia. (2002). Bahan Ajar Pendidikan dan Pelatihan
Manajemen Arsip Dinamis : Manajemen Arsip Inaktif. Jakarta : Dinas Pendidikan
Doyle, Lauren B. (1975). Information retrieval and processing. Los
Angeles: Melville Publishing Read-Smith, Judith., & Ginn, Mary Lea., &
Kallaus, Norman F. (2002). Records Management 7 ed. Mason, Ohio : South-Western
Sedarmayanti. (2008). Tata Kearsipan : dengan memanfaatkan teknologi modern.
Bandung: Penerbit Mandar Maju Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14
Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan Williams, Caroline. (2006). Managing Archives :
Foundations, Principles, and Practice. Oxford : Chandos Publishing Yuni Dwi. (2008). Panduan Praktis Mengurus
IMB Rumah Tinggal. Yogyakarta : Pustaka Grhatama
Permadi Heru Prayogo, S.Hum. dan Dr. Tamara Adriani Susetyo-Salim, S.S, M.A